Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF SUR LE VOTE ELECTRONIQUE" chez SERVICE HEMATHOLOGIE - LYSARC (Siège)

ACCORD COLLECTIF SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

Entre :

L’Association LYSARC, Centre Hospitalier Lyon-Sud, 69495 Pierre-Bénite,.

Ci-après désignée « le LYSARC »

D’une part,

ET

L’Organisation Syndicale Représentative C.F.D.T ,

D’autre part.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation au Comité social et économique au sein de l’Association LYSARC (ci-après le LYSARC) le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres élus composant la Délégation unique du personnel.

La mise en place du vote électronique peut être confiée à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

1. Principes généraux et cahier des charges

Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral garantissant la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote.

A cet effet, un cahier des charges sera établi afin d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Il sera tenu à la disposition des salariés qui pourront en prendre connaissance sur le réseau interne du LYSARC. Il pourra être consulté par les salariés dans le bureau de l’Administration du Personnel.

2. Recours exclusif au vote électronique

Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

3. Modalité d’organisation des opérations de vote

   1. Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral définira notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges entre les collèges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales, ainsi que le cas échéant, le nom du prestataire retenu pour l’organisation du scrutin.

Le cas échéant, pourront se substituer valablement au Protocole d’accord préélectoral :

• Une note de service établie unilatéralement par l’association dans l’hypothèse où aucune organisation syndicale intéressée n’aurait répondu à l’invitation à négocier le protocole préélectoral ;

• Une décision de la Direccte dans l’hypothèse où aucun accord n’aurait pu être obtenu au terme de la négociation du protocole préélectoral.

  2. Formation au système de vote électronique

Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

3. Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté du 25 avril 2007.

4. Cellule d’assistance technique

L’association met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’association et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4. Déroulement des opérations de vote

   5. Établissement des listes électorales et transmission¹

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’association.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

6. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période précisément définie, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales².

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

7. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

8. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Aucun résultat partiel ne pourra être divulgué pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

9. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

5. Clôture et Résultats

   10. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

11. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

12. Délais de recours et destruction des données

L’association et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’association ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

6. Sécurité et confidentialité

   13. Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

14. Existence et contenu des fichiers³

Les données devant être enregistrées sont :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’association, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées ;

• pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ;

• pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont  

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, personnels habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, personnels habilités des services du personnel ;

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnels habilités des services du personnel ;

• pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, dirigeants ou personnels habilités des services du personnel.

  15. Le dispositif de secours⁴

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

16. Information des salariés

Les salariés seront informés des modalités de traitement et de conservation des données personnelles collectées dans le cadre du vote électronique.

7. Dispositions finales

   17. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le jour de sa signature, et est conclu pour une durée indéterminée.

Il remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’accord atypiques, d’usages ou de toute autre pratique en vigueur au sein de l'association avant sa conclusion et ayant un objet identique.

18. Révision et modalités de suivi de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail.

19. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par une ou plusieurs des parties signataires, selon les dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail.

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois.

Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les 3 mois qui suivent le début du préavis. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord.

20. Clause de rendez-vous

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriront sans délai (et au plus tard dans les 3 mois de la demande d’une organisation syndicale représentative) pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans le présent accord.

21. Formalités de dépôt de l’accord

L'accord sera notifié aux Organisations syndicales représentatives.

Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l'accord lors de sa signature, ou à défaut, par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le présent accord sera déposé :

• auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de LYON ;

• et sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, « Téléaccords » (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/), accompagnés des pièces afférentes.

  22. Information des salariés

La présente décision sera tenue à la disposition des salariés qui pourront en prendre connaissance sur le réseau interne du LYSARC. Il pourra être consulté par les salariés dans le bureau de l’Administration du Personnel

Fait à Pierre-Bénite, le 27 NOVEMBRE 2018 (en 3 exemplaires)

Pour le LYSARC

Pour l’Organisation Syndicale Représentative CFDT

RECEPISSE DE REMISE DE L’ACCORD COLLECTIF SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

Objet : Notification de l’accord collectif sur le vote électronique au sein du LYSARC à l’organisation syndicale signataire.

Organisation syndicale	Nom	Date de remise	Signature
CFDT		27/11/2018

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1. Articles 2, 3 et 4 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007↩

2. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

3. Articles 3, 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

4. Article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007↩