6 rue Saint Damien 68300 SAINT-LOUIS

SIREN : 429 963 580

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ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre, d’une part,

L’Association Les Lys d’Argent

sise au 6 rue Saint-Damien, 68300 SAINT-LOUIS

Représentée par XXXXX, agissant en qualité de Directeur Général

Et, d’autre part,

Le syndicat CFTC, représenté par XXXXX, agissant en qualité de Déléguée syndicale

PRÉAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-602 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016, et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

Suite à la consultation du CSE le 14 septembre 2021, il est convenu ce qui suit :

Article 1 : Le champ d’application

Cet accord s’applique à l’association Les Lys d’Argent.

Article 2 : Les bénéficiaires

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’association.

Article 3 : Recours à un prestataire extérieur

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe.

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Selon l’article R2314-2, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Le cahier des charges est consultable auprès de la Direction des Ressources Humaines. Un exemplaire du cahier des charges pourra être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande écrite auprès de celle-ci.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, comme indiqué dans l’article R2314-6, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 4 : Modalités d’organisation du vote

4.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale, adresse mail ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs (par voie d’affichage), syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, et délégués de liste ou déléguée syndicale de l’association ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Chaque organisation syndicale peut fournir un logo qui sera affiché à gauche du nom de la liste. Si aucun logo n’est fourni, le logo officiel du syndicat national sera utilisé.

Chaque organisation peut transmettre des photos des candidats en taille 50 x 50 pixels. Toute photo qui n’est pas à la bonne taille sera redimensionnée par l’application.

Chaque organisation peut transmettre une profession de foi contenant les noms de ses candidats au format PDF pour intégration au système de vote. Idéalement, la taille du fichier ne doit pas dépasser 500 ko. Les professions de foi seront consultables dès la mise en ligne du système. Le prestataire se réserve le droit de convertir des fichiers de taille trop importante ou incompatible.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

4.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel sur son mail privé ainsi qu’un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote. Le code d’identification et le mot de passe seront les mêmes pour toute la durée du scrutin.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote et délégués de liste ou déléguée syndicale de l’association doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en utilisant un PC, une tablette ou un smartphone.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver

4.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.

4.4 Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire se charge de rééditer les mots de passe en cas de perte ou d’oubli. Les mots de passe ainsi recréés sont envoyés sur l’adresse mail de l’électeur ou sur son téléphone portable après vérification de son identité.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote. En cas de problème, les salariés rencontrant des problèmes de connexion ou de compréhension pourront contacter le prestataire au 02.41.57.91.07 ou par mail support@akg-solutions.com

4.5 Dépouillement et résultats

Le bureau de votre devra être composé d’un président et de deux assesseurs. Ils seront responsables et destinataires des clés de chiffrement.

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 5 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans. Il démarre à la signature de celui-ci.

Article 6 : Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Les parties conviennent que le suivi du présent accord sera réalisé à la demande de l’un ou l’autre signataire.

Article 7 : Révision de l’accord

Chaque signataire peut demander la révision du présent accord.

La demande de révision doit être adressée par Lettre Recommandée avec AR à tous les signataires et être accompagnée d’un nouveau projet.

La réunion de négociation en vue de la révision se tiendrait dans un délai de trois mois à compter de la demande.

Dans l’attente de la signature d’un accord portant révision ou en l’absence de signature d’un tel accord, le présent accord continu à produire effet.

Article 8 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être dénoncé par chacune des parties, dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

La dénonciation doit être adressée à tous les signataires du présent accord.

En cas de dénonciation, le présent accord continu à produire effet dans les conditions prévues par le Code du travail.

Article 9 : Publicité

Le présent accord est déposé auprès de la DREETS, via le service téléaccord, et du greffe du Conseil de Prud’hommes.

Fait à SAINT-LOUIS, le 18 janvier 2022

Pour l’Association Les Lys D’Argent Pour le syndicat CFTC

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