Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour l'élection des représentants du personnel" chez MICROSOFT ENGINEERING CENTER PARIS (Siège)

MICROSOFT Engineering Center Paris

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

ENTRE :

La Société MICROSOFT Engineering Center Paris, représentée par Monsieur XXXX, dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après désigné « la Société »,

D’une part,

ET :

L’Organisation Syndicale CFTC, représentée par Monsieur XXXX, en sa qualité de Délégué syndical,

Ci-après désignée « l’Organisation Syndicale »

D’autre part,

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) peuvent avoir lieu par voie électronique.

Dans ce cadre, les parties ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser ces élections afin notamment de :

- Simplifier l’organisation du processus électoral ;

- Faciliter le vote des salariés ;

- Permettre une participation la plus large possible.

Les parties conviennent qu’il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret et la sincérité du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Le présent accord définit les modalités du vote électronique ainsi que le cahier des charges, dans le respect des dispositions légales et règlementaires en vigueur et des principes généraux du droit électoral.

Dans le respect de ces principes, au terme d’une réunion de négociation qui s’est tenue les 13 mai 2019, les parties se sont entendues sur les dispositions suivantes :

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société Microsoft Engineering Center Paris pour l'élection des membres du Comité Social et Economique. Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe, qu’il soit à l’urne ou par correspondance.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des membres du Comité Social et Economique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

- l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

- l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- la confidentialité et le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Afin de garantir le respect de l’ensemble de ces principes, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur (ci-après désignée « le Prestataire »), retenu en concertation entre la Société et les Organisations syndicales

Ce Prestataire devra respecter l’ensemble des dispositions légales et règlementaires.

ARTICLE 2 – NEGOCIATION DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Dans le cadre des élections professionnelles, la Société proposera la négociation d’un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier des opérations électorales, la répartition des sièges, les modalités de constitution des bureaux de vote, etc.

Celui-ci mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire retenu.

Conformément à l’article R.2314-13 du Code du travail, il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 3 – CARACTERISTIQUE DES LISTES ET DES BULLETINS DE VOTE ELECTRONIQUE

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Les professions de foi transmises au format ‘.pdf’ par les candidats seront également accessibles depuis le site de vote.

Le Prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1 Lieu de vote

Les électeurs auront la possibilité de voter par voie électronique depuis le lieu de travail ou plus généralement depuis tout lieu disposant d’une connexion internet en se connectant sur un site sécurisé propre aux élections.

4.2 Temps du scrutin

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent que, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours, pendant ou en dehors du temps de travail, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral déterminera pour chaque scrutin une période délimitée pour le déroulement du vote électronique.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

4.3 Matériel de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, un email de la part du Prestataire de vote électronique, sur son adresse email professionnelle Microsoft, contenant un code d’identification personnel ainsi qu’un mot de passe générés de manière aléatoire, garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par email pourra être demandé (critère de réponse/défi).

A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement pour le scrutin concerné et clôturera définitivement l’accès à ce scrutin.

ARTICLE 5 – SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, notamment des listes électorales et des collèges électoraux, de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par les dispositions légales, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres des bureaux de vote et une personne désignée de chaque liste ainsi qu’un membre de la Direction des Ressources Humaines pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès les taux de participation.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

ARTICLE 6 – OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT ET STOCKAGE DES DONNEES

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (Président, Assesseur).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et les listes d’émargement et proclament les résultats.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’éventuelle décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE 7 – SECURITE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échéant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle sera assistée de représentants du personnel et elle aura notamment pour mission de :

- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

- Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 8 – INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

En particulier, une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote sera remise aux électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Jusqu’à la mise en place du Comité Social et Economique, les Représentants du personnel et Délégués syndicaux au sein de la Société bénéficient également de cette formation, conformément à l’ancien article R.2314-15 du Code du travail.

Postérieurement à la mise en place du Comité Social et Economique et dans le cadre de son renouvellement, les membres de la délégation du personnel bénéficient également de cette formation, conformément à l’article R.2314-12 du Code du travail.

Cette formation sera dispensée par le Prestataire.

ARTICLE 9 – EXPERTISE ET PROTECTION DES DONNEES

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Conformément au Règlement Général de Protection des Données, entré en application le 25 mai 2018, le système de vote électronique retenu sera inscrit dans le registre de traitement des données de la Société par le Délégué à la Protection des Données.

ARTICLE 10 – DUREE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 11 – REVISION DU PRESENT ACCORD

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail en cas de modification de la législation ayant une incidence sur tout ou partie de l’accord ou en cas de situation nécessitant l’adaptation des dispositions du présent accord.

ARTICLE 12 – DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé partiellement ou en totalité par l’une ou l’autre des parties signataires. La partie à l’initiative de la dénonciation en informera l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. La dénonciation ne pourra prendre effet qu’après un délai de préavis de 3 mois à compter de la notification de la dénonciation.

ARTICLE 13 – DEPOT ET PUBLICITE

A la date de signature du présent avenant, la Société procédera à son dépôt :

• Dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-4 et suivants du Code du travail, à savoir via la plateforme de télé-procédure www.téléaccords.travail-emploi.gouv.fr;

• Et en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

 

Le présent avenant sera versé dans la base de données prévue à l'article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Issy les Moulineaux, le 13 mai 2019 en 4 exemplaires originaux,

Pour la Société Microsoft Engineering Center Paris, XXX

Pour la CFTC, XXX