ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

DEFINITION DES PARTIES

Entre les soussignés ;

Entre le Laboratoire ZAMBON France dont le Siège Social est situé au 13 Rue René Jacques 92130 Issy Les Moulineaux représentée par en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines

D’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives :

- le Syndicat CFTC, représenté par Madame, Déléguée Syndicale ;

- le Syndicat FO, représenté par Madame, Déléguée Syndicale

- le Syndicat UNSA – SNPADVM représenté par Madame, Déléguée Syndicale.

D’autre part,

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

PREAMBULE

Conscients de l’importance que revêt l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE) dans la vie de l’entreprise, la direction et les organisations syndicales signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin notamment :

• de permettre aux salariés non présents dans les locaux de l’entreprise de participer au vote,

• d’augmenter le taux de participation,

• de sécuriser et simplifier le processus électoral,

• de faciliter le décompte final des résultats,

• de réduire l’impact environnemental de l’organisation des élections.

Le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :

• le caractère personnel, anonyme et libre du vote,

• la sincérité des opérations électorales,

• l’intégrité, l’unicité et le secret du vote.

À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• les conditions d’organisation du vote électronique,

• les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif,

• les modalités de contrôle du système.

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

Les Parties veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• au Code du travail ;

• aux principes généraux du droit électoral ;

• à l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1^er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ;

• aux délibérations de la CNIL ;

• à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Les Parties conviennent notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord.

En conséquence, à compter des prochaines élections professionnelles au sein du Laboratoire

ZAMBON, seul le vote électronique sera admis.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la société, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R2314-5 à R2314-18 du Code du Travail, ainsi que dans le respect des recommandations de la CNIL.

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX

Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Le Laboratoire ZAMBON s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• La sécurité de l'émargement,

• La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

ARTICLE 2 – CONTROLE, INFORMATION ET FORMATION

L'employeur met en place, par la formation du bureau de vote, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

• Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• Elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 3 – SCRUTIN

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, depuis des ordinateurs professionnels ou personnels, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les conditions de la mise à disposition du matériel professionnel garantiront le secret du vote.

Toutes les facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Pendant toute la période du scrutin le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin, sera connu.

En aucun cas des résultats partiels en cours de scrutins ne pourront être fournis par le système de vote électronique.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 4 – PARAMETRAGE DU SYSTEME

Le système sera paramétré, par le prestataire, pour les élections professionnelles de la structure et comprendra, conformément aux protocoles d’accord préélectoraux, les élections du comité social et économique par collège, en fonction de la qualité des candidats (titulaires/suppléants) et du nombre de sièges à pourvoir.

ARTICLE 5 - LISTES DE CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.

Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran dans un ordre à définir dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille de photo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

ARTICLE 6 - OUVERTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera ouvert automatiquement à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux.

L’ouverture du scrutin sera sécurisée (scellée) et permettra aux électeurs d’accéder au site de vote.

ARTICLE 7 - VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les Parties ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance). La mise en place du vote électronique remplace et supprime donc le vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 8 – PARTICIPATION

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert. Elles sont ensuite conservées par la direction des ressources humaines.

ARTICLE 9 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra lors de l’élection un code d’accès confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote.

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées.

ARTICLE 10 - MODALITES DE VOTE

Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Un récépissé de vote pourra être envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur.

ARTICLE 11 - ASSISTANCE AUX ELECTEURS

Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales que recevront les électeurs, pendant la période du scrutin les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d’appel permettant de les assister au cours des opérations de vote.

ARTICLE 12 - CLOTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera clôturé automatiquement, à la date et heure prévues par les protocoles d’accord préélectoraux.

La clôture du scrutin sera sécurisée et rendra le site de vote inaccessible aux électeurs.

ARTICLE 13 - DEPOUILLEMENT & PROCES VERBAL

Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

ARTICLE 14 – NON-CONSERVATION DES DONNEES PAR LE PRESTATAIRE

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 15 – DISPOSITIF DE SECOURS

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une attaque du système par un tiers ou d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 16 – DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord entre en vigueur le 1^er mai 2023.

ARTICLE 17 – REVISION DE L’ACCORD

A la demande de la totalité des organisations syndicales signataires, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail.

Cette négociation de révision sera systématiquement ouverte si la demande en est faite par la Direction.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée motivée aux autres parties. Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitution. Dans un délai maximum d’un mois à compter de la demande de révision, les parties se rencontreront pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel avenant de révision.

Si la demande de révision est motivée par une modification des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 2 mois suivant la publication de l’arrêté d’extension, du décret ou de la loi.

Toute modification fera l'objet d'un avenant dans les conditions et délais prévus par les articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

ARTICLE 18 – DENONCIATION DE L’ACCORD

L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires, sous réserve du respect d’un préavis de trois mois.

La partie qui dénonce l’accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l’accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales.

Conformément aux dispositions des articles L.2261-10 et L.2261-11 du code du travail, une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les trois mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.

ARTICLE 19– VALIDITE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord a été établi en tant d’exemplaires originaux que nécessaires, chaque organisation syndicale disposant d’un exemplaire original.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L. 2231-6 du Code du Travail. Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail dénommée « TéléAccords », accessible sur le site internet www.teleaccords.travail.emploi.gouv.fr et au Conseil de prud'hommes de Boulogne.

Un affichage sur les panneaux d’information des salariés dans la société les informera de la conclusion de l’accord et du lieu auquel il pourra être consulté.

Fait à Issy les Moulineaux, le 13 mars 2023

Pour ZAMBON France

Madame, Directeur des Ressources Humaines

Pour les organisations syndicales représentatives :

le Syndicat CFTC, représenté par Madame, Déléguée Syndicale ;

- le Syndicat FO, représenté par Madame, Déléguée Syndicale

- le Syndicat UNSA – SNPADVM représenté par Madame, Déléguée Syndicale.