ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAR LES INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL ET DES SALARIÉS EXERÇANT DES RESPONSABILITÉS SYNDICALES

Table des matières

PRÉAMBULE 3

Chapitre 1 : objet et champ d’application de l’accord 4

Chapitre 2 : principes et conditions générales d’utilisation 4

Chapitre 3 : l’accès et l’utilisation de la messagerie électronique ET DU RESEAU INTERNET de l’entreprise par les organisations syndicales 4

Chapitre 4 : l’accès et l’utilisation des autres moyens de communication par les organisations syndicales 7

Chapitre 5 : dotations en matériels 8

Chapitre 6 : Utilisation non conforme aux principes posés par l’accord 9

Chapitre 7 : dispositions finales 10

ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAR LES INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL ET DES SALARIÉS EXERÇANT DES RESPONSABILITÉS SYNDICALES

Entre d’une part,

- La société CELESTE, société par actions simplifiée (SAS)

Dont le siège social est situé 20 Rue Albert Einstein 77420 Champs-sur-Marne

Au capital de 6 241 300€

Inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de MEAUX sous le numéro 439 905 837

Représentée par la société Star Investissement, elle-même représentée par XXXX, dûment habilité aux fins des présentes, Ci-après dénommée l’entreprise

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sens de l’article L. 2122-1 du Code du Travail

- Le syndicat CFDT, représenté par son délégué syndical, Monsieur XXXX

A ce jour, l’entreprise ne compte qu’un délégué syndical. « Il est précisé que le syndicat CFTC bien que non-signataire du présent accord a participé, à titre exceptionnel, aux discussions avec l’accord de la Direction de la société CELESTE. Celui-ci ne pouvant être considéré comme représentatif au sein de la société CELESTE conformément aux dispositions de l’article L. 2143-10 du code du travail relatives à la disparition du mandat de délégué syndical en cas de modification juridique dans la situation de l’employeur ».

Ci-après dénommées ensemble « les parties »,

PRÉAMBULE

Par le présent accord, dans un contexte où les technologies de l’information et de la communication jouent un rôle de plus en plus important dans le fonctionnement de l’entreprise, et surtout où le télétravail constitue l’un des modes courant d’exercice du travail, cette dernière met à disposition des partenaires sociaux les moyens d’information et de communication favorisant les conditions d’exercice des responsabilités syndicales et électives.

Afin de définir les conditions d’utilisation de ces modes de communication à distance, des négociations se sont ouvertes dans le périmètre de CELESTE avec l’unique Organisation Syndicale Représentative.

Il est précisé que le syndicat CFTC bien que non-signataire du présent accord a participé, à titre exceptionnel, aux discussions avec l’accord de la Direction de la société CELESTE. Celui-ci ne pouvant être considéré comme représentatif au sein de la société CELESTE conformément aux dispositions de l’article L. 2143-10 du code du travail relatives à la disparition du mandat de délégué syndical en cas de modification juridique dans la situation de l’employeur.

Le présent accord s’inscrit dans les dispositions relatives à l’article L. 2142-6 du code du travail issu de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016.

Chapitre 1 : objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet de définir les principes et les conditions d’utilisation par les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale, des technologies de l’information et de la communication, en vue notamment de faciliter les échanges avec la direction de l’entreprise et les salariés de manière collective.

Ces règles sont également étendues à l’usage des membres du CSE.

Il s’applique au sein de la société CELESTE.

Chapitre 2 : principes et conditions générales d’utilisation

Les technologies de l’information et de la communication constituent un outil essentiel et incontournable dans l’activité professionnelle et quotidienne de l’ensemble des utilisateurs au sein de l’entreprise.

Leur utilisation s’effectue dans le respect des lois et règles en vigueur, et notamment :

• le Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD),

• la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée,

• la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des télécommunications en vigueur dans l’entreprise,

• la loi sur la liberté de la presse,

• les règles régissant la protection de la vie privée et le droit à l’image, et celles relatives à la protection des droits d’auteur.

• Le respect de la charte informatique en vigueur.

L’usage des NTIC pour garantir la communication entre les Représentants du Personnel et les salariés doit se faire dans le respect de l’obligation de réserve et de discrétion pesant sur les Représentants du Personnel voire le cas échéant de confidentialité.

Il est également rappelé que les logos et autres éléments de l’identité visuelle de l’entreprise CELESTE ne peuvent être utilisés par les bénéficiaires du présent accord sans autorisation expresse de l’entreprise.

Chapitre 3 : l’accès et l’utilisation de la messagerie électronique et du réseau Intranet de l’entreprise par les organisations syndicales

L’entreprise met à disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale les outils numériques leur permettant de communiquer avec les salariés, dans le cadre des dispositions de l’article L.2142-6 du Code du Travail qui prévoit que leur utilisation doit satisfaire les conditions suivantes :

- être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau de l’entreprise,

- ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise,

- préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.

3.1. Bénéficiaires

Des adresses mail génériques et non-nominatives sont attribuées à chaque section syndicale dans l’entreprise. Les adresses mail génériques sont intitulées de la façon suivante :

• [OrganisationSyndicale]@celeste.fr

• [SectionSyndicale]@celeste.fr

Les adresses mail sont mises en place par l’entreprise, dans les 8 jours calendaires après la signature de l’accord.

L’utilisation de la messagerie est strictement réservée à l’exercice des responsabilités au sein de l’entreprise CELESTE, au titre des mandats suivants :

• Délégué syndical central

• Délégué syndical

• Délégué syndical supplémentaire

• Représentant de section syndicale

• Représentant syndical au CSE.

3.2. Communication avec la direction

L’utilisation de la messagerie électronique est privilégiée dans la communication entre la direction et les représentants du personnel exerçant des responsabilités syndicales. Elle est utilisée pour l’échange de courriers et d’informations, la convocation aux réunions bilatérales et aux réunions de négociation.

Elle peut se faire :

• Soit par l’utilisation de la messagerie générique attribuée à la section syndicale,

• Soit par l’utilisation de la messagerie individuelle professionnelle dont dispose chaque salarié.

3.3. Communication avec les salariés

La diffusion des communications syndicales auprès des salariés par messagerie électronique s’effectue selon les modalités et dans les conditions suivantes :

• La diffusion des communications syndicales est strictement limitée au périmètre dans lequel la section syndicale a été créée : entreprise ou établissement distincts pour les délégués syndicaux.

• Chaque salarié pourra s'il le souhaite demander à tout moment le retrait de la liste de diffusion. (Cette demande devra se faire par mail à l’organisation syndicale concernée). Ce droit ainsi que ses modalités d’exercice devront être rappelés sur toutes les communications syndicales, afin que les salariés puissent à tout moment manifester leur volonté de s’opposer à la réception de message à caractère syndical.

• La direction mettra à disposition des organisations syndicales un fichier segmenté par lieu géographique la liste des salariés avec les informations suivantes : civilité, nom, prénom, adresse mail professionnelle, service, type de statut (Cadre, non cadre). La Direction informera au préalable les salariés qui pourront refuser d’apparaitre dans la liste de diffusion communiquées. Il est précisé que la Direction n’exerce pas de contrôle sur les listes de diffusion constituées. En effet, celle-ci sont susceptibles de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation voire son appartenance à un syndicat déterminé.

• La direction transmettra les mailings listes déjà existantes dans l’entreprise afin que les organisations syndicales puissent communiquer avec les salariés.

• Le CSE et l'organisation syndicale pourront librement communiquer de manière collective avec tous les salariés quel que soit le site de rattachement des salariés sous réserve que ceux-ci n’aient pas exercé préalablement leur droit de ne pas recevoir de communications syndicales.

Les organisations syndicales sont soumises aux dispositions et obligations résultant du RGPD ; en tant que détenteurs de données personnelles sur les salariés, ils sont à ce titre responsables de traitement et ils doivent respecter les principes qui y sont posés, en particulier pour toute communication comportant des données personnelles qu’ils effectueraient ;

• Les messages sont diffusés en copie cachée, afin de garantir l’anonymat des salariés s’étant opposés à la diffusion de leur adresse mail et afin d’éviter les réponses en « cascade » ;

• L’indication du caractère syndical du message doit être clairement mentionnée dans l’objet du message ;

• Les messages et les pièces jointes doivent respecter les spécifications techniques relatives à leur volume en vigueur dans l’entreprise ;

Il est rappelé que l’entreprise a une obligation de respect de la confidentialité des échanges émanant des adresses mails syndicales que ces échanges interviennent entre Représentants du Personnels ou entre Représentants du Personnel et salariés. Les organisations syndicales sont aussi tenues à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu’elles entretiennent avec les salariés, et de sécurité des données personnelles recueillis.

L’entreprise n’exercera pas de contrôle à priori sur les communications syndicales. La Direction des Ressources Humaines sera destinataire des communications syndicales au plus tard simultanément à leur envoi par message électronique. Elle ne peut s’opposer à une publication ni procéder ou faire procéder à son retrait. Si elle estime que la publication ou son contenu est litigieux, elle pourra le cas échéant saisir les tribunaux compétents.

Les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées que dans le cadre prévu au présent accord pour la communication collective de publications de nature syndicale.

Les utilisateurs sont responsables des informations qu’ils y communiquent ; il est rappelé qu’il est interdit de tenir des propos pouvant porter préjudice directement ou indirectement à l’entreprise ou aux personnes.

En plus des moyens numériques et comme le prévoit la loi, l’entreprise met à disposition dans chaque site un panneau d’affichage à destination des organisations syndicale conformément à l’article L. 2143-3 du code du travail.

Chaque organisation syndicale représentative aura à disposition un panneau de taille minimum A1.

Les autres organisations syndicales non représentatives et s’étant déclaré auprès de l’employeur disposeront d’un panneau commun de taille minimum A1.

Chapitre 4 : l’accès et l’utilisation des autres moyens de communication par les organisations syndicales

4.1. Création d’un espace Share sur l’intranet de l’entreprise

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dispose d’un espace dédié accessible sur le serveur de l’entreprise, qui permet aux salariés d’avoir librement accès à des informations de nature syndicale.

Cet espace est réservé à la communication des organisations syndicales et ne peut servir de support de communication pour les IRP ; l’espace est par ailleurs réservé à un usage interne à l’entreprise.

A leur demande, les organisations syndicales bénéficieront d’un accompagnement de l’entreprise pour la prise en main de l’outil.

4.2. Accessibilité de l’espace dédié sur le serveur de l’entreprise (Intranet)

Cet espace est accessible à tous les salariés.

La mise en place d’espaces réservés à un nombre limité d’utilisateurs est interdite, une telle restriction d’accès serait contraire à l’objectif de libre accès des salariés à l’information visé par le présent accord.

L’entreprise s’engage à respecter la confidentialité des salariés accédant à cette communication, de ce fait aucun suivi, ni donnée ne seront prévus quant à l’utilisation de cet espace.

Chaque délégué syndical ou représentant syndical, bénéficiera des accès, strictement personnels, pour gérer sa partie réservée.

4.3. Responsabilité

Chaque organisation syndicale est responsable du contenu de ses publications et s’engage sur le caractère non diffamatoire pour les salariés ou pour l’entreprise des publications.

Chaque organisation syndicale ayant mis en place une section syndicale désigne un administrateur, responsable de la publication des communications sur l’espace dédié.

Le contenu et la mise en page de cet espace est librement déterminé par chaque organisation syndicale dans le respect des conditions d’exercice du droit syndical et des principes rappelés à l’article 2 du présent accord, dont ceux figurant dans la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des télécommunications en vigueur dans l’entreprise.

Le contenu des publications est librement déterminé par l’organisation syndicale, et doit satisfaire à l'ensemble des conditions suivantes :

• Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ;

• Les communications doivent revêtir un caractère exclusivement syndical, à l’exclusion de tout contenu politique ;

• Les communications ne doivent revêtir aucune information confidentielle, et ne doivent pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;

• Les communications sont soumises au respect des dispositions relatives à la presse, ce qui signifie notamment qu’elles ne doivent contenir aucune injure ni diffamation ;

• La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image, ainsi que la protection des droits d’auteur doivent être respectés ;

• Les dispositions en matière de traitement des données personnelles/RGPD doivent être strictement respectées ;

En complément des outils mise à disposition par l’entreprise, Les organisations syndicales et le CSE pourront mettre en place des outils de communication de leur propre chef avec des moyens extérieur à l’entreprise.

Il est rappelé par ailleurs que cet espace ne se substitue pas à l’affichage sur les panneaux syndicaux tels que prévus par l’article L.2142-3 du Code du Travail.

Chapitre 5 : dotations en matériels

5.1. Matériel informatique

L’entreprise met à disposition des représentants du personnel exerçant des responsabilités syndicales le matériel informatique conformément aux dispositions de l’annexe 1 du présent accord dans un délai raisonnable après leur prise de mandat

Par principe, le matériel fourni est équivalent au standard déterminé au sein de l’entreprise pour ses salariés. Il en est de même pour les ressources informatiques associées (logiciels, applications …) qui sont mises à disposition.

L’annexe 1 précise les dotations prévues selon les mandats exercés ; elle rappelle également que le titulaire d’un mandat disposant déjà au titre de son emploi d’un ou plusieurs des matériels prévus dans la dotation ne bénéficie pas de nouveaux matériels, sauf en cas de nécessaire mise à niveau de ces derniers.

A la demande d’un représentant de la section syndicale, un logiciel de publication assistée par ordinateur (PAO) et de retouche d’image, conforme au référentiel de l’entreprise, pourra également être fourni ; son installation est limitée à un seul poste de travail par section syndicale en place au sein de l’entreprise.

Le cout de ces dotations ne sera pas déduit du budget du CSE.

Les salariés concernés qui seraient en situation de handicap bénéficient du matériel adapté.

5.2. Ligne téléphonique

L’entreprise mettra à disposition une ligne téléphonique “sécurisée”, pour laquelle le service informatique ne pourra avoir d’information sur les appels entrant et sortant afin de garantir la confidentialité des échanges.

5.3. Les conditions d’utilisation

Les outils mis à disposition font partie intégrante du patrimoine de l’entreprise. Les représentants du personnel exerçant des responsabilités syndicales qui en sont bénéficiaires s’engagent à utiliser le matériel qui leur est fourni en respectant les prescriptions techniques et de sécurité informatique, telles que prévues dans la charte en vigueur dans l’entreprise.

Ils s’engagent notamment :

- à respecter les consignes relatives à l’accès à distance,

- à utiliser les seuls logiciels et applications autorisés par l’entreprise.

L’entretien courant du matériel fourni, les mises à niveau et les remplacements de matériel défectueux sont assurés par les opérateurs techniques compétents de l’entreprise.

Lorsqu’un représentant du personnel exerçant des responsabilités syndicales perd son mandat, le matériel qui lui a été fourni au titre de ses responsabilités syndicales devra être restitué dans un délai maximum d’un mois après la perte du mandat.

Chapitre 6 : Utilisation non conforme aux principes posés par l’accord

Toute utilisation non conforme aux principes et dispositions prévues par le présent accord fera l’objet d’un rappel par le service des Ressources Humaines de l’entreprise.

Après discussion avec l’organisation syndicale concernée, une suspension temporaire des ressources mises à disposition, et en particulier de la messagerie électronique, pourra être décidée pour une durée de 3 mois.

Si le comportement litigieux et non conforme aux dispositions du présent accord se poursuit, la Direction pourra, après avoir alerté l’administrateur en question, envisager de fermer le service.

Le groupe de suivi constitué conformément à l’article 7.2. sera tenu informé des utilisations non-conformes ; en cas de récidive, cette information lui sera donnée avant suspension temporaire ou définitive des ressources concernées.

Il est rappelé par ailleurs qu’il appartient à toute personne considérant que ses données personnelles n’ont pas été protégées dans les conditions prévues par le RGPD de saisir le DPO (le délégué à la protection de données), à défaut la CNIL, autorité compétente en matière de protection des données personnelles.

Chapitre 7 : dispositions finales

7.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord

L’accord entre en vigueur le 1^er janvier 2022.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Les signataires conviennent qu’un bilan global de la mise en œuvre de l’accord sera réalisé un an avant son expiration, en vue de préparer la négociation d’un nouvel accord.

7.2. Suivi de l’accord

Un suivi est mis en place pour suivre la mise en œuvre de l’accord, faire remonter les difficultés rencontrées et proposer des solutions.

Il est composé paritairement d’un représentant par organisation et section syndicale et de représentants de la direction.

Il se réunit une fois par an. Il peut également être réuni sur demande de la Direction ou d’une des organisations syndicales représentatives signataires.

Il veille à la mise en œuvre des dispositions du présent accord. Il est informé des utilisations non conformes des ressources mises à disposition (cf. chapitre 6) et peut émettre des recommandations de nature à faciliter la résolution des problèmes constatés.

7.3. Révision

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par écrit aux autres signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

L’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ de l’accord ainsi que la Direction se réuniront alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail, l’accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties.

La dénonciation prend effet à l’issue du préavis prévu par la loi.

7.4. Dépôt et publicité

Le présent accord ainsi que ses avenants éventuels seront déposés à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi du travail et des solidarités (DREETS), en ligne sur la plateforme de téléprocédure (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) à l'initiative du représentant légal de l'entreprise.

Un exemplaire du présent accord sera également déposé au greffe du conseil de prud'hommes compétent.

Le présent accord sera transmis pour information à la commission paritaire de branche, dans le respect des dispositions de l'article L. 2232-9 du code du travail.

Fait à Champs-sur-Marne, le 13 janvier 2022, en trois exemplaires

Pour l’entreprise Pour le syndicat CFDT

Monsieur XXXX Monsieur XXXX

En qualité de Président En qualité de Délégué syndical