Projet d’accord collectif relatif auX MODALITES D’oRGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE D’UNE PART :

La société CFI TECHNOLOGIES, société par actions simplifiée enregistrée au registre du commerce et des sociétés d’EVRY sous le numéro 440 319 176, sis 18 rue des Cévennes – LISSES – 91017 EVRY Cedex, représentée par X en sa qualité de Directeur Général Adjoint, dument habilité aux fins des présentes,

ET D’AUTRE PART :

Organisation syndicale CGT, ayant donné mandat à X,

Organisation syndicale CFE/CGC, ayant donné mandat à X,

Ensemble, « les Parties ».

VAVAPréambule :

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêté d'application ainsi qu’à la loi n°2018-217 du 29 mars 2018, les élections des membres du Comité Social et Economique (ci-après le « CSE ») peuvent être organisées par voie électronique.

Dans le cadre de la présente décision unilatérale, les Parties au présent accord se sont réunies le 24 août 2023 et ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel du CSE de la société CFI TECHNOLOGIES en vue d’améliorer le processus électoral et permettre, notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont décidé de la mise en place du vote électronique, selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les modalités techniques et fonctionnelles du vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges, seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Cela étant exposé, il est convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 : Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au CSE de la société CFI TECHNOLOGIES.

Le recours au vote électronique sera également mentionné dans le protocole d’accord préélectoral pour chaque scrutin.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société CFI TECHNOLOGIES (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition) ayant la qualité d’électeur pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au CSE.

Article 2 : Principes généraux

La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ;

• La publicité du scrutin.

Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1. Principe du recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Société, spécialisé dans la conception et la mise en place de systèmes de vote électronique.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposera également aux personnes chargées par le prestataire retenu de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral s'il est déjà arrêté au moment de la signature.

3.2. Expertise indépendante

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

Le système de vote électronique est mis en place dans le respect issue du règlement (US) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « le RGPD »), entré en application le 25 mai 2018.

Les personnes concernées pourront exercer les droits que leur confèrent le RGPD dans les conditions et limites qu’il fixe.

3.3. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Les appels des électeurs seront gérés par le Prestataire qui traitera toutes demandes telles que la régénération des mots de passe, les informations générales, l’aide à la connexion, etc.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système

3.4. Information des salariés et formation

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-12 du Code du travail, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Elle sera également affichée au sein de l’Entreprise sur les panneaux dédiés à cet effet afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Les membres de la délégation du personnel au CSE et les membres du Bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 4 : Préparation et déroulement des opérations électorales

4.1. Protocole d’accord préélectoral

Le protocole préélectoral fera référence au présent accord d’organisation du vote électronique et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique.

En l’absence de protocole préélectoral signé à la double majorité, les modalités de mise en œuvre du vote électronique pourront être fixées par l’employeur dans les conditions prévues au présent accord.

4.2. Etablissement et communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

4.3. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs seront informés des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin, selon des modalités qui seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste informatique, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

4.4. Caractéristique du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4.5. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le 1^er tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote ;

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire qui seront communiqués par deux canaux différents ;

• la date de début et de fin du vote électronique au 1^er et au 2^nd tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail, de la jurisprudence et des recommandations de la CNIL.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

4.6. Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité du vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible durant le déroulement du scrutin.

4.7. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Article 5 : Dépouillement – Procès-verbaux – Résultats

5.1. Clôture

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants générés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

La cellule d’assistance technique, en présence des membres du bureau de vote, procède alors au contrôle du scellement de ce système.

5.2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque scrutin.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 6 : Sécurité et confidentialité

6.1. Garantie de confidentialité du vote et de stockage des données pendant la durée du scrutin

Le système de vote électronique doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Conformément aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportement aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

6.2. Dispositif de secours

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique, notamment, le Bureau de vote a compétence, après avis de la cellule d’assistance technique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

6.3. Délais de recours et destruction des données

La Société et/ou le prestataire conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours légal en vigueur ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, la Société ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 : Dispositions finales

7.1. Durée de l’accord

Le présent accord est applicable à la Société CFI TECHNOLOGIES pour les élections des membres du CSE.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à dire après épuisement, le cas échéant, des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

7.2. Révision et dénonciation de l’accord collectif

Le présent accord pourra être révisé et dénoncé conformément aux dispositions légales applicables.

7.3. Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque Partie.

Le présent accord sera affiché sur les tableaux d’affichage réservés à la Direction pour sa communication et sera également mis à disposition du personnel.

Fait à Lisses, le 24 août 2023,

En 4 exemplaires, un pour chaque partie

Pour la Direction Représentée par X, en qualité de Directeur Général Adjoint.

Pour la CFE-CGC Représentée par X, en qualité de délégué syndical.

Pour la CGT Représentée par X, en qualité de délégué syndical.