Accord sur la mise en place du vote electronique pour les elections professionnelles

ENTRE :

La Société MSX INTERNATIONAL dont le siège est situé au 4 Avenue Pablo Picasso – 92000 NANTERRE, représentée par X, Directeur Général,

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales ci-après :

CFE-CGC

X, délégué syndical CFE-CGC

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

Il a été conclu ce qui suit :

Préambule

Suite à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions relatives à la mise en place du Comité Social et Economique (CSE) issues de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 ainsi que du décret d’application n°2017-1819 du 29 décembre 2017, il a été convenu entre les Parties de mettre à jour l’accord d’entreprise MSXI relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles, conclu en date du 27 novembre 2015.

Ainsi, la révision du présent accord a pour objet de rendre applicable les dispositions de l’accord précité, aux élections du Comité Social et Economique (CSE), lequel fusionne les instances représentatives du personnel préexistantes (Délégués du Personnel, Comité d’Entreprise et Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail). Le présent accord se substitue donc en toutes ses dispositions à l’accord précité en date du 27 novembre 2015.

En conséquence, conformément aux dispositions des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail, les élections du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

De par sa facilité d’utilisation, le vote électronique est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social. Il est toutefois primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Les parties ont par conséquent convenu des dispositions suivantes :

Article 1 : Principes généraux

1. Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de MSX INTERNATIONAL pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE).

2. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

  3. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par MSX INTERNATIONAL sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles L. 2314-26 et R.2314-5 à 18 du Code du travail fixées par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique, de l’arrêté du 25 avril 2007 et du décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

  4. Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 2 : Modalités de vote – protocole préélectoral

2.1 Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

2.2 Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection.

2.3 Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

2.4 Le protocole préélectoral indiquera en outre, s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote – Accès au vote électronique

3.1 Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, l’adresse du site et un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote.

3.2 A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Le système du vote électronique devra faire apparaitre clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui devra disposer de la possibilité de modifier son choix avant validation.

3.3 A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. La transmission du vote et l’émargement devront faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur devra pouvoir conserver.

Article 4 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

4.1 Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Les données enregistrées pour les listes des candidats sont les suivantes : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant.

4.2 Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

4.3 Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique par rapport aux listes électorales transmises au prestataire sera effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, seront effectués dans les mêmes conditions.

Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des donnés

5.1 Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique »

Le traitement « fichiers électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

5.2 Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Ainsi, le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

5.3 Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les heures d’ouverture et de fermeture de scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

5.4 Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

5.5 Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

5.6 Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

5.7 Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 6 : Sécurité

6.1 Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission, en présence des représentants des listes des candidats, de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.2 En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mise en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 : Formation et information

7.1 Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, qui sera portée à la connaissance des collaborateurs par voie d’affichage.

7.2 En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 8 : Expertise et déclaration auprès de la cnil

8.1 Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales, représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables de la CNIL.

8.2 Par ailleurs, préalablement à sa mise en place ou à toute modification de sa conception ou encore préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique, le système de vote électronique devra être soumis à une expertise indépendante aux fins de vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert sera tenu à disposition de la CNIL ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Article 9 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, conformément aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

Il pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L.2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent Accord ainsi que ses avenants éventuels, sont déposés, conformément à l’article D.2231-4 du Code du travail, en version électronique et anonymisée sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Conformément aux articles aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.

Chacun des exemplaires de l'accord sera accompagné des documents listés à l'article D 2231-7 du Code du travail.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction, sur l’intranet de l’entreprise et une copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait à Nanterre, le 25 septembre 2019

En deux exemplaires originaux,

Pour MSX INTERNATIONAL Pour la CFE-CGC

X X

Directeur général Délégué Syndical

ANNEXE CAHIER DES CHARGES DU VOTE ELECTRONIQUE

I Expression du besoin

MSX INTERNATIONAL souhaite mettre en place un système de vote électronique pour ses prochaines élections professionnelles.

Contexte juridique

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :

• Signature d’un accord d’entreprise validant le recours au vote électronique,

• Signature d’un protocole d’accord préélectoral,

• Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information des organisations syndicales,

• Formation de représentants du personnel et des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique,

• Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales,

• Réalisation d’une expertise indépendante à la mise en place du système électronique.

MSX INTERNATIONAL attend notamment de la mise en place d’un système de vote électronique :

• La possibilité d’offrir à ses salariés des modes d’expression élargis,

• Un taux de participation amélioré.

Attentes à l’égard du prestataire :

MSX INTERNATIONAL exige du Prestataire qu’il s’engage à lui fournir une solution conforme aux dispositions légales et règlementaires applicables aux systèmes de vote par voie électronique pour des élections professionnelles.

• Le Prestataire devra s’engager plus particulièrement à ce que sa solution réponde aux exigences suivantes :

• Expertise et indépendance du système,

• Authentification et unicité du vote garanties,

• Garantie de fiabilité et de souplesse du système,

• Confidentialité respectée,

• Accessibilité à tous les collaborateurs de n’importe quel poste équipé d’Internet,

• Anonymat du vote garanti par un tiers,

• Sincérité et intégrité des scrutins,

• Solution auditable notamment en cas de contentieux électoral (la solution doit être capable notamment de fournir les éléments techniques visés dans la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010),

• Dépouillement efficace et rapide,

• Mise à disposition rapide des résultats,

• Calcul automatique de la représentativité syndicale et autres statistiques avec mise en forme des procès-verbaux,

• Economie en moyens humains dans l’organisation des élections.

Le Prestataire devra s’engager à réaliser les prestations suivantes dans le cadre de la mise en place du système de vote électronique :

Assistance du Prestataire : s’engage à fournir une justification de l’audit de sa solution en conformité avec la recommandation de la CNIL.

Participation à la cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système qui sera mise en place par MSX INTERNATIONAL.

Assistance à la réalisation de la formation au fonctionnement du système de vote et mise à disposition de tous documents utiles à cet effet.

Plus généralement, le Prestataire devra également s’engager à effectuer toutes les prestations nécessaires à la mise en place et à l’exploitation de sa solution dans l’environnement de MSX INTERNATIONAL en conformité avec les dispositions susvisées.

II Conditions relatives aux prestations intellectuelles

1 Objet

MSX INTERNATIONAL confie à un professionnel une mission pour la mise en place d’un système de vote électronique (ci-après « la mission »).

La description de la mission, ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

2 OBLIGATION DES PARTIES

Le Prestataire devra avoir une bonne connaissance des besoins de MSX INTERNATIONAL, et être, en conséquence, en mesure de proposer des conseils adaptés à ces besoins, ainsi que de remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde qui s’imposent avant le début et pendant l’exécution de la mission.

Le Prestataire devra s’engager à maintenir les mêmes intervenants, dûment encadrés, pendant toute la durée de la prestation. En cas d’absence d’un intervenant, le Prestataire doit pourvoir à son remplacement dans les trois jours ouvrés. Le remplaçant doit avoir des compétences et une expérience similaires à celles de la personne remplacée.

Les avis et conseils du Prestataire seront matérialisés dans différents documents, travaux, études que le Prestataire remettra à MSX INTERNATIONAL au fur et à mesure de leur achèvement. Il garantit la faisabilité des conseils contenus dans les livrables.

MSX INTERNATIONAL apporte d’une façon générale toute sa collaboration pour permettre au Prestataire de mener à bien les travaux qui lui sont confiés.

Délai

Le Prestataire doit réaliser l’intégralité de ses obligations, y compris la remise des livrables dans les délais fixés par le contrat entre le Prestataire et MSX INTERNATIONAL. Ce délai est ferme et son non-respect entrainera l’application par MSX INTERNATIONAL, sans mise en demeure préalable, une pénalité correspondant à 10% du prix de la prestation par jour de retard, à déduire du prix de la prestation.

Propriété

Le Prestataire cédera à MSX INTERNATIONAL au fur et à mesure de leur réalisation, la propriété matérielle de différents livrables qu’il lui remettra dans le cadre de la mission.

Le Prestataire cédera à MSX INTERNATIONAL, au fur et à mesure de la réalisation des livrables, à titre exclusif, l’intégralité des droits au titre de la propriété intellectuelle attachés auxdits livrables. Les droits d’exploitation cédés comprennent notamment le droit de reproduction, de représentation, d’adaptation, d’usage, sur tous supports.

En conséquence, MSX INTERNATIONAL pourra librement exploiter l’ensemble des livrables, et notamment les reproduire en nombre sur tous support, les diffuser librement à l’intérieur de son entreprise ou à des tiers pour les besoins de la mission, en élaborer librement des extraits et adaptations.

Le Prestataire s’interdit définitivement d’exploiter de quelque manière que ce soit, à son profit ou au profit d’un tiers, les livrables crées spécifiquement pour MSX INTERNATIONAL dans le cadre de la mission ou qui contiennent des informations la concernant. Le non-respect de cette obligation entrainera la résiliation des présentes conditions, sans préavis ni indemnité, et engagera la responsabilité du Prestataire.

Sous-traitance

La sous-traitance totale étant interdite, le Prestataire ne pourra pas faire appel à des sous-traitants pour la réalisation de certaines de ses obligations sans l’accord écrit préalable de MSX INTERNATIONAL.

Les sous-traitants éventuels du Prestataire seront placés sous la responsabilité directe, et cela même après avoir reçu l’agrément de MSX INTERNATIONAL. Le Prestataire se porte fort de la bonne fin des prestations qu’ils exécutent et leur paiement par ses propres soins.

Résiliation

En cas de manquement par le Prestataire à ses obligations, l’autre partie peut résilier les présentes conditions de plein droit, quinze jours ouvrés après notification, restée en tout ou partie sans effet, faite par lettre recommandée avec accusé de réception, sans préjudice de tout dommages intérêts ou pénalités.

Déontologie

Le Prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.