ACCORD D’ENTREPRISE ASUS France

relatif au Droit à la Déconnexion

et au bon usage professionnel des outils numériques

ENTRE :

La Société ASUS France (ACF),

Sise 1 Rue Galilée – Le Copernic 2 – 93 160 NOISY LE GRAND

Immatriculée au RCS de BOBIGNY sous le n° 442 854 261

Société A Responsabilité Limitée (SARL) au capital de 106 000 €

Représentée par Monsieur X, en sa qualité de Gérant

Ci-après désignée " L'Employeur ou La Direction "

D’une part,

ET :

Le syndicat CFE/CGC

Représenté par son délégué syndical Monsieur X

Le syndicat CFDT

Représenté par son délégué syndical Monsieur X

Ci-après désignés respectivement " Le Syndicat CFE/CGC ou CFDT "

D’autre part.

PREAMBULE

A l’ère de la transformation digitale des entreprises, caractérisée par une évolution exponentielle des outils numériques d’information et de communication, désormais accessibles à tout moment par les salarié(e)s, il est apparu nécessaire pour la Direction ASUS France d’accompagner ce changement de l’environnement de travail et des pratiques professionnelles. L’objectif étant de définir les modalités d'exercice du droit à la déconnexion dont bénéficie tout(e) salarié(e) en dehors de son temps de travail et édicter un corps de règles de bonnes pratiques d’utilisation des outils numériques dans le cadre du travail.

En préambule, les parties signataires du présent accord rappellent que la Société ASUS France dépend d’un groupe international et qu’à ce titre, de nombreux(ses) salarié(e)s basés en France travaillent étroitement avec des équipes internationales et ont des collègues et/ou un manager qui peuvent être basés à l’étranger. En conséquence, il arrive que les échanges professionnels au sein de ces équipes interviennent sur une amplitude horaire large ou étendue, afin de tenir compte des différents fuseaux horaires.

Dans le cadre des négociations annuelles obligatoires 2022 (NAO), la Direction a ouvert des négociations sur le sujet de la qualité de vie au travail, et notamment, le droit à la déconnexion des collaborateurs(trices) ASUS France (ACF).

Ainsi, le présent Accord d’entreprise permet à la Direction ACF et aux organisations syndicales représentatives, de réaffirmer leur volonté de prendre les mesures nécessaires afin d'atteinte trois objectifs majeurs, notamment :

- d’assurer le respect des temps de repos et de congés des salarié(e)s de l'entreprise,

- de garantir l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle,

- de préserver la santé physique et mentale de ses salarié(e)s.

Cet accord doit permettre de garantir la bonne utilisation des outils numériques, tout en préservant la santé au travail pour garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de tous.

Ainsi, le présent accord définit les modalités d'exercice de ce droit par les salarié(e)s, conformément à l'alinéa 7 de l'article L. 2242-8 du code du travail et a été soumis à l’avis du comité social et économique (CSE) en date du 3 mars 2022. Il synthétise les recommandations applicables à tous les salarié(e)s afin d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion ainsi que les modalités selon lesquelles ce droit sera garanti.

L’idée retenue est de permettre à tout un chacun de conserver une autonomie dans le choix d’organiser et de remplir sa mission tout en rappelant les bonnes pratiques afin que chacun puisse concilier vie personnelle et vie professionnelle en tenant compte des exigences propres aux caractéristiques de l’entreprise et des fonctions exercées, tout en respectant les règles de protection.

Ainsi, il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’adresse à toute personne en possession d’un ordinateur portable avec accès VPN (connexion au réseau à distance) ainsi que toute personne ayant un smartphone connecté à la boîte e-mail professionnel. L’ensemble des salarié(e)s ASUS France sont donc concernés, y compris les managers et la Direction, auxquels revient un rôle d’exemplarité quant à la mise en œuvre des mesures et bonnes pratiques prévues dans le présent accord d’entreprise.

ARTICLE 2 – DEFINITIONS

Dans le cadre du présent accord d’entreprise, il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour chaque salarié(e) de ne pas être connecté à des outils numériques professionnels et de ne pas être contacté à titre professionnel, y compris via ses outils personnels, en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet, extranet, comme notamment Outlook, Skype, Teams meeting, Zoom, WhatsApp, etc…) qui permettent d’être joignable à distance à des fins professionnelles ;

• Temps de travail : horaires de travail du/de la salarié(e) durant lesquelles il est à la disposition de son employeur (sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles) et comprenant les heures normales de travail du/de la salarié(e) et les heures supplémentaires (après validation de son manager), à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires et des autres absences autorisées. En sont exclus : les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les congés payés ou congés exceptionnels, les jours fériés non travaillés, les jours de repos (jours de compensation et de repos) et les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

ARTICLE 3 – RAPPEL DES BONNES PRATIQUES

Afin de laisser le choix à tout un chacun d’organiser en toute autonomie la gestion de son temps pour répondre à sa mission professionnelle tout en conciliant sa vie personnelle, les parties signataires n’ont pas fait le choix d’opter pour une solution qui consisterait de bloquer les accès sur une période donnée.

Par conséquent les accès resteront libres, toutefois chaque personne devra veiller à sa sécurité et à sa santé en respectant :

- un temps de repos quotidien de 11H ;

- un temps de repos hebdomadaire de 24h auquel s’ajoute le temps de repos quotidien de 11h, soit 35h en tout, idéalement le dimanche sauf cas exceptionnel de présence sur un salon, d’urgence, de maintenance, d’astreinte, de déplacement professionnel…

Par ailleurs, le personnel n’aura pas d’obligations de répondre aux e-mails pendant les temps de repos.

Il est entendu par temps de repos les week-ends, les jours fériés non travaillés, les jours de congés qui auront été acceptés en conformité avec la procédure en vigueur dans l’entreprise, ainsi que toutes les périodes de suspension de contrat de travail (arrêt maladie, congé maternité, etc.).

Toutefois une dérogation sera appliquée lors de tous événements liés à l’activité marketing et business de l’entreprise, qui interviendraient les week-ends et les jours fériés. Cependant, même dans ce cadre, le/la salarié(e) veillera à respecter les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

De plus, afin de pouvoir contrôler et assurer une protection à l’ensemble des salarié(e)s, tout accès aux locaux ASUS France sont limités sur la plage horaire de 7h à 20h du lundi au vendredi (en dehors de ces créneaux, les locaux sont fermés).

La Direction organisera courant 2022/2023 des actions de sensibilisation et de partage entre salarié(e)s, afin de définir les bonnes pratiques sur la communication électronique et le droit à la déconnexion.

Ces sessions permettront d’échanger sur les usages en vigueur, les bons réflexes, les comportements constatés et les idées d’amélioration en termes de déconnexion, qui pourront faire l’objet d’une communication auprès de l’ensemble des collaborateurs(trices).

ARTICLE 4 – GARANTIES DU DROIT A LA DECONNEXION

Article 4.1 – Règles visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques et de communication professionnelle hors temps de travail

Afin de promouvoir des pratiques de travail respectueuses de chacun, la Direction ASUS France souhaite rappeler ici les bonnes pratiques d'utilisation des outils professionnels, qui s'appliquent également à l'utilisation des appareils mobiles (professionnels ou personnels, si des applications professionnelles y ont été installées) :

1. Ces outils n'ont pas vocation à être utilisés pendant les périodes de repos des salarié(e)s. Ces derniers disposent d'un réel « droit à la déconnexion » en dehors des horaires habituels de travail, et à tout le moins pendant la durée légale du repos quotidien et hebdomadaire, les congés payés et pendant toute période de suspension du contrat de travail impliquant l'absence d'exercice d'activité professionnelle (arrêt de travail pour maladie par exemple).

2. L'ensemble des collaborateurs(trices) doit veiller au respect de ce droit à la déconnexion, en s'attachant notamment à ne pas solliciter ses collègues pendant ces périodes.

3. L'usage ou non du droit à la déconnexion ne constitue en aucun cas un critère d'appréciation des collaborateurs(trices). Ils ne pourront jamais se voir reprocher leur absence de disponibilité pendant ces périodes.

4. Les managers participent activement à la mise en œuvre de ces bonnes pratiques, auxquelles ils sont sensibilisés. Ils veillent à leur respect.

5. L'ensemble des collaborateurs(trices) s'engage à signaler toute difficulté rencontrée ou constatée dans l'utilisation des outils de travail à leur manager et/ou au service ressources humaines. Les mesures nécessaires seront prises pour y remédier.

6. Les salarié(e)s sont invités, en cas de problème dans l'articulation entre leur vie personnelle et professionnelle, à aborder ce point dans l'entretien annuel, mais également à tout autre moment qui leur paraît nécessaire auprès de leur manager et/ou au service ressources humaines.

7. Chaque salarié(e) est invité(e) à mettre un message d'absence lors d'un congé afin de mentionner la ou les personnes (ou la liste de diffusion) à contacter en cas d'urgence en leur absence. Le back-up sera préalablement identifié par le/la salarié(e) avec le manager. Ce message sera aussi l'occasion de préciser la durée de leur absence, afin que leurs collègues ne continuent pas à tenter de les joindre.

Toutefois, en cas d’urgence, de circonstance exceptionnelle ou de nécessité impérieuse de service, le/la salarié(e) pourrait être sollicité(e) par message (sur la messagerie vocale ou bien par SMS) ou par téléphone portable mis à sa disposition par l’entreprise. Bien que la notion d’urgence ne puisse se définir au préalable, par exemple, un/une salarié(e) dont l’expertise ou la connaissance sont uniques pourra être sollicité(e) sous réserve de son acceptation et de sa disponibilité. Dans le cas où le/la salarié(e) ne pourrait répondre à cette urgence, il ne pourra en subir aucune sanction immédiate ou différée et ce, afin de respecter son droit à la déconnexion.

Par exception au principe précité, il est convenu que les salarié(e)s en période d’astreinte doivent rester joignables afin d'être en mesure d'intervenir pour accomplir un travail au service de l'entreprise.

Article 4.2 – Règles visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques et de communication professionnelle pendant le temps de travail

Le droit à la déconnexion peut s’exercer également pendant le temps de travail.

Ainsi, notamment pour des questions d’efficacité et dans un souci de favoriser la concentration et d’éviter les phénomènes de surcharge cognitive, les parties conviennent de restreindre l’usage des messageries électroniques pendant le déroulement des réunions ou formations, dans la mesure du possible.

De même, pendant ses horaires habituels de travail, tout(e) salarié(e) a la possibilité d’aménager des « temps de déconnexion » aux outils informatiques selon les besoins liés à son activité professionnelle (préparation d’intervention client externe/interne, réponse appels d’offres, etc.).

Pour ce faire, le/la salarié(e) pourra préciser ce temps de déconnexion sur son agenda « Outlook » ou bien sur l’application « Skype, Teams, Zoom ou autres ».

Article 4.3 - Réciprocité de la garantie du droit à la déconnexion

Chaque salarié(e) doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion, mais également à celui des autres salarié(e)s de l’entreprise.

Ainsi, sauf en cas d’urgence, de circonstance exceptionnelle ou de nécessité impérieuse de service tel que précisé ci-dessus, il est recommandé de ne pas contacter, pour des raisons professionnelles, sous quelque forme que ce soit, un(e) autre salarié(e) ASUS France en dehors des heures de travail, pendant les weekends, les jours fériés ou les congés (si connus), ainsi que pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Article 4.4 - Utilisation raisonnée des outils numériques

La Direction souhaite valoriser toutes les formes de communication entre les salarié(e)s, afin que la messagerie électronique n’en soit pas le seul vecteur.

Aussi, lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d’une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les salarié(e)s sont encouragés à recourir à des modes de communication alternatifs (appel téléphonique, visite dans le bureau, réunion physique sans consultation de la messagerie, messagerie instantanée pour les échanges bilatéraux simples et rapides, réseau social de l’entreprise pour les documents à partager) afin, notamment, d’éviter l’émergence de situations d’isolement et de prévenir le risque de multiplication excessive de communications hors temps de travail.

De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques quel que soit l’outil numérique utilisé (« Skype », « Outlook », WhatsApp, Teams, SMS, etc.), chaque salarié veillera à délivrer une information :

• Qui cible le ou les bon(s) interlocuteur(s),

• Qui limite le nombre de personnes en copie strictement à celles nécessaires,

• Sous une forme respectueuse pour le(s) destinataire(s).

Il appartiendra aux managers et/ou aux organisateurs de réunions internes de demander aux participants de ne pas utiliser leurs outils numériques durant les réunions ou d’en limiter l’usage au strict nécessaire et de veiller au bon respect de cette pratique par l’ensemble des salarié(e)s.

Article 5.5 - Utilisation du courrier électronique

5.1.1 Les règles générales d’utilisation

Chaque salarié(e) et chaque manager, est invité(e) à s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles et sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un(e) collaborateur(trice) par téléphone.

Les courriers électroniques sont envoyés pendant les heures habituelles de travail.

Le champ « objet » des courriers électroniques doit être clairement identifié et doit inclure le degré d’urgence, le cas échéant.

Les courriers électroniques doivent être adressés au nombre le plus limité possible de personnes, au regard de leur objet et de leur contenu. L’usage de la fonction « Répondre à tous » devra être aussi limité autant que possible.

Afin de garantir le droit à la déconnexion, sauf urgence ou nécessité impérieuse de service, les salarié(e)s de l’entreprise sont encouragés à privilégier l’envoi différé des courriers électroniques rédigés en dehors des horaires de travail du ou des destinataire(s).

Si l’émetteur du courrier considère que la situation est exceptionnelle et impose une réponse urgente de son destinataire, il est recommandé d’indiquer dans le message d’une part la nature de l’urgence, et d’autre part, l’échéance souhaitée pour son traitement.

Dans le cas contraire, l’émetteur du courriel précisera au(x) destinataire(s) que le message ne revêt pas un caractère urgent et que s’il est reçu hors temps de travail, il n’appelle aucune réponse immédiate.

Un message du type suivant pourra être inséré dans les communications : « Si vous recevez ce mail en dehors de vos heures habituelles de travail, durant le weekend ou pendant vos congés, je vous remercie de ne pas le traiter ni d’y répondre immédiatement ».

En cas d’absence de longue durée du/de la salarié(e) de plus d’1 mois d’absence continue, notre politique groupe impose que l’accès aux systèmes ASUS France soient interrompu le temps de l’absence (statut « leave of absence - LOA »). Ces derniers seront réactivés le jour du retour du/de la salarié(e), et ce, afin de garantir la protection des données de l’entreprise.

ARTICLE 5 – ENTRETIENS

Toute personne qui pourrait rencontrer des difficultés à honorer sa mission en respectant ce droit à la déconnexion pourra demander un entretien avec son responsable hiérarchique et/ou à la Direction des Ressources Humaines afin de trouver une solution de rééquilibrage raisonnable de la charge de travail. Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra être envisagé.

Ces actions de formation et de sensibilisation auront pour objectif d’aider les collaborateurs(trices) à avoir un usage raisonnable des outils numériques.

Chaque année, lors des entretiens annuels, l’employeur veillera à un moment d’échanges entre le/la salarié(e) et son responsable hiérarchique, afin de faire un point sur l’organisation et la charge de travail, ainsi que l’amplitude des journées et du temps de déconnexion conformes aux attentes du poste et aux dispositions légales.

Au-delà des entretiens annuels, le manager devra régulièrement discuter et vérifier la charge de travail de ses collaborateurs(trices), et notamment prioriser, réorienter et adapter les objectifs et les moyens.

En effet, compte tenu de leurs fonctions et de leurs responsabilités impliquant l’adoption d’un comportement exemplaire, tous les managers d’ASUS France sont tenus d’avoir une attitude conforme aux principes du présent accord. Ils sont garants de la bonne répartition de la charge de travail et de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des collaborateurs(trices) placé(e)s sous leur responsabilité.

Article 6 - SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENT

Les manquements répétés au droit à la déconnexion et plus largement à l’ensemble des mesures prévues par le présent accord, ayant fait l’objet de points d’alerte, pourront donner lieu à d’éventuelles sanctions disciplinaires conformément à la nature et l’échelle des sanctions prévues par le règlement intérieur.

ARTICLE 7 – DUREE DE L’ACCORD & REVISION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 4 avril 2022.

Les parties s’engagent, à l’initiative de la partie la plus diligente, à se rencontrer dans les 3 mois précédant l’échéance de l’accord, afin d’étudier l’opportunité et les conditions de renouvellement du présent accord. Le présent accord pourra être révisé en tout ou partie dans les conditions légales.

En cas de difficultés d’application ou d’aménagement rendu nécessaire par des modifications législatives ou réglementaires, les parties signataires se réuniront à l’initiative de la partie la plus diligente afin d’examiner les modifications devant être apportées au présent accord.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge et adressée aux autres parties signataires. Elle devra être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser. La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivant la présentation de celle-ci. Toute modification fera l’objet d’un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

ARTICLE 8 – DEPOT & PUBLICITE

Les formalités de dépôt et de publicité du présent accord seront réalisées par le représentant légal de l'entreprise. L’accord sera déposé à la DIRECCTE par voie dématérialisée par le biais de la plateforme de téléprocédure : teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire sera déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de BOBIGNY. Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié par voie électronique avec accusé de réception, à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Un exemplaire sera remis à chacune des parties signataires.

Fait à Noisy le Grand, le 04/03/2022.

En 4 exemplaires, dont un pour l’employeur, les 2 syndicats et pour le Conseil de Prud’hommes.

Pour la Société ASUS France

M. X, Gérant

Pour les Organisations Syndicales

Monsieur X, délégué syndical CFE/CGC

Monsieur X, délégué syndical CFDT