Avenant n° 2 à l’Accord sur le vote

électronique du 27 octobre 2009

Elections Professionnelles

des représentants du personnel aux Comités

Sociaux et Economiques de l’UES MGEN

ENTRE

LES ENTITES JURIDIQUES MGEN, MGEN ACTION SANITAIRE ET SOCIALE, MGEN CENTRES DE SANTE, GIE MGEN-TECHNOLOGIES, MGEN UNION ET FONDATION MGEN POUR LA SANTE PUBLIQUE, PARTIES A L’UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE MGEN,

Dont les sièges sociaux sont situés :

03 square Max Hymans – 75 748 PARIS CEDEX 15

D’une part,

Et les organisations syndicales suivantes :

Fédération C.F.D.T. des Syndicats du Personnel de la Protection Sociale, du Travail et de l’Emploi

Fédération C.F.E.- C.G.C. UES MGEN

Fédération Nationale des Personnels des Organismes Sociaux C.G.T et Fédération de la Santé et de l’Action Sociale C.G.T.

UNSA-MGEN-VYV Syndicat National Autonome du Personnel du secteur Privé de UES M.G.E.N., du groupe VYV des mutuelles qu’elle a créées et de toutes les entités du groupe MGEN

d’autre part

Il est convenu ce qui suit :

Préambule 3

ARTICLE 1 - Principes généraux 3

ARTICLE 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 3

ARTICLE 3 - Modalité d’organisation des opérations 4

SECTION 3.I - Protocole d’accord préélectoral 4

SECTION 3.II - Formation au système de vote électronique 4

SECTION 3.III - Expertise indépendante 4

SECTION 3.IV - Cellule d’assistance technique 4

ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote 5

SECTION 4.I - Établissement des listes électorales et transmission 5

SECTION 4.II - Lieu et temps du scrutin 5

SECTION 4.III - Modalités d’accès au site de vote 6

SECTION 4.IV - Déroulement du vote 6

SECTION 4.V - Programmation du site 6

ARTICLE 5 - Clôture et Résultats 6

SECTION 5.I - Clôture 6

SECTION 5.II - Décompte et attribution des sièges 6

SECTION 5.III - Délais de recours et destruction des données 7

ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité 7

SECTION 6.I - Anonymat et confidentialité des suffrages 7

SECTION 6.II - Le dispositif de secours 7

ARTICLE 7 - Durée et entrée en vigueur 7

ARTICLE 8 - Révision et dénonciation 7

ARTICLE 9 - Publicité et dépôt 8

ANNEXES 10

1 - Nature des prestations attendues 11

2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. 12

2.1 - Fonctionnalités générales. 12

2.2 - Scénario de vote 13

2.3 - Procédure d’ouverture de l’élection 13

2.4 - Procédure de clôture de l’élection 14

2.5 - Dépouillement des urnes électroniques 14

2.6 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 14

2.7 - Liste des émargements 15

2.8 - Assistance technique 15

2.9 - Dispositifs de secours 15

3 - Autres prestations à fournir 16

3.1 - Préparation de l’élection 16

3.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique 18

3.3 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH Groupe 19

3.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique 20

4 - Assistance téléphonique et envoi de duplicata 21

4.1 - Numéros 21

4.2 - Effectifs 21

4.3 - Horaires 21

4.4 - Identification de l’électeur 21

4.5 - Rôle 21

4.6 - Assistance en ligne 22

5 - Information sur le fonctionnement du vote électronique 24

Préambule

Les entités juridiques MGEN, MGEN Action Sanitaire et sociale, MGEN Centres de Santé, GIE MGEN-Technologies, MGEN UNION et Fondation MGEN pour la Santé Publique, parties à L’Unité économique et sociale MGEN, ont étudié la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Il est par ailleurs rappelé que lors des élections professionnelles relatives aux représentants du personnel aux Comités d’Etablissement de l’UES MGEN organisées en 2009 – 2010, les parties avaient acté de la mise en œuvre du vote électronique.

Afin de faciliter l’organisation des élections, les parties signataires du présent accord conviennent de poursuivre et mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Economiques de l’UES MGEN, le vote électronique par Internet.

En complément, les partenaires sociaux conviennent que la mise en place du vote électronique n’exclut pas la possibilité d’autres modalités de vote, pouvant être détaillées dans le protocole d’accord préélectoral de chacune des élections.

Les parties signataires décident de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, selon les modalités qui suivent :

Principes généraux

Le système retenu par les entités de l’UES MGEN doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les organisations syndicales représentatives sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

3. Modalité d’organisation des opérations

   1. Protocole d’accord préélectoral¹

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution des bureaux de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Formation au système de vote électronique²

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

• Des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-18 du code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

• D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise, modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique pris pour l’application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du travail.

Cellule d’assistance technique³

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échéant, les représentants du prestataire.

Elle est composée pour les élections des représentants du personnel aux Comités Sociaux et Economiques des délégués de listes désignés par les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES MGEN. Chacune des organisations syndicales représentatives peut désigner un délégué de liste. Le nom des délégués de listes devra être communiqué au plus tard le vendredi 26 avril à 17h00 à l’adresse DRH-Elections2019@mgen.fr.

Les 4 délégués de listes ont accès aux 5 bureaux de vote pendant toute la durée du scrutin.

La cellule d'assistance technique⁴ :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4. Déroulement des opérations de vote

   5. Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁵, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote⁶ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) déterminée dans le protocole d’accord préélectoral est la suivante : https://mgen.votes.voxaly.com

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

5. Clôture et Résultats

   10. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement, lors des actions de formation des membres du bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

6. Sécurité et confidentialité

   13. Anonymat et confidentialité des suffrages⁷

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Durée et entrée en vigueur

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de sa date de signature.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra faire l'objet de révisions ou d'une dénonciation conformément aux dispositions légales.

Publicité et dépôt

En application des articles L. 2231-6 et D. 2231-4 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier et une version sur support électronique, auprès de la DIRECCTE, et un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud'hommes. Le présent accord sera publié sur l’intranet du groupe MGEN sur la base de données nationale des accords d’entreprise, conformément à la législation en vigueur.

Chaque Organisation Syndicale représentative recevra un exemplaire du présent accord.

Fait à Paris, le 12 mars 2019.

POUR L’EMPLOYEUR

MGEN, MGEN Action Sanitaire et Sociale, MGEN Centres de Santé, GIE MGEN-Technologies, MGEN Union et Fondation MGEN pour la Santé Publique

Président

POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Fédération C.F.D.T. des Syndicats du Personnel
de la Protection Sociale, du Travail et de l'Emploi

Fédération C.F.E.- C.G.C. UES MGEN

Fédération Nationale des Personnels des Organismes Sociaux C.G.T. et

Fédération de la Santé et de l'Action Sociale C.G.T.

UNSA-MGEN-VYV Syndicat National Autonome du Personnel du secteur Privé de l’UES M.G.E.N, du groupe VYV des mutuelles qu’elle a créées et de toutes les entités du groupe MGEN

ANNEXES

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles des entités composant l’UES MGEN

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles : représentants du personnel aux Comités Sociaux et Economiques.

4. Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournit à l’entreprise les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter.

• une étape de présentation des listes de candidats en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein des entités de l’UES MGEN.

8. Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres des bureaux de vote désignés au sein des entités de l’UES MGEN.

9. Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos

  5. Dépouillement des urnes électroniques

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement,

• Consolidée du vote par Internet et du vote par correspondance,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres des bureaux de vote locaux ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   10. Préparation de l’élection

       11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par la DRH Groupe de l’UES MGEN. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la DRH Groupe, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la DRH Groupe et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• Son matricule,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement/centre),

• Son emploi,

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

• L’adresse email professionnelle de l’électeur

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• Contrôler les accès au système de vote électronique,

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• Editer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’entreprise et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• d’un mot de passe qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

17. Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la DRH Groupe de l’UES MGEN, les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote, le prestataire fournit à la DRH Groupe, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

19. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines Groupe de l’UES MGEN au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UES MGEN ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et collège « employés », ou collège « Technicien » ou collège « cadres »),

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  20. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

21. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à l’entreprise, aux représentants du personnel et aux membres des bureaux de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

11. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    22. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

23. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  12. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH Groupe

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines Groupe dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  24. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à l’entreprise sur support numérique à l’issue de l’élection.

25. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés des bureaux de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

26. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres des bureaux de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition des bureaux de vote et de la DRH Groupe de l’UES MGEN les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

13. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    27. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

28. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

29. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

4. Assistance téléphonique et envoi de duplicata

   14. Numéros

VOXALY/DOCAPOST met à disposition des électeurs une assistance téléphonique. Le numéro sera communiqué en annexe du protocole d’accord préélectoral.

15. Effectifs

Une équipe de 9 personnes sera formée pour répondre aux appels des salariés de la MGEN pendant la durée du scrutin.

16. Horaires

L'assistance dédiée aux électeurs est ouverte de 9h à 18h (sauf samedis, dimanches et jours fériés) pendant la durée du 1^er tour. Le cas échéant, l’assistance téléphonique sera également ouverte pendant la durée du 2^nd tour.

17. Identification de l’électeur

L’identification de l’appelant est réalisée sur les informations suivantes :

• nom,

• prénom,

• date de naissance,

• code postal d’habitation,

• clef du numéro de sécurité sociale (2 chiffres)

  18. Rôle

      30. Aide et renseignements

L’assistance renseigne les électeurs sur le processus global de vote, sur les modalités de vote ainsi que sur les possibilités de réexpéditions des codes de connexion au site de vote par email et par sms.

31. Réexpédition des codes de connexion par courriel

L’assistance peut réexpédier par courriel les codes de connexion (code d’accès similaire au premier envoi mais nouveau mot de passe) après vérification de l’identité de l’appelant.

La réexpédition s’effectuera sur une adresse email personnelle. Exclusion des adresses de type « xxx@mgen.fr ».

32. Réexpédition des codes de connexion par SMS

L’assistance peut réexpédier par SMS les codes de connexion (code d’accès similaire au premier envoi mais nouveau mot de passe) après vérification de l’identité de l’appelant. La réexpédition s’effectue sur le n° de téléphone communiqué par l’électeur.

19. Assistance en ligne

Une page dédiée est disponible pour que l’électeur puisse déposer une demande de renvoi de codes.

Elle est directement accessible depuis la solution de vote.

L’électeur décline son identité en remplissant les informations d’un formulaire électronique suivantes :

• Nom,

• Prénom,

• Date de naissance,

• Code postal d’habitation à la date d’arrêtée des listes électorales,

• Code de défi (clé RIB ou clé de numéro de Sécurité Sociale).

L’électeur peut choisir une réexpédition de ses codes sur le numéro de téléphone portable ou l’adresse email de son choix. Toute les adresses Email finissant par « @mgen.fr » sont bloquées.

Ce site est accessible uniquement durant la période d’ouverture du scrutin.

Page « Demande de renvoi de codes » :

5. Information sur le fonctionnement du vote électronique

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1. Article R.2314-12 du code du travail↩

2. Article R.2314-12 du code du travail↩

3. Article R.2314-10 du code du travail↩

4. Article R.2314-15 du code du travail↩

5. Article R.2314-14 du code du travail↩

6. Article R.2314-8 du code du travail↩

7. Article R.2314-7 du code du travail↩