Accord d'entreprise "UN PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL" chez UNIBIO - SELARL UNIBIO (Siège)

Protocole d'accord préélectoral

Entre

La Direction de la Société UNIBIO, représentée par X en qualité de gérante,

d'une part

et

Les Organisations Syndicales

FO, représentée par X, dument mandaté à cet effet,

d'autre part,

il a été convenu ce qui suit :

La Société UNIBIO organise les élections des représentants du personnel au COMITE SOCIAL ECONOMIQUE selon les modalités suivantes :

Les parties conviennent qu’il n’y aura qu’un seul CSE pour l’ensemble des sites de la société.

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au vote par voie électronique conclu le 18/11/2022, les parties conviennent que les élections auront lieu par internet.

Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes :

Du 9 février 2023 à 8h au 14 février 2023 à 14h

Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :

Du 23 février 2023 à 8h au 28 février 2023 à 14h

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142

144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/UNIBIO

Article 1 - Effectif

Les effectifs de la société, arrêtés au 30 11 2022, sont de 354,54 ETP.

L'effectif devrait être calculé à la date du premier tour, mais pour des raisons pratiques il est ici convenu d'arrêter ce calcul à la date du 30/11/2022.

Article 2 - Durée des mandats

La durée des mandats est légalement fixée à 4 ans.

Article 2.1 – Limitation du nombre de mandats successifs

Pour les entreprises de 50 salariés ou plus, le nombre de mandats successifs est légalement limité à 3.

Article 3 - Collèges électoraux et répartition des sièges

L'effectif est réparti entre deux collèges.

Le nombre de sièges à pourvoir est identique pour les titulaires et pour les suppléants.

Les parties conviennent de la répartition suivante :

Nombre de Sièges :Collège Ouvriers / employés : 4

Collège Techniciens / agents de maitrise / cadres : 7

Article 4 - Conditions pour être électeur

Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin :

-bénéficier d'un contrat de travail,

-être âgé de 16 ans révolus,

-jouir de ses droits civiques,

-travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.

Les personnels mis à disposition, aux conditions de prise en compte dans l'effectif d'assujettissement à la date du premier tour du scrutin, peuvent choisir d’être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie, mais sans que ce renoncement leur interdise de s'y porter candidat.

Article 5 - Listes électorales

Les listes électorales sont établies et affichées par la Direction, pour chaque collège.

Ces listes comportent les indications suivantes :

-civilité

-nom et prénom

-ancienneté

Elles comportent aussi un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.

Elles seront affichées au plus tard le 09/01/2023.

Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal Judiciaire au plus tard le 12/01/2023.

Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin.

Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour.

La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées.

Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.

Article 6 - Conditions pour être éligible

Pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes pour chaque tour de scrutin :

-être électeur dans le même collège,

-être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin,

-travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise,

-ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré).

Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.

Article 7 - Listes de candidats

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :

-pour le premier tour :au25/01/2023à17h00

-pour le second tour :au16/02/2023à17h00

Les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement selon l'une des modalités suivantes :

- par courrier recommandé avec Accusé de Réception à l'attention de la Direction des Ressources Humaines,

- par remise en main propre contre décharge à X

- par courriel à l'adresse @labo-unibio.fr ET @labo-unibio.fr, un message de bonne réception étant renvoyé à l'expéditeur.

Les listes sont établies par collège, en distinguant les Titulaires et les Suppléants.

Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut pas être élu Suppléant.

Les listes sont affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt.

Au premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats :

-les syndicats représentatifs dans l’entreprise,

-les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,

-tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement.

Au second tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste.

Chaque organisation syndicale, chaque liste sans étiquette en cas de second tour, peut désigner lors du dépôt un délégué de liste(s) auquel il sera proposé de contresigner le procès-verbal général des élections à l'issue du dépouillement.

Les listes communes (intersyndicales) présentées au premier tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité.

Article 8 - Date du dépouillement :

Le dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixé :

-pour le premier tour :au14/02/2023à14H00

-pour le second tour :au28/02/2023à14H00

9.1 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran.

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :

-ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales

-dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes

9.2 - Consultation de la participation

Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 18/11/2022, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.

Le prestataire est donc autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote par internet.

Il les consulte sur demande de la Direction de la Société, ou des organisations syndicales ayant présenté des candidats puis les lui communique afin qu'elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.

Accès aux listes d'émargements

Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.

Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu.

À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

9.3 – Identification des électeurs

Les différentes informations qui peuvent être utilisées pour l'identification des électeurs sont les suivantes :

-numéro d'électeur : afin d'exclure tout risque de doublon, c'est un numéro unique qui est attribué à chaque électeur lors de son inscription sur les listes électorales,

-adresse e-mail : elle est utilisée pour l'acquisition de moyens de connexion par voie dématérialisée,

-adresse postale : elle est utilisée pour l’envoi de moyens de connexion par courrier,

-identifiant et mot de passe : ce sont les moyens de connexion indispensables pour accéder au site de vote,

- code défi (ou question défi) : c’est une information personnelle complémentaire aux moyens de connexion, conseillée pour limiter les tentatives d’usurpation d’identité.

Le numéro d'électeur est indiqué par la DRH dans le fichier transmis au prestataire, il s'agit du matricule paye.

Pour chaque personnel mis à disposition qui fait le choix de voter au sein de l'entreprise utilisatrice, la DRH crée un numéro unique qu’elle communique à l'électeur et qui ne peut pas être confondu avec celui d'un salarié, par exemple xxx ou xxx.

L'adresse e-mail transmise au prestataire par la DRH est l'adresse e-mail professionnelle de chaque électeur bénéficiant d'une boite e-mail individuelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse e-mail personnelle.

L’adresse postale transmise au prestataire par la DRH est l’adresse personnelle de chaque électeur.

L'identifiant et le mot de passe sont déterminés ci-après en fonction de leur mode de communication, le numéro d’électeur unique garantissant dans tous les cas l’impossibilité de voter deux fois.

Afin de préserver le meilleur compromis entre la sécurité et la facilité d’accès au vote, il est ici convenu de choisir comme code défi : la date de naissance

9.4 – Communication des moyens de connexion

Les moyens de connexion sont communiqués par voie postale, avec la possibilité d’en acquérir par voie dématérialisée pour les électeurs disposant d’une adresse e-mail.

9.4.1 - Acquisition par voie dématérialisée

Le prestataire met à la disposition des électeurs un site internet permettant à chacun de créer son propre mot de passe et de se procurer un identifiant unique généré aléatoirement.

Les demandes d’identifiants sont enregistrées à partir du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

-saisie de l'adresse e-mail professionnelle, ou personnelle le cas échéant,

-création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

-vérification de l'existence de l'adresse e-mail dans le fichier transmis par la DRH au prestataire,

-génération d'un identifiant aléatoire et unique,

-envoi de cet identifiant à l'adresse e-mail saisie.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite accéder au site de vote en renseignant :

-l’identifiant qui lui a été transmis,

-le mot de passe qu’il s’est créé,

- le code défi.

9.4.2 - Communication par voie postale

Cette communication par voie postale est mise en place collectivement.

Un courrier est adressé par le prestataire à chaque électeur concerné, à son adresse personnelle, dans les jours qui précèdent l’ouverture du site de vote par internet, et au plus tard le 07/02/2023.

Afin de faciliter l’accès au vote tout en limitant les risques d’usurpation d’identité, il est ici convenu des dispositions suivantes :

-l’identifiant est indiqué sur le courrier, il s’agit du matricule paye.

-le mot de passe est indiqué sur le courrier, il est généré aléatoirement par le logiciel du prestataire,

-le code défi n’est pas indiqué sur le courrier.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :

-si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,

-si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir son courrier avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution.

9.5 - Protocole de restitution des moyens de connexion

Ce protocole est utilisé :

- lorsque les moyens de connexion sont acquis par voie dématérialisée, pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite e-mail lui permettant de recevoir son identifiant,

- lorsque les moyens de connexion sont communiqués par voie postale, pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, et si l'électeur ne peut pas utiliser d'adresse e-mail pour recevoir un identifiant.

Le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer leurs moyens de connexion aux électeurs concernés.

Une demande est remise par l'électeur au Président du bureau de vote, ou adressée par l'électeur à la DRH à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel ou par MMS. Cette demande comporte les éléments suivants :

-copie d'un justificatif d'identité de l'électeur,

-numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour lui communiquer ses moyens de connexion,

-mot de passe provisoire au choix de l'électeur.

À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche les moyens de connexion et les note en assurant leur confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe provisoire choisi par l'électeur, et lui communique ses moyens de connexion.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

À noter que cette recherche par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés est conservée et remise à la DRH après le dépouillement.

9.6 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, en visio-conférence avec les membres du bureau de vote.

Cette intervention consiste à :

-tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

-initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,

-générer les clefs USB de sécurisation externe des logiciels conservées par le prestataire,

-faire créer les clefs de chiffrement propres aux élections considérées par les membres du bureau de vote, et les conserver en assurant leur confidentialité,

-pour un scellement avec des membres du bureau de vote à distance, demander à chacun d'entre eux de conserver une copie de sa clef de telle sorte qu'elle reste confidentielle mais puisse être transmise à un remplaçant en cas d'absence pour le dépouillement,

-pour un scellement réunissant en un même lieu les membres du bureau de vote et la Direction des Ressources Humaines, mettre les clefs sous scellés et les remettre à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont conservées en assurant leur confidentialité dans les mêmes conditions que lors du scellement.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :

-pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

-pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,

-pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.

9.7 – Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :

-veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,

-procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.8),

- assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours),

-assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

Article 10 - Dates, horaires et lieux des votes sur place

La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur, n'impliquent aucune perte de salaire.

Vote par internet

Le bureau est constitué d'un Président et de deux assesseurs désignés avant la date du scellement par la Direction des Ressources Humaines, si possible le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs présents, et acceptant cette fonction.

Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.

Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système (article 9.8), de superviser la restitution de moyens de connexion perdus (article 9.7), d'autoriser le descellement (article 16), de signer les procès-verbaux (article 18) et de proclamer oralement les résultats (article 19).

Chaque point de vote géographiquement indépendant comporte 1 ordinateur qui pourra être mis à disposition. Il a été prévu qu’un ordinateur de l’accueil puisse être mis à disposition sur chaque site le temps du vote.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre service.

En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas d'évènement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.

Article 11 - Propagande électorale

Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 7 de ce protocole.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur le site internet du prestataire.

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :

-un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),

-une profession de foi au format PDF, 4 pages maximum pouvant inclure la liste des candidats, d'une taille maxi conseillée de 1 Mo.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 9.2.

Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.

Vote par internet

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.

Article 12 – établissement et signature des procès-verbaux

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote.

Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.

Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont également invités à les contresigner.

Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

Télétransmission des résultats à l'administration

Conformément au contrat établi avec E-VOTEZ qui y est autorisée par la Direction Générale du Travail, les résultats des élections sont télétransmis à l'administration dans les conditions suivantes :

-dans les 48 heures ouvrées suivant le dépouillement, toutes les données relatives aux élections sont automatiquement mises au format informatique attendu par l'administration, et télétransmises par E-VOTEZ sur la plateforme dédiée sécurisée,

-à réception, les services du Ministère adressent au signataire du contrat et à chaque correspondant RH indiqué sur les CERFA un lien de téléversement par établissement CSE concerné par les élections,

-la version signée par les membres du bureau de vote de chaque CERFA est scannée par la Direction,

- dans les 15 jours suivant le dépouillement, et pour chaque établissement, la Direction utilise le lien qui lui a été adressé pour téléverser un à un chaque CERFA signé.

Article 13 - Proclamation

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.

Le Président du bureau de vote bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin :

-le procès-verbal intégralement renseigné,

- un document indiquant le résultat, destiné à la proclamation orale,

-un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement,

-le cas échéant le procès-verbal de carence.

Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais le Président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats sur le site internet dédié.

Ce mot de passe est généré préalablement par le prestataire, puis communiqué à la Direction des Ressources Humaines, qui le transmet au Président du bureau de vote lorsque celui-ci a été désigné.

Article 14 - Second tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

-1 - carence de candidat au premier tour,

-2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

-3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :

-tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,

-tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises,

- tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour,

-toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.

Article 15 – Prise d'effet des mandats

Les mandats prennent effet -

-le lendemain de la date d'expiration des mandats en cours, soit le 14/02/2023 ou le lendemain de la proclamation des résultats du second tour si celui-ci est nécessaire pour l'un au moins des scrutins.

La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.

Article 16 – Nombre de réunions

Il a été prévu un nombre de 11 réunions chaque année (une par mois sauf pendant la période estivale).

Article 17 - Contestations

La DDETS est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges.

Le Tribunal Judiciaire est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible, ...

Article 18 - Publicité

Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail.

Fait à Romans-sur-Isère le 23/12/2022 en (2 par parties signataire) en 4 exemplaires

Pour la Direction,Pour FORCE OUVRIERE,

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