Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL AU COMITÉ SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ PRIVILÈGE SÉCURITÉ" chez PRIVILEGE SECURITE (PRIVILEGE SECURITE)

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE

ENTRE-LES SOUSSIGNES

Ci-après dénommée « la Société »,

D’UNE PART,

ET

Les organisations syndicales représentatives de salariés :

• L’organisation syndicale CGT représentée par Monsieur ……………., en sa qualité de Délégué Syndical,

• L’organisation syndicale FO représentée par Monsieur ……………, en sa qualité de Délégué Syndical,

• L’organisation syndicale CFDT représentée par Monsieur ……….., en sa qualité de Délégué Syndical,

D’AUTRE PART,

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, de réduire les risques d’erreurs et de favoriser la participation à ces élections, la Direction de la Société et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

C’est dans ce cadre que la Société a fait appel à un Prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par voie électronique. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

En application des articles R.2314-8 et suivant du Code du travail, et dans un souci de clarté des renvois, les dispositions du cahier des charges techniques de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique par vote électronique sont intégrées dans le corps du texte du présent accord.

1. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Les parties rappellent que les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique seront organisées selon les dispositions du protocole d’accord préélectoral.

Les parties conviennent qu’il sera recouru, pour ces élections, au scrutin par vote électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Le présent accord modifie donc le protocole en ce sens.

Chaque salarié sera informé, au moyen d'une note d'information détaillée, du nombre de représentants à élire dans chaque collège et du déroulement des opérations électorales.

1. PRINCIPES GENERAUX DU VOTE ELECTRONIQUE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un Prestataire, la société CORTEX (ci-après dénommé « le Prestataire »), mandatée pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante.

Les modalités du système de vote électronique mis en œuvre en exécution du présent accord garantissent le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

• La vérification de l’identité de l’électeur ;
• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré 
• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
• La confidentialité et le secret du vote : confidentialité des données transmises et exercice du droit de vote sans pression extérieure.
• La publicité du scrutin ;

1. GESTION DES DONNES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenants des données à caractère personnel.

Le Prestataire s’engage à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde à la réglementation RGPD en vigueur ( loi n°78-17 du 6 janvier 1978 du 6 janvier 1978 et règlement RGPD n°2016/679) et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Il prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Le prestataire devra adresser à la société, au plus tard un mois avant l’ouverture du vote, la preuve de telles garanties.

1. COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS

4.1.Les listes électorales

A des fins de préparation de l’élection, la société établit les listes électorales et en assure la transmission au Prestataire.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’ancienneté dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

4.2.Les listes de candidats

La société établit les listes de candidats et en assure la transmission au Prestataire.

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmet au Prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels.

1. BULLETINS DE VOTE

Le Prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

1. MODALITES DE VOTE

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans la note d’information du personnel.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

1. MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour de scrutin, à son domicile, par courrier, en lettre prioritaire, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le Prestataire, non communiqués à la société. Cet envoi papier sera doublé d’un envoi, électronique aux collaborateurs disposants d’une adresse e-mail.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège pour les élections de la Délégation du personnel au Comité Social et Economique, lui seront proposées. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

L'électeur pourra basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

En cas de perte ou de non réception du matériel de vote (perte du courrier, mauvaise adresse, non-acheminement postal), l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet afin que de nouveaux codes lui soit adressés.

1. GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l’article L.2314-21 du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera ainsi crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le Prestataire. Le processus mis en œuvre par le Prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les listes d’émargement enregistrent les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.

Ces listes ne seront accessibles qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Pendant le déroulement du scrutin, le nombre de votants pourra être révélé. Pour ce faire, les membres du bureau de vote auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera en revanche accessible pendant le scrutin.

1. SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le Prestataire formera un correspondant du service des Ressources Humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou web formation.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le Prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
• Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

1. COMMISSION DE SURVEILLANCE

Une commission de surveillance composée d’un représentant de chaque liste de candidats (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines sera créée.

Elle participera au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de scellement du système de vote.

Elle participera au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de scellement du système de vote.

Elle assistera aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail.

1. CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le Prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

En présence des membres de la commission de surveillance, la cellule d’assistance technique :

• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
• Contrôlera, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

1. ASSISTANCE AUX ELECTEURS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le Prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

1. COMMISSION DE SURVEILLANCE

Une commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

1. BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote sera constitué – un par collège - au siège social de la société.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de deux par collège dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

1. DEPOUILLEMENT – PROCES VERBAUX – RESULTATS

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la commission de surveillance et la cellule d'assistance technique contrôleront la fermeture du scrutin et le scellement du système de vote.

Le dépouillement sera effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres du bureau de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.

1. ENTREEE EN VIGUEUR, DUREE, REVISION

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée aux élections de la délégation du personnel au Comité social et Economique de la Société et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voie des recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L.2261-7 à L.2261-8 du Code du travail.

1. DEPOT ET PUBLICITE

Conformément aux dispositions des articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE du lieu de conclusion en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception et une version sur support électronique.

En application des articles L.2231-5-1 et R.2231-1-1 du Code du travail, une version rendue anonyme du présent accord (ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires) sera jointe à cet envoi pour publication de cet accord dans la base de données nationale.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans la Société et non signataires de celui-ci.

En application de l’article R.2262-2 du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel.

Enfin, le présent accord sera mis à la disposition des salariés sur le lieu de travail par affichage sur les panneaux réservés aux communications de la Direction et sur l'intranet dès sa mise en place.

A Saint Jean de Luz, le 26 juin 2019

Fait en 5 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties et deux pour les formalités de publicité.

NB : Parapher le bas de chaque page et signer