Accord relatif aux informations-consultations récurrentes du CSE et à la Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

au sein de la société Universal Medica SAS

Entre

Universal Medica S.A.S. ayant son siège social situé au 106 Bureaux de la Colline à Saint-Cloud, inscrite au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 434080511.

Représentée par M. xxx xxx, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes,

D’une part,

Et

Le CSE Universal Medica :

Représenté par M. xxx xxx, Mme xxx xxx, Mme xxx xxx, dument habilité par le CSE

D’autre part,

Préambule

Le présent accord trouve son origine dans la loi du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi (n° 2013-504), la loi du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi (n° 2015-994) ainsi que la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels (n°2016-1088).

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a quant à elle permis aux entreprises et aux partenaires sociaux d’adapter par accord la BDES aux réalités de l’entreprise, afin notamment de faciliter le dialogue social et de permettre aux partenaires sociaux d’exercer utilement leur mandat.

Au terme des négociations qui se sont déroulées les 9 juin 2021 et 13 juillet 2021, et conformément aux dispositions des articles L2312-19 et L 2312-21 du Code du travail, les parties au présent accord se sont entendues afin de fixer le contenu et la périodicité des consultations récurrentes ainsi que les modalités de fonctionnement de la BDES au sein de la Société.

Article 1 - Objet de l’accord

Le présent accord vise à adapter le contenu et la périodicité des consultations récurrentes visées par l’article L2312-17 du Code du travail et le contenu de la BDES définie à l’article L 2312-18 du Code du travail.

Cet outil a pour vocation de permettre aux partenaires sociaux d’améliorer l’accessibilité et la lisibilité des données mises à leur disposition par la Société et de faciliter leur appropriation pour l’exercice de leur mission.

Article 2 - Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de la Société Universal Medica SAS.

PARTIE 1 – CONSULTATIONS RECURRENTES DU CSE

Article 1 - Périodicité des consultations récurrentes

Conformément à l'article L. 2312-17 du Code du travail, le CSE est consulté sur les trois thématiques suivantes :

-  les orientations stratégiques de l'entreprise ;

-  la situation économique et financière de l'entreprise ;

-  la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.

Les parties ont convenu qu’une consultation unique aurait lieu une fois tous les trois ans sur les trois thèmes correspondant aux consultations récurrentes du CSE.

Le CSE se prononcera par un avis unique sur l'ensemble des trois thèmes énoncés ci-dessus.

Article 2 - Contenu des consultations récurrentes

1. La consultation sur les orientations stratégiques

Le CSE est consulté sur les orientations stratégiques de l'entreprise.

Les informations nécessaires à l’information-consultation du CSE seront communiquées aux membres du CSE dans le cadre d’un document écrit qui leur sera adressé avant la réunion d’information.

2. La consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise

Le CSE est consulté sur la situation économique et financière de l'entreprise, la politique de recherche et de développement technologique de l’entreprise et l’utilisation du crédit d’impôt.

Les informations nécessaires à la consultation du CSE sur ce thème seront mises à la disposition des représentants du personnel dans le cadre de la BDES.

3. La consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi

La consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi porte notamment sur la durée du travail, les congés payés, l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, l'apprentissage et les conditions d'accueil en stage, la formation, les conditions de travail et la prévention des risques professionnels.

Les informations nécessaires à la consultation du CSE sur ce thème seront mises à disposition des représentants du personnel dans le cadre de la BDES.

PARTIE 2 – BDES

Article 1 – Architecture de la BDES

Afin que les informations intégrées à la BDES soient lisibles pour les représentants du personnel les parties conviennent de redéfinir l’architecture et le contenu de la base de données.

La base de données économique et sociale comportera les informations relatives aux thèmes suivants :

1. Investissement social

2. Investissement matériel et immatériel

3. Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes

4. Fonds propres, endettement et impôts

5. Rémunération des salariés et dirigeants

6. Activités sociales et culturelles

7. La rémunération des financeurs

8. Flux financiers à destination de l'entreprise

Conformément à la loi, la BDES est constituée au niveau de l’entreprise, toutefois compte tenu de la nature des activités et des populations différentes entre les établissements, les données concernant la catégorie « investissement social » seront constituées également au niveau de l’établissement.

Article 2 – Contenu et informations mises à disposition

Dans le cadre des trois consultations récurrentes, les informations suivantes seront intégrées dans leur rubrique respective, sous forme de données chiffrées ou sous forme de rapports :

Thème 1 : Investissement social

• Évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté

• Évolution des effectifs mois par mois, des emplois par catégorie professionnelle

• Évolution de l'emploi des personnes handicapées, du nombre de stagiaires de plus de 16 ans

• Formation professionnelle

• Conditions de travail 

Thème 2 : Investissement matériel et immatériel

• Évolution des actifs nets d'amortissement et des dépréciations éventuelles (immobilisations)

Thème 3 : Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes

• Évolution de l’index EgaPro permettant d’évaluer l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes 

• Actions mises en œuvre pour assurer l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes

Thème 4 : Fonds propres, endettement et impôts

• Capitaux propres de l'entreprise, emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières, impôts et taxes

Thème 5 : Rémunération des salariés et dirigeants :

• Évolution des rémunérations salariales (frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum)

• Épargne salariale : intéressement

• Taux de participation au PEE ou au PERCO

Thème 6 : Activités sociales et culturelles :

• Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité social et économique

Thème 7 : La rémunération des financeurs

• La rémunération des actionnaires : non pertinent à ce jour

• Rémunération de l’actionnariat salarié : non pertinent à ce jour

Thème 8 : Flux financiers à destination de l'entreprise :

• Aides publiques, exonérations et réductions de cotisations sociales, réductions d'impôts, crédits d'impôts

Article 3 – Actualisation et historique des informations au sein de la BDES

Afin de permettre aux représentants du personnel d’exercer leurs missions, la Société veille à la fiabilité des informations mises en ligne et à leurs mises à jour.

La mise à jour de la BDES est effectuée selon la périodicité afférente à chacune des consultations. Ces informations doivent être transmises dans un délai raisonnable et au moins 3 jours avant la réunion de l’instance portant sur la présentation de l’objet de la consultation.

Les utilisateurs de la BDES sont avertis par tout moyen à la convenance de la Société de la mise à jour de la BDES.

Les parties conviennent que la BDES porte sur :

• les deux années précédentes

• l’année en cours

• la période à venir, présentée sous forme de grandes tendances dans le document remis au CSE dans le cadre de la procédure d’information-consultation sur les orientations stratégiques.

Il est rappelé que toutes données prospectives figurant dans la base de données et dans ce document constituent une simple projection de la situation de l’entreprise au regard du contexte économique appréciée à la date de la communication des données. Elles sont susceptibles d’évoluer dans le temps en fonction des paramètres économiques et ne sauraient être considérées comme constituant un engagement de la part de l’entreprise.

Article 4 – Droit et modalités d’accès à la BDES

La base de données est accessible sur le répertoire sécurisé (Z:\CSE UNIVERSAL MEDICA) dans le dossier BDES, aux membres du CSE et à l’inspection du travail.

Les salariés y ayant accès sont informés des modalités pour y accéder.

Les droits d’accès à la BDES sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à des tiers.

L’accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié concerné bénéficie d’un mandat de représentant du personnel.

L’accès à la BDES cessera de plein droit et sans avis préalable en cas de perte de mandat quel qu’en soit le motif. Par conséquent, l’utilisateur concerné s’engage à remettre, sans délai, tous les supports informatiques et imprimés relatifs à la BDES en sa possession à la Société.

Article 5 – Confidentialité

Les membres du CSE ont une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

Le respect de cette obligation est essentiel pour assurer une relation de confiance entre les élus et la Direction

La Direction indiquera dans la BDES les données qui revêtent un caractère confidentiel. La durée du caractère confidentiel des informations ou documents transmis sera précisée conformément aux dispositions légales.

Cette obligation de confidentialité emporte l’interdiction de toute reproduction, diffusion ou divulgation, sous quelque support que ce soit dudit document présenté comme confidentiel.

Les membres du CSE assurent la protection des supports sur lesquels ils auraient pu enregistrer les informations extraites dans la BDES.

Tout manquement à l’obligation de confidentialité pourra justifier une sanction disciplinaire à l’encontre du salarié qui en est responsable. La Direction rappelle que toute personne qui se servirait des informations auxquelles elle a eu accès par la BDES pour faire ou faire faire par autrui un profit financier est passible de sanction pénale.

Article 6 – Entrée en vigueur et durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent..

Il se substitue de plein droit à toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, de décisions unilatérales ou de toute autre pratique en vigueur dans la Société et portant sur le même objet que lui.

La dénonciation ou la mise en cause ultérieure du présent accord ne saurait avoir pour effet de réactiver les dispositifs conventionnels, les décisions unilatérales ou toute autre pratique d’entreprise antérieures.

Article 7 – Révision et dénonciation de l'accord

La Société et les représentants du CSE habilités à engager la procédure de révision peuvent demander la révision de tout ou partie de l’accord.

La dénonciation de l'accord pourra se faire par l'une ou l'autre des Parties Signataires à tout moment sous réserve de respecter un préavis de trois (3) mois, par envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception aux autres Parties Signataires.

En cas d'évolution de la législation ayant une incidence substantielle sur l'accord, les Parties conviennent de se réunir dans les meilleurs délais en vue d'apporter toutes les adaptations utiles et nécessaires en conséquence au présent accord.

Article 8 – Notifications, Publicité et Dépôt

Un exemplaire original de cet accord est remis à chaque signataire.

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés de l’entreprise conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Il sera procédé aux formalités de publicité et de dépôt de l’accord dans les conditions prévues par la loi.

Le présent accord sera notamment :

• Déposé par le représentant légal de l’entreprise, accompagné de ses pièces, sur la -plateforme de téléprocédure du ministère du travail,

• Déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion,

Publié sur la base de données nationale. Il sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires.

Fait à Saint-Cloud,

En 5 exemplaires

Le 31 août 2021

Pour la société xxx

M. xxx

Pour le CSE Universal Medica

M. xxx

Mme xxx

Mme xxx