Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA QUALITE DE VIE ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL" chez SYNCHRONE (Siège)
Cet accord signé entre la direction de SYNCHRONE et les représentants des salariés le 2023-02-03 est le résultat de la négociation sur le droit à la déconnexion et les outils numériques, la prévention des risques psycho-sociaux ou des risques liés au stress au travail, les autres dispositifs d'aménagement du temps de travail.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés
Numero : T01323017376
Date de signature : 2023-02-03
Nature : Accord
Raison sociale : SYNCHRONE
Etablissement : 43831384300064 Siège
Temps de travail : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur les thèmes suivants
Conditions du dispositif temps de travail pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2023-02-03
ACCORD RELATIF A LA QUALITE DE VIE ET DES CONDITIONS DE TRAVAIL AU SEIN DE L’UES SYNCHRONE
ENTRE-LES SOUSSIGNES
L’UES SYNCHRONE,
siège social situé au 405 avenue Galilée – 13799 AIX-EN-PROVENCE CEDEX 3,
immatriculée au R.C.S. d’Aix-en-Provence sous le numéro 438 313 843,
prise en la personne de son représentant légal, dûment représenté
d’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise :
Le syndicat SICSTI - CFTC,
Le syndicat FO,
Le syndicat SPECIS UNSA,
d’autre part,
ci-après désignées conjointement « les parties »,
PREAMBULE
La direction de l’UES Synchrone souhaite affirmer sa volonté d’assurer à l’ensemble de ses salariés « un cadre de travail sécurisant et épanouissant ».
La notion de « qualité de vie et des conditions de travail » doit être appréhendée, selon les parties au présent accord, comme « un sentiment de bien-être perçu collectivement et individuellement » qui résulte de différents facteurs tels que l’intérêt du travail, les conditions d’exercice de celui-ci, la qualité des relations de travail, le niveau d’implication, le degré d’autonomie, l’accompagnement administratif pendant la maladie, la conciliation des temps de vie ou encore la valorisation du travail effectué.
Il est convenu que les dispositions prévues par le présent accord ne peuvent avoir de résultat en termes de qualité de vie et des conditions de travail au sein de l’UES Synchrone sans prendre en compte l’organisation et la charge de travail collective et individuelle et la mise en place d’actions concourant à leur amélioration.
Les parties conviennent également qu’au-delà des dispositions prévues par le présent accord, la qualité de vie et conditions de travail au sein de l’UES Synchrone résulte également de la mise en œuvre d’autres dispositifs conventionnels en vigueur relatifs notamment à l’égalité entre les femmes et les hommes, à l’anticipation de l’évolution des métiers, à l’insertion des personnes en situation de handicap, aux modalités d’organisation du travail comme le télétravail, à la politique de l’entreprise visant à l’emploi des jeunes et des seniors.
Par la conclusion de cet accord, les parties veulent inscrire l’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail dans le cadre d’un véritable projet social organisé et structuré et sur la base d’une démarche continue.
Elles entendent créer les conditions d’épanouissement dans le travail des salariés de l’UES Synchrone en mobilisant l’ensemble des acteurs de l’entreprise, en assurant aux salariés un environnement stimulant et propice à leur développement professionnel et en inscrivant leur activité dans une organisation du travail respectueuse de leur santé, sécurité et de l’équilibre des temps de vie à travers notamment le télétravail, la prévention des risques psychosociaux et le droit à la déconnexion.
1. L’ENTREE CHEZ SYNCHRONE – PARCOURS D’ACCUEIL DANS L’ENTREPRISE 6
2. QUALITE ET ORGANISATION DU TRAVAIL 6
a. Les informations concourant à la qualité de vie au travail des collaborateurs 6
i. L’information sur la stratégie et les évènements affectant la vie de l’entreprise 6
ii. L’information sur l’évolution des métiers au service du développement professionnel 7
iii. L’information sur le contenu du travail, les missions permanentes du poste 7
b. Le suivi du collaborateur 8
ii. Organisation du travail et suivi de la charge de travail 8
c. Le télétravail en tant que mode de contribution au bien-être au travail 10
d. Le Mécénat de prestations 10
e. La période d’inter contrat ou d’intermission de longue durée 11
f. L’accompagnement pendant la maladie 11
g. Soutenir les salariés aidants 13
ii. Congé de solidarité familiale 14
TITRE II - AMELIORER LE BIEN-ETRE AU TRAVAIL 16
1. LES ACTIONS CONCOURANT AU BIEN-ETRE DES SALARIES 16
a. L’aménagement des locaux et postes de travail 16
b. Les événements dédiés à la qualité de vie et des conditions de travail 17
c. La prise en compte de la QVCT dans les projets / L’accompagnement du changement 17
d. L’inclusion et la lutte contre les stéréotypes 17
e. Enquêtes auprès des salariés 18
2. LES DEMARCHES ENGAGEES AU SOUTIEN DE LA SANTE DES SALARIES AU TRAVAIL 19
b. La prévention de la santé des travailleurs en situation d’isolement 19
TITRE III - ASSURER UNE BONNE CONCILIATION DES DIFFERENTS TEMPS DE VIE / DROIT A LA DECONNEXION 19
1. BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET DROIT A LA DECONNEXION 20
a. Définition et modalités d’exercice du droit à la déconnexion pour tous les salariés 20
b. Utilisation des outils numériques au service de la Formation 21
c. Formation des managers / sensibilisation des salariés 21
d. L’Encadrement de l’attribution des outils numériques 21
2. MESURES FAVORISANT L’EQUILIBRE VIE PROFESSIONNELLE /VIE PERSONNELLE ET FAMILIALE 23
a. Le respect des dispositions des accords temps de travail 23
b. L’efficience des temps de réunions 23
TITRE IV- LA PREVENTION DES SITUATIONS DE RISQUES PSYCHOSOCIAUX 23
a. Une démarche portée par les acteurs internes de l’entreprise 24
b. Formation des membres du service des ressources humaines et représentants du personnel 26
5. PRENDRE EN CHARGE LES SITUATIONS INDIVIDUELLES DIFFICILES 26
a. Identification des situations individuelles de souffrance 26
b. Dispositifs à la disposition des salariés 27
c. Accompagnement des salariés en cas de survenance d’un événement traumatique 27
TITRE V- S’INSCRIRE DANS UNE DEMARCHE D’AMELIORATION CONTINUE 28
a. Les services de santé au travail 28
TITRE VI - DISPOSITIONS GENERALES DE L’ACCORD 29
2. INFORMATION DES SALARIES 29
3. DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD 30
4. PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD 30
TITRE I - DEVELOPPER LES CONDITIONS D’ACCOMPLISSEMENT DANS LE TRAVAIL DES SALARIES DANS LE TRAVAIL / ORGANISATION DU TRAVAIL ET QVCT
L’ENTREE CHEZ SYNCHRONE – PARCOURS D’ACCUEIL DANS L’ENTREPRISE
L’accueil des nouveaux embauchés lors des premières semaines de présence dans l’entreprise est une étape déterminante.
L'entrée dans l'entreprise est un moment clef pour l'intégration d'un nouveau collaborateur. Dans ce cadre, son accueil, son parcours de formation, son accompagnement par son responsable hiérarchique sont des facteurs essentiels de la réussite de sa prise de poste.
L’UES Synchrone met en place pour les nouveaux embauchés un parcours d’accueil dans l’entreprise.
Ce parcours doit permettre aux nouveaux embauchés de bénéficier très rapidement des éléments indispensables pour une bonne intégration dans l’entreprise.
Son responsable lui communique un certain nombre d’informations concrètes sur la vie de l’établissement : restauration, horaires de travail, prise de congés, règlement intérieur, règles de vie et de sécurité, etc.
Afin de compléter sa connaissance globale de l’entreprise, il lui sera remis lors de son arrivée :
Un exemplaire de la charte de sécurité informatique ;
Un exemplaire de l’engagement de confidentialité ;
Un document résumé des garanties mutuelle ;
Un document résumé des garanties prévoyance ;
Le règlement intérieur ;
Le code de bonne conduite en matière de corruption ;
Le mémo RGPD ;
Le livret d’accueil ;
L’accord télétravail ;
Annexe explicative de l’accord temps de travail
Les actions d’intégration sont déclinées en fonction des contraintes et des particularités de chaque catégorie de population.
Afin que cet accueil se réalise dans les meilleures conditions, les managers seront sensibilisés à l’intégration de leurs nouveaux collaborateurs.
QUALITE ET ORGANISATION DU TRAVAIL
Les informations concourant à la qualité de vie au travail des collaborateurs
L’information sur la stratégie et les évènements affectant la vie de l’entreprise
Tout salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, doit pouvoir appréhender ce en quoi son activité s’inscrit dans un collectif et répond aux objectifs de son service, de son équipe et, plus globalement, participe à la stratégie de l’entreprise.
Cette nécessité implique de communiquer à l’échelle des différents services, toute l’information utile sur la stratégie de l’entreprise et les objectifs dédiés à chaque service pour décliner, partager et mettre en œuvre cette stratégie.
Dans cette perspective, les parties conviennent de l’importance des communications destinées à l’ensemble du personnel et sous différentes formes relatives à la stratégie suivie par l’entreprise.
Il appartient à la direction, par le biais d’une communication interne, destinée aux salariés, adaptée et respectueuse des prérogatives des représentants du personnel, de donner du sens aux décisions importantes concernant la vie de l’entreprise, afin de favoriser leur compréhension et leur appropriation.
L’information sur l’évolution des métiers au service du développement professionnel
Le bien-être au travail implique des perspectives de développement des métiers au sein de l’UES Synchrone.
La démarche englobera la négociation d’un accord collectif portant sur l’évolution des métiers et la gestion prévisionnelle des emplois et des parcours professionnels. Cette démarche mobilisera également chaque salarié qui pourra ainsi bénéficier d’informations métiers visant à favoriser le développement professionnel et l’emploi, dans une démarche d’anticipation.
Tout salarié bénéficiera, à cette fin, d’un entretien de développement professionnel qui se tiendra chaque année, lors des entretiens annuels d’évaluation. Cet entretien permet également à chaque salarié d’identifier ses souhaits d’évolution et de définir, avec son manager, les actions de formations liées à la tenue de son poste ou nécessaires à son évolution professionnelle.
Au-delà de ces points annuels formels, il appartient aux managers d’échanger régulièrement tout au long de l’année avec les membres de leurs équipes au sujet de leur développement professionnel et de leur donner l’opportunité, à travers de nouvelles missions, d’enrichir leurs compétences.
L’information sur le contenu du travail, les missions permanentes du poste
Par la mise en œuvre des entretiens annuels pour tous, chaque salarié doit connaitre précisément son périmètre de responsabilité, d’autonomie de décision et les moyens associés pour la tenue de son poste.
Pour cela, le manager doit définir de manière précise le contenu du poste de travail du salarié afin que celui-ci ait une vision claire de ses missions permanentes, de ses objectifs et des moyens dont il dispose pour réaliser ses missions.
Cette description du contenu du poste et des responsabilités permanentes qui y sont associées doit être régulièrement actualisée en fonction de l’évolution de la situation professionnelle de chaque salarié.
Dans ce cadre, si un salarié considère que les moyens dont il dispose pour réaliser sa mission sont insuffisants ou inadaptés, il pourra alors saisir son N +1 ou N+2 qui organisera une réunion d’échange permettant de trouver une solution adaptée. A défaut, il pourra saisir le service des ressources humaines.
En cas de changement dans l’organisation ayant des répercussions sur leur activité, les salariés devront en être informés préalablement.
Le suivi du collaborateur
L’Entretien Annuel
Chaque année, le salarié bénéficie d’un Entretien Annuel qui est un moment permettant au salarié et au manager de faire ensemble, notamment, le bilan du travail réalisé au cours de l’année.
Cet entretien constitue un moment privilégié permettant d’examiner et de reconnaître les réalisations de l’année, les moyens et ressources mis à disposition et d’identifier les objectifs de l’année à venir ainsi que les moyens et ressources à mettre en œuvre. Il fait l’objet, au cours de l’entretien dûment préparé et programmé par le salarié et le manager au moins 7 jours à l’avance, de la rédaction d’un document de synthèse écrit dont un exemplaire est remis au salarié. Le document signé des parties est transmis à la direction et à la direction des ressources humaines afin d’être exploité (revalorisation salariale, formation…etc).
Planification des entretiens individuels annuels :
Compte tenu des trois principales catégories de « métiers » existants au sein de l’UES Synchrone (Consultants, Commerciaux, Services supports), les entretiens annuels seront planifiés selon des cycles adaptés à chaque typologie d’activité :
Corporate Team (Les salariés des services supports ou transverses) :
L’entretien individuel annuel aura lieu en fin d’année calendaire ou en début d’année suivante (entre novembre et février).
Consulting Team (Les salariés consultants) :
L’entretien individuel annuel aura lieu à la date anniversaire du contrat de travail.
Business Team (Les salariés des services commerciaux) :
L’entretien individuel annuel aura lieu soit au moment d’une promotion individuelle du salarié, soit en fin d’année calendaire ou en début d’année suivante (entre novembre et février).
Il est entendu que les entretiens professionnels obligatoires, prévus par la loi tous les 2 ans, seront programmés aux mêmes dates que les entretiens individuels annuels.
Thèmes à aborder au cours des entretiens individuels annuels de suivi :
Le support d’entretien annuel de suivi devra aborder les thèmes suivants :
La charge de travail de la période écoulée ;
L’organisation du travail dont les trajets et les déplacements professionnels ;
L’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle ;
La prise effective des jours de congés et de repos ;
La rémunération perçue au regard de la charge de travail effectuée ;
La charge de travail prévisionnelle à venir.
La Direction communiquera chaque année à la commission de suivi la réalisation des entretiens annuels.
Organisation du travail et suivi de la charge de travail
La qualité de vie et des conditions de travail implique une charge de travail identifiée et adaptée au temps de travail du salarié tel qu’il résulte des dispositions prévues par son contrat de travail et les accords collectifs qui lui sont applicables et à la nature des responsabilités confiées au salarié.
Elle repose, dans une large mesure, sur l’adéquation des objectifs fixés avec les compétences et qualifications des salariés ainsi qu’avec les moyens dont ils disposent afin de réaliser leurs missions. Cette bonne adéquation nécessite des échanges fréquents entre le salarié et son responsable.
Les managers veilleront à ce que la charge de travail des salariés de l’équipe soit raisonnable et équilibrée. Ils s’assureront d’une bonne répartition du travail entre les membres de l’équipe et veilleront également à ce que les salariés disposent d’un niveau d’autonomie suffisante en termes de prise de décision et d’organisation leur permettant de se réaliser dans leur travail et éviter des situations anxiogènes.
L’évaluation de la charge de travail devra tenir compte de l’organisation matricielle et intégrer les missions transverses des salariés qui sont mobilisés à la fois au sein de leur équipe de rattachement et d’équipes en charge de projets transverses.
Cette évaluation devra ainsi tenir compte des missions permanentes dont le salarié a la charge, ainsi que les actions de formation prévues dans l’année et autres missions tel que le transfert de savoir-faire qu’ils auraient en charge.
Les objectifs devront être clairs, simples, atteignables et mesurables.
Indépendamment de l’Entretien Annuel, la charge de travail de tout salarié devra faire l’objet d’un suivi régulier tout au long de l’année par son n+1.
Dans l’hypothèse où un salarié considérerait que sa charge de travail est trop importante et met en cause le nécessaire équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale, il pourra s’adresser tant à son Manager qu’au service des ressources humaines.
Ces derniers analyseront la situation et conviendront, au cours d’un entretien auquel participera le salarié concerné, des actions permettant de remédier à cette situation (nouvelle répartition du travail entre les membres de l’équipe, redéfinition des objectifs et ou délai de réalisation, action de formation, allocation de ressources complémentaires sur un projet etc.).
Une attention particulière devra être portée à la charge de travail des salariés à temps partiel et à l’adéquation entre leurs objectifs et leur activité à temps partiel qui doit leur permettre, comme tout salarié, de bénéficier d’un temps de maintien et de développement des compétences.
Suivi de la charge de travail – Entretiens individuels
Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation entre vie professionnelle et vie privée au cadre concerné, un suivi régulier de son organisation du travail, de sa charge de travail et des amplitudes de ses journées de travail est organisé.
Cette amplitude et cette charge de travail doivent lui permettre de concilier vie professionnelle et vie privée.
Le cadre concerné tiendra informé son responsable hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.
L'outil de suivi mentionné permet également de déclencher une alerte.
En cas de difficulté inhabituelle portant sur l’organisation et la charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel, le cadre concerné a la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès de son responsable hiérarchique, en mettant en copie le service des ressources humaines, qui recevra le salarié dans les 8 jours et formulera par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte rendu écrit et d'un suivi.
Par ailleurs, si le responsable hiérarchique est amené à constater que l'organisation du travail adoptée par le cadre et/ ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, il devra également, de sa propre initiative, organiser un rendez-vous avec le salarié pour faire un point précis de la situation.
Chaque année, deux entretiens sont organisés entre le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année et son responsable hiérarchique. Ces entretiens portent sur les modalités d’organisation du travail du salarié concerné, sa rémunération, la durée des trajets professionnels, l’amplitude des journées de travail, l’état des jours de repos supplémentaires à la date de l’entretien et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
L’un des deux entretiens individuels se déroule à la suite de l’entretiens annuel et /ou professionnel. L’autre entretien devra, dans la mesure du possible, se tenir 6 mois plus tard.
Le télétravail en tant que mode de contribution au bien-être au travail
Le télétravail est un mode d’organisation dont la mise en œuvre s’inscrit dans une démarche volontariste qui contribue aux engagements de développement durable de l’UES Synchrone.
Le télétravail constitue également une opportunité afin de mettre en place une organisation du travail permettant au collaborateur d’avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Le télétravail a donc pour objectif de créer des conditions plus souples, pour un travail plus efficace, notamment en réduisant le stress et la fatigue liés au transport et en améliorant les capacités de concentration.
La mise en place du télétravail présente aussi des risques. Il doit donc être encadré de façon à ne mettre ni le collaborateur, ni son manager, ni l’équipe à laquelle il appartient en zone d’inconfort ou en perte de performance.
C’est dans ce cadre qu’un accord spécifique a été conclu le 16 mai 2022 au sein de l’UES Synchrone, et auquel il convient de se référer.
Le Mécénat de prestations
Le Mécénat de prestations est la possibilité de mettre à profit son expérience et ses compétences professionnelles auprès d’une association ou d’une ONG partenaire d’une société de l’UES Synchrone dans le cadre d’une démarche de transition de l’activité professionnelle, à tout moment de sa carrière (par exemple entre deux missions) ou à l’approche de la retraite pour les seniors.
Pour rappel, le Mécénat de prestations est un dispositif qui permet aux entreprises la réalisation de prestations ponctuelles et gracieuses par des collaborateurs volontaires auprès d’associations d’utilité publique ou d’intérêt général à vocation culturelle, sociale, environnementale, humanitaire…qui ont besoin de compétences spécifiques.
Le dispositif de Mécénat de prestations prend la forme d’une prestation à titre gratuit effectuée par un collaborateur volontaire de l’entreprise auprès d’une association reconnue d’utilité publique ou d’intérêt général (au sens du Ministère de l’Intérieur) ou d’une ONG partenaire, en mesure d’émettre un reçu fiscal.
Ce dispositif s’inscrit dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale de l’UES Synchrone.
En dehors de la rémunération variable pour laquelle la mission confiée par l’association d’utilité publique ou d’intérêt général n’est pas éligible, le salaire fixe du salarié est maintenu dans le cadre d’une convention.
Bénéficiaires du dispositif
Le dispositif de Mécénat de prestations est ouvert, dans la limite des missions disponibles, aux salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :
Avoir l’accord de l’entreprise pour s’engager dans ce dispositif ;
Disposer des compétences spécifiques nécessaires à une mission de mécénat de prestations au sein d’une association d’utilité publique ou d’intérêt général ou d’une ONG partenaire d’une société de l’UES Synchrone et avoir été validé par cette association ou ONG.
Conventions conclues dans le cadre de ce dispositif
La mission de Mécénat de prestations fait l’objet :
d’un ordre de mission spécifique signé par le salarié et l’entreprise qui notamment, mentionne les modalités de la prestation de service,
d’une convention entre la société de l’UES Synchrone et l’association ou l’ONG partenaire.
Dans le cadre de cette prestation de services et pendant la durée d’exécution de la prestation, le salarié reste salarié de la société de l’UES Synchrone. Un descriptif de la mission est intégré à l’ordre de mission. A l’issue de la mission, un bilan de mission sera réalisé entre le salarié et son manager et pourra comporter une appréciation faite par l’Association ou l’ONG.
Réversibilité
Les salariés engagés dans ce dispositif qui seraient confrontés à une situation personnelle particulièrement grave ou qui rencontreraient des difficultés sérieuses pendant la durée d’exécution de la prestation auprès de l’association ou de l’ONG partenaire, pourront soumettre leur situation au service des ressources humaines qui examinera les conditions d’un retour au sein de l’entreprise ou la possibilité de s’engager dans une autre mission.
La période d’inter contrat ou d’intermission de longue durée
La Société s’engage à établir un processus d’accueil des salariés en intermission qui sera présenté à la commission de suivi de l’accord.
La Société s’engage également à intégrer un article traitant de l’employabilité des salariés en intermission dans le cadre du prochain accord GEPPMM.
L’accompagnement pendant la maladie
Toute période d’arrêt du travail liée à la maladie génère chez les salariés des inquiétudes relatives à la prise en charge, souvent complexe, prévue par les organismes sociaux (caisse primaire d’assurance maladie, régime de prévoyance complémentaire) et par l’employeur.
Afin de faciliter la gestion de cette période de suspension du contrat de travail, pendant laquelle les salariés doivent en priorité se soigner pour recouvrir une pleine santé leur permettant de reprendre leur travail au sein de la société, les parties s’accordent pour améliorer la prise en charge de la maladie pour l’ensemble des salariés ayant au moins 1 an d’ancienneté.
Les salariés concernés bénéficieront, dans le cadre d’une subrogation totale (avant et pendant la prise en charge des indemnités prévues par le régime de prévoyance, en dehors de la période de carence), d’une avance mensuelle des indemnités journalières de la sécurité sociale et de celles prévues par le régime de prévoyance, à condition qu'ils transmettent en temps réel les justificatifs des arrêts de travail à l’employeur et au centre de sécurité sociale dont ils dépendent.
Le dispositif de subrogation sera applicable pour les arrêts initiaux débutants à compter du 1er mars 2023.
Modalités retenues
L'employeur effectuera, via le site internet des déclarations sociales, la déclaration de salaire auprès de la caisse primaire d'assurance maladie concernée du salarié absent, qui lui donne subrogation pour percevoir à sa place les indemnités journalières.
A la reprise du salarié, l'employeur adressera une attestation de reprise à la sécurité sociale via le site internet des déclarations sociales.
La subrogation des indemnités journalières de la sécurité sociale et le maintien du salaire sont subordonnés à la réception de l'arrêt de travail par le centre de paiement de la Sécurité Sociale du salarié dans les 48 heures, par l'employeur dans les 48 heures.
En cas de non-respect par le salarié de ces délais et notamment vis-à-vis de son centre de paiement, il s'expose au refus ou à la suspension d'indemnisation de son arrêt de travail par la sécurité sociale.
Dans ce cas, l'employeur, après avoir contacté par écrit le salarié pour l'informer de la situation et recueillir éventuellement ses explications, et qui aurait maintenu à tort le salaire pendant la suspension de contrat relevant de la subrogation, proposera au salarié une récupération des indemnités journalières de sécurité sociale ainsi que du complément employeur indument versés et des indemnités prévues par le régime de prévoyance.
Le salarié aura le choix de rembourser la somme indument perçue :
soit par retenue sur salaire net, dans la limite de la fraction saisissable du salaire correspondant au montant du RSA selon les règles en vigueur ;
soit par virement direct du salarié.
Ces deux modalités de remboursement se feront soit par un échéancier des paiements, soit en une seule fois.
Le choix et la modalité de remboursement feront l’objet d’un accord écrit entre le salarié et l’employeur.
En l’absence d’accord sur les modalités de remboursement avec le salarié, l’employeur reprendra les indemnités journalières de sécurité sociale, le complément employeur indûment versé ainsi que les indemnités prévues par le régime de prévoyance, dès le mois suivant, dans la limite de la quotité saisissable.
En cas de départ du collaborateur de l’entreprise, l’employeur retiendra l’intégralité des sommes dues sur le solde de tout compte.
Soutenir les salariés aidants
Les parties sont conscientes des difficultés, parfois quotidiennes, auxquelles sont confrontés les salariés en situation d'aidants familiaux accompagnant un proche malade ou en situation de handicap ou en situation de dépendance liée à une perte d'autonomie. Tout salarié peut, un jour, devenir aidant familial ou proche aidant, parfois très soudainement, et cette situation a un impact sur son travail et le cas échéant sur sa propre santé.
Dans une démarche visant à permettre au salarié de concilier sa situation d’aidant familial et sa vie professionnelle, dans le souci de son bien-être personnel et de l’intérêt de l’entreprise, les parties conviennent des dispositions suivantes.
Une campagne d’information et de sensibilisation à la situation de proche aidant, à l’attention des salariés et des managers, sera effectué afin de faire connaître le dispositif à l’ensemble des collaborateurs.
Pendant la durée des congés prévus ci-dessous, le salarié pourra demander à suivre des formations à distance.
Les salariés bénéficiaires des congés proche aidant et de solidarité familiale pourront, sur leur demande et une seule fois au cours de leur carrière au sein de SYNCHRONE, bénéficier de Chèque Emploi Service Universel (CESU) à hauteur de 750 € afin de leur permettre d’obtenir des aides à domicile. Le dispositif de CESU sera mis en place au plus tard le 1er juillet 2023 et sera présenté à la Commission de suivi de l’accord.
Congé de proche aidant
Le congé de proche aidant permet à un salarié de prendre un congé pour s'occuper d'un proche présentant un handicap ou une perte d'autonomie d'une particularité grave. Selon les dispositions en vigueur, le salarié doit justifier d'un an d'ancienneté. Ce congé est de 3 mois maximum mais il peut être renouvelé sans que sa durée puisse excéder 1 an pour l'ensemble de sa carrière. Ce congé est à temps complet, sauf accord avec l'employeur pour une période à temps partiel.
La demande doit être réalisée auprès de son manager et de la Direction des ressources humaines au moins 1 mois avant le départ.
Le salarié doit faire part à l'employeur des informations suivantes :
Volonté du salarié de suspendre son contrat de travail pour bénéficier du congé de proche aidant ;
Date du départ en congé ;
Volonté de fractionner le congé, si le salarié le souhaite.
La demande de congé de proche aidant est accompagnée des documents suivants :
Déclaration sur l'honneur soit du lien familial du salarié avec la personne aidée, soit de l'aide apportée à une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou entretient des liens étroits et stables
Déclaration sur l'honneur précisant soit qu'il n'a pas eu précédemment recours, au long de sa carrière, à un congé de proche aidant, soit, s'il en a déjà bénéficié, de sa durée
Copie de la décision justifiant d'un taux d'incapacité permanente au moins égal à 80 % (si la personne aidée est un enfant handicapé à sa charge : Enfant qui vit au foyer et qui a moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours ou enfant handicapé qui vit au foyer quel que soit son âge ou un adulte handicapé)
Copie de la décision d'attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie (Apa)
Copie de la décision d’attribution des prestations suivantes lorsque la personne aidée en bénéficie :
Majoration d'une tierce personne (MTP) pour aide constante
Prestation complémentaire pour recours à tierce personne
Majoration spéciale pour assistance d’une tierce personne relevant de la CNRACL (Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales)
Majoration attribuée aux fonctionnaires et aux magistrats invalides dans l’obligation d’avoir recours à l’assistance d’une tierce personne pour les actes ordinaires de la vie
Majoration pour tierce personne pour les militaires et victimes de guerre
En cas de dégradation soudaine de l’état de santé de la personne aidée, de situation de crise nécessitant une action urgente du proche aidant ou de cessation brutale de l’hébergement en établissement dont bénéficiait la personne aidée, le congé débute ou peut être renouvelé sans délai, dans la limite évoquée ci-dessus.
Le salarié peut mettre fin de façon anticipée au congé ou y renoncer dans les cas suivants :
décès de la personne aidée ;
admission dans un établissement de la personne aidée ;
diminution importante des ressources du salarié ;
recours à un service d'aide à domicile pour assister la personne aidée ;
congé de proche aidant pris par un autre membre de la famille.
Le retour anticipé s'effectue sous un délai de 1 mois.
Le salarié ne peut exercer aucune autre activité professionnelle pendant la durée du congé.
La durée de ce congé ne peut être imputée sur celle du congé payé annuel.
Elle est prise en compte pour la détermination des avantages liés à l'ancienneté.
Le salarié conserve le bénéfice de tous les avantages qu'il avait acquis avant le début du congé.
Ce congé n’est pas rémunéré par l’employeur.
Toutefois, le salarié peut recevoir une allocation journalière du proche aidant (AJPA), visant à compenser une partie de la perte de salaire, dans la limite de 66 jours au cours du parcours professionnel du salarié.
Pendant son congé, le salarié conserve le bénéfice de la protection sociale complémentaire en vigueur dans l'entreprise. Le salarié pourra demander à suivre des formations à distance.
Après son congé, le salarié a droit à un entretien professionnel avec son manager. Il peut également solliciter une visite de reprise auprès de la médecine du travail.
Congé de solidarité familiale
Le bénéfice du congé de solidarité familiale est ouvert à tout salarié dont un ascendant, un descendant, un frère, une sœur ou une personne partageant le même domicile souffre d’une pathologie mettant en jeu le pronostic vital ou est en phase avancée d’une affection grave et incurable, quelle qu’en soit la cause.
Tout salarié, quelle que soit son ancienneté, peut bénéficier à sa demande de ce congé de solidarité familiale. La demande doit être réalisée auprès de son manager et de la direction des ressources humaines au moins 2 semaines avant le départ.
Le salarié doit faire part à l'employeur des informations suivantes :
Sa volonté de suspendre son contrat de travail pour bénéficier du congé de solidarité familiale ;
Date de son départ en congé ;
Demande de fractionnement, si le salarié le souhaite ;
Date prévisible de son retour.
Ce congé est accordé de plein droit sur présentation d’un certificat médical attestant de l’état de la personne assistée, sans condition d’ancienneté.
Il est d’une durée maximale de 3 mois, renouvelable une fois pour une durée totale ne pouvant excéder 6 mois.
En cas d'urgence absolue constatée par écrit par le médecin, le congé débute ou peut être renouvelé sans délai.
Le congé prend fin au terme des 3 mois, ou dans les 3 jours suivant le décès de la personne assistée, sans préjudice du bénéfice des dispositions relatives aux congés pour événements personnels et aux congés pour événements familiaux, soit à une date antérieure choisie par le salarié.
Le salarié ne peut exercer aucune autre activité professionnelle pendant la durée du congé.
La durée de ce congé ne peut être imputée sur celle du congé payé annuel.
Elle est prise en compte pour la détermination des avantages liés à l'ancienneté.
Le salarié conserve le bénéfice de tous les avantages qu'il avait acquis avant le début du congé.
Le congé de solidarité familiale n’est pas rémunéré par l’employeur.
Toutefois, Le congé de solidarité familiale ouvre droit à une allocation journalière d'accompagnement d'une personne en fin de vie (AJAP) versée par le Centre national de gestion des demandes d'allocations journalières d'accompagnement d'une personne en fin de vie (CNAJAP).
Pendant son congé, le salarié conserve le bénéfice de la protection sociale complémentaire en vigueur dans l'entreprise. Le salarié pourra demander à suivre des formations à distance.
Après son congé, le salarié a droit à un entretien professionnel avec son manager. Il peut également solliciter une visite de reprise auprès de la médecine du travail.
Don de jours
Le dispositif de don de jours, prévu par l’accord relatif au temps de travail au sein de l’UES SYNCHRONE, pourra être mis en œuvre au bénéfice d’un salarié qui vient en aide à une personne atteinte d’une perte d’autonomie d’un particulière gravité ou présentant un handicap.
TITRE II - AMELIORER LE BIEN-ETRE AU TRAVAIL
LES ACTIONS CONCOURANT AU BIEN-ETRE DES SALARIES
L’aménagement des locaux et postes de travail
L’aménagement physique de l’environnement de travail est un facteur important dans la qualité de l’exercice de l’activité. Il a une incidence sur le bien-être physique et mental, ainsi que sur les relations de travail entre les salariés et la qualité du travail effectué.
L’organisation du travail ainsi que la nature des tâches à accomplir doivent être prises en compte dans l’aménagement des locaux de travail.
Ces éléments conditionnent l’engagement et l’efficacité des individus et des équipes.
Que ce soit dans le cadre d’espaces existants, de nouveau espaces de travail, de réaménagement et/ou de rénovation d’espaces, impactant à minima un service dans sa globalité, la direction associera, en amont, les Instances Représentatives du Personnel, pour mettre en place une démarche prenant en compte l’ergonomie des espaces de travail dès leur phase de conception et d’élaboration du cahier des charges.
Ainsi, lors d’aménagements de locaux de travail en espace collaboratif, il sera veillé à ce que les activités concernées soient compatibles entre elles, que les espaces de travail permettent à chacun d’évoluer dans un cadre favorisant le bien-être au travail, que l’intimité nécessaire soit respectée et que la luminosité et le niveau sonore de ces espaces soient adaptés en conséquence en portant une attention sur les recommandations INRS. Les aménagements de locaux, et plus particulièrement les postes de travail, doivent par ailleurs tenir compte, pour déterminer la nature du type de poste de travail retenu (bureaux, espaces partagés …), des fonctions et des responsabilités de chaque salarié, ainsi que du type d’activité porté.
La société prendra en compte l’ensemble des dimensions permettant d’assurer de bonnes conditions de travail :
Circulation dans les espaces ;
Exposition aux passages ;
Accessibilité du site / opportunité de favoriser le covoiturage ;
Conditions de bruit, chaleur, luminosité et nature de la lumière ;
Mobiliers adaptés aux conditions d’exercices des différents métiers ;
Zones différenciées et dédiées selon l’activité ;
Ergonomie ;
Possibilité de personnaliser raisonnablement son poste de travail ;
Accueil des stagiaires/alternants.
Concernant plus particulièrement l’aménagement des postes de travail, une démarche d’ergonomie, associant le médecin du travail, est mise en œuvre dès la conception du poste de travail et lors du choix des équipements.
Elle sera complétée par une sensibilisation des salariés sur les postures et les positions de travail afin de permettre à chacun de réagir en amont en cas de situation inadaptée.
Si la situation le justifie, une étude de poste personnalisée sera organisée par le service de santé au travail. Une adaptation du poste ou la fourniture d’un matériel spécifique pourra être proposée.
Enfin, des actions particulières seront dédiées aux salariés revenant de longue maladie afin de les sensibiliser aux gestes et postures ergonomiques. Un entretien de reprise après une longue maladie sera réalisé, au moment du retour du salarié, avec le manager et le service des ressources humaines afin de faciliter au mieux le retour au sein de l’entreprise.
Les événements dédiés à la qualité de vie et des conditions de travail
Le sentiment d’appartenance étant une condition au bien-être au travail, l’UES Synchrone organise des événements afin de renforcer la cohésion de ses collaborateurs.
La promotion de la pratique sportive s’engage dans cette démarche. Des programmes spécifiques à l’UES Synchrone seront déployés pour encourager les collaborateurs à une meilleure hygiène de vie, à prendre soin d’eux au quotidien et les mobiliser sur des challenges sportifs, bien-être et solidaires.
La prise en compte de la QVCT dans les projets / L’accompagnement du changement
La prise en compte de la qualité de vie et conditions de travail dès la conception des projets de réorganisation structurelle est un élément déterminant de la prévention des risques, notamment des RPS.
Elle permet d’anticiper et d’accompagner le changement afin que celui-ci se déroule dans les conditions les plus sereines possibles.
L’accompagnement du changement pourra s’articuler en trois temps :
1- Qualifier le projet et analyser la nature des impacts potentiels : identifier les impacts du projet par domaine à l’occasion d’une réunion de travail entre le manager et le service des ressources humaines (impacts sur l’organisation du travail et les salariés concernés, les processus et les moyens, les métiers et compétences, les relations professionnelles, l’environnement du travail). L’analyse de ces risques aura notamment pour objet d’éviter la survenance des RPS.
2- Evaluer et définir un plan d’action adapté : Identifier les actions à mettre en œuvre pour éviter ou minimiser au maximum les impacts qui auront été identifiés lors de l’analyse par domaine. Selon l’importance et l’impact du projet, les mesures associées devront être reprises dans le DUERP, et le CSE/ CSSCT devra être consulté.
3- Suivi : pour les changements les plus importants, un point de situation sera fait régulièrement avec le CSE/ CSSCT sur la mise en œuvre de cette procédure.
L’inclusion et la lutte contre les stéréotypes
La diversité, l’inclusion et la lutte contre les stéréotypes sont au cœur des priorités de l’UES Synchrone.
La diversité et l'inclusion s’entendent dans leur sens le plus large puisqu’elles visent tant le genre que l’âge, le parcours et la formation, le pays d’origine et le handicap.
L’objectif est de construire une entreprise ouverte, accueillante et épanouissante pour tous les salariés, quelles que soient leurs différences. Ces engagements participent pleinement à l’amélioration de la qualité de vie au travail en favorisant la valorisation et l’épanouissement de tous les salariés ainsi que l’enrichissement des relations de travail.
Concernant plus particulièrement la lutte contre les stéréotypes, une campagne de sensibilisation sera lancée chaque année afin de partager ce sujet avec tous les salariés et de faire prendre conscience que les stéréotypes font partie du fonctionnement normal du cerveau. L’objectif est donc d'encourager les salariés à « aller au-delà des stéréotypes » pour voir chaque personne en tant qu’individu.
Cette formation doit permettre aux salariés :
d’appréhender les concepts de diversité et d’inclusion et de prendre conscience que nous avons tous des stéréotypes ;
de comprendre comment les stéréotypes et préjugés influencent nos attitudes, décisions, comportements et comment chaque salarié peut contrer leurs effets.
Enquêtes auprès des salariés
Enquête biennale pour l’ensemble des salariés de l’UES SYNCHRONE
Afin de permettre aux salariés de s’exprimer sur le bien-être et les conditions de travail, des enquêtes seront proposées, via la messagerie professionnelle, tous les deux ans sur ces thématiques.
Ces questionnaires porteront notamment sur :
Les locaux ;
Le temps de travail ;
La charge de travail ;
Le lien avec la hiérarchie ;
Etc.
Les résultats de ces enquêtes feront l’objet d’une restitution en commission de suivi.
Baromètre de satisfaction mensuelle pour la « Consulting Team »
Les parties prenantes au présent accord étant particulièrement attentives au bien-être et à la qualité de vie au travail des salariés de la Société SYNCHRONE, un baromètre de satisfaction pour la Consulting Team sera mis en place au plus tard le 1er juillet 2023.
Ce baromètre permettra aux Consultants d’indiquer sur le CRA, tous les mois et ce de manière anonyme, le degré de satisfaction de leur collaboration avec leur manager.
Le collaborateur pourra décider de ne pas répondre au baromètre.
En tout état de cause et quel que soit la réponse transmise par le collaborateur, une fenêtre apparaitra lui rappelant qu’en cas de situation de mal-être ou de difficultés professionnelles rencontrées, il peut contacter à tout moment le service RH et/ou le service d’écoute et de soutien psychologie CARE disponible 24h/24 et 7j/7 au numéro gratuit et dédié suivant : 0 800 947 352.
En cas de taux d’insatisfaction significatif concernant un ou plusieurs managers, le service RH effectuera des entretiens individuels avec les managers concernés afin de pouvoir dresser un état de la situation et ainsi déterminer les axes d’amélioration éventuels afin de mettre en place des actions telles que des actions de formation (par exemple : formation management) ou encore de sensibilisation (par exemple : sensibilisation aux RPS, au droit à la déconnexion, respect de l’équilibre vie privée/vie professionnelle etc.).
Chaque début d’année, la Direction mettra à l’honneur le top 3 des meilleurs managers compte tenu de l’ensemble des résultats récoltés sur l’année civile écoulée.
Les résultats de ce baromètre seront présentés à la commission de suivi.
LES DEMARCHES ENGAGEES AU SOUTIEN DE LA SANTE DES SALARIES AU TRAVAIL
Les actions et campagnes de prévention (sommeil, alcool, tabac, risque cardio vasculaire, obésité, sécurité routière)
La société relayera les campagnes de prévention lancées chaque année par les services de santé au travail.
Il en sera de même pour les actions de promotion de la sécurité routière, pour les salariés effectuant des trajets réguliers de longue durée en voiture.
Ces actions seront basées sur le volontariat des salariés.
La prévention de la santé des travailleurs en situation d’isolement
Dans certains cas particuliers, un salarié peut se retrouver en situation de travail isolé, ce qui implique la mise en œuvre d’une démarche de prévention spécifique.
Constitue une situation de travail isolé la réalisation d’une tâche par un salarié, dans un environnement de travail où ce dernier ne peut être ni vu ni entendu directement par d’autres personnes (par exemple : être seul sur un site après 20h et avant 7h du matin, travailler dans une zone à accès limité …).
Le fait de travailler seul ne constitue donc pas nécessairement une situation de travail isolée.
Cette situation devient préoccupante sur le plan de la sécurité lorsque le salarié est isolé, et qu'en cas d'accident, de malaise ou d'agression, la probabilité pour ce salarié d'être secouru rapidement est réduite du fait de cet isolement.
Les services ou agences confrontés à ces situations prendront les mesures de prévention nécessaires pour garantir la sécurité des salariés concernés de manière régulière par le travail isolé.
En collaboration avec le CSE/CSSCT, la direction prévoit :
d’engager une réflexion sur les mesures organisationnelles permettant de limiter les situations de travail isolées dans chaque site ;
d’identifier les salariés en situation de travail isolé ;
d’informer les salariés sur les consignes et mesures de sécurité à respecter.
TITRE III - ASSURER UNE BONNE CONCILIATION DES DIFFERENTS TEMPS DE VIE / DROIT A LA DECONNEXION
La direction s’engage à favoriser le « bien-être au travail » en s’inscrivant dans une démarche globale d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Cette démarche inclue le bon usage des outils numériques et le droit à la déconnexion, l’efficience des temps de réunions et le respect des dispositions relatives au temps de travail.
BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET DROIT A LA DECONNEXION
Les parties au présent accord réaffirment l’importance qu’elles attachent au principe du droit à la déconnexion qui constitue un levier déterminant de la qualité de vie au travail des salariés ainsi que de l’équilibre entre leur vie professionnelle, familiale et personnelle.
Les moyens d’information et de communication mis à la disposition des salariés tels que les messageries électroniques, les ordinateurs portables, les téléphones mobiles, les tablettes, les réseaux et outils connectés font désormais partie de l’environnement professionnel.
Leur bon usage est devenu un enjeu déterminant pour la qualité de vie au travail de tous les acteurs de l’entreprise.
En effet, utilisés à bon escient, les outils numériques mobiles peuvent permettre aux salariés de réaliser leur mission en bénéficiant d’une grande souplesse dans l’organisation de leur travail et d’une large autonomie.
Toutefois, ces nouveaux outils peuvent aussi, selon leur utilisation, affecter les conditions de travail, l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ainsi que la santé des salariés.
Dans le cadre de la loi du 8 août 2016, les parties au présent accord entendent compléter les dispositifs existants et définir les mesures concrètes au travers des dispositifs de régulation permettant aux salariés d’exercer pleinement leur droit à la déconnexion et d’assurer ainsi le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale.
Définition et modalités d’exercice du droit à la déconnexion pour tous les salariés
La société met à la disposition des salariés des outils numériques dans le cadre de leur mission professionnelle qui n’ont pas vocation à être utilisés pendant les périodes de repos du salarié.
Le droit à la déconnexion s’entend comme un droit, pour le salarié, de ne pas être sollicité en dehors du temps de travail de façon à préserver ses temps de repos et de congés et sa vie personnelle et familiale.
D’une manière générale et sauf situation particulière convenue à l’avance, un salarié ne peut être destinataire d’une sollicitation professionnelle qu’elle qu’en soit la forme (téléphone, messagerie, réseaux divers) en dehors de son temps de travail ou d’astreinte.
Quelle qu’en soit leur nature, les périodes de repos (quotidien et hebdomadaire, jours de repos et de congés (payés, conventionnels ou exceptionnels) ou de tout autre période de suspension du contrat de travail devront être respectées par l’ensemble des salariés, quel que soit leur niveau de responsabilité.
Le droit à la déconnexion numérique s’exerce également pendant les périodes non travaillées, pour les salariés à temps partiel ou en télétravail.
Les périodes, au titre desquelles s’apprécient le droit à la déconnexion, pourront être adaptées localement pour tenir compte de situation particulières de travail telles que l’astreinte.
Le droit à la déconnexion s’exerce pour tous les salariés, quel que soit l’environnement digital auquel le salarié se connecte dans un cadre professionnel : réseau et applications internes Synchrone ou réseaux ou bases externes proposés par des clients dans le cadre d’activités de support ou maintenance.
Par le présent accord, les salariés disposent ainsi d’un droit à déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement dans lequel ils accomplissent régulièrement leur travail. Il s’exerce quel que soit l’environnement digital auquel le salarié se connecte. Par ailleurs, pendant le temps de travail, chaque salarié se doit, en fonction des situations, de gérer ses priorités et par conséquent juger de l’utilité ou non de se connecter.
Les présentes dispositions relatives au droit à la déconnexion s’appliquent à tous les salariés, quel que soit leur niveau de responsabilité et leur mode d’organisation du travail.
Utilisation des outils numériques au service de la Formation
Les parties au présent accord considèrent que les formations sous forme numériques (@learning) réalisées de préférence pendant le temps de travail et affectées au bilan formation doivent enrichir les formations en présentiel sans s’y substituer.
Formation des managers / sensibilisation des salariés
L’effectivité du droit à la déconnexion repose sur :
la responsabilisation de tous les acteurs ;
une prise de conscience de ce qui constitue un bon ou un mauvais comportement en matière d’usage des outils numériques ;
des dispositifs de régulation (temps et charge de travail notamment).
Dans un premier temps, la sensibilisation et la formation des acteurs, dont les managers, doivent être privilégiées pour les informer des risques, des enjeux et des bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.
La formation au droit à la déconnexion est un des leviers permettant d’améliorer la qualité de vie au travail.
Au-delà du droit à la déconnexion, cette formation devra permettre individuellement et collectivement aux managers de s’emparer globalement de la QVT et d’engager une réflexion sur les moyens permettant d’assurer des conditions de travail épanouissantes au sein de leur équipe.
Chaque année, une action de sensibilisation accessible à tous les salariés au bon usage des outils numériques et au droit à la déconnexion, sera organisée.
L’Encadrement de l’attribution des outils numériques
• Encadrer l’attribution des outils nomades
Les parties signataires réaffirment ainsi que la mise à disposition de ces outils nomades doit s’accompagner d’une véritable vigilance de la part de l’employeur et de la part de chaque utilisateur afin de s’assurer que l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale est respecté.
Lors de la mise à disposition du PC mobile ainsi que du téléphone mobile tout nouvel utilisateur sera informé que les bonnes pratiques relatives à l’utilisation des outils numériques mobiles sont accessibles en permanence dans l’espace individuel du portail collaborateur de l’UES Synchrone.
Les dispositifs de régulation en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé et de la vie personnelle et familiale
Rappel régulier des bonnes pratiques en matière d’usage d’outils numériques :
Pour prévenir l’utilisation inadaptée, les parties conviennent de rappeler les règles de bon usage de la messagerie électronique. Celle-ci ne doit pas être le seul mode de communication entre les managers et leurs équipes et plus généralement entre les différents salariés. La communication orale est essentielle à la qualité des relations du travail et doit être privilégiée
Bon usage de la messagerie électronique :
Afin de donner dès à présent une dimension concrète à ces actions, un rappel des bonnes pratiques les plus importantes en matière de gestion de la messagerie professionnelle sera diffusé par la direction chaque année à tous les salariés. Ce rappel attirera l’attention des salariés sur la nécessité de:
Choisir le moyen de communication le plus adapté : opportunité de privilégier l’échange oral, l’échange téléphonique, l’organisation d’une réunion physique ou de visioconférences selon la nature des sujets traités et leur durée. ;
Eviter de consulter sa messagerie pendant une réunion ;
Rédiger des mails courts et précis pour faciliter leur traitement par les destinataires (un seul sujet traité par email, objet de l’email clairement défini, relire son mail avant envoi, vérifier la pièce jointe) ;
Identifier avec pertinence la liste des destinataires (pour action) et le nombre des personnes en copie (pour information) ;
Utiliser la fonction « répondre à tous » avec modération, s’interroger sur son opportunité ;
Eviter le sentiment d’urgence chez le destinataire du mail en prêtant attention au moment le plus opportun pour envoyer un message et préciser la date à laquelle la réponse est attendue en respectant un délai raisonnable ;
Utiliser les fonctions d’envoi différé des mails pour qu’ils parviennent au destinataire pendant les horaires d’ouverture de l’établissement. Sauf exceptions, les messages éventuellement envoyés en dehors du temps de travail ne sauraient être considérés comme requérant un traitement en urgence ;
Paramétrer un message d’absence pendant ses périodes de congés : lors de la prise des congés, les salariés sont invités à indiquer leur indisponibilité et la durée de celle-ci par un message d’absence indiquant si besoin la personne à prévenir en cas d’urgence ;
Exploiter les fonctionnalités du média, notamment ses fonctions de classement, et gérer sa boîte de façon quotidienne permet de gagner de l’espace et du temps ;
Respecter les règles de confidentialité et de sécurité en assortissant l’envoi d’informations ou de documents confidentiels, des mentions correspondantes au niveau de classification.
MESURES FAVORISANT L’EQUILIBRE VIE PROFESSIONNELLE /VIE PERSONNELLE ET FAMILIALE
Le respect des dispositions des accords temps de travail
Il appartient à l’ensemble des managers de faire respecter les dispositions contenues par les accords relatifs au temps de travail et aux moyens de contrôle mis en œuvre, notamment le respect du repos quotidien et hebdomadaire.
L’efficience des temps de réunions
Le temps passé par les salariés en réunion est important en raison du développement des modes de travail collaboratifs. Cela implique qu’une attention particulière soit portée aux modalités d’organisation des réunions afin que celles-ci ne nuisent pas à l’efficacité professionnelle et à la vie personnelle et familiale des salariés. Un rappel régulier des principes essentiels concourant à la qualité des temps de réunion sera fait :
Respect des horaires d’ouverture et de fermeture du site ;
Respect de l’horaire prévu pour la réunion ;
Encouragement aux réunions de courte durée ;
Prise en compte des contraintes familiales et, dans la mesure du possible, des temps partiels dans la programmation des dates et des horaires de réunions ;
Respect des temps de repas ;
Fixation d’un objectif clair de la réunion et d’un ordre du jour prédéterminé ;
Sélectivité des participants au regard de l’objet de la réunion ;
Clôture des réunions par un relevé de décision.
TITRE IV- LA PREVENTION DES SITUATIONS DE RISQUES PSYCHOSOCIAUX
Dans le cadre de sa responsabilité sociale d’entreprise, du respect de ses engagements sociaux et afin de préserver la santé physique et mentale de ses salariés, la direction s’engage à mettre en place une démarche de prévention collective assurant l’identification, l’évaluation et le traitement des situations pouvant présenter des risques psychosociaux.
Les risques psychosociaux ont des causes multifactorielles et des conséquences variées. Ils peuvent être engendrés par de nombreux facteurs, individuels, collectifs et organisationnels qui interagissent entre eux. Les conditions d’emploi, l’organisation du travail ou les relations professionnelles sont différents facteurs qui peuvent, dans une situation de travail donnée, générer des RPS ou au contraire préserver la santé des salariés. Les RPS recouvrent des situations différentes telles que le stress, l’épuisement professionnel, les violences au travail.
Ces notions peuvent être difficiles à définir et à identifier. L’accord national interprofessionnel du 2 juillet 2008 reconnaît qu’un « état de stress survient lorsqu’il y a déséquilibre entre la perception qu’une personne a des contraintes que lui impose son environnement et la perception qu’elle a de ses propres ressources pour y faire face. L’individu est capable de gérer la pression à court terme mais éprouve de grandes difficultés à faire face à une exposition prolongée ou répétée à des pressions intenses. »
Les parties considèrent que la lutte contre les risques psychosociaux nécessite la mobilisation et l’implication de l’ensemble des acteurs au sein de l’entreprise.
PREVENIR
Les parties à l’accord entendent mettre en œuvre une démarche complète de prévention qui agit sur les 3 niveaux de prévention des RPS :
la prévention primaire, qui intervient lorsque le risque n’est pas encore avéré. Elle se traduit par la réduction, voire la disparition des chances de survenance du risque avant son apparition ;
la prévention secondaire, qui consiste à réduire les effets ou la propagation du risque lorsque celui-ci est identifié (par exemple par des mesures de protection, des actions de formation, l’accompagnement des salariés lors des projets) ;
la prévention tertiaire, ou curative, qui vise à accompagner les salariés fragilisés (prise en charge des situations collectives ou individuelles difficiles) dans le but de limiter les dommages, éviter les complications et les récidives.
Si les trois niveaux de prévention doivent être déployés, les parties conviennent de l’importance particulière que revêt la démarche de prévention primaire, en ce qu’elle donne la priorité à la prévention collective, permet d’anticiper et d’éviter les situations à risques et ainsi de préserver la santé des salariés sur le long terme.
Une grande partie des mesures prévues par le présent accord vise ainsi, dans le cadre de la prévention primaire, à éviter l’apparition des situations à risques en agissant en amont au sein de l’organisation.
Afin d’assurer un suivi de la mise en œuvre locale des démarches de prévention primaire des RPS menées au sein des sociétés, celles-ci seront retranscrites dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
EVALUER
L’évaluation des RPS s’inscrit dans la démarche d’évaluation des risques professionnels mise en œuvre par l’employeur au titre de l’article L 4121-3 du code du travail et formalisée au sein du document unique d’évaluation des risques professionnels.
Une démarche portée par les acteurs internes de l’entreprise
Il incombe à l’employeur, au titre de son obligation générale de sécurité, d’éviter les risques, d’évaluer les risques et de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L 4121-1 et L 4121-2).
La démarche d’évaluation doit être « pilotée » par les acteurs internes de l’entreprise qui doivent :
collectivement monter en compétence sur le thème de la prévention des RPS ;
bénéficier d’une formation leur permettant de d’en mesurer pleinement les enjeux.
Une démarche rigoureuse axée sur le travail et les organisations du travail lors de l’élaboration du DUERP
Toute démarche d’évaluation des risques mise en œuvre par l’employeur doit être menée en concertation le CSE/ CSSCT. Cette démarche d’évaluation des risques devra :
Intégrer les facteurs de risque permettant l’établissement d’un diagnostic quantitatif ;
Prendre en compte l’évaluation des RPS et l’évaluation de la QVT : évaluer en parallèle, pour chaque facteur de risque analysé, les contraintes mais aussi les ressources ou leviers de régulation dont dispose le salarié ;
Intégrer une cotation des RPS dans le DUERP aboutissant à l’élaboration d’un plan d’action ;
Associer les personnes concernées par l’enquête à l’élaboration des plans d’action ;
Faire l’objet d’un plan de communication auprès des salariés et des managers pour partager les résultats du diagnostic, partager et suivre les plans d’action.
L’intégration de l’évaluation des risques psychosociaux dans le document unique d’évaluation des risques se fera par métier.
Elle prendra nécessairement en compte, les principaux facteurs de risques tels que :
les exigences du travail ;
les conflits de valeur ;
l’insécurité professionnelle ;
les rapports sociaux au travail ;
l’autonomie et la marge de manœuvre ;
les exigences émotionnelles ;
le niveau d’intensité/ d’exposition : cotation du risque ;
le plan d’action associé à chaque facteur de risque : descriptif de l’action, identification de la personne en charge et délai de réalisation.
L’ensemble de ces actions s’intègre au programme de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail.
FORMER
Formation des managers
La formation des managers aux enjeux de la QVCT intègrera une partie dédiée spécifiquement à la prévention des RPS et comprenant :
la définition des RPS au travail : stress, épuisement professionnel, violences au travail ;
l’identification des facteurs de risque ;
les conséquences sur la santé des salariés de l’exposition aux risques psychosociaux ;
l’importance de la QVCT dans la performance de l’entreprise ;
le cadre juridique applicable ;
les acteurs de la prévention dans l’entreprise ;
la détection les signaux de mal être chez ses salariés ;
l’accompagnement des salariés en situation de mal être au travail.
Formation des membres du service des ressources humaines et représentants du personnel
Des sessions spécifiques de formation seront assurées au profit des membres du service des ressources humaines et des représentants du personnel en collaboration avec les services de santé au travail de la société.
ACCOMPAGNER
Les parties reconnaissent que les salariés peuvent se trouver potentiellement plus exposés aux risques dans le cadre de projet importants mis en œuvre par l’entreprise, qui peuvent impacter les conditions de travail et être source d’inquiétude pour les salariés.
Dans ce cadre, des mesures de prévention, incluant nécessairement l’information et l’organisation d’échanges réguliers avec les salariés, seront mises en œuvre en amont, pendant et après le projet afin d’éviter et/ou de limiter les conséquences des RPS.
Ainsi le document unique sera mis à jour :
Au moins chaque année ;
Lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
Lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque est portée à la connaissance de l'employeur.
Si l’analyse du médecin du travail, s’appuyant sur le rapport annuel, révèle une grave dégradation dans l’un des secteurs d’activité devant faire l’objet d’une action de prévention secondaire ou tertiaire, l’intégration dans le document unique des RPS permettra aux différents acteurs de la prévention de définir et de mettre en œuvre les plans d’action nécessaires.
PRENDRE EN CHARGE LES SITUATIONS INDIVIDUELLES DIFFICILES
Identification des situations individuelles de souffrance
La détection, le plus tôt possible, des personnes confrontées à des situations individuelles difficiles est déterminante pour assurer une prise en charge efficace et adaptée.
Au-delà des dispositifs collectifs qui sont ou doivent être mis en place dans les établissements (suivi régulier d’indicateurs, dispositif d’évaluation des RPS), la détection de situations individuelles à risque relève de la responsabilité de tous les acteurs de la qualité de vie au travail dans l’entreprise.
Ainsi, tant les managers que les membres du service des ressources humaines, les représentants du personnel, les membres du service de santé au travail et plus généralement tous les salariés doivent se sentir concernés, attentifs et à l’écoute d’un collègue en situation de souffrance.
La formation des managers relative à la qualité de vie au travail intégrera régulièrement une partie consacrée à la détection des situations individuelles de RPS.
Dispositifs à la disposition des salariés
Tout salarié confronté à une situation ou à un comportement de nature à porter atteinte à sa santé, notamment psychique, ou à celle de personnes de son entourage professionnel peut se tourner vers les interlocuteurs suivants :
sa ligne managériale ;
Le service des ressources humaines ;
Les représentants des salariés, ces derniers pouvant alerter l’employeur ;
Le service de santé au travail (médecin, infirmière) ;
L’assistante sociale ;
La cellule d’écoute et de soutien psychologique.
En cas de situation avérée de souffrance au travail, une réunion sera organisée dans les meilleurs délais avec les acteurs localement impliqués (service de santé au travail, assistance sociale) pour analyser la situation et élaborer un plan d’action ciblé.
Pour faciliter la détection de signaux faibles pouvant faire apparaitre des situations de fragilisation, les salariés seront informés de la possibilité de communiquer ces éléments au service de santé au travail afin de prendre en compte, le plus en amont possible, ces situations et mener les actions qui seraient nécessaires de réaliser.
Accompagnement des salariés en cas de survenance d’un événement traumatique
En cas de survenance d’un événement traumatique au sein de l’entreprise (décès, accident grave, agression…) un dispositif d’accompagnement spécifique sera mis en œuvre afin d’accompagner les salariés victimes et leur famille, ou les salariés qui sont intervenus pendant l’événement, qui ont découvert la victime, qui étaient à proximité de l’accident, ainsi que les collègues du salarié victime.
Après information et intervention du médecin du travail, un soutien psychologique sera mis en place dans les 48h suivant l’événement avec l’aide du service d’assistante sociale et, le cas échéant, un organisme extérieur afin de permettre aux collègues du salarié accidenté de s’exprimer individuellement ou collectivement.
Selon le contexte et les besoins exprimés par ces derniers, un accompagnement, pourra en complément et dans la durée leur être proposée par le Médecin du travail et/ou l’assistante sociale.
Par ailleurs un CSE/CSSCT extraordinaire sera organisé afin d’informer immédiatement les représentants du personnel de la situation et leur permettre d’exercer leurs prérogatives.
LA PREVENTION ET LA LUTTE CONTRE LES SITUATIONS DE HARCELEMENT, VIOLENCES AU TRAVAIL ET AGISSEMENTS SEXISTES
Les parties signataires soulignent que les actes de harcèlement sexuel, de harcèlement moral, de violence au travail constituent un délit au regard de la loi. Ils sont strictement et systématiquement sanctionnés.
Par ailleurs, la direction s’engage fermement contre tout agissement sexiste tel que défini par l’article L 1142-2-1 du code du travail qui dispose que « Nul ne doit subir d’agissement sexiste, défini comme tout agissement lié au sexe d’une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant ».
La direction mettra en œuvre un ensemble de mesures pour prévenir ce type de situations et les procédures à suivre :
Mise à jour des règlements intérieurs afin de prendre en compte les dispositions légales relatives aux harcèlements moral et sexuel, aux violences au travail et aux agissements sexistes ;
Affichage des textes du code pénal sur le harcèlement moral et sexuel et la violence au travail dans l’ensemble des sites ;
Définition des procédures à suivre si un cas survient et rappel des sanctions applicables aux auteurs de harcèlement ou de violence (RI) ;
Formation des managers sur les situations constitutives de harcèlement, de violence au travail, d’agissements sexistes, sur leur détection et sur les sanctions applicables ;
Organisation de réunions de sensibilisation des salariés afin de rappeler les définitions de ces notions, la protection et les moyens à leur disposition ;
Etablissement d’une plaquette explicative sur le harcèlement à destination de tous les salariés ;
Intégration des risques liés au harcèlement moral, harcèlement sexuel et agissements sexistes dans le plan de prévention.
Tout salarié est en droit de signaler à l’employeur des faits de harcèlement sexuel, de harcèlement moral, de violence au travail, d’agissements sexistes ou toute autre discrimination par l’intermédiaire:
de la chaine managériale ;
du service des ressources humaines ;
les référent(e)s harcèlement sexuel et agissements sexistes ;
et en l’absence de réponse auprès :
des Instances Représentatives du Personnel,
du service de santé au travail (médecin, infirmier(e)s).
Les règlements intérieurs des établissements prévoient, conformément à la loi et à l’ANI du 26 mars 2010 que les actes constitutifs de harcèlement sexuel, de harcèlement moral et de violence au travail ne sont pas admis dans l’entreprise, qu’ils peuvent être sanctionnés et précisent la procédure à suivre si un cas survient.
TITRE V- S’INSCRIRE DANS UNE DEMARCHE D’AMELIORATION CONTINUE
LES ACTEURS
L’engagement de tous les acteurs est nécessaire à la promotion de la qualité de vie et conditions de travail. L’amélioration des conditions de vie et de santé au travail est liée au plein exercice des rôles et des compétences respectives des différents acteurs en la matière :
l’employeur et notamment les managers de proximité ;
les médecins du travail et plus généralement l’ensemble des services de santé au travail ;
les institutions représentatives du personnel.
Les services de santé au travail
Les services de santé au travail conduisent les actions de santé au travail, dans le but de préserver la santé physique et mentale des travailleurs tout au long de leur parcours professionnel.
Chaque année, un rapport annuel est présenté par le médecin du travail au CSE/CSSCT.
Les Managers
Les managers contribuent à l’amélioration de la qualité de vie au travail par l’attention qu’ils portent notamment à la charge de travail des salariés qu’ils encadrent et à l’organisation du travail qu’ils mettent en place, ceci dans le cadre du respect des règles légales et conventionnelles en matière de temps de travail.
Le rôle des managers est primordial dans toute démarche visant à améliorer la qualité de vie au travail. Au quotidien, le management organise l’activité, aide les salariés dans leur développement et est un relais essentiel de la politique de l’entreprise. Les managers suivront régulièrement une formation dédiée au management des équipes.
Les membres du service des ressources humaines sont à l’écoute des managers pour échanger sur les questions de qualité de vie et conditions de travail et les guider dans la gestion de leur équipe.
Le CSE/CSSCT
Les parties signataires soulignent le rôle essentiel du CSE/CSSCT en ce qui concerne la santé physique et mentale et la sécurité des salariés.
La mise en œuvre des dispositions du présent accord doit respecter et intégrer les prérogatives du CSE/CSSCT qui constitue une instance d’échange, d’information, de proposition, de consultation et de suivi. Les missions principales du CSE/CSSCT sont, notamment, de contribuer à la protection de la santé et de la sécurité des salariés, à l’amélioration des conditions de travail et de veiller à l’observation des prescriptions légales et réglementaires prises en la matière.
TITRE VI - DISPOSITIONS GENERALES DE L’ACCORD
COMMISSION DE SUIVI
Le suivi de la qualité de vie et conditions de travail au sein de l’UES Synchrone est assuré par les membres de la commission composée de 2 représentants de la direction et de 2 représentants par syndicats signataires du présent accord.
La mission de la commission de suivi sera de veiller à la bonne application des dispositions de l’accord. Elle pourra être sollicitée afin de résoudre les éventuels conflits pouvant subvenir liés à l’application de l’accord, et se réunira une fois par an, au terme de chaque exercice, pour analyser le bilan portant sur la qualité de vie et conditions de travail au sein de l’UES Synchrone. Ce bilan sera communiqué à la CSSCT.
INFORMATION DES SALARIES
Dès signature du présent accord, il sera envoyé à l’ensemble des salariés de la Société sur le coffre-fort électronique. Le présent accord sera également librement consultable dans l’espace individuel du portail collaborateur de l’UES Synchrone.
DUREE, REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et prendra effet à compter du 1er jour du mois suivant la date de signature de l’accord. Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, dans les conditions légales.
PUBLICITE ET DEPOT DE L’ACCORD
La Direction procédera aux formalités suivantes :
Le dépôt conformément aux dispositions de l’article D. 2231-2 du code du travail au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa signature ;
le dépôt électronique de l’accord sur la plateforme https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/;
un exemplaire sera notifié aux organisations syndicales représentatives ;
un exemplaire sera transmis à l’Administration du travail via le portail électronique dédié.
Il sera en outre affiché sur les panneaux de la direction prévus à cet effet, et mis en ligne dans l’espace individuel du portail collaborateur de l’UES Synchrone.
Fait à Paris, le 3 février 2023 en 6 exemplaires, dont un pour chaque partie et 2 pour les formalités.
| Pour la Société | Pour le syndicat SICSTI - CFTC | |
| Pour le syndicat FO | Pour le syndicat SPECIS UNSA |
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