Accord d'entreprise "Accord sur la mise en oeuvre du vote électronique" chez LABORATOIRES GALDERMA (Siège)

ACCORD

SUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

LABORATOIRES GALDERMA S.A.S.

ENTRE LES SOUSSIGNES :

• La Société Laboratoires Galderma, dont le siège social est situé ZI Montdésir – 74540 ALBY-SUR-CHERAN, représentée par ………………….., Responsable Ressources Humaines

• Et d’autre part :

• L’Organisation syndicale CGT, organisation syndicale représentative au sein de la société représentée par ……………………….., Déléguée syndicale ;

• L’Organisation syndicale CFDT, organisation syndicale représentative au sein de la société représentée par ………………………, Délégué Syndical ;

D’autre part,

Il a été conclu ce qui suit :

Préambule

Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et suivants du Code du travail, les élections des Délégués du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires notamment des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et la protection des données personnelles, en particulier le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Les organisations Syndicales représentatives la Direction se sont donc entendues sur la mise en œuvre du vote électronique par le présent accord, distinct du protocole préélectoral, et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

Article 1 : Principes généraux

1.1 Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société laboratoires Galderma pour la prochaine élection des Délégués du Comité Social et Economique (CSE).

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections du CSE.

1.2 Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment:

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

1.3 Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel. Le prestataire retenu est la Société GEDICOM.

1.4 Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 2 : Mise en place du vote électronique

2.1 La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par Galderma Laboratoires SA et présenté aux Délégués syndicaux, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

2.2 Il est également reconnu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord ont toutes été informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Article 3 : Modalités de vote – Protocole préélectoral

3.1 Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les Organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

3.2 Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

3.3 Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 4: MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

4.1 Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet, sauf autres dispositions stipulées dans le protocole d’accord pré-électoral. Un site test sera notamment mis à disposition pour validation par les organisations syndicales représentatives de Galderma Laboratoire.

4.2 Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieux sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

4.3 Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (Borne téléphonique).

4.4 Les salariés seront informés par courrier et par affichage traditionnel (panneaux d’information, intranet et écrans TVInfos) de l’ouverture des bureaux de vote.

4.5 Il assurera la reproduction sur le serveur des listes des candidats telles qu’elles auront été présentées par les auteurs.

4.6 L’ordre de présentation des listes électorales sur le site de vote se fera par tirage au sort préalablement à l’ouverture de vote.

Article 5 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

5.1 Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

5.2 Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

5.3 A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres du Conseil Social et Economique, titulaires et suppléants.

5.4 Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

5.5 Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Article 6 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

6.1 Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

6.2 A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

6.3 En outre, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

6.4 Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

6.5 Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

6.6 Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

6.7 Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

6.8 Les « administrateurs » désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

6.9 Chaque liste de candidats aura la faculté de désigner un représentant qui aura accès aux mêmes informations.

Article 7 : Dépouillement des bulletins de vote

7.1 Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

7.2 Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

7.3 Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

7.4 Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 8: Sécurité

8.1 Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

8.2 En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

8.3 En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 9: Information et Formation

9.1 Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

9.2 En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

9.3 En outre, les représentants du personnel, les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 10 : Expertise et Déclaration auprès de la CNIL

10.1 Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

10.2 En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

10.3 Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

10.4 Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 11 : Durée de l’accord - Dépôt

11.1 Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter de son entrée en vigueur au jour qui suit son dépôt à la DIRECCTE.

11.2 Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et l'Organisation syndicale signataire du présent accord.

11.3 Les procédures et délais de notification et d’opposition à l’accord seront respectés conformément à la législation, puis le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la DIRECCTE et au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.

11.4 Cet accord peut être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du Travail, sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Annexe: Cahier des charges

Fait à Alby-sur-Chéran, le 22 août 2019

En 6 exemplaires dont un pour chaque partie

Pour la CGT

…………………………………., Déléguée Syndicale CGT

Pour la CFDT

……………………………………., Délégué Syndical CFDT

Pour la Direction

………………………………………, Responsable Ressources Humaines