Accord d'entreprise "Accord collectif relatif au recours au vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique" chez ALTIMA ASSURANCES (Siège)

Accord collectif relatif au recours au vote électronique pour l’élection des membres de la delegation du personnel au Comité social et économique (cse)

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société ALTIMA ASSURANCES, Société Anonyme, au capital de 26.965.400 €, inscrite au R.C.S. de NIORT sous le numéro 431 942 838, dont le siège social est situé
275 rue du Stade – 79180 CHAURAY, représentée par Monsieur Xxx, agissant en qualité de Directeur Général,

D’une première part,

La société ALTIMA COURTAGE, Société par Actions Simplifiée, au capital de
1.100.000 €, inscrite au R.C.S. de NIORT sous le numéro 413 990 102, dont le siège social est situé 275 rue du Stade – 79180 CHAURAY, représentée par Monsieur Xxx, agissant en qualité de Président,

D’une seconde part,

ET

Madame Xxx en qualité de délégué(e) syndical(e) CFDT d’UES

D’autre part,

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Conformément aux dispositions de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique et de ses décrets et arrêtés d’application, les élections des membres du Comité social et économique peuvent être organisées par voie électronique.

Les Parties au présent accord ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections des membres du Comité social et économique de l’UES ALTIMA, en vue d’améliorer le processus électoral et permettre, notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le processus de vote dans la mesure où le scrutin électronique ne nécessite pas de déplacement et permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit ;

• d’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés dans des délais réduits ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

C’est dans ces conditions que les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique dans le cadre des conditions et modalités exposées ci-après.

1. Principes généraux

Les Parties rappellent que le vote électronique sera mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : identité du bulletin choisi par le salarié et du bulletin enregistré ;

• l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote en toute indépendance et sans pression extérieure ;

• la publicité du scrutin.

2. Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UES ALTIMA pour les prochaines élections professionnelles, étant souligné que le principe du recours au vote électronique doit être également prévu, pour chaque scrutin, par le protocole d’accord préélectoral.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition) ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

3. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les Parties conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

4. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire, choisi par l’UES ALTIMA, spécialisé dans la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions des articles R. 2314-8 à R. 2314-18 du Code du travail et, plus spécifiquement, les prescriptions exposées au sein du cahier des charges annexé au présent accord.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Expertise indépendante

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique est soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Ce rapport est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

Le système de vote électronique est mis en place dans le respect des principes issues du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « le Règlement »), entré en application le 25 mai 2018.

Les personnes concernées pourront exercer les droits que leur confèrent le Règlement dans les conditions et limites qu’il fixe.

3. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Les Parties sont convenues que la cellule d’assistance technique sera composée comme suit :

• un représentant du Service des Ressources Humaines ;

• un représentant du prestataire.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique dématérialisé et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4. Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

À cet égard, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-12 du Code du travail, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des Bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

5. Préparation et déroulement des opérations de vote

   5. Établissement des listes électorales et transmission

La liste des électeurs établie par l’UES ALTIMA est transmise au prestataire retenu qui en assure le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système de vote électronique à la liste électorale transmise au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’UES ALTIMA.

6. Protocole d’accord préélectoral

Préalablement aux élections professionnelles, les Parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de l’UES ALTIMA.

7. Fichier des candidats

Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à l’UES ALTIMA dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole d’accord préélectoral.

À la réception de ces listes, l’UES ALTIMA les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de l’UES ALTIMA.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisée, soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

Les listes seront présentées sur les écrans par ordre alphabétique.

Une fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms sera intégrée dans le moyen de vote électronique.

6. Déroulement des opérations de vote

   8. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste informatique, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles.

Un lien vers le site de vote sécurisé sera mis en ligne par voie de communication écrite (courriel).

Les salariés seront informés des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin, selon des modalités qui seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin doivent pouvoir être contrôlées par les membres du Bureau de vote.

9. Caractéristiques du matériel de vote

• La programmation des pages Web est assurée intégralement par le prestataire.

• La présentation à l’écran des bulletins de vote est paramétrée par le prestataire ;

• Les éventuelles professions de foi et autres informations nécessaires sont disponibles sur le portail du système de vote. Elles sont intégrées par le prestataire et transmises par l’UES ALTIMA.

10. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, de la part du prestataire, par courriel sur son adresse électronique professionnelle, avant le premier tour des élections :

• l’adresse du site de vote ;

• ses codes d’accès personnels au site de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le prestataire et dont lui seul aura connaissance ;

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

À l’aide d’un code d’accès et d’un mot de passe à personnaliser, l’électeur pourra alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections professionnelles, par saisie de son code d’accès et de son mot de passe.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

11. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au site de vote de vérifier l’identité des électeurs et garantira l’unicité du vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection des titulaires et des suppléants.

Lorsque l’électeur accède aux listes des candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur à la possibilité de conserver.

7. Clôture et résultats

   12. Clôture

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La cellule d’assistance technique, en présence des membres du Bureau de vote, procède alors au contrôle du scellement de ce système.

13. Dépouillement

Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement afin d’établir de manière irréfutable que seuls les membres du Bureau de vote en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Les membres du Bureau de vote seront identifiés conformément au protocole d’accord préélectoral.

Le Président et ses assesseurs reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparait lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est ensuite scellé dès l'ouverture et jusqu'après la clôture afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.

Les membres de Bureaux de vote et le prestataire conservent les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde jusqu’à l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

À l’expiration de ces délais, il est procédé à la destruction des fichiers supports.

8. Sécurité et confidentialité

   14. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Les Parties rappellent que le système de vote électronique retenu doit assurer la confidentialité des données transmises s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de la transmission des moyens d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes.

Ainsi, conformément aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Par conséquent, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

15. Dispositif de secours

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique, notamment, chaque Bureau de vote a compétence, après avis de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

16. Conservation des données

En application de l’article R. 2314-17 du Code du travail, le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

9. Dispositions finales

   17. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

18. Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Une notification devra également être faite, dans le délai de 8 jours, par lettre recommandée, aux parties signataires initiales du présent accord.

19. Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt suivantes :

Dépôt dématérialisé auprès de la plateforme dédiée du Ministère du Travail,

Un exemplaire original déposé au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de NIORT,

Affichage sur les panneaux destinés à l’information du personnel et/ou sur le serveur Sharepoint / RH Vie du salarié.

Le présent accord sera, en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail nouvellement applicable, rendu public dans une version anonymisée et versé dans la base de données nationale mise en place par les autorités publiques le 17 novembre 2017.

Fait à CHAURAY, le

(en 3 exemplaires originaux)

Pour l’UES ALTIMA
Monsieur Xxx
Directeur Général

Madame Xxx

Délégué(e) syndical(e) CFDT