Accord d'entreprise "Accord de mise en place comité social économique au sein des entreprises de la société GARCZYNSKI TRAPLOIR" chez GARCZYNSKI TRAPLOIR (Siège)

ACCORD DE MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE

AU SEIN DES ENTREPRISES DE LA SOCIETE

SAS GARCZYNSKI TRAPLOIR

Entre

La société Garczynski Traploir, Société par Actions Simplifiée au capital de 2 963 000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés du Mans sous le n° 443 973 128, dont le siège social est situé 24 rue Thomas Edison – 72000 Le Mans, inscrit à l’URSSAF des Pays de la Loire sous le n° 527000000231002629 et dont le n° de SIRET est le 443 973 128 00020, représentée par Monsieur XXXX, Président,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans la Société, à savoir :

• la C.F.D.T., représentée par Monsieur XXXX, Délégué syndical,

D’autre part,

Préambule

L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, modifie en profondeur les règles de dialogue social et l'architecture des instances représentatives du personnel, laissant aux partenaires sociaux dans l'entreprise un large champ ouvert à la négociation. Le comité social et économique devient impératif au plus tard au 1er janvier 2020, en remplacement des anciennes instances élues en place.

Parallèlement l'article 9, VII de l'ordonnance a déclaré caducs les anciens accords relatifs aux institutions représentatives du personnel, et ce, à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le présent accord a plus précisément pour objet de fixer le nombre et les modalités de mise en place les nouvelles instances de représentation du personnel au sein de la société SAS GARCZYNSKI TRAPLOIR et de chaque entreprise correspondant à un établissement distinct au sens juridique.

Article 1 :  Création d’un CSE par entreprise

Chaque entreprise de la société SAS GARCZYNSKI TRAPLOIR, dispose d’une réelle autonomie dans la gestion au quotidien de leur structure. D’une part, parce que chaque entreprise est placée sous l’autorité d’un Chef d’entreprise et d’autre part parce qu’ils ont des positions stratégiques bien différentes.

Chaque entreprise dispose d’une réelle autonomie dans la gestion quotidienne de sa structure et notamment en matière de gestion du personnel, d’organisation du travail et de la sécurité. De ce fait, les parties réaffirment l’intérêt d’avoir un dialogue social au sein de chaque entreprise. Un Comité Social économique sera donc mis en place dans chaque entreprise.

Concernant l’unité fonctionnelle SAFIRH, il sera mis en place un CSE spécifique en raison des particularités de son activité. En effet, l’unité fonctionnelle n’a pas de visée commerciale, ce qui exclut l’examen d’orientations stratégiques.

Il y aura donc 5 CSE et 1 CSE de l’unité fonctionnelle :

• Actemium Energies et Process

• Citéos Le Mans

• GT IRIS

• Infras Sarthe

• Tunzini Le Mans

• SAFIRH

Article 2 : Création de CSSCT

Les parties conviennent qu’une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) sera mise en place dans chacune des entreprises de la société SAS GARCZYNSKI TRAPLOIR Conformément à l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, les membres des CSSCT ont vocation à être des membres élus du CSE. Toutefois les parties conviennent qu’il sera possible qu’un salarié non-élu fasse partie de cette commission si cela peut permettre de coller à certaines réalités locales.

Il y aura 4 sujets CSSCT concomitantes aux réunions de CSE.

Article 3 : Création d’un CSE central

La société comportant des entreprises distinctes avec un C.S.E. par entreprise, il est créé un comité social économique central. Le comité social économique central est composé d'un nombre égal de représentants titulaires et de suppléants, désignés, pour chaque entreprise et pour l’unité fonctionnelle, par le CSE parmi ses membres.

Article 4 : fonctionnement des CSE d’entreprise :

Réunion ordinaire :

Des réunions tous les deux mois avec le chef d’entreprise et les représentants du personnel auront lieu dans chaque CSE.

Trois réunions du CSE porteront sur les trois grandes consultations obligatoires :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise,

• La situation économique et financière de l’entreprise,

• La politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et emploi.

Une réunion portera sur la consultation des plannings indicatifs.

Lors de la première réunion, seront élus le secrétaire, le secrétaire adjoint, le trésorier, le trésorier adjoint, un représentant du CSE et un suppléant au niveau du CSE central, sous réserve du nombre suffisant d’élus aux dernières élections.

Réunion extraordinaire :

La direction ou les membres auront la possibilité d’effectuer des réunions extraordinaires, l’ordre du jour devra être validé par les deux parties.

Composition des CSE :

Le nombre des élus varie selon l’effectif de l’entreprise à savoir :

• 1 titulaire et 1 suppléant de 2 à 24 salariés,

• 2 titulaires et 2 suppléants de 25 à 49 salariés,

• 4 titulaires et 4 suppléants de 50 à 74 salariés,

• 5 titulaires et 5 suppléants de 75 à 99 salariés

Seuls les titulaires participeront aux réunions à l’exception des entreprises de 2 à 24 salariés ou le suppléant accompagnera le titulaire à chaque réunion. Dans ce cas, seul le titulaire aura le droit de vote.

Crédit d'heures :

Chaque membre titulaire du CSE dispose d'un crédit d'heures défini au protocole d’accord électoral pour l’exercice de leurs attributions de représentant du personnel pendant la durée du mandat.

Le temps passé lors des réunions de CSE est rémunéré comme temps de travail effectif sur la base d’un forfait de 2 heures minimum et chaque ½ heure supplémentaire entamée n’est pas déduit du crédit d’heure, la prise en charge de ses heures est faite par les entreprises.

Pour les entreprises entre 2 et 24 salariés, le suppléant bénéficiera du forfait de 2 heures minimum et chaque ½ heure supplémentaire entamée n’est pas déduit du crédit d’heure. La prises en charge des heures supplémentaires est mutualisée auprès de la société GARCZYNSKI TRAPLOIR.

De plus un crédit supplémentaire de 2 heures sont allouées aux titulaires et aux suppléants pour le temps de préparation aux réunions, uniquement le jour, avant les réunions pour éviter d’impacter l’organisation des entreprises. La prises en charge des heures supplémentaires est mutualisée auprès de la société GARCZYNSKI TRAPLOIR.

Budget des Œuvres sociales :

Pendant la durée du mandat, chaque CSE disposera de son propre budget d’Œuvres Sociales qui sera financé par une contribution employeur qui ne pourra pas être inférieur à 0,9 % de la masse salariale de son entreprise.

En cas de carence totale d’un CSE, les salariés de l’entreprise concernés pourront néanmoins bénéficier de la dotation totale des œuvres sociales. La gestion de ces 0,9% sera soumise au vote lors de la première réunion du CSE centrale.

Budget de fonctionnement :

Chaque CSE dispose d’un budget de fonctionnement égal à 0,2% de la masse salariale brute de chaque entreprise.

Article 5 : fonctionnement du Comité sociale économique de l’unité fonctionnelle

Fonctionnement :

Le CSE de l’unité fonctionnelle sera présidé par le responsable de l’unité fonctionnelle sur délégation du Président de la Société GARCZYNSKI TRAPLOIR.

Ce CSE aura en charge des prérogatives anciennement dévolues à la délégation du personnel défini à l’article L2312-5 du Code du travail, la gestion des œuvres sociales et la politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et emploi.

Crédit d'heures :

Chaque membre titulaire du CSE de l’unité fonctionnelle dispose d'un crédit d'heures défini au protocole d’accord électoral pour l’exercice de leurs attributions de représentant du personnel pendant la durée du mandat.

Le temps passé lors des réunions de CSE de l’unité fonctionnelle est rémunéré comme temps de travail effectif sur la base d’un forfait de 2 heures minimum et chaque ½ heure supplémentaire entamée n’est pas déduit du crédit d’heure, la prise en charge de ses heures est faite par les entreprises. Pour les entreprises entre 2 et 24 salariés, le suppléant bénéficiera du forfait de 2 heures minimum et chaque ½ heure supplémentaire entamée n’est pas déduit du crédit d’heure, la prise en charge de ses heures est mutualisée auprès la société GARCZYNSKI TRAPLOIR.

De plus un crédit supplémentaire de 2 heures sont allouées aux titulaires et aux suppléants pour le temps de préparation aux réunions, uniquement le jour, avant les réunions pour éviter d’impacter l’organisation des entreprises. La prises en charge des heures supplémentaires est mutualisée auprès de la société GARCZYNSKI TRAPLOIR.

Article 6 : fonctionnement du Comité social économique central

Fonctionnement :

Le CSE central déterminera, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et de ses rapports avec les salariés de l'entreprise de la société pour l'exercice des missions qui lui sont conférées.

Le CSE central sera composé de :

• Un président accompagné éventuellement de deux collaborateurs,

• Les chefs d’entreprise et du responsable de l’unité fonctionnelle

• Six membres titulaires des CSE d’entreprise régulièrement désignés et les suppléants remplaceront les titulaires en cas d’absence uniquement.

• Et éventuellement, un représentant syndical désigné par chaque organisation syndicale représentative dans les entreprises et un délégué syndical désigné par chaque organisation syndicale représentative au niveau de la société

Réunion ordinaire :

Le CSE central se réunit au moins une fois tous les six mois au siège de la société sur convocation de l'employeur.

Conformément à l’article L2316-1 du Code du travail, le comité social et économique central d'entreprise exerce les attributions qui concernent la marche générale de la société et qui excèdent les limites des pouvoirs des chefs d'entreprise.

Le CSE central sera consulté et informé sur :

• Les projets importants concernant la société en matière économique et financière, notamment en cas d’offre publique d’acquisition.

• En matière de santé de sécurité et des conditions de travail, notamment sur les projets d’introduction de nouvelles technologies et d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail.

Lors de la première réunion, seront élus le secrétaire, le secrétaire adjoint, le trésorier, le trésorier adjoint, sous réserve du suffisant nombre d’élus aux dernières élections.

Réunion extraordinaire :

La direction ou les membres auront la possibilité d’effectuer des réunions extraordinaires, l’ordre du jour devra être validé par les deux parties.

Crédit d'heures :

Le temps passé lors des réunions de CSE central est rémunéré comme temps de travail effectif sur la base d’un forfait de 2 heures minimum et chaque ½ heure supplémentaire entamée n’est pas déduit du crédit d’heure.

De plus un crédit supplémentaire de 2 heures sont allouées aux titulaires et aux suppléants pour le temps de préparation aux réunions uniquement le jour, avant les réunions pour éviter d’impacter l’organisation des entreprises. La prises en charge des heures supplémentaires est mutualisée auprès de la société GARCZYNSKI TRAPLOIR.

En cas de carence au sein d’un CSE entreprise ou du CSE de l’unité fonctionnelle, le CSE central pourra élire un représentant de proximité, volontaire, appartenant à l’entreprise où il y a carence et bénéficiera de 2 heures de délégation pour préparer les réunions. La prise en charge des heures est mutualisée auprès de l’entreprise concernée.

Budget de fonctionnement :

Il appartiendra aux CSE de chaque entreprise et au CSE central de la société de trouver un accord amiable en vue de permettre au CSE central de bénéficier d'une subvention de fonctionnement.

Par conséquent, le CSE central refacturera ses propres frais de fonctionnement aux différents CSE.

Article 7 : Mise à disposition de locaux 

La société Garczynski Traploir met à disposition gracieusement des locaux centralisés pour l’ensemble des CSE, CSE de l’unité fonctionnelle et le CSE central. Il reste à la charge de ces derniers : les frais téléphoniques, les frais informatiques, les photocopies et le photocopieur.

Article 8 : fonctionnement de la BDES

BDES :

La BDES sera sur un Sharepoint commun avec des droits d’accès limité à leur propre CSE, composé de :

• 1 onglet CSE Central

• 5 onglets CSE entreprise

• 1 onglet CSE de l’unité fonctionnelle

Les documents seront déposés par le service SAFIRH dans chaque CSE concerné.

Contenu de la BDES :

Dans chaque BDES d’entreprise et centrale seront organisés en 2 grands thèmes : données économiques et données sociales.

Dans les données économiques, seront répertoriés :

• Les données économiques complémentaires

• Les informations récurrentes

• Les PSP simplifiés

• La liasse fiscale (uniquement dans la BDES centrale)

Dans les données sociales, seront répertoriés :

• AGEFIPH

• CSSCT

• CSE

• Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise

• La formation professionnelle

• Les informations récurrentes

• NAO (uniquement dans la BDES centrale)

• Le rapport annuel unique

• Extractions de la consolidation RH

• Textes collectifs (sauf égalité professionnelle et NAO)

Les parties pourront apporter des modifications liées à l’évolution de la législation et toutes les modifications mineures, par accord écrit entre elles.

Article 9 : Mise en place du vote électronique

Les signataires s’accordent pour mettre en place le vote électronique à l’occasion des élections professionnelles des représentants du personnel au comité social et économique de la société SAS GARCZYNSKI TRAPLOIR.

L’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sera confiée à une société prestataire, ALPHAVOTE, qui devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de la société en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.

Modalités de vote

Le recours au vote électronique est décidé pour le premier et l’éventuel deuxième tour des élections des membres du comité social et économique.

Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site de vote afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire à distance au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

-  par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique ou postale à son adresse professionnelle, un courriel ou courrier contenant l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par courrier.

Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en instantanée.

Dépouillement - Procès-verbaux – Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 10 : Entrée en vigueur et Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Cet accord pourra faire l’objet d’une dénonciation selon les conditions prévues à l’article 6.

Article 11 : Dénonciation de l’accord

Toute demande de dénonciation par les parties signataires devra être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Article 12 : Publicité de l'accord

Le présent accord sera déposé en 2 exemplaires à la DIRECCTE du Mans, sous format papier et sous format électronique et ainsi qu’en un exemplaire auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes.

Une copie du présent accord sera affiché sur les panneaux prévus à cet effet.

Fait à Le Mans, le 27/05/2019

Pour la Direction, M. XXXX

Pour l’organisation syndicale CFDT, M. XXXX