Accord d'entreprise "accord collectif relatif aux modalités d'organisation du vote électronique pour les élections professionnelles" chez GGB FRANCE EURL (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 

• ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

GGB FRANCE EURL, Société à responsabilité limitée (Société à associé unique) au capital de 29 987 845 €, immatriculée au RCS d’Annecy sous le numéro 438 958 498, dont le siège social est 65, chemin de la Prairie - BP 2074 - 74009 Annecy Cedex , représentée par Monsieur Thierry SCHWEITZER, agissant en qualité de Directeur de Site et Madame Nathalie BARBOTIN, agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines, et aptes à conclure aux présentes,

D’une part,

• ET :

Les organisations syndicales représentatives de salariés :

• CFDT, représentée par Monsieur Thierry ETIENNE en sa qualité de Délégué Syndical,

• CFE/CGC, représentée par Monsieur Cédric LE DIOURON en sa qualité de Délégué Syndical,

• CGT, représentée par Monsieur Patrice MURGIER en sa qualité de Délégué Syndical,

D’autre part.

Il a été convenu :

Préambule

Conformément aux dispositions légales, et afin de permettre une participation plus aisée de tous les salariés au processus électoral, les parties conviennent par le présent accord de permettre le recours au vote électronique.

Le présent accord précise ainsi le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations du vote électronique. Les parties conviennent en outre, que le protocole d’accord préélectoral pourra apporter toutes les précisions techniques et fonctionnelles pouvant être utiles au bon déroulement du scrutin.

Article 1 - Les modalités de vote

Les parties conviennent que la seule modalité d’exercice du droit de vote dans l’entreprise sera le vote électronique.

Les parties conviennent que les salariés pourront faire usage du vote électronique, soit sur leur lieu de travail soit dans tout autre lieu équipé à cet effet.

Article 2 - Principe du recours à un prestataire

Compte tenu de la technicité nécessaire pour garantir le bon déroulement d’un scrutin par voie électronique, les parties conviennent d’en confier l’organisation tant matérielle que technique à un prestataire spécialisé.

Les parties rappellent que le système utilisé doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et doit donc garantir :

-  La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-  L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-  L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-  La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires prévues par le Code du Travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés.

Il appartiendra à l’employeur de choisir le prestataire. Les représentants du personnel seront informés de ce choix.

Le protocole d'accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur fera référence au présent accord et mentionnera les coordonnées du prestataire choisi.

Article 3 - Protection des données personnelles
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées des modalités selon lesquelles les informations portant sur le personnel et issues des fichiers internes de l’entreprise seront transmises au prestataire. Cette transmission d’information reste strictement limitée aux informations impératives à l’organisation des opérations électorales.

Article 4 - Organisation du vote électronique

Dans le cadre du processus électoral, le protocole d’accord préélectoral précisera les dates et heures de l’ouverture des scrutins. Les membres du bureau de vote, ainsi que toutes personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, auront la possibilité de contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet (PC, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à internet (lieu de travail, domicile, etc…).

Un ordinateur sera mis à la disposition des salariés ne disposant pas d’un ordinateur professionnel. Ce matériel sera installé dans un lieu permettant de garantir la confidentialité de leur vote.

4.1. Confidentialité des données transmises

Afin de garantir la confidentialité des données transmises dans le cadre du processus électoral, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs des différents collèges électoraux, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Par ailleurs, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le système mis en place garantit également la confidentialité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Enfin, le système mis en place est conçu de telle sorte qu’il sera scellé aux heures d’ouverture et de fermeture des différents scrutins.

4.2. Contenu des fichiers

Deux fichiers seront prévus : un fichier « électeur », un fichier « urne électronique ».

Le fichier « électeur » sera établi à partir des listes électorales.

Ce fichier permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant émis leur choix ainsi que d’éditer les listes d’émargement.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• Les listes électorales avec les noms, prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, ainsi que le collège électoral dont chacun relève ;

• Le fichier des électeurs avec les noms et prénoms des électeurs, le collège électoral, le moyen d’authentification et les coordonnées ;

• Les listes d’émargement avec le collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• Les listes de candidats avec le collège électoral, le nom et prénom des candidats aux sièges titulaires et aux sièges suppléants, leur appartenance éventuelle à une organisation syndicale ;

• Les listes de résultats avec les noms et prénoms des candidats élus et non élus, le nombre de voix obtenues, l’appartenance éventuelle à une organisation syndicale, leur collège et les destinataires des données.

  • Ces destinataires des données sont :

    • Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise

    • Pour le fichier des électeurs : les électeurs dans la limite des informations qui les concernent

    • Pour les listes d’émargement : les membres du bureau de vote, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise

    • Pour les listes de candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise,

    • Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel de l’entreprise.

4.3. Garantie des exigences techniques

Il est rappelé que préalablement à sa mise en place, le dispositif de vote électronique doit être, soumis à une expertise indépendante. Le rapport d’expertise sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Dans le cadre du choix du prestataire il conviendra de veiller aux garanties que l’opérateur assure ainsi que les moyens qu’il met en œuvre à cet effet afin de respecter les obligations légales et réglementaires relatives aux opérations de vote électronique. Ainsi, un dispositif de secours devra être prévu par le prestataire afin de pallier toute panne éventuelle du dispositif principal. Ce système de secours devra répondre aux mêmes exigences que le dispositif primaire.

4.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle sera composée d’un représentant du prestataire et d’un représentant du service RH.

4.5. Déroulement du vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement. (Article R. 2314-16 du Code du Travail).

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

4.6. Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Pour garantir l’intégrité du scrutin, l’accès au fichier « contenu de l’urne électronique » ne peut être effectué que par activation conjointe de 2 clefs de chiffrement. Celles-ci sont détenues par le Président et les assesseurs.

Les données doivent être conservées jusqu’au terme des délais de recours, soit durant les 15 jours suivant la clôture du scrutin, ou en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce qu’une décision de justice définitive ait été prononcée. Une fois ces délais échus, les données seront détruites.

Article 5 - Information des représentants

Une formation sur le système de vote électronique choisi sera prévue à l’attention des représentants du personnel, des délégués syndicaux ainsi que des membres du bureau de vote.

Article 6 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

Une fois les listes électorales établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral ou le cas échéant de la décision unilatérale de l’employeur, celles-ci seront transmises au prestataire.

Cette transmission sera faite à la date prévue au protocole ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur, et conformément au calendrier électoral.

Les listes de candidats seront également transmises au prestataire, ainsi que les logos et les professions de foi dans les conditions et délais prévus au protocole préélectoral, ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 2 Mo sans lien hypertexte et sur 2 pages maximum.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum suivant : résolution en pixels = 50*50 - Poids = 10 Ko.

Article 7 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages internet et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

L’ordre de présentation des listes est défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 8 - Information du personnel sur le déroulement des opérations de vote

Afin de permettre le bon déroulement des opérations de vote électronique, une note explicative sera transmise aux salariés préalablement au 1^er tour de scrutin suivant un délai défini dans le protocole préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur.

Préalablement à la mise en service du site de vote, des tests seront effectués. Ces tests seront effectués pendant la réunion de scellement du 1^er tour et du 2^ème tour.

Les organisations syndicales et l’employeur devront valider le démarrage du processus de scellement.

Le système de vote sera ensuite scellé en présence de l’employeur, des organisations syndicales et du prestataire.

Article 9 - Modalités d'accès au serveur de vote

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de 2^ème tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question personnelle pour s'authentifier.

Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

• L’électeur appelle sur un numéro.

• Lui seront demandés : nom, prénom, question défi

• Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle

3) à défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant.

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Il est rappelé que ces informations utiles au vote électronique sont individuelles et ne peuvent en aucun cas être transmises ou communiquées à un autre salarié de l’entreprise.

Article 10 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote exprimé par chaque électeur est ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'identification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. La mise à jour est faite de manière instantanée.

Article 11 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique sera fermé.

Le dépouillement sera alors réalisé par le bureau de vote. Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des 3 clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de 2 clés de chiffrement sur les 3 clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de 2 détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. L’attribution des sièges et la désignation des élus s’effectuera conformément aux dispositions prévues dans le protocole préélectoral, ou le cas échéant dans la décision unilatérale de l’employeur ainsi que des dispositions prévues au code du travail.

Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le Président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 12 - Champ et durée d’application

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négocié et signé.

Article 13 - Conditions de suivi et clause de rendez-vous

Le présent accord fera l’objet d’un suivi par le biais d’une commission composée de l’employeur et d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative ou non dans l’entreprise, lorsque des questions surviendront sur l’application du présent accord.

Quoiqu’il en soit, les parties conviennent de se réunir au moins une fois par an, afin de réaliser un point sur l’application du présent accord.

Article 14 - Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.

Dans le cas où, au moment de la révision, l’entreprise ne dispose pas de délégués syndicaux, il sera fait application des dispositions des articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail.

Article 15 - Renouvellement

Les parties conviennent de se revoir dans un délai de 3 mois avant l’expiration du présent accord, en vue de discuter de son éventuel renouvellement.

Dans ce cas, les dispositions du présent accord seront reconduites pour une même durée, au terme de laquelle elles cesseront de plein droit de produire leurs effets. A cette date, le présent accord ne continuera pas à produire ses effets en tant qu’accord à durée indéterminée.

Article 16 - Dépôt

Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 à D. 2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Annecy.

Enfin, conformément à l’article L2231-5-1 du Code du Travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonymisée de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas.

Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés par affichage.

Fait le 25 mars 2022, à Annecy, en 7 exemplaires,

Pour la Direction GGB France

Thierry SCHWEITZER, Nathalie BARBOTIN,

Directeur de Site, RRH,

Pour les organisations syndicales

Thierry ETIENNE,

Délégué syndical central CFDT

Cédric LE DIOURON,

Délégué syndical central CFE-CGC

Patrice MURGIER,

Délégué syndical central CGT