Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez VENCOREX FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023

DES MEMBRES DU CSE DE L’U.E.S. VENCOREX

Entre les soussignées :

• La société VENCOREX France, société par actions simplifiée dont le siège social est situé 196, Allée Alexandre Borodine - 69800 Saint Priest, enregistrée sous le numéro 444 187 884 RCS Lyon,

• La société VENCOREX HOLDING, société par actions simplifiée dont le siège social est situé 196, Allée Alexandre Borodine - 69800 Saint Priest, enregistrée sous le numéro 504 867 300 RCS Lyon,

• La société CHLORALP, société par actions simplifiée unipersonnelle dont le siège social est situé rue Lavoisier – 38800 Le Pont de Claix, enregistrée sous le numéro 411 129 612 RCS Grenoble,

Toutes trois représentées par Monsieur……, agissant en tant que Directeur des Ressources Humaines.

Ci-après dénommée « Les Sociétés »

D’une part et,

Les organisations syndicales représentatives au niveau de l’UES : CFDT – CFE/CGC – CGT représentées par leurs délégués syndicaux dûment habilités pour négocier et signer le présent accord dans l’ensemble de son champ d’application,

Ci-après dénommée « les Organisations Syndicales »

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

Préambule

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations présentées ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote.

C’est dans ce cadre que le présent accord (ci-après désigné « l’Accord ») a été conclu.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES VENCOREX (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Cet Accord acte du recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles du Comité Social Economique (ci-après désigné « CSE »).

Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

1. La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société dans le respect du cahier des charges figurant en annexe du présent Accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007.

2. Le prestataire choisi est la société WeChooz (SAS TechEunomie - RCS Paris n°831 787 775, 11 rue Jean Mermoz – 75008 Paris).

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail sur la plateforme de vote et sera consultable sur demande.

Le prestataire retenu sera également indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Caractéristiques générales du système de vote électronique

1. Le système de vote électronique choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• La sécurité de l'émargement ;

• La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

2. De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.

   3. Assistance et dysfonctionnement

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique, d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après information des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

4. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et règlementaires.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’UES VENCOREX, sont informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles via l’accord de protection des données personnelles signé le 10 juillet 2023 (figurant en annexe) par la Direction de Vencorex France et la Société TechEunomie.

5. Information et formation

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi. Cette réunion sera tenue en visio-conférence.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

4. Déroulement des opérations de vote

   6. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

7. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

8. Caractéristiques du site de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 5 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo.

Une phase de contrôle de l’affichage est possible par les candidats lors de la validation des listes dans la plateforme.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

9. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections sur son adresse mail professionnelle prénom.nom@vencorex.com / prénom.nom-ext@vencorex.com et pour les salariés dont l’absence, quelque soit le motif, est connue à la date du 30/09/2023, par correspondance, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales, comprenant notamment :

• L’adresse Internet du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée et ce jusqu’au dernier jour du scrutin.

En outre, une Hotline téléphonique du lundi au vendredi de 9h à 18h est mise en place pour les électeurs qui souhaitent contacter le prestataire en urgence.

10. Suivi des opérations de vote

La liste d’émargement est disponible à des fins de contrôle pour le bureau de vote en temps réel.

Elle peut être générée avec le chef de projet dédié par le prestataire.

En outre, l’outil relance automatiquement toutes les personnes qui n’ont pas voté ou qui ont oublié de voter soit pour les titulaires soit pour les suppléants. Cette relance est paramétrable et est par défaut de 60 minutes avant la clôture du vote.

Un délai de « grâce » de quinze minutes est également accordé à tous les électeurs qui seront déjà connectés à la clôture du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible mais le nombre de votants peut être consulté.

11. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

5. Dispositions finales

   12. Durée de l'Accord et entrée en vigueur

Le présent Accord est conclu pour les élections professionnelles du CSE de 2023. Il entre en vigueur le jour de sa signature.

13. Révision et dénonciation de l’Accord

1. Les Parties ont la faculté de réviser le présent Accord dans les conditions fixées par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail et suivant les modalités précisées ci-après :

• La Partie signataire qui formulera une demande de révision devra notifier cette demande à toutes les parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ;

• Les Parties devront se réunir dans un délai maximal de 3 mois suivant la date de notification de la demande, pour étudier cette dernière.

2. Le présent Accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des Parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

14. Formalités de dépôt

Le présent Accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du Code du travail.

En application des dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, l’Accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de la Société.

Conformément à l'article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Grenoble.

Les éventuels avenants de révision du présent Accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.

Pour terminer, l’Accord sera porté à la connaissance du personnel de l’entreprise par affichage et sur l’Intranet.

Fait à PONT DE CLAIX, le 18/09/2023

Pour la C.F.D.T :

Pour la CFE-CGC :

Pour la C.G.T.

Pour les sociétés VENCOREX France – VENCOREX Holding et CHLORALP

Le Directeur des Ressources Humaines –