ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

La Société CARREFOUR SYSTEMES D’INFORMATION SAS, au capital de XXX €, dont le siège social est situé Zone Industrielle, Route de Paris – 14120 MONDEVILLE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro CAEN B 433 929 114, et représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines des Sièges & des Fonctions Supports, dûment mandaté à cet effet,

D’une part,

ET

La CFDT, représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical Central

Et

La CFE-CGC / SNEC, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale Centrale,

D’autre part,

Ci-après dénommées « les Parties »

SOMMAIRE

PREAMBULE : 3

PRINCIPES GENERAUX : 4

ARTICLE 1 – Objet et champ d’application 4

ARTICLE 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique 4

ARTICLE 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 5

Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur 5

Article 3.2 – Etablissement des fichiers 5

Article 3.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 5

Article 3.4 – Cellule d'assistance technique et sécurité 6

Article 3.5 – Expertise indépendante et formalités de déclaration 7

Article 3.6 – Information et formation 7

ARTICLE 4 – Déroulement des opérations de vote 7

Article 4.1 – Protocole d’accord préélectoral 7

Article 4.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 8

Article 4.3 – Caractéristiques du site de vote 8

Article 4.4 – Modalités d’accès au serveur de vote 8

Article 4.5 – Suivi des opérations de vote 9

Article 4.6 – Opérations de dépouillement 9

ARTICLE 5 - Gestion des données à caractère personnel et RGPD 10

ARTICLE 6 – Conditions de suivi 10

ARTICLE 7 – Durée et effets du présent accord 10

ARTICLE 8 – Révision du présent accord 10

ARTICLE 9 – Dénonciation du présent accord 11

ARTICLE 10 – Formalités de dépôt et de publicité de l'accord 11

PREAMBULE :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement ;

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

PRINCIPES GENERAUX :

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de l’intégrité du vote,

• s’assurer de l’unicité du vote,

• s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 1 – Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société Carrefour Systèmes d’Information (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Société Société Carrefour Systèmes d’Information) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE 2 – Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur l'intranet de l'entreprise lorsqu'il en existe un.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3.2 – Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Article 3.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 3.4 – Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.5 – Expertise indépendante et formalités de déclaration

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Article 3.6 – Information et formation

La Société Carrefour Systèmes d’Information met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4 – Déroulement des opérations de vote

Article 4.1 – Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article 4.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Article 4.3 – Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article 4.4 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 4.5 – Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le taux de participation pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 4.6 – Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 5 - Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 6 – Conditions de suivi

Les parties conviennent que le contenu du présent accord pourra être évoqué dans le cadre de la négociation annuelle obligatoire, dans le respect des dispositions des articles L. 2242-1 du code du travail.

Par ailleurs, en cas de divergence sur l’application ou l’interprétation du contenu du présent accord, une commission de suivi pourra être réunie sur convocation de la Direction dans un délai maximal de 2 mois suivant la demande faite par au moins une organisation syndicale signataire.

La Commission de suivi est composée de deux représentants par organisation syndicale signataire et de représentants de la Direction.

ARTICLE 7 – Durée et effets du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter de sa date de signature.

ARTICLE 8 – Révision du présent accord

Le présent accord peut être révisé.

Sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord, les organisations syndicales représentatives habilitées au sens de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

La demande de révision doit être notifiée, par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives signataires ou non signataires du présent accord.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager la conclusion d’un avenant de révision.

Toute demande de révision doit être accompagnée d’un projet sur les points révisés.

Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant. Ce dernier sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

L’avenant de révision devra être signé dans les conditions légales prévues à l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Il se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie, conformément aux dispositions légales.

L'avenant de révision sera soumis aux mêmes formalités de publicité que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

ARTICLE 9 – Dénonciation du présent accord

Conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail, les parties signataires du présent accord ont également la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois.

La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L.2261-9 du Code du travail.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution à l’issue du délai de préavis de trois mois.

L’accord dénoncé continue donc à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois

ARTICLE 10 – Formalités de dépôt et de publicité de l'accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail dans les conditions prévues aux articles D.2231-4 et suivants du code du travail.

Le présent accord sera également déposé, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

En outre, un exemplaire original du présent accord sera établi pour chaque partie et remis à chacune d’elle.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci.

Enfin, en application des articles R.2262-2 et R.2262-3 du Code du travail, il sera transmis au comité social et économique et aux comités sociaux et économiques d’établissement ainsi qu’aux délégués et mention de cet accord sera faite par tout moyen aux salariés.

Fait à Massy, le 20 septembre 2019,

En 6 exemplaires originaux

Pour la Société Carrefour Systèmes d’Information

XXX

Directeur des Ressources Humaines des Sièges & des Fonctions Supports

Pour l’organisation syndicale CFDT

XXX

Délégué syndical central

Pour l’organisation syndicale SNEC/CFE-CGC

XXX

Déléguée syndicale centrale