Sommaire

Préambule 4

Article 1 – Objet et champ d’application 5

Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique 5

 Article 2.1 Recours à un prestataire extérieur 5

 Article 2.3 Caractéristiques du système 5

 Article 2.4 : Cellule d’assistance technique et sécurité 6

 Article 2.5 Information et formation 7

 Article 2.6 Expertise préalable et déclaration CNIL 7

Article 3 – Déroulement des opérations de vote 7

 Article 3.1 Protocole d’accord préélectoral 7

 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 7

 Article 2.2 Mise à disposition de matériel informatique 7

 Modalités d’accès au serveur de vote 8

 Article 3.2 Délais de recours et suppression des données 8

Article 4 – Entrée en vigueur, durée et application 8

Accord d'entreprise sur le vote électronique

Entre

D’une part,

La Société HM.CLAUSE SAS représentée par :

• Monsieur XXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de DRH EMEA

Et d’autre part,

• Madame XXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Déléguée Syndicale C.F.T.C.,

• Monsieur XXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de Délégué Syndical C.F.D.T.,

Préambule

Le recours au vote électronique pour les élections professionnelles est autorisé par l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du Travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Par ailleurs, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a formulé par le biais de la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010, puis la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019, des recommandations sur la mise en œuvre de ce vote électronique.

C’est dans ce cadre légal que les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique.

Les parties ont la conviction que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Ainsi, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique et dont les solutions seront conformes aux recommandations de la CNIL et à la législation en vigueur garantissant la confidentialité, l’anonymat, l’unicité et l’intégrité des scrutins.

Les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant encadrer le recours à ce système.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1 – Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société HM.CLAUSE SAS pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet.

Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Article 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

• Article 2.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne. Ainsi, la conception et la mise en place du système de vote par voie électronique lors des élections du Comité Social et Economique sont confiées à un prestataire NEOVOTE, conformément aux dispositions de l’article R2314-6 du Code du Travail et dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du même Code.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés au bureau RH du siège social.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

• Article 2.3 Caractéristiques du système

• Article 2.3.1 : Engagements du prestataire

La société NEOVOTE s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Article 2.3.2 : Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Afin de garantir un niveau de confidentialité et de sécurité exemplaire, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Il faut également noter que la liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin et ce conformément aux dispositions de l’article R2314-16 du Code du Travail.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la société HM.CLAUSE SAS.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

• Article 2.4 : Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

• Article 2.5 Information et formation

Les collaborateurs seront informés par voie d’affichage du traitement de leurs données personnelles dans le cadre du vote électronique et des modalités d’exercice de leurs droits en matière de RGPD.

Chaque collaborateur disposera également d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

• Article 2.6 Expertise préalable et déclaration CNIL

Conformément aux obligations réglementaires issues du règlement européen de protection des données personnelles, une fiche de traitement sera établie pour la mise en place du système de vote électronique.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

• Article 3.1 Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral prévu aux articles L2314-3 et L.2324-4 du Code du Travail comporte la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales, notamment : le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

• Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail ou de leur domicile en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord.

• Article 2.2 Mise à disposition de matériel informatique

La Direction s’engage à mettre à disposition des salariés n’ayant pas d’ordinateur portable professionnel, le matériel informatique leur permettant de voter sur le lieu de travail.

À tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

• Modalités d’accès au serveur de vote

Les codes d’accès sont adressés aux électeurs par deux canaux distincts :

• En premier lieu, l’identifiant à 5 caractères (insensible à la casse) est adressé par courrier postal sécurisé.

• La donnée personnelle de connexion sera utilisée pour la connexion sans être rappelée dans l’invitation à voter.

• Une fois connecté au site de vote, le votant retire son mot de passe à 5 chiffres par SMS, email ou serveur vocal.

• Article 3.2 Délais de recours et suppression des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

À l’expiration du délai de recours de 15 jours après la proclamation des résultats et des délais prévus dans l’article R 2314-29 du Code du Travail en cas de contestation auprès des juridictions compétentes, le prestataire procède sous 15 jours à la destruction des fichiers supports.

Article 4 – Entrée en vigueur, durée et application

• Entrée en vigueur et durée

Le présent Accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans ce qui correspond à la durée des mandats des membres du CSE. Il entre en vigueur à compter de sa signature.

• Révision

La révision du présent accord peut émaner de chacune des parties sachant que seuls les signataires de l’accord peuvent demander la révision.

Toute demande de révision est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire avec l’indication des dispositions dont la révision est demandée ainsi que les propositions de remplacement.

Dans un délai de 3 mois, des négociations sont engagées à l’initiative de la Direction entre les parties habilitées à négocier l’accord.

Les dispositions du présent accord restent en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur d’un nouvel accord. En cas d’échec des négociations, l’avenant continue de s’appliquer pendant un délai de 1 an.

• Modalités de dépôt et publicité

Le présent accord fera l‘objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l‘article L2231-6 du Code du Travail.  

Le présent accord est déposé :

• sur le site de dépôt en ligne des accords : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/

• au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature de l’accord

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

Le présent Accord sera notifié à l'ensemble des Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise.

Enfin, le présent Accord sera affiché sur les panneaux prévus à cet effet ainsi que sur l’Intranet.

Fait en quatre exemplaires,

Fait à Portes-les-Valence,

Le 7 février 2023,

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX

Délégué Syndical C.F.D.T. Directeur RH EMEA

XXXXXXXXXXXXX

Déléguée Syndicale C.F.T.C.