Protocole d’accord préélectoral

Elections du Comité Social et Economique

LABORATOIRES GALDERMA S.A.S.

ENTRE LES SOUSSIGNES :

• La Société Laboratoires Galderma, dont le siège social est situé ZI Montdésir – 74540 ALBY-SUR-CHERAN, représentée par XXXXXXXX, Responsable Ressources Humaines

Et d’autre part :

• l’Organisation syndicale CGT, organisation syndicale représentative au sein de la société représentée par XXXXXXX, XXXXXXXXX, mandatée par le syndicat.

• l'Organisation syndicale CFDT, organisation syndicale représentative au sein de la société représentée par XXXXXXXXXXX, Délégué Syndical

D’autre part,

Il a été conclu ce qui suit :

Préambule 

En vue des élections des membres du Comité Social et Economique et en application des articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail, les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de la société Laboratoires Galderma S.A.S ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 23/08/2019.

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de la société Laboratoires Galderma.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de la société Laboratoires Galderma se sont réunies les 05/09/2019 et 30/09/2019 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Table des matières

ARTICLE I : Elections par voie électronique 6

ARTICLE II : Dates des élections 7

 Dates des élections par voie électronique 7

 Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 8

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif 9

 Dates de calcul de l’effectif 9

 Personnes prises en compte dans l’effectif 9

 Nombre de sièges à pourvoir 10

ARTICLE V : Nombre et composition des collèges électoraux 11

 Définition des collèges 11

Le personnel est réparti en 3 collèges : 11

 Répartition des sièges entre collèges pour les élections du CSE 11

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité 14

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel des Laboratoires Galderma 14

 Conditions d’électorat du personnel mis à disposition 15

ARTICLE VII : Listes électorales 16

 Contenu des listes électorales 16

 Publication des listes électorales 16

 Réclamations relatives aux listes électorales 16

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures 17

 Information du personnel et appel à candidatures 17

 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1er tour des élections 17

ARTICLE IX : Propagande électorale 21

 Tracts et affiches 21

 Professions de foi des candidats 21

 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale 22

 Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale 22

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 22

 Vote électronique, principes généraux 22

 Matériel de vote 23

 Déroulement du vote par internet 23

 Assistance téléphonique 24

 Bureau de vote 24

 Cellule d’assistance technique 25

 Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 25

 Chiffrement et déchiffrement des votes 26

 Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 27

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus 28

 Ratures 28

 Egalité des voix 28

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux 29

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale 31

 Calcul de l’audience électorale des Organisations syndicales dans l’entreprise 31

 Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats 31

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données 32

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 32

ARTICLE I : Elections par voie électronique

• Elections par voie électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la société Laboratoires Galderma souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10membres du Comité Economique et Social

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n° 2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Economique et Social.

En application de la délibération Cnil n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l’intégralité du dispositif de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante.

Un accord d’entreprise a été conclu le 22/08/2019 entre la Direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

• Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de la société Laboratoires Galderma amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Les Laboratoires Galderma informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.

Gedicom, à qui les Laboratoires Galderma fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

ARTICLE II : Dates des élections

Les membresdu Comité Economique et Social seront élus par scrutins électroniques.

• Dates des élections par voie électronique

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 14/10/2019 à 09h et seront clôturées le 18/10/2019 à 14h00.

Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 04/11/2019 à 09h00 et seront clôturées le 08/11/2019 à 14h00.

• Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécieront au jour du premier tour de scrutin.

Au cas présent, les parties ont convenu de fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité au 31/08/2019.

ARTICLE III : Durée des mandats des membresComité Social et Economique

La durée des mandats des membres du CSE de la société Laboratoires Galderma est de 4 ans.

Les mandats (actuels) des élus du CE, DP et CHSCT prennent fin dès la proclamation des résultats des élections, soit :

• le 18/10/2019 si un seul tour est organisé ;

• le 08/11/2019 si un second tour est organisé.

Le mandat des nouveaux élus prend effet le lendemain de la proclamation des résultats, soit :

• le 19/10/2019 si un seul tour est organisé ;

• le 09/11/2019 si un second tour est organisé.

Lorsqu’à l’issue du premier tour, une partie des sièges est non pourvue, le mandat des élus au premier tour prend effet le lendemain de la proclamation des résultats du second tour.

Le mandat des nouveaux élus expirera donc :

le 19/10/2023, si un seul tour est organisé ;

le 09/11/2023, si un second tour est organisé.

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif

• Dates de calcul de l’effectif

Au 31/08/2019, l'effectif total de la Société Laboratoires Galderma s’élève à 337 salariés en équivalent temps plein (ETP).

• Personnes prises en compte dans l’effectif

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément L. 1111-2 du Code du travail  à due proportion de leur temps de présence :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

En revanche, en application des textes cités ci-dessus, ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif :

• les salariés recrutés pour remplacer un salarié absent (contrat à durée déterminée, contrat de travail temporaire ou contrat de mise à disposition),

• les salariés employés dans le cadre d’une formation en alternance ou d’un contrat aidé,

• les mandataires et dirigeants sociaux,

• les stagiaires.

• Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de l’effectif actuel, en application des dispositions du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir serait de 11 pour les titulaires et de 11 pour les suppléants.

ARTICLE V : Nombre et composition des collèges électoraux

• Définition des collèges

Le personnel est réparti en 3 collèges :

• 1er collège : Employés et ouvriers = 79 salariés

dont 27 % d’hommes

dont 73 % de femmes

• 2ème collège : Techniciens et Agents de Maîtrise = 164 salariés

dont 49 % d’hommes

dont 51 % de femmes

• 3ème collège : Cadres = 94 salariés

dont 47 % d’hommes

dont 53 % de femmes

Sont considérés appartenir au collège « Employés et Ouvriers », les salariés dont le poste est classifié dans les groupes 1 à 3.

Sont considérés comme « Techniciens et Agents de Maîtrise » les salariés dont le poste est classifié dans les groupes 4 à 5.

Sont considérés appartenir au collège « Cadres » les salariés dont le poste est classifié dans les groupes 6 et plus de l’avenant « Classifications et salaires » de la Convention Collective Nationale de l'Industrie Pharmaceutique.

• Répartition des sièges entre collèges pour les élections du CSE

Les 11 sièges de titulaires et les 11 sièges de suppléants pour les élections au CSE seront ainsi répartis :

1er collège : 3 sièges de titulaires et 3 sièges de suppléants

2ème collège : 5 sièges de titulaires et 5 sièges de suppléants

3ème collège : 3 sièges de titulaires et 3 sièges de suppléants

ARTICLE VI : Heures de délégation

• L’annualisation du crédit d’heures :

Le crédit d’heures peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois.

Un membre ne peut disposer dans le mois de plus de 1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie. En cas de cumul de ces heures de délégation, le membre doit en informer l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue d’utilisation

• Mutualisation du crédit d’heures entre les membres :

Les élus peuvent se répartir les heures entre eux (membres titulaires entre eux ou avec les suppléants), sans que cela ne conduise l’un d’eux à disposer dans le mois à plus d’1,5 fois le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie. Les membres doivent informer l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue d’utilisation, via un formulaire dédié.

• Nombre d’heures de délégation :

Au vu du nombre de 11 sièges à pourvoir, le nombre d’heure de délégation sera de 22 heures, réparties comme suit :

1er collège : 3 sièges soit 66 heures de délégation

2ème collège : 5 sièges soit 110 heures de délégation

3ème collège : 5 sièges soit 66 heures de délégation

ARTICLE VII : Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

Au vu de l’effectif de l’entreprise suppérieur à 300 salariés, la Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail devra se distinguer du CSE.

• Missions du CSSCT

Le CSSCT est une émanation du CSE et a vocation à préparer les réunions et délibérations du comité sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail.

A ce titre, elle peut se voir confier par délégation du comité, tout ou partie de ses attributions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail (article L. 2315-38). Elle dispose par l'intermédiaire des membres de la délégation du personnel qui la composent, du droit d'alerte en cas d'atteinte aux droits des personnes et de danger grave et imminent.

La CSSCT ne peut pas se voir confier la possibilité de recourir à l'expert, ni d'avoir des attributions consultatives qui relèvent exclusivement de la compétence du CSE.

• Composition du CSSCT

La commission sera composée de :

• présidée par l'employeur ou son représentant;

• au minimum trois membres représentants du personnel, dont au moins :

1 représentant du 1^er collège

1 représentant du 2^ème collège

1 représentant du 3^ème collège;

L'employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du comité. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieurs à celui des représentants du personnel titulaires.

 

Le médecin du travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail, l'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités aux réunions de la commission.

Le nombre de membres de la ou des commissions est défini par accord d'entreprise (au sens du 1er alinéa de l'article L. 2232-12) ou en l'absence de délégué syndical, par accord entre l'employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires élus de la délégation du personnel du comité. A défaut d'accord, ce nombre est défini par le règlement intérieur du CSE (article L. 2315-44).

ARTICLE VIII : Electorat et éligibilité

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel des Laboratoires Galderma

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• sont électeurs, les salariés de l’entreprise ayant au moins 3 mois d’ancienneté, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• sont éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeur, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins sans interruption, âgés de 18 ans révolus, à l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces enterprises.

• Conditions d’électorat du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice (Laboratoires Galderma) au jour des élections est de 12 mois continus pour être électeur conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l’entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition des Laboratoires Galderma remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein des Laboratoires Galderma.

A cette fin, la Direction des Ressources Humaines des Laboratoires Galderma adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs concernés et ayant choisi de voter aux élections organisées par les Laboratoires Galderma.

Les personnes mises à disposition des Laboratoires Galderma pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction des Ressources Humaines des Laboratoires Galderma, par écrit adressé au plus tard le 7^ème jour suivant la publication des listes électorales.

Si les personnes mises à disposition satisfont à la condition présence visée ci-dessus mais n’ont pas émis de volonté claire de vote au sein des Laboratoires Galderma leur inscription ne sera pas étalie sur les listes électorales.

ARTICLE IX : Listes électorales

• Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.

• Publication des listes électorales

Le 01/10/2019, les listes électorales seront mises à disposition des salariés par voie d’affichage par la Direction des Ressources Humaines.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

• Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des Ressources Humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

ARTICLE X : Appel et dépôt des candidatures

• Information du personnel et appel à candidatures

Le 01/10/2019, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux de la société Laboratoires Galderma.

Cette information constituera un appel à candidatures.

• Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1er tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5du Code du travail, à savoir les Organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10 % des voix aux précédentes élections dans l'entreprise),

• représentatives au niveau national ou interprofessionnel,

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et dont le champ professionnel et géographique couvre la société des Laboratoires Galderma.

• Cas d’organisation d’un 2^nd tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour,

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1er tour seront considérées comme maintenues pour le 2nd tour. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de l’employeur au plus tard le 08/10/2019.

• Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la Direction des Ressources Humaines ou envoyées par courriel à l’adresse suivante : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Service Administration du Personnel ou par lettre recommandée.

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’Organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 08/10/2019 à 12h00 pour le 1er tour,

• 23/10/2019 à 12h00 pour le 2nd tour éventuel.

• Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées le 09/10/2019 par la Direction dans les locaux de la société Laboratoires Galderma.

Ces listes seront également publiées sur l’espace interne de la société.

• Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

• Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

• Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l’application de cette règle n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l’entier :

• supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Enfin, les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

• Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux des Laboratoires Galderma.

ARTICLE XI : Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

• Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 11/10/2019 à minuit.

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 31/10/2019 à minuit.

• Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines – Service Administration du Personnel lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.

Dans le cadre d’un éventuel 2nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	FORMAT	POIDS (Ko)	DIMENSIONS	NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS	.jpg ou .png	100	200x200px	LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS	.jpg	500	Minimum : 46x56px Maximum : 200x243px *	PHOTO_NOM PRENOM

• Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par la société Laboratoires Galderma n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

• Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale

Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des Ressources Humaines en même temps que les candidatures, soit :

• le 08/10/2019 avant 12h00 pour le 1er tour ;

• le 23/10/2019 avant 12h00 pour le 2nd tour.

ARTICLE XII : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

• Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

• Matériel de vote

Un courrier sera adressé la semaine du 08/10/2019 pour le 1er tour, valable également pour le 2d tour, au domicile de chaque salarié et sera constitué :

• d’une lettre précisant les modalités du scrutin

• codes confidentiels de l’électeur.

• Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse communiquée sur la lettre personnalisée. Un lien aboutissant sur l’application de vote par internet sera mis en place dans le portail Intranet dédié à cet effet. Les électeurs n’ayant pas accès à internet depuis leur poste pourront ainsi accéder à l’application de vote.

Des postes informatiques permettant d’accéder au site de vote seront par ailleurs mis à disposition des électeurs :

• sur Montdésir : salle Arcalod

• sur Touvière : salle Pierra Menta, de 10h00 à  12h00 et de 16h à 18h

Les électeurs auront la possibilité de rayer (décocher) un ou plusieurs noms de la liste, mais ne pourront pas en ajouter ou modifier l’ordre de présentation des candidats. La panachage est interdait.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante :

www.laboratoiresgalderma.webvote.fr-

Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront à tout moment la possibilité d’imprimer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

• Assistance téléphonique

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

• Procédure de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote.

Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 2 du présent protocole.

• Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. Les fonctions de Président et d’Assesseurs seront confiées aux deux électeurs les plus âgés présents ainsi qu’à l’électeur le plus jeune.

Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote

• Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des Organisations syndicales, des représentants de la Direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale pourra désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 3 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

• Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et le représentant de la Direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

• Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

• Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

ARTICLE XIII : Modalités de désignation des élus

La désignation des Membres du CSE se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

• Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

• Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

ARTICLE XIV : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

• Signature du procès-verbal et des listes d’émargement

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

• Proclamation des résultats

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat au 1er tour.

Le bureau de vote proclame ensuite le nom de chaque élu et le nombre de voix qu’ils ont obtenues en précisant le collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

• Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux de la société Laboratoires Galderma.

• Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, la société Laboratoires Galderma transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux Organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, la société Laboratoires Galderma envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception à :

• l’Inspection du travail (DIRECCTE) territorialement compétente, en deux exemplaires,

• au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

ARTICLE XV : Mesure de la représentativité syndicale

• Calcul de l’audience électorale des Organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque Organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au CSE et ce, quel que soit le nombre de votants.

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les syndicales concernées.

• Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Pour être désigné Délégué syndical par une Organisation syndicale représentative, le candidat sur une liste doit avoir obtenu au moins 10 % des suffrages portés sur son nom.

Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.

ARTICLE XVI : Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

ARTICLE XVII : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections représentants du personnel au Comité Economique et Social .

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisants d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires, et il sera déposé auprès de la DIRECCTE et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions légales.

Fait à 30/09/2019

Pour la CGT

XXXXXXXX, XXXXXXXXXXXX, mandatée par la CGT pour négocier le protocole

Pour la CFDT

XXXXXXXX, Représentant syndical CFDT, mandaté par la CFDT pour négocier le protocole

Pour la Direction

XXXXXXXXXXX, Responsable Ressources Humaines

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Jeudi 22 août 2019	Signature de l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique avec les OS représentatives
Vendredi 23 août 2019	Invitation des OS à négocier le protocole d’accord préélectoral + Annonce des élections aux salariés
Jeudi 5 septembre 2019	1ère réunion de négociation du PAP
Lundi 16 septembre 2019	1ère réunion de négociation de l’Accord CSE
Jeudi 26 septembre 2019	2ème réunion de négociation de l’Accord CSE
Lundi 30 septembre 2019	2ème réunion de négociation du PAP + Signature avec les organisations syndicales
Mardi 1 octobre 2019	Publication du protocole d’accord préélectoral
Mardi 1 octobre 2019	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Mardi 1 octobre 2019	Affichage des listes électorales
Mardi 1 octobre 2019	Envoi des formulaires aux entreprises prestataires mettant du personnel à disposition du client
Vendredi 4 octobre 2019	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Mardi 8 octobre 2019	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Mercredi 9 octobre 2019	Affichage des listes de candidats
Du mercredi 2 au mardi 8 octobre	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Mardi 8 octobre	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Vendredi 11 octobre	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Lundi 14 octobre	09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Vendredi 18 octobre	14H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Vendredi 18 octobre	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 18 octobre	Affichage des résultats + Appel à candidatures 2nd tour
Mercredi 23 octobre	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Vendredi 25 octobre	Affichage des listes de candidats
Du vendredi 25 octobre au lundi 28 octobre	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Jeudi 31 octobre	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Lundi 04 novembre	09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Vendredi 08 novembre	14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Vendredi 08 novembre	Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 08 novembre	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : PROCEDURE DE RESTITUTION DE CODES

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance
Modalité de restitution	Code identifiant	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

ANNEXE 3 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	En ligne pendant le scrutin	OUI	NON	NON
	En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats de synthèse Représentativité	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	OUI	OUI	OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT	OUI	OUI	OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Clé de chiffrement/déchiffrement des votes	OUI	NON	NON