Accord Collectif sur le Fonctionnement des membres de la délégation du personnel du Comité Social & Économique (CSE)
Clintec International SARL

Entre :

La Société Clintec International SARL (Clintec) dont le siège social est Tour D2, 17 Bis Place Des Reflets, TSA 65567, 92400 Courbevoie, immatriculée au R.C.S. de Nanterre sous le n° 430 222 208.

Représentée par Dr Rabinder BUTTAR en sa qualité de Gérante,

D’une part,

Et :

L’organisation syndicale représentative présente et reconnue au sein de la société, représentée par Madame Nicaise METRI, déléguée syndicale SECIF/C.F.D.T.

D’autre part,

II est convenu le présent accord :

PREAMBULE

L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 modifie en profondeur les règles de dialogue social et l'architecture des instances représentatives du personnel.

À cet égard, un Comité Social et Économique doit être mis en place au terme des mandats en cours, et au plus tard au 1^er janvier 2020, en remplacement des anciennes instances élues.

Ainsi, les parties ont souhaité organiser le fonctionnement de cette nouvelle instance et ses modalités de consultation au sein de l’entreprise.

Depuis le 6 décembre 2018, Clintec International SARL est une société du groupe IQVIA. Cependant, Clintec continue à opérer de façon indépendante et met en place un CSE autonome et indépendant des instances d’IQVIA France.

Si la situation de Clintec devait évoluer (intégration dans société IQVIA), un avenant à cet accord devra être rédigé, négocié et signé.

Au moment de la signature de cet accord, l’effectif moyen de de la Société Clintec ne répond pas aux critères de mise en place d’une base de données économiques et sociales. Dans le cas où l’effectif moyen évoluerait (à partir de 50 salariés), un avenant à cet accord devra être signé avec le présent CSE pour définir les modalités de mise en place de la BDES.

Mise en place du Comité Social et Economique (CSE) chez CLINTEC

Compte tenu de l’organisation et de l’existence d’un seul établissement distinct au sein de la Société Clintec, les parties conviennent de la nécessité de mettre en place un CSE unique.

En cas de modification ou changement lié à l’appartenance de la Société Clintec au groupe IQVIA, un avenant à cet accord devra être négocié et signé avec le CSE existant au sein d’IQVIA.

Le CSE de la Société Clintec sera mis en place à compter du 1^er janvier 2020 puis renouvelé selon la périodicité convenue dans le protocole d’accord préélectoral, soit tous les 3 ans.

Les mandats qui expireraient postérieurement à la date des premières élections visant à la mise en place du comité social et économique prendront fin au 31 décembre 2019.

Mise en place et composition du CSE

Le CSE est composé de l’employeur et d’une délégation du personnel.

Les membres du CSE sont élus pour trois ans.

Le nombre de membres élus au CSE sera précisé dans le protocole d'accord préélectoral. Ce nombre est déterminé par le code du travail, en fonction de l’effectif de l’entreprise.

Fonctionnement du CSE

Rôle du CSE

Les attributions du CSE recouvrent, avec des évolutions, les attributions des anciens DP, CE et CHSCT. Les attributions du CSE sont :

Expression des salariés

Le CSE a pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production. Et ainsi :

• Présenter les réclamations collectives ou individuelles des salariés à l'employeur ;

• Veiller à l'application de la réglementation du travail dans l'entreprise et aux autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l’entreprise ;

• Promouvoir l’amélioration de la santé, la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et réaliser des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles.

Ces enquêtes sont réalisées par une délégation comprenant au moins :

• L’employeur ou un représentant mandaté et désigné par lui ;

• Un membre du CSE.

Droits d’alertes

Le CSE bénéficie d’un droit d’alerte :

• En cas d’atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l’entreprise (il s'agit notamment d'atteintes issues de situations de harcèlement sexuel, harcèlement moral, discriminations etc.) ;

• En cas de danger grave et imminent pour la vie ou la santé des salariés (physique ou mentale) des travailleurs de l’établissement, ainsi que de ceux mis à disposition dans une entreprise extérieure comme par exemple les salariés en sous-traitance);

• En cas de risque grave en matière de santé publique et/ou pour l’environnement s’il en a connaissance.

Président du CSE

Le CSE est présidé par l’employeur ou un représentant désigné par la Société CLINTEC, dûment mandaté (dont la délégation de pouvoir sera rédigée et présentée à sa 1^ère réunion CSE). Ce mandat peut être accordé à titre permanent ou à une réunion. L'employeur peut se faire assister par des collaborateurs. Ensemble, ils ne peuvent être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires (L.2315-21).

Représentant syndical au CSE

Le Délégué Syndical, désigné par l’organisation syndicale présente et reconnue au sein de la société CLINTEC, le SECIF-CFDT, est un membre élu titulaire du CSE. Il est à ce titre destinataire des informations fournies au CSE et représente son syndicat auprès du CSE.

Réunions du CSE

Le CSE se réunit au moins 1 fois par mois, sur convocation du président, dans le cadre de réunions ordinaires.

Jusqu’à quatre réunions physiques pourront être organisées par année civile. Toutes les autres réunions du CSE pourront se dérouler par visioconférence.

L’employeur et les membres de la délégation du personnel au CSE se mettent d’accord sur un calendrier mensuel pour une meilleure organisation, les dates pouvant être modifiées en cas d’empêchements des parties.

Une réunion trimestrielle sera organisée pendant laquelle les thématiques d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail seront abordées.

La Direction s’engage à ouvrir une discussion sur les moyens mis en œuvre pour le CSE dans le cadre du règlement intérieur de cette même instance.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir sur convocation du président ou sur demande des membres de la délégation du personnel au CSE dans les conditions prévues par l’article L.2315-21 du Code du travail.

Les suppléants assistent aux réunions uniquement en l’absence du titulaire. Tout titulaire qui se trouverait dans l’impossibilité d’assister à une réunion du CSE devra en avertir son suppléant, selon les règles légales de suppléance (en annexe) et s’assurer de sa présence à ladite réunion. Par souci de suivi et d’information, les suppléants seront intégrés à la liste de distribution du CSE.

Les membres de la délégation du personnel du CSE remettent à l’employeur une note écrite exposant l’objet des demandes présentées 2 jours ouvrables avant la date à laquelle ils doivent être reçus.

L’employeur répond par écrit à ces demandes, au plus tard dans les 6 jours ouvrables suivant la réunion.

Les demandes des membres de la délégation du personnel du comité social et économique et les réponses motivées de l'employeur sont soit transcrites sur un registre spécial, soit annexées à ce registre. Ce registre, ainsi que les documents annexés, sont tenus à la disposition des salariés de l'entreprise désirant en prendre connaissance, via le système SharePoint. Ils sont également tenus à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (Art L2315-22).

Les moyens alloués au CSE

Mise à disposition de local (article L. 2315-20 et L. 2315-25) & Recours à la Visioconférence

Pour des raisons pratiques la société CLINTEC n’ayant pas de locaux (à proprement dit, hébergement au sein de la société IQVIA et les salariés de la société étant en majorité en situation de télétravail) ; dans un souci de préservation de l’environnement, le recours à la visioconférence pourra être utilisé pour réunir le CSE. Ainsi, tous les représentants du CSE pourront assister aux réunions même en cas d’éventuel problème de déplacement ou de circonstance exceptionnelle.

A l’initiative du président, certaines réunions du CSE pourront se dérouler physiquement dans un local de son choix (salle de réunion dans les locaux d’IQVIA ou autre).

En cas de réunion physique, les frais de déplacement incluant l’hébergement et les repas sont à la charge de l’entreprise, dès lors que les réunions du CSE sont organisées par la Direction.

La déclaration de ces frais devra se faire sur un centre de coût spécifique et sera validée par le supérieur hiérarchique, selon les procédures en vigueur dans l’entreprise.

Matériel bureautique

Chaque membre du CSE utilisera son matériel informatique professionnel mis à disposition par la société (ordinateur, imprimante, téléphone portable, etc.). Le CSE ne dispose pas d’un téléphone fixe et/ou portable. Chaque membre du CSE utilisera son téléphone professionnel, dont l’abonnement est pris en charge par l’employeur.

Tous les frais nécessaires liés au bon fonctionnement du CSE (photocopie, téléphone etc.) et tous les frais additionnels (copies, achat de document pour le CSE) engendrés par les membres du CSE seront remboursés par l’employeur, sur présentation de pièces justificatives. La déclaration de ces frais devra se faire sur un centre de coût spécifique et sera validée par le supérieur hiérarchique, selon les procédures en vigueur dans l’entreprise.

Affichage par le CSE à l’intention du personnel (article L.2315-15)

La Société CLINTEC, n’ayant pas de bureau/local proprement dit, aménage un système de diffusion / libre accès via SharePoint pour le CSE de façon à communiquer au personnel tant les renseignements souhaités que les communications syndicales indépendamment (la diffusion et les communications syndicales s’effectueront librement et distinctement de ceux affectés aux communications du comité social et économique, Article L2142-3).

4. Messagerie électronique

   1. Messagerie électronique

Les membres élus du CSE disposent d’une adresse de messagerie électronique nominative réservée aux correspondances et convocations relatives à l’exercice de leur mandat : cse-france@clintec.com.

SharePoint One Note

Les élus du CSE auront accès à une Plateforme ‘on the cloud’ (outil de gestions) pour partager et communiquer avec les salariés de la société Clintec.

Crédit d’heures

Les élus titulaires des CSE bénéficient d’un crédit d’heures déterminé dans le cadre du protocole d’accord préélectoral (10 heures/mois pour chaque titulaire).

Les heures de délégation doivent être utilisées pour l'exercice de missions en lien avec le mandat de membre du CSE :

• le temps passé à préparer les réunions du CSE ;

• le temps passé à des permanences en présentielles ou téléphoniques à destination des salariés et/ou échanges entre les membres du CSE ;

• le temps passé à l’assistance d’un salarié lors d’entretiens disciplinaires convoqués par l’employeur sera déduit des heures de délégation.

En outre, est payé comme temps de travail effectif, le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique :

• à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue à l'article L. 4132-2 ;

• aux réunions du comité;

• aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;

Ce temps n'est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique.

3.6.1 Annualisation du crédit d’heures

Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois. Un membre ne peut disposer, dans le mois, de plus d’1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie (sauf accord exceptionnel de la Direction). Afin de cumuler ces heures de délégation, le représentant doit informer la Direction par tous moyens écrit et réceptionnés au plus tard 10 jours avant la date prévue d’utilisation.

3.6.2 Mutualisation du crédit d’heures entre les membres

Les suppléants ne disposent pas de crédit d’heures. Toutefois, les élus titulaires peuvent, chaque mois, repartirent entre eux et avec les suppléants, le crédit d’heures dont ils disposent (article L.2315-9 du code du travail).

Pour ce faire, les membres titulaires du CSE doivent informer la Direction du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation. Cette information se fait via un document écrit précisant leur identité et le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux. Ils doivent en informer également leur hiérarchie en respectant un délai de prévenance de 8 jours.

En cas d’absence ou de maladie, les membres titulaires du CSE utiliseront tout moyen possible et nécessaire pour échanger/avertir la Direction.

3.6.3 Salariés au forfait-jours

Les salariés au forfait jours appartenant à la délégation du CSE voient leur crédit d’heures regroupé en demi-journées qui viennent se déduire du nombre annuel de jours travaillés, fixé dans la convention individuelle de forfait jours (qui devra être mis à jour sous forme d’avenant).

Une demi-journée correspond à 4 h de mandat. Si, sur l’année, le crédit d’heures restant ou la fraction de crédit d’heures restant est inférieur à 4 h, lesdits salariés disposent d’une demi-journée qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixés dans leur convention de forfait.

3.6.4 Déclaration des heures de délégation

Les membres du CSE devront déclarer leur temps de délégation dans le système de gestion du temps en vigueur dans la société afin de permettre l’enregistrement, le décompte et la justification des heures de délégation utilisées mensuellement par chacun.

Formation des membres du CSE

Les membres de la délégation du personnel au CSE bénéficient d’une formation obligatoire santé et sécurité, nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Les modalités de la prise en charge de cette formation par l’employeur sont fixées par les articles R. 2315-20 à R. 2315-22 du code du travail.

Le temps consacré à cette formation est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n’est pas déduit des heures de délégation.

Budget du CSE

À ce jour, le nombre de personnel est inférieur à 50 et la société n’a pas obligation de maintenir un budget dédié au CSE.

Dans le cas où l’effectif de l’entreprise passerait à 50 et plus sur une année, le CSE sera alloué deux budgets distincts (fonctionnement et activités sociales et culturelles) financés par l’entreprise selon les modalités en vigueur. Ainsi, un avenant au présent accord sera rédigé en ce sens.

Circulation des membres du CSE (article L2315-14)

Les membres de la délégation du personnel au CSE et la représentation syndicale au CSE doivent pouvoir se déplacer pour exercer leurs missions. A ce titre, ils peuvent :

• Se déplacer à l’extérieur de l’entreprise, durant leurs heures de délégation pour l’exercice de leurs fonctions ;

• Circuler librement dans l’entreprise, tant durant leurs heures de délégation qu’en dehors de leurs heures habituelles de travail. Dans ce cadre, ils peuvent prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission notamment auprès d’un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante au travail des salariés.

Dispositions finales

4. Durée de l’accord

   Le présent accord prend effet au jour de sa signature et est conclu pour trois ans.

5. Révision de l’accord

   Le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par la loi (article L.2261-7 du Code du Travail). Ainsi, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord.

   Toute demande de révision devra être adressée par lettre de suivi recommandé (ou email de suivi avec A/TR) à chacune des autres parties signataires ou adhérentes représentatives, et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

   Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation sur les thèmes demandés. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant ou à défaut seront maintenues.

   Sous réserve du respect des dispositions prévues à l’article L2261-8 du Code du Travail, les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord, qu’elles modifient soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

6. Dépôt et entrée en vigueur

Conformément aux nouvelles dispositions de la Loi du 08 Août 2016 et les modalités de dépôt (article D.2231-4 du Code du Travail), l’accord sera déposé de façon dématérialisée sur la plateforme de télé-accord auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (Direccte): https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/ .

Seront télétransmis :

• la version intégrale du texte (version PDF signée des parties) ;

• l’ensemble des autres pièces constitutives du dossier de dépôt (copie du courrier, du courriel ou du récépissé ou d'un avis de réception daté de notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature) ;

• pour les textes soumis à l'obligation de publicité : la version publiable du texte (dite anonymisée) obligatoirement en .docx dans laquelle est supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques, et, le cas échant, sans mention des données occultées ;

• le cas échéant, l'acte signé motivant l’occultation de certaines données.

Un exemplaire sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Cet accord fera l’objet, par ailleurs, d’une communication et d’une mise en ligne destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel.

Fait à Courbevoie, le 24 janvier 2020

Pour la Société Clintec,

Madame Rabinder BUTTAR, agissant en tant que Gérante

Pour la Direction des Ressources Humaines de la Société Clintec,

Audrey DECLÉTY, Manager RH

Pour l’Organisation Syndicale SECIF / C.F.D.T.,

Madame Nicaise MÉTRI

Annexe à l’accord CSE – Société CLINTEC

Le remplacement des élus du CSE

L’article L. 2314-37 précise quelles sont les règles de remplacement à respecter, en cas de remplacement provisoire ou définitif.

« Lorsqu'un délégué titulaire cesse ses fonctions pour l'une des causes indiquées à la présente section ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie. S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation. Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

Le principe : priorité à l'appartenance syndicale

Le critère prépondérant est l'appartenance syndicale à l'intérieur de laquelle on privilégiera la catégorie professionnelle. Toutefois, l'organisation syndicale ne peut choisir elle-même le suppléant qui remplacera le titulaire. Le remplacement se fera, par ordre de préférence, de la façon suivante :

• s'il existe un suppléant de la même appartenance syndicale et de la même catégorie professionnelle, c'est lui qui remplacera le titulaire. S'il existe plusieurs suppléants susceptibles de remplacer le titulaire absent, c'est-à-dire appartenant à la fois au même syndicat, à la même catégorie professionnelle et au même collège électoral, doit être choisi le suppléant qui a recueilli le plus grand nombre de voix lors des élections. L'employeur comme l'organisation syndicale qui a présenté des candidatures ne peuvent donc pas choisir parmi eux sans tenir compte du choix exprimé par les électeurs.

• s'il n'existe pas de suppléant de la même catégorie professionnelle, le choix se portera sur le suppléant appartenant à la même organisation syndicale, au même collège électoral, mais d'une autre catégorie professionnelle. Ainsi, un suppléant agent de maîtrise remplacera un titulaire cadre

• s'il n'existe pas de suppléant du même collège électoral, le remplacement sera assuré par un suppléant de même appartenance syndicale mais d'un collège différent : un suppléant agent de maîtrise peut remplacer un titulaire ouvrier

• s’il n’existe pas de suppléant élu dans la même organisation syndicale, on fait appel à un candidat non élu de l’organisation syndicale du titulaire absent (candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.

• si aucun suppléant candidat ou élu n’appartient à la même organisation syndicale, on fait appel à un suppléant appartenant à la même catégorie professionnelle, au même collège : la priorité sera donnée à celui qui a obtenu le plus grand nombre de voix

• s'il n'existe pas de suppléant de la même catégorie professionnelle, celui qui sera choisi appartiendra au même collège (mais sur une autre liste) et aura obtenu le plus grand nombre de voix aux élections

• s'il n'existe pas de suppléant appartenant au même syndicat ni aucun suppléant du même collège, alors le siège restera vacant.

Le remplaçant a les mêmes prérogatives que le titulaire : il acquiert notamment le droit de vote. Le suppléant ne peut refuser de remplacer le titulaire, à défaut, cela emporte démission de ses fonctions représentatives.