ACCORD RELATIF AUX MOYENS DE COMMUNICATION

DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

D’ARKADIN

La société ARKADIN SAS, dont le siège social est situé 153, rue de Courcelles 75017 PARIS,

Ci-après désignée « la Société »,

D’UNE PART,

ET

Le syndicat F3C-CFDT,

Le syndicat CFTC,

D’AUTRE PART,

SOMMAIRE

PRÉAMBULE 3

CHAMP D’APPLICATION 4

Article 1 : Dispositions générales 4

Article 2 : La messagerie électronique 4

2.1 Utilisation de la messagerie électronique individuelle entre les Représentants du personnel et la Direction 4

2.2 Utilisation de la messagerie électronique générique entre les Représentants du personnel et un salarié 5

2.3 Utilisation de la messagerie électronique individuelle entre les Représentants du personnel et un salarié 5

2.4 Utilisation de la messagerie électronique entre Représentants du personnel 5

2.5 Les listes de diffusion collective 5

Article 3 : L’espace Intranet 6

3.1 Droits de gestion des espaces Intranet 6

3.2 L’espace dédié aux Organisations Syndicales 7

3.3 Règles communes d’utilisation des espaces Intranet 8

Article 4 : Suppression des panneaux d’affichage 9

Article 5 : Utilisation non conforme 9

Article 6 : Autres moyens alloués aux Représentants du Personnel 9

6.1 Moyens matériels 9

6.2 Utilisation de One Drive 9

6.3 Organisation de conférences 10

Article 7 : Durée de l’accord et entrée en vigueur 10

Article 8 : Dénonciation de l’accord 10

Article 9 : Dépôt et publicité de l’accord 10

PRÉAMBULE

A l’occasion des dernières élections des Représentants du Personnel, la Direction d’ARKADIN a souhaité engager une négociation sur les moyens de communication alloués aux différentes Instances Représentatives du Personnel et ayant abouti à la signature du présent accord.

L’objet du présent accord est de définir les moyens de communication et leur cadre d’utilisation par les différentes Instances Représentatives du Personnel. Il traduit la volonté partagée du bon fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel.

Par la signature de cet accord, les parties souhaitent affirmer leur volonté commune de favoriser le dialogue social dans l’entreprise, qui doit notamment s’exercer dans des conditions de droits et de devoirs connues de tous et respectées par tous.

Cet accord s’inscrit plus largement dans le cadre de la politique de digitalisation d’ARKADIN visant à développer des modes de communication respectueux du développement durable avec un objectif de réduction du « papier ».

Il vise également à favoriser la mobilité en permettant aux salariés en télétravail, occasionnel ou à temps complet, d’avoir accès à tout moment aux informations sociales.

En outre, l'usage des moyens de communication devra être réalisé dans le respect des dispositions légales notamment des lois du 6 janvier 1978 et du 6 août 2004 relatives à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que de la loi du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle et au dialogue social ayant notamment modifié l'article L412‐8 du code du Travail.

Les espaces d’expression ne devront contenir aucune injure, diffamation, fausse nouvelle, atteinte à la vie privée, ni propos racistes, sexistes ou xénophobes, ni propagande politique, religieuse ou à caractère sectaire. Ils ne pourront contenir ni publicité commerciale, ni être le support d’un démarchage de nature commerciale.

Enfin, il est précisé que les dispositions de cet accord seront amenées à s’adapter/évoluer dans le cadre de la fusion des Instances Représentatives du Personnel prévue dans la Loi Travail de 2017.

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à ARKADIN SAS.

Article 1 : Dispositions générales

L’utilisation des moyens de communication, telle que définie dans le présent accord, doit s’inscrire dans le respect des règles relatives à l’utilisation et à la sécurité des ressources informatiques en vigueur dans l’entreprise, et notamment dans le Règlement Intérieur.

L’utilisation d’un support propriété d’ARKADIN, papier ou informatique, sur lequel le logo de l’entreprise est apposé doit faire l’objet d’une autorisation préalable de la Direction.

Article 2 : La messagerie électronique

Il est rappelé que les Délégués du Personnel de chacun des sites (Paris et Montpellier) ainsi que le Comité d’Entreprise disposent d’une messagerie électronique leur permettant de communiquer tant en externe qu’en interne. Cette mesure sera désormais étendue au Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail ainsi qu’aux Organisations Syndicales.

Cette utilisation est limitée au cadre des missions et des attributions de chacune des Instances définies par la Loi.

Utilisation de la messagerie électronique individuelle entre les Représentants du personnel et la Direction

L'information collective digitalisée des salariés étant assurée par les sites Intranet des différentes IRP, l'utilisation de la messagerie sera réservée principalement aux échanges entre les Représentants du personnel et la Direction.

• Ordres du jour, questions et convocations : les ordres du jour, les questions et les convocations sont adressés par messagerie électronique individuelle entre les Représentants du personnel et la Direction.

• Modalités d’information et de consultation : les documents relatifs aux dossiers sur lesquels l’avis des IRP est sollicité sont transmis sur la boite mail individuelle de chaque Représentant du personnel.

  2. Utilisation de la messagerie électronique générique entre les Représentants du personnel et un salarié

L’utilisation de la messagerie électronique générique ne pourra s’exercer qu’en réponse aux salariés sollicitant les Instances Représentatives du Personnel dans le cadre d’un échange strictement individuel et ponctuel. La réponse par courrier électronique aura un caractère individuel et ne pourra être démultipliée ou faire l'objet d'un envoi collectif aux salariés.

En cas de réception d’un e-mail, faisant apparaître plusieurs salariés en copie, les Représentants du personnel devront répondre uniquement à la personne à l’origine de l’e-mail. Cette dernière pourra, par la suite, transférer l’information en fonction de son souhait.

Utilisation de la messagerie électronique individuelle entre les Représentants du personnel et un salarié

Les dispositions de l’article 2.2 du présent accord s’appliquent également pour tout échange entre la messagerie électronique individuelle de chaque Représentant du personnel et celle d’un salarié.

Toutefois, il est précisé qu’un Représentant du personnel pourra être à l’origine d’un courrier électronique adressé à un salarié dans le cadre d’un échange strictement individuel et ponctuel.

Utilisation de la messagerie électronique entre Représentants du personnel

Les représentants du personnel pourront échanger entre eux, soit avec leur messagerie électronique individuelle, soit avec la messagerie électronique générique de l’instance dont ils dépendent.

Les listes de diffusion collective

Les listes de diffusion pourront être utilisées uniquement par le Comité d’Entreprise lors de la communication d’informations ponctuelles concernant l’organisation d’évènements (via l’adresse électronique ce@arkadin.com ou no_reply@mycearkadin.com).

Toute communication collective fera l’objet d’une demande d’accord préalable à la Direction. Ainsi, le projet de communication sera envoyé par e-mail au Directeur des Ressources Humaines, ainsi qu’une copie au Responsable des Relations Sociales. Ceux-ci s’engagent à apporter une réponse dans un délai de 48 heures maximum suivant la demande ; passé ce délai, la publication sera considérée comme acceptée.

Le nombre de communications à portée collective par le Comité d’Entreprise n’est pas restreint ; toutefois, il devra être limité à l’actualité sociale et culturelle.

Toute autre utilisation des listes de diffusion est interdite. Le non-respect de ces dispositions pourra entraîner la remise en cause de l’utilisation de la messagerie électronique prévue au présent accord.

Article 3 : L’espace Intranet

Un espace intranet dédié aux Instances Représentatives du Personnel sera mis en place à partir de la plateforme MyArkadin. Cet espace sera ensuite subdivisé pour chacune des Instances du personnel et des Organisations Syndicales. Un clic sur le logo de l’instance permettra d’accéder à son contenu.

ARKADIN souhaite, dans un but de respect des valeurs véhiculées par la notion de développement durable, réduire les communications au format « papier » au profit d’un support électronique. Ainsi, les procès-verbaux approuvés suite aux réunions du CE, ainsi que les comptes rendus du CHSCT, des 12 derniers mois glissants seront mis à la disposition du personnel dans l’espace qui leur sera dédié sur l’Intranet. Ces procès-verbaux ne feront pas l’objet d’une diffusion par d’autres moyens. Toutefois, ceux-ci resteront disponibles, pour les élus du CE, CHSCT et les Délégués Syndicaux, dans la Base de Données Economiques et Sociales de l’entreprise, au même titre que les documents présentés lors des réunions.

Le personnel, qui en aura fait la demande expresse, sera informé par un message de la mise en ligne des procès-verbaux, nouveaux articles… (cf. article 3.3).

Chaque espace contiendra au minimum les rubriques suivantes :

• Missions : présentation des attributions de chaque Instance

• Agenda : calendrier des différentes réunions / évènements à venir

• Contact : lien vers la messagerie électronique de l’Instance, trombinoscope, coordonnées des élus

• Librairie : procès-verbaux, comptes rendus de réunions, actualités…

• S’abonner : lien permettant aux salariés d’être informés des « nouveautés » mises en ligne

  1. Droits de gestion des espaces Intranet

Chaque instance désignera deux élus au maximum qui auront seuls la responsabilité de la gestion de l’espace Intranet de leur instance.

Les élus, ainsi désignés, disposeront d’un accès administrateur et auront la possibilité de publier de nouvelles informations dans l’espace Intranet de l’instance à laquelle ils appartiennent et pour laquelle ils auront été choisis.

Pour les organisations syndicales, la désignation se limitera aux personnes adhérentes au syndicat.

Les noms des différents administrateurs seront communiqués par courrier électronique au Directeur des Ressources Humaines et au Responsable des Relations Sociales qui feront la demande d’accès auprès du service Administration Intranet :

• Administrateurs CE : communiqués par le Secrétaire ou le Secrétaire adjoint du CE

• Administrateurs CHSCT : communiqués par le Secrétaire du CHSCT

• Administrateurs Organisations Syndicales : communiqués par les Délégués Syndicaux ou les Représentants de Sections Syndicales (pour les organisations syndicales non représentatives)

• Administrateurs DP : la désignation fera l’objet d’un point en réunion DP à l’initiative des élus

En cas de problème de gestion ou de saturation des serveurs, une réunion sera organisée dans les meilleurs délais entre la Direction, les administrateurs et l’équipe informatique afin d’en étudier l’origine et de mettre en place des actions en conséquence.

Par ailleurs, dans un esprit de « Green IT », les administrateurs s’engagent à effectuer régulièrement un nettoyage des données stockées.

De son côté, la Direction s’engage à ne modifier/supprimer en aucune façon les contenus publiés par les administrateurs.

L’espace dédié aux Organisations Syndicales

ARKADIN autorise la mise à disposition des publications et tracts syndicaux sur l’espace « librairie » dédié à chaque Organisation Syndicale sur l’Intranet de l’entreprise.

Le contenu de ce support Intranet est librement déterminé par l’Organisation Syndicale, sous réserve que les publications syndicales s’inscrivent dans le débat d’idée et proscrivent toutes attaques personnelles ainsi que toutes communications attentatoires aux bonnes mœurs.

Afin de favoriser le dialogue social dans l’entreprise, toute communication syndicale fera l’objet, dans la mesure du possible, d’un envoi préalable à la Direction, dans un délai raisonnable précédant la diffusion.

Le contenu de l’espace syndical et le respect des règles énoncées ci-dessus relèvent de l’entière responsabilité de chaque Organisation Syndicale qui est soumise, au même titre que tous les collaborateurs d’ARKADIN, au respect des dispositions du Règlement Intérieur.

Dans un souci de pratiques « green IT », les tracts diffusés sur l’Intranet seront sous format PDF. Chaque fichier pris individuellement ne devra pas dépasser 500 kilo-octets.

Une démarche active des salariés est nécessaire pour accéder aux informations syndicales, ces derniers étant libres de les consulter ou non, conformément aux dispositions relevant de la liberté syndicale, notamment prévues à l’article L.2141-1 du Code du travail.

Règles communes d’utilisation des espaces Intranet

Les salariés souhaitant être alertés de la présence de nouvelles informations auront la possibilité de s'inscrire directement depuis l’espace intranet de l’Instance dont ils souhaitent suivre l’actualité pour intégrer une liste de diffusion automatique.

La Direction s'engage à diffuser à l'ensemble des salariés d'ARKADIN, préalablement au lancement des sites, une information définie d'un commun accord avec les Représentants du personnel. Cette information, diffusée par messagerie électronique, invitera chaque salarié à s'abonner aux «alertes nouveautés». De plus, afin de faciliter l’accès aux nouveaux arrivants, le lien vers l’espace des Instances Représentatives du Personnel sera inséré dans le livret d’accueil.

Les alertes ne pourront être adressées qu'aux salariés ayant fait une demande expresse auprès du site afin de recevoir les «nouveautés».

La diffusion sera faite de sorte à ce que la liste des « abonnés » ne soit pas visible par les destinataires.

Il est précisé que les administrateurs des espaces Intranet ne devront pas utiliser la liste des « abonnés » dans le but de faire des relances en identifiant les salariés n’ayant pas souscrit.

Cette « alerte nouveauté » comportera :

‐ Un lien vers le nouveau sujet ;

‐Un lien permettant aux collaborateurs de se désabonner de ces messages ;

Les pratiques suivantes liées à l’utilisation des espaces Intranet ne sont pas autorisées :

• Le téléchargement d’images, de vidéo, de bandes son ;

• Les forums de discussion ;

Les liens Internet vers d’autres sites sont limités à un par publication (disposition applicable aux espaces « librairie » des différentes instances).

Les liens vers les publications internes ne sont pas soumis à cette restriction.

En cas de non-respect de ces dispositions, les modalités prévues à l'article 5 du présent accord s'appliquent.

De son côté, la Direction s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à :

• Ne pas prendre connaissance du contenu des e-mails envoyés par les salariés sur les messageries électroniques génériques,

• Ne pas prendre connaissance de l’identité des salariés consultant les espaces Intranet des Instances,

• Ne pas consulter la liste des « abonnés »,

• Ne pas procéder à une quelconque évaluation du taux de fréquentation ou de consultation de ceux-ci.

Article 4 : Suppression des panneaux d’affichage

Les panneaux d’affichage en place à Paris et à Montpellier seront amenés à disparaitre. Dans le cadre de l’initiative sur le « Digital Workplace », l’affichage « papier » sera remplacé par des panneaux digitaux permettant la consultation des mêmes contenus.

Les panneaux d’affichage resteront en place jusqu’à ce qu’ils soient remplacés par les panneaux digitaux.

Article 5 : Utilisation non conforme

Toute utilisation non conforme aux dispositions de cet accord fera l’objet d’un rappel à l’ordre par la Direction lors d’un entretien avec le ou les Représentants du personnel ayant le rôle d’administrateur de l’espace Intranet concerné afin d’établir une constatation des faits.

En cas de non-respect manifeste des règles précitées, le Représentant du personnel sera prié de corriger sa publication immédiatement.

De plus, des sanctions disciplinaires pourront être prononcées en fonction de la gravité des faits.

Article 6 : Autres moyens alloués aux Représentants du Personnel

6.1 Moyens matériels

Les Représentants du Personnel sont autorisés à utiliser leur ordinateur portable et téléphone portable professionnels (s’ils en disposent dans le cadre de leur fonction) afin d’exercer leurs missions d’élus.

6.2 Utilisation de One Drive

Toujours dans l’optique « green IT », et afin de limiter les espaces de stockage, les Représentants du Personnel auront la possibilité d’utiliser l’espace de stockage One Drive pour partager des documents entre élus.

6.3 Organisation de conférences

Les Représentants du personnel ont la possibilité d’utiliser leur numéro de conférence personnel fourni par ARKADIN (login web) pour organiser des conférences entre élus.

Le Comité d’Entreprise, quant à lui, dispose d’un code attribué pour l’Instance.

Article 7 : Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 1^er janvier 2018 pour les dispositions relatives aux adresses électroniques et espaces Intranet.

La communication officialisant la mise en place des espaces Intranet sera effectuée, pour chaque site, dès lors qu’il aura été actualisé par les administrateurs.

La suppression des panneaux d’affichage et leur remplacement par des panneaux digitaux entreront en vigueur progressivement. Une phase pilote est prévue à Montpellier, dans un premier temps, au premier semestre 2018, puis ces dispositifs seront étendus à Paris, dans un second temps, après le déménagement des locaux prévu au second semestre 2018.

Article 8 : Dénonciation de l’accord

Chaque partie signataire peut dénoncer et/ou demander la révision du présent accord dans les conditions prévues aux Articles L.2261-7 et suivants du Code du Travail, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée par l’auteur de la dénonciation à (aux) l’autre(s) partie(s) signataire(s) de l’accord, sous respect d’un préavis minimum de trois mois.

Article 9 : Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux dispositions du Code du travail (articles L. 2231-6 et D. 2231-2), le présent accord sera déposé :

• En deux exemplaires, dont un exemplaire en version électronique, auprès de la DIRECCTE compétente ;

• En un exemplaire auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent ;

Un exemplaire sera également remis à chaque Délégué Syndical mandaté pour la négociation du présent accord.

Enfin, un exemplaire sera déposé sur l’intranet de l’entreprise, dans la rubrique « Accords d’entreprise » prévu à cet effet.

Fait à Paris, le 21 novembre 2017

En six (6) exemplaires originaux

Pour la société ARKADIN SAS

Pour la F3C-CFDT

Pour la CFTC