Accord d'entreprise "Accord relatif à la constitution, aux moyens, aux modalités et aux attributions du CSE de l'entreprise Hospimedia" chez HOSPIMEDIA (Siège)

Entre les soussignés,

La société HOSPIMEDIA S.A. au capital de 118 100 Euros, dont le siège social est situé à Lille, 2 rue de Tenremonde, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lille sous le numéro 439 125 741.

Représentée par Monsieur , Directeur Général, ayant tous les pouvoirs à l’effet des présentes, cotisant à l’URSSAF de Lille sous le numéro 317000001001180439,

d’une part,

Et

Les membres élus du CSE :

-, pour le CSE
-, pour le CSE
-, pour le CSE
-, pour le CSE

Préambule

L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, modifie en profondeur les règles de dialogue social et l'architecture des instances représentatives du personnel, laissant aux partenaires sociaux dans l'entreprise un large champ ouvert à la négociation. Le comité social et économique devient impératif au plus tard au 1^er janvier 2020, en remplacement des anciennes instances élues en place.

Parallèlement l'article 9, VII de l'ordonnance a déclaré caducs les anciens accords relatifs aux institutions représentatives du personnel, et ce, à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le présent accord a plus précisément pour objet de fixer la constitution, les moyens, et les modalités de fonctionnements du CSE.

Partie 1 - Composition du CSE

Article 1 - Mise en place d'un CSE unique

L'entreprise étant composée d'un établissement unique, un CSE unique sera mis en place.

Article 2 - Délégation au CSE

Le nombre de membres composant la délégation du personnel est fixé dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 3 - Crédit d'heures

Le crédit d'heures octroyé aux membres titulaires du CSE est fixé dans le protocole préélectoral.

Utilisation des heures de délégation

Conformément à la loi, lorsqu’un représentant du personnel s’absente de son poste de travail pendant son temps de travail pour exercer son mandat de représentation du personnel, il en informe préalablement la hiérarchie de son service et ce, dans la mesure du possible et sauf urgence ou impossibilité matérielle, en respectant un délai de prévenance de 72 heures au moins. Ce délai de prévenance est fixé pour assurer la continuité du fonctionnement du service.

La prise des heures de délégation dont disposent les représentants du personnel est suivie conjointement par chaque représentant du personnel, le responsable du service auquel il est rattaché, et le responsable des ressources humaines via le logiciel interne RH.

Il est convenu entre les parties signataires que les représentants du personnel, chaque fois qu’ils entendent exercer leur mandat, s’engagent à en informer leur manager en l’indiquant dans le logiciel interne RH. La validation du manager n’est pas un pré-requis pour bénéficier des heures de délégation.

Mutualisation et report des heures de délégation

Seuls les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE bénéficient d’un crédit d’heures conformément aux dispositions prévues à l’article R.2314-1 du code du travail.

Le membre titulaire a la possibilité chaque mois de répartir entre membres titulaires et suppléants le crédit d’heures dont il dispose (art. L. 2315-9 du code du travail). La répartition ne peut toutefois conduire l’un d’eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il devrait disposer en application des dispositions réglementaires (art. R. 2315-6 du même code).

En cas de mutualisation les membres titulaires doivent en informer l’employeur avant la date prévue pour leur utilisation dans un écrit précisant l’identité et le nombre d’heures mutualisé pour chacun d’eux (art. R. 2315-6 du même code).

Les heures de délégation peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de 12 mois glissants (art. L. 2315-8, art. R. 2315-5). Toutefois, la possibilité donnée aux membres du CSE de « reporter » leurs heures de délégation ne peut conduire l’un deux à disposer dans le mois de plus d'une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie.

Le membre élu du CSE doit informer l’employeur de l’utilisation cumulée de ses heures de délégation au plus tard avant la date prévue pour leur utilisation (art. R. 2315-5).

Les heures de délégation non utilisées devront faire l’objet d’un report automatique.

Article 4 - Membres suppléants

L'article L. 2314-1 du code du travail prévoit que le suppléant assiste aux réunions en l'absence du titulaire uniquement.

Article 5 - Durée des mandats

Conformément à l'article L. 2314-33 du code du travail, les membres du CSE sont élus pour 4 ans. Le nombre de mandats successifs est limité à 3.

Partie 2 - Fonctionnement du CSE et attribution du CSE

Le CSE se réunit : 6 fois par an à l'initiative du président.

Au moins 4 de ces réunions portent en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé sécurité et conditions de travail.

Le CSE se réunit selon trois modalités différentes :

- les réunions non plénières de préparation ;

- les réunions plénières ordinaires ;

- les réunions plénières extraordinaires.

En outre, conformément au code du travail, en cas d'urgence, les représentants du personnel sont reçus collectivement à leur demande. Ils sont également reçus par l'employeur, à leur demande, soit individuellement, soit par catégorie.

Article 6 - Les consultations récurrentes et ponctuelles

Les information et consultations récurrentes

Périodicités

Les consultations récurrentes sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière, la politique sociale et les conditions de travail et d’emploi se dérouleront tous les 2 ans.

Le CSE sera informé annuellement des orientations stratégiques, de la situation économique et financière, de la politique sociale et des conditions de travail et d’emploi.

Support de communication

Les informations seront mises à disposition des représentants du personnel dans la Base des données économiques et sociales (BDES)

Organisation des consultations récurrentes

Dans le cadre des consultations récurrentes, les documents nécessaires à la consultation seront mis à disposition des membres du CSE 15 jours calendaires au minimum avant la date de la consultation.

Les informations et consultations ponctuelles

Les consultation ponctuelles portent sur les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs, l’introduction de nouvelles technologies, les conditions d’emploi et de travail.

Organisation des informations et consultations ponctuelles
Dans le cadre des consultations ponctuelles, les documents nécessaires à la consultation seront mis à disposition des membres du CSE 15 jours calendaires au minimum avant la date de la consultation.

Dans le cadre des informations ponctuelles, les documents seront mis à disposition 2 jours avant la réunion.

Article 7 - Délais de consultations récurrentes et ponctuelles

Conformément aux dispositions légales, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s'il ne s'est prononcé à l'expiration d'un délai de :

- 1 mois à compter de la mise à disposition des informations ;

- 2 mois en cas d'expertise

Le point de départ du délai de consultation court à compter de la communication par l'employeur des informations prévues par le code du travail nécessaires à la consultation ou de l'information par l'employeur de la mise à disposition dans la BDES des informations nécessaires à la consultation.

Article 8 - Procès-verbaux

Il revient au secrétaire du CSE d'établir le procès-verbal des réunions plénières sous forme de projet en vue de son adoption ultérieure.

Le projet de procès-verbal est rédigé par le secrétaire dans les 7 jours au plus tard suivant la réunion plénière du CSE, 3 jours en cas de PSE et 1 jour en cas de redressement ou de liquidation judiciaire.

Le secrétaire transmet le PV sans délai pour relecture à tous les membres du CSE y compris au président, par voie dématérialisée (courriel). Les éventuelles remarques et demandes de rectification, de suppression ou d'ajout doivent lui parvenir le plus rapidement possible, et au plus tard dans les 5 jours qui suivent.

Il incombe ensuite au secrétaire d'établir un PV définitif et de le transmettre au président du CSE au plus tard dans les 15 jours qui suivent la réunion à laquelle il se rapporte.

Adoption du procès-verbal des réunions plénières de CSE

Le procès-verbal est soumis pour approbation définitive au CSE par voie dématérialisée (courriel). Il fait l'objet d'une adoption par la majorité des membres présents par écrit , en réponse au courriel du secrétaire, en mettant en copie du courriel l’ensemble des membres du CSE.

Le procès-verbal sera réputé adopté après le retour favorable du Président et de chaque membres titulaires.

Une fois adopté, le procès-verbal a force probante.

Reproduction et diffusion du procès-verbal des réunions plénières de CSE

Postérieurement à son adoption, chaque procès-verbal de réunion plénière du CSE donne lieu à :

• l’établissement en 3 exemplaires originaux dont : l'un au président du CSE, l'autre au secrétaire du CSE aux fins d'archivage ;
• une mise à disposition papier au sein de l’entreprise et/ou diffusion par courriel auprès de l’ensemble du personnel

Lorsque le procès-verbal comporte des informations et/ou données confidentielles, ses modalités d'affichage et/ou diffusion telles que visées ci-dessus ne peuvent permettre la prise de connaissance et la divulgation desdites informations et/ou données de sorte que son contenu doit en être expurgé à la diligence du secrétaire du CSE avant affichage et/ou diffusion.

Toute diffusion et/ou communication externe aux locaux de l'entreprise de tout ou partie du contenu du procès-verbal des réunions plénières de CSE - et par n'importe quel moyen, modalité ou média - est interdite.

Article 9 - Recours à la visioconférence

Le recours à la visioconférence peut se faire pour chacune des réunions plénières, ordinaires ou extraordinaires, pour tout ou partie des personnes convoquées à la réunion.

Lorsque le CSE est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en oeuvre doit garantir l'identification des membres de l'instance et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

La visioconférence ne fait pas obstacle aux suspensions de séances.

A la demande de tout membre, le CSE peut décider d'une suspension de séance par un vote à la majorité des voix. Avant de suspendre la séance, les représentants du personnel et le président se mettent d'accord sur la question de savoir qui quitte temporairement la salle de réunion.

Le procès-verbal de la réunion mentionne la suspension de séance, il indique pendant combien de temps la séance a été suspendue et en présence de qui elle a repris.

Article 10 - Recours à l'enregistrement ou à la sténographie

L'employeur ou les élus (par un vote à la majorité des membres présents) peuvent décider du recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances pour le temps consacré à l'examen des points à l'ordre du jour.

L'employeur ne peut s'y opposer que lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles.

L’enregistrement doit se faire avec un outil dédié uniquement à cette fin (outil d’enregistrement vocal dédié au CSE)

Les enregistrements ne peuvent être écoutés en interne que par les membres du CSE. Si besoin est, ils peuvent être mis à la disposition d'un prestataire chargé de rédiger le procès-verbal de réunion pour le compte du CSE. En tout état de cause, ils sont détruits dès l'adoption du procès-verbal définitif.

L'obligation de discrétion pèse sur la personne qui sténographie.

L'employeur doit prendre en charge les frais liés à l'enregistrement et à la sténographie lorsque c'est lui qui décide d'y recourir et a contrario c'est le CSE qui prend en charge quand ce sont les élus qui décident le recours à ces techniques.

Article 11 - Budgets du CSE

Budget de fonctionnement

Conformément aux dispositions du code du travail, l'entreprise doit, chaque année, verser au CSE une subvention de fonctionnement.

Le montant annuel de la subvention de fonctionnement est égal à 0,2 % de la masse salariale brute

Il est versé en 4 fois sous forme de virement sur le compte de fonctionnement du CSE.

Les budgets de l'année N sont calculés sur la base de la masse salariale de l'année N - 1 et font éventuellement l'objet d'une régularisation au plus tard au mois de mars de l'année N + 1.

Conformément au code du travail, les élus du CSE sont tenus d'utiliser les ressources de chaque budget conformément à leur destination (fonctionnement ou oeuvres sociales) l'année de leur versement. Le CSE peut décider, par délibération, de transférer, à la fin de l'exercice comptable, une partie de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au budget des activités sociales et culturelles dans les conditions légales.

Le transfert du reliquat de fonctionnement au profit des ASC (Activités Sociales et Culturelles) ne peut dépasser 10 % de l'excédent annuel du budget de fonctionnement, et doit être intégré comptablement aux ressources du CSE en matière d'ASC.

Les versements et utilisation de la subvention de fonctionnement donnent lieu à établissement d'un suivi et d'un budget qui leur est propre, mission relevant de la compétence du trésorier du CSE.

Chaque année, le trésorier du CSE rend compte à l'instance, et en réunion plénière, des modalités d'utilisation de la subvention de fonctionnement.

Budget des activités sociales et culturelles

La contribution aux Activités Sociales et Culturelles est déterminé selon le budget alloué par l’entreprise aux Activités Sociales et Culturelles sur N-1 rapporté à la masse salariale annuelle brute sur N-1.

Est ainsi obtenu un ratio de 0,37%.

Il a été accordé au CSE de valoriser ce ratio à 0,49%.

La contribution aux Activités Sociales et Culturelles sera donc de 0,49% de la masse salariale brute annuelle.

Elle est versée en 4 fois sous forme de virement sur le compte des activités sociales et culturelles.

Conformément au code du travail, le CSE peut décider, par délibération, de transférer, à la fin de l'exercice comptable, tout ou partie de l'excédent annuel du budget des activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement dans les conditions légales.

En cas reliquat budgétaire, l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles peut être transféré à des associations dans la limite de 10 % de cet excédent.

Si le CSE transfère tout ou partie du reliquat annuel de son budget ASC, cette somme et ses modalités d'utilisation devront être inscrites dans les comptes annuels de l'instance et dans le rapport annuel de gestion du CSE.

Les versements et utilisation de la contribution aux activités sociales et culturelles donnent lieu à établissement d'un suivi et d'un budget qui leur est propre, mission relevant de la compétence du trésorier du CSE.

Chaque année, le trésorier du CSE rend compte à l'instance, et en réunion plénière, des modalités d'utilisation de la contribution aux activités sociales et culturelles.

Partie 3 - BDES

Article 12 - Support et accès à la BDES

Ont accès à la BDES :

• Les membres élus du CSE (titulaires et suppléants)
• Le président du CSE
• La direction administrative, sociale et financière de l’entreprise (interne et externe à l’entreprise)

La base de données se présente sous la forme d’un support numérique accessible via l’outil google drive avec un accès sécurisé par un identifiant et un mot de passe personnel (identification par le compte professionnel google).

Chaque personne précitées est tenue aux obligations de discrétion et de confidentialité précitées.

Elles ne peuvent, par ailleurs, communiquer à un tiers leur code d'accès personnel (identifiant et mot de passe) à la BDES.

Article 13 - Contenu de la BDES

La base de données contient les éléments suivants :

Thématique	Détails des informations	Mise à jour
Présentation de l’entreprise	Éléments reflétant la situation de l’entreprise incluant obligatoirement : le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation, le résultat net.	Annuelle
Investissement social	1. Évolution des effectifs	Semestrielle
2. Conditions de travail	Semestrielle
3. Formation professionnelle	Annuelle
4. Fiches de poste	Semestrielle
Investissement matériel et immatériel	1. Variation des actifs nets d’amortissement 2. Montant des dépenses en recherche et développement 3. Actions visant à perfectionner les procédures de production et impact sur les conditions de travail et l’emploi	Annuelle
Égalité professionnelle hommes-femmes	1. Analyse de la situation de chaque genre par catégorie professionnelle 2. Examen des salaires, de la progression de carrière, en fonction de l’âge, de la qualification et de l’ancienneté. 3. Variation des promotions attribuées par métier et par sexe 4. Actions mises en œuvre pour respecter l’égalité des sexes	Annuelle
Fonds propres, endettement et impôts	1. Capitaux propres 2. Emprunts et dettes financières 3. Impôts et taxes	Annuelle
Rémunération des salariés et dirigeants/variation des rémunérations salariales	1. Tous les frais de personnel 2. Épargne salariale/intéressement/participation	Annuelle
Activités sociales et culturelles	Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat.	Annuelle
Rémunération des financeurs	Rémunération des actionnaires	Annuelle
Flux financiers à destination de l’entreprise	1. Aides publiques 2. Réductions d’impôts 3. Crédits d’impôts	Annuelle

Les données sont mises à jour régulièrement par l'entreprise et selon les périodicités prévues dans le tableau ci-dessus.

Les informations contenues dans la BDES portent sur l’année en cours.

Les données des années précédentes (à partir de l’année 2020) seront archivées.

La BDES sera mise à jour chaque année et présentée aux membres du CSE avant la fin du mois de mars N+1. Trois indicateurs seront présentés semestriellement au mois de juillet et au plus tard au mois de mars N+1 : Les effectifs, les conditions de travail, les fiches de poste.

La BDES sera effective au plus tard dans les 3 mois suivants la signature du présent accord.

Partie 4 - Dispositions finales

Article 14 - Calendrier de mise en place

Le CSE est d’ores et déjà mis en place.
La BDES sera mise en place au courant du dernier trimestre 2020.

Le présent accord ainsi que le règlement intérieur du CSE entreront en vigueur le 17 septembre 2020.

Article 15 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord entrera en vigueur le 17 septembre 2020.

Article 16 - Dénonciation

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 2 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la Direccte des Hauts-de-France ou de son unité départementale compétente.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Article 17 - Publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site internet dédié accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail par Christian Nicoli, représentant légal de l'entreprise.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Lille.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.

A Lille, le 17 septembre 2020