charte d’utilisation des outils technologiques

de l’Information et de la communication

La loi du 8 août 2016 prévoit la négociation d’un accord visant à reconnaitre le droit à la déconnexion pour les salariés et les modalités mises en œuvre par l’Entreprise pour reconnaitre ce droit. Cette charte a été négociée lors de la NAO 2019 et vient compléter la charte informatique en vigueur depuis le 20 février 2007 au sein de l’ADMR 41.

La présente Charte vise à concilier différentes valeurs :

• Assurer une qualité de vie au travail

• Concilier un équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée

• Respecter les temps de repos en garantissant un droit à la déconnexion dans un cadre opérationnel et respectueux.

• Favoriser la responsabilité individuelle et collective.

Cette charte vise les principaux modes de communication actuels qui peuvent être considérés comme envahissants : les appels téléphoniques sur les téléphones portables, les SMS, les mails et la connexion à distance aux progiciels.

Elle a été finalisée en Négociation Annuelle le 14 novembre 2019. Elle a reçu un avis favorable du Comité d’entreprise le 14 novembre 2019.

Elle est mise en ligne dans la bibliothèque.

Les téléphones portables

Ce paragraphe ne concerne que les salariés disposant d’un téléphone professionnel. Pour ceux utilisant leur téléphone personnel, ils l’utilisent selon leur propre liberté.

Principe

Le téléphone sert à joindre son interlocuteur pour lui communiquer un message oral qui nécessite un échange afin de s’assurer une pleine compréhension dudit message.

Il s’agit aussi du mode de communication à utiliser en cas d’urgence.

Droits et devoirs de l’appelant

Le salarié privilégiera ce mode de communication pour donner une information urgente à un interlocuteur.

Il est conseillé pour le salarié de regrouper ses appels dans son emploi du temps afin de gagner en concentration et en efficacité.

L’appelant n’utilisera pas l’anonymat pour son appel afin que le destinataire puisse l’identifier.

L’appelant se présentera et, après avoir vérifié la disponibilité de son interlocuteur, exposera rapidement le motif de son appel. S’il ne peut joindre son interlocuteur, il laissera un message court exposant le motif de son appel.

Il est interdit d’appeler lorsque le salarié conduit un véhicule non équipé d’un système reconnu légalement.

Droits et devoirs de l’appelé

En période de travail, le salarié doit être joignable sur son téléphone. S’il est occupé, il peut ne pas répondre mais fera le nécessaire pour écouter le message dans un délai rapide.

Il est interdit de répondre au téléphone lorsque le salarié conduit un véhicule non équipé d’un système reconnu légalement.

En dehors des horaires de travail classique, le téléphone peut être éteint ou placé en vibreur. L’appelé a le droit de ne pas être joignable.

A tout instant, le salarié veillera à ce que le téléphone dispose de suffisamment de batterie pour un usage normal.

Cas particulier si des astreintes sont mises en place, le salarié doit être joignable sur son téléphone à chaque instant. Il bénéficie en contrepartie d’une indemnité.

Les SMS

Ce paragraphe ne concerne que les salariés disposant d’un téléphone professionnel. Pour ceux utilisant leur téléphone personnel, ils l’utilisent selon leur propre liberté.

Principe

Le SMS sert à passer une information courte ou obtenir une réponse courte.

Le SMS concilie le besoin d’urgence du téléphone avec la volonté de moins déranger le récepteur.

Le SMS est un mode de communication alternatif qui ne doit pas se substituer aux appels téléphonique ou au mail. Il prend plus de temps à sa conception et l’expéditeur doit avoir conscience de ce caractère chronophage.

Il est interdit d’adresser ou de lire un SMS lorsque le salarié conduit.

Droits et devoirs de l’expéditeur

L’expéditeur doit respecter des formes de politesse dans le contenu de son SMS.

Il doit veiller à limiter le nombre de SMS qu’il adresse car il ne s’agit pas d’un mode de communication à privilégier.

Droits et devoirs du récepteur

Durant ces jours de travail, le récepteur vérifiera au moins une fois par jour ses SMS et y apportera une réponse dans la journée soit par SMS soit en appelant l’expéditeur.

En dehors des jours de travail, chaque récepteur est renvoyé à sa responsabilité personnelle tout en étant invité à modérer la lecture des SMS et leur envoi.

Cas spécifique des téléphones portables mis à disposition des Maisons des Services

Chaque Maison des Services met à disposition des aides à domicile un numéro de portable à utiliser uniquement pour les motifs suivants :

• Oubli, erreur ou modification de pointage

• transmettre une information non urgente

• Poser une question simple non urgente

La Maison des Services l’utilise pour :

• informer l’aide à domicile des hospitalisations d’un bénéficiaire,

• demander un remplacement

• passer des informations diverses

• répondre aux questions simples.

Ce portable sert uniquement aux SMS. Aucun appel vocal n’est traité sur ce numéro.

Le Responsable de Secteur qui rentrerait à son domicile avec le téléphone portable de la Maison des Services ne doit pas le consulter en dehors des heures habituelles de travail.

Les mails

Ce paragraphe concerne principalement (mais pas uniquement) les salariés ayant une boite mail disposant d’une synchronisation avec leur smartphone ou ayant un ordinateur portable qu’ils consultent régulièrement.

Principe

Le mail est devenu un outil de travail essentiel qui doit être utilisé durant son temps de travail. Il constitue un mode de communication se situant entre l’appel téléphonique et le courrier. Le mail a vocation à remplacer le fax qui sera progressivement inusité.

Il ne doit pas être utilisé pour diffuser une information urgente (pour les aides à domicile contactant la Maison des Services : préférer le téléphone). Il faudra alors privilégier l’appel téléphonique ou un SMS.

Le mail a l’avantage de respecter le rythme de travail de l’expéditeur et du récepteur. Il permet de garder une trace écrite. Grâce aux adresses @fede41.admr.org, il est simple d’utilisation.

En revanche, il peut provoquer un risque de saturation en cas de mails trop nombreux (plus de 30 par jour).

Les boites mail peuvent être saturées par des Spams.

La rédaction des mails

Comme les courriers, les mails répondent à des formes de rédactions précises. La présente charte en rappelle les points importants :

1. Adresser les mails à un (ou plusieurs) destinataire(s) auprès duquel (desquels) l’expéditeur attend quelque chose.

2. Mettre en copie les personnes dont l’expéditeur veut qu’elles soient informées que le destinataire a été saisi.

3. Respecter les règles de politesse et de communication bienveillante (bonjour, merci, formules de politesse…)

4. Utiliser « CCI » pour les envois en masse afin d’éviter de communiquer les adresses à l’ensemble des destinataires et des impressions ultérieures très longues.

5. Ne jamais écrire en majuscule (sauf les sigles).

6. Indiquer l’objet du mail. Le titre doit être clair et compréhensible.

7. Eviter les longs mails à multiples sujets. Privilégier la doctrine 1 mail = 1 sujet.

8. Faire des messages courts en respectant les règles de français.

9. Eviter les abréviations

10. Limiter le nombre de pièces jointes au strict nécessaire.

11. Renommer les pièces jointes afin d’en faciliter les recherches.

Pour rappel, pour diffuser un document non urgent, il faut utiliser les bannettes internes à l’ADMR en lieu et place des mails.

Les mails doivent intégrer le modèle de signature ADMR. (Cf Bibliothèque / informatique / procédure / outlook / modèle de signature)

Droits et devoirs de l’expéditeur

L’expéditeur veille à adresser des mails aux personnes concernées et s’abstiendra d’en adresser (notamment en copie) à des destinataires qui ne sont pas concernés.

L’expéditeur écrit ces mails pendant son temps de travail. Il respecte les 11 règles de rédaction énoncées ci-dessus.

L’expéditeur respecte son interlocuteur. Il n’utilise jamais le mail pour régler ses comptes.

L’expéditeur admet que le destinataire puisse prendre du temps pour lire son mail et y apporter une réponse.

Droits et devoirs du récepteur

Le récepteur paramètre sa boite mail pour éviter que les spams polluent sa boite de réception.

Le récepteur lit ses mails quand il veut durant son temps de travail et en s’assurant de préserver ses temps de repos.

Il est conseillé de ne pas consulter ses mails plus de 3 fois par jour et de désactiver les notifications de messages (visuelles et auditives)

Le récepteur répond quand il peut à ses mails et veille à apporter une réponse à tous ses mails. Il s’organise en conséquence.

Le récepteur évite l’utilisation systématique de la fonction « réponses à tous ».

Il est conseillé que les mails traités soient classés pour ne pas créer une gêne visuelle et stressante ou un encombrement de la boite de réception.

Le récepteur respecte l’expéditeur. Il n’utilise jamais le mail pour régler ses comptes.

Durant une absence prolongée (4 jours et plus), le récepteur paramètre sa boite mail pour indiquer son absence et le nom de la personne à joindre en cas d’urgence.

A son retour d’absence, le récepteur garde un temps pour consulter ses mails et y répondre. La durée de ce temps est variable selon la durée de l’absence et le nombre de mails reçus en moyenne par jour. Le récepteur organise son emploi du temps en conséquence.

Cas particulier si des astreintes sont mises en place, le salarié doit consulter sa messagerie au moins une fois par jour.

l’utilisation des progiciels à distance

Ce paragraphe concerne les salariés se connectant aux progiciels de l’ADMR à partir d’un ordinateur portable professionnel ou de leur ordinateur personnel.

Principe

Il est possible de se connecter sur les progiciels de l’ADMR à distance. L’ADMR rappelle que ces connexions doivent se faire pendant le temps habituel de travail et non en dehors.

Les horaires « d’utilisation anormale » sont définis comme suit :

• En semaine entre 19h et 7h

• Le week-end et les jours fériés

• Les jours de congés (CP, CPA, RTT…)

Elle souhaite toutefois laisser des marges d’autonomie et ne bloquera pas les accès durant ces horaires « d’utilisation anormale ».

A ce jour, l’ADMR ne souhaite pas promouvoir ou mettre en place le télétravail pour ses salariés. Les connexions à distance sur les progiciels doivent se faire de manière épisodique et exceptionnelle.

Chaque utilisateur est renvoyé à la fois à sa responsabilité et à sa liberté d’organiser son temps personnel et professionnel.

Les précautions

Le protocole d’accès à Planisud et au TSE ne sera plus communiqué pour permettre une connexion à partir d’un ordinateur personnel.

Les salariés disposant d’un ordinateur portable professionnel seront sensibilisés à l’importance de ne pas l’utiliser en dehors de leurs horaires habituels de travail sauf en cas d’urgence.

Les salariés se connectant durant ces horaires « d’utilisation anormale » devront le signaler à leur cadre hiérarchique. Un tableau recensant ces connexions sera rempli et analysé régulièrement afin d’apporter si nécessaire des mesures correctives.

Fait à Blois, le 14 novembre 2019 en 3 exemplaires.

Signature pour l’UES ADMR 41 Signature pour le CFTC