Accord d'entreprise "Accord relatif à l'organisation du CSE et son reglement interieur" chez FORSIDES FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF A l’ORGANISATION DU CSE

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société XXX dont le siège social est XXX, XXX, représentée par son représentant légal en exercice,

D’une part,

ET :

Les membres titulaires du CSE de XXX

D’autre part.

PREAMBULE :

La société XXX a procédé à la première élection de son Comité Social et Economique le 25 juin 2018.

Cette élection faisait suite au constat du franchissement du seuil des 50 salariés en son sein.

La première réunion de cette instance a permis l’élection du bureau composé d’un secrétaire, d’un secrétaire adjoint, d’un trésorier et d’un trésorier adjoint.

Dans le cadre des échanges qui ont eu lieu à cette occasion, les parties ont convenu de préciser par accord les règles qu’elles souhaitaient retenir afin d’aménager les dispositions légales, pour les adapter aux particularités de la société XXX, ceci afin de permettre un dialogue social efficace et pertinent.

En l’absence de délégués syndicaux, cet accord est signé entre l’employeur et les membres du CSE.

Les parties conviennent que tout ce qui n’est pas prévu dans le présent accord est régi soit par le règlement intérieur du CSE, soit par la loi.

1. Composition du CSE

Le CSE et présidé par l’employeur ou le représentant qu’il a souhaité désigner à ce titre.

Le président à la possibilité de se faire assister de 3 personnes de son choix, qui participent aux réunions avec voix consultative.

La délégation du personnel est constituée par les membres élus (titulaires et suppléants). Les membres titulaires et suppléants siègent aux réunions du CSE sauf demande contraire et ponctuelle du président s’agissant des sujets nécessitant une particulière confidentialité.

Seuls les membres titulaires, ou les membres suppléants lorsqu’ils remplacent un membre titulaire absent, peuvent voter.

La participation de toute autre personne aux réunions du CSE suppose l’accord de l’ensemble des membres de l’instance.

• Règles de suppléance 

En cas d’absence d’un ou des titulaire (s), le remplacement par le(s) suppléant(s) se fait selon l’ordre présenté sur la liste du PV des élections au comité social et économique des membres suppléants, soit :

2. Fonctionnement du CSE

2.1 Réunions

Le CSE tiendra 6 réunions ordinaires par an, réparties librement.

Afin de faciliter l’organisation des membres il est convenu qu’un calendrier indicatif sera établi en début d’année, les dates et heures des réunions seront confirmées par l’envoi de la convocation au moins trois jours avant chaque réunion.

Le calendrier annuel est porté à la connaissance tant des membres titulaires que des suppléants élus.

Les membres titulaires et les suppléants sont destinataires des convocations et ordre du jour de chaque réunion ainsi que des éventuels documents d’information joints.

L’employeur s’assure de la fixation des dates de réunions, ainsi que de l’envoi de convocations.

Le CSE pourra être amené à tenir des réunions extraordinaires conformément aux

dispositions légales.

2.2 Votes

Les délibérations sont adoptées à la majorité des voix des membres titulaires participants, étant entendu que les abstentions ne seront pas comptabilisées.

2.3 Remise des documents et délai de consultation

Les délais de consultation applicables dans l’entreprise sont ceux mentionnés à l’article

L.2312-16 du code du travail.

Le point de départ du délai de consultation du CSE court à compter soit :

- de la communication par l’employeur des informations prévues par le Code du travail pour la consultation ;

- de l’information par l’employeur de leur mise à disposition dans la base des données économiques et sociales (BDES).

En application des dispositions légales actuellement en vigueur, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’expiration d’un délai :

- de un mois à compter de la transmission des informations ou,

- de deux mois en cas d’intervention d’un expert.

2.4 Nombre et Périodicité des Consultations Récurrentes

Au cours des 3 prochaines années, le Comité Social et Economique sera consulté sur:

- les orientations stratégiques de l’entreprise

- la situation économique et financière

- la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Il émet un avis pour chacune de ces trois consultations.

2.5 Contenu des consultations Récurrentes

Les informations seront transmises par la mise en ligne, signalée conformément aux modalités techniques prévues à ce titre, et qui vaudra communication des documents en question aux membres du CSE.

3. Moyens du CSE

3.1 Affichage

Les procès-verbaux du CSE, une fois approuvés selon la procédure applicable, sont déposés sur le réseau informatique. Le CSE dispose d’un panneau pour porter à la connaissance des collaborateurs les activités et services proposés dans le cadre des activités sociales et culturelles.

3.2 Heures de délégations

Conformément aux dispositions légales les parties conviennent d’attribuer aux membres titulaires du CSE un volume de 18 heures de délégation par mois.

Il est possible aux membres titulaires du CSE de cumuler la prise de ces heures de délégation dans la limite de 12 mois à la condition que cette solution ne conduise pas le représentant à bénéficier d’un nombre d’heures de délégation dépassant 1,5 fois le crédit auquel il peut prétendre au titre d’un mois donné.

Les membres titulaires du CSE peuvent décider de répartir entre eux, et avec les suppléants, le crédit d’heures de délégation.

Cette répartition ne peut pas conduire l’un d’eux à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie en vertu des textes.

Par ailleurs au moins une fois par an un état du suivi des heures de délégation est présenté au CSE.

3.3 Bons de délégations

Les crédits d’heures accordés en vertu de dispositions légales et conventionnelles sont, de plein droit, considérés comme du temps de travail effectif et payés à l’échéance normale.

Toutefois, afin d’organiser au mieux l’activité et de pallier les absences éventuelles les bons de délégation sont utilisés pour toutes les absences imputables sur le crédit d’heures de délégation.

Le membre du CSE renseigne le bon de délégation puis le remet à son responsable hiérarchique qui le conserve.

Le salarié enregistre ensuite les temps passés dans le fichier informatique et le transmet au service comptabilité.

En aucun cas, les bons de délégation n’ont pour objet de soumettre l’absence du salarié à une autorisation préalable de son responsable hiérarchique et ne sont pas un moyen de contrôle a priori de l’activité et de l’emploi du temps.

En cas de mutualisation du temps de délégation, le bon de délégation devra préciser l’identité et le nombre d’heures mutualisées pour chacun des membres CSE. Le « donneur » d’heures devra signer ce bon de délégation, attestant ainsi de son accord pour cette mutualisation d’heures.

Le bon de délégation en vigueur est mis en annexe 1 du présent accord.

3.4 Budget

Afin d’assurer le bon fonctionnement de l’instance, le CSE dispose de deux budgets financés par l’entreprise selon les modalités suivantes.

• Budget de fonctionnement

Le CSE dispose d’un budget de fonctionnement correspondant à 0,2 % de la masse salariale brute, correspondant à l’ensemble des gains en rémunération soumis à cotisations de sécurité sociale en application de l’article L242-1 du code de sécurité sociale, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture des contrats de travail à durée indéterminée.

Les membres du CSE pourront décider par délibération de transférer un éventuel reliquat du budget de fonctionnement vers le budget des activités socio-culturelles par délibération.

• Budget des activités sociales et culturelles

A titre exceptionnel, et afin de laisser le temps au CSE de mettre en place ses moyens matériels de fonctionnement, les parties ont convenu qu’au titre du premier exercice qui se clôture au 31 décembre 2018, les ASC seront versées directement par l’employeur.

Ainsi que l’année précédente les salariés ont perçu ou percevront à ce titre:

• les chèques vacances à partir de juillet 2018,

• les chèques cadeaux au mois de décembre 2018.

La subvention au budget des activités socio-culturelles est déterminée de la manière suivante à compter du 1^er janvier 2019.

0.65 ℅ de la masse salariale brute déterminée selon les dispositions applicables au budget de fonctionnement.

Les membres du CSE pourront décider par délibération de transférer tout ou partie du reliquat de ce budget vers le budget de fonctionnement, dans la limite de 10% de ce reliquat.

4. BDES

Conformément aux dispositions légales il est mis en place dans l’entreprise une base de données économiques et sociales sur support électronique.

Les parties conviennent que les données et l’architecture de cette base de données sera organisée par avenant au présent accord.

Cette base de données sera accessible aux :

• membres titulaires du CSE,

• membres suppléants du CSE.

Il est convenu que la mise à disposition des informations dans la base de données, qui est signalée par des modalités précisées dans la documentation technique relative à son fonctionnement, constitue communication aux représentants du personnel, et par conséquent fait courir les éventuels délais d’information consultation.

Afin de faciliter le bon déroulement du processus des informations des consultations récurrentes, les parties ont entendu d’ores et déjà s’accorder sur le type de documentation qui serait communiqué en fonction du processus concerné.

Les parties conviennent que la mise à disposition dans la base de données des informations conforme à l’engagement pris, caractérisera la communication de données précises et complètes permettant de déclencher le processus et les délais d’information consultation.

5. Dispositions finales

6.1 Date d’application de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 01/12/2018, il est conclu pour une durée indéterminée.

6.2 Clause de revoyure

Les parties conviennent d’ores et déjà de se rencontrer au terme d’un délai de 1 an pour envisager le cas échéant de discuter d’éventuelles adaptations de l’accord à la lumière des situations rencontrées dans le cadre de son application.

6.3 Révision et dénonciation

Le présent accord pourra être révisé et/ou dénoncé conformément aux dispositions légales.

6.4 Dépôt

Le présent accord sera notifié par la Direction à l’ensemble des membres du CSE de l’entreprise.

Le présent accord est déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de Paris :

• en un exemplaire original papier, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par dépôt administratif avec accusé de réception ;

• en version électronique par courriel.

Le présent accord est déposé en un exemplaire auprès du greffe du conseil des prud’hommes.

Ces remises et dépôts seront effectués par les soins de la Direction de la société.

Le présent accord sera affiché pour information du personnel sur les panneaux d’affichages de l’entreprise.

Fait à Paris, le 21/11/2018

(En 5 exemplaires originaux, un pour chaque Partie remis le jour de la conclusion)

Pour la société

, président du CSE

Pour le CSE

Annexe 1

Bon de Délégation

Date de la demande : ___/____/_____

Nom : ______________ Prénom : _____________

Service/Fonction : __________

Mandat exercé : (cocher la case correspondante)

Élu titulaire CSE ☐ Élu suppléant* CSE

* En cas de mutualisation, nom du titulaire faisant un don d’heures :

_____________________

Durée présumée de l'absence : ....................

Situation durant l’exercice de mon mandat :

Signature du salarié

Signature du Responsable

Signature du « donneur d’heures »

Règlement intérieur du Comité social et économique de la société XXX

Le Comité social et économique (CSE) est l’organe de représentation du personnel qui rassemble en une seule institution les pouvoirs auparavant dévolus aux délégués du personnel (DP), le comité d’entreprise (CE) et le CHSCT.

Ce règlement intérieur a pour objet de fixer et préciser le fonctionnement interne du CSE de la société XXX.

1. PRESIDENCE DU CSE

Le CSE est présidée par l'employeur ou, en cas d’absence de celui-ci, par toute autre personne qu’il désigne.

Le président établit l'ordre du jour des réunions du CSE conjointement avec le secrétaire, convoque le CSE aux réunions et préside celles-ci.

2. COMPOSITION DU BUREAU DU CSE

À la première réunion qui suit son élection, le CSE procède successivement à la désignation parmi ses membres élus titulaires :

• d'un secrétaire,

• d’un secrétaire adjoint,

• d'un trésorier,

• d’un trésorier adjoint.

Ils constituent le « bureau » du CSE.

3. RÔLE DES MEMBRES DU BUREAU

Rôle du secrétaire du CSE

• Il fixe l'ordre du jour des réunions conjointement avec l'employeur,

• Il rédige et diffuse les procès-verbaux de ces réunions, après leur approbation,

• Il veille à la mise en œuvre des décisions du CSE,

• Il reçoit toute la correspondance, non décachetée, adressée au CSE, à l'exception de la correspondance adressée personnellement au président, et la communique au CSE,

• Il signe et expédie la correspondance émanant du CSE,

• Il est chargé de l'administration du CSE (rapports avec les administrations, conservation des archives),

• Il signe les contrats au nom du CSE,

• Il dispose du pouvoir de signature sur le compte bancaire du CSE,

Le secrétaire est habilité à ester en justice, au nom et pour le compte du CSE.

Rôle du trésorier

Le trésorier le CSE est en charge de la tenue des comptes et de tous les budgets et/ou subventions du CSE.

Le trésorier agit pour le compte du CSE qui jouit de la personnalité morale, ses fonctions sont les suivantes :

• Il participe à l’élaboration budgétaire (estimation des recettes, prévisions des dépenses),

• Il perçoit les sommes dues au CSE,

• Il procède aux opérations financières décidées par le CSE dans le respect des règles établies : soit sur la base d’une délibération des élus, soit en se conformant au budget prévisionnel voté par les élus,

• Il tient la trésorerie et les livres comptables,

• Il gère les comptes bancaires,

Le trésorier procède à tout type d’opérations sur les comptes bancaires au nom du CSE (virements, retrait de fond, commandes, achats). 

La signature du trésorier figure conjointement avec celle du secrétaire pour toute opération (notamment virement, retrait de fonds, chèques) supérieure ou égale à 1.000 euros.

En tout état de cause, le trésorier ne peut engager le CSE et les biens de celles-ci dans la limite de 1.000 euros.

Au-delà, l’engagement ne peut s’effectuer qu’avec l’accord de la majorité des membres du CSE.

Rôle du secrétaire adjoint [et du trésorier adjoint]

Le secrétaire adjoint et le trésorier adjoint assistent respectivement le secrétaire et le trésorier dans leurs/ses fonctions.

En cas d'indisponibilité du secrétaire ou du trésorier, le secrétaire adjoint ou le trésorier adjoint remplacent respectivement et immédiatement les postes de secrétaire et de trésorier et se chargent des affaires courantes.

4. REUNIONS Du CSE

Périodicité

Une réunion extraordinaire peut être organisée à la demande de la majorité des élus titulaires dans la limite d’une fois par mois.

Une telle réunion peut également être organisée à la demande du président.

Convocations aux réunions

Les convocations aux réunions du CSE sont établies et envoyées par le président.

Elles sont adressées par courrier électronique aux membres titulaires sur leur adresse mail professionnelle.

En cas d’absence du salarié titulaire, connue de l’employeur, la convocation sera également adressée par courrier électronique au suppléant.

Ordre du jour des réunions

L'ordre du jour des réunions est arrêté d'un commun accord par le président et le secrétaire.

Tout membre du CSE qui désire l'inscription d'une question à l'ordre du jour doit en faire part au secrétaire en amont de son établissement avec le président.

Les consultations rendues obligatoires par une disposition légale ou conventionnelle sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour.

L'ordre du jour est communiqué aux membres ayant qualité pour siéger huit jours au moins avant la séance.

Présidence de la réunion

Le président du CSE ouvre et lève la réunion.

Il anime les débats et assure l'examen des questions portées à l'ordre du jour jusqu'à épuisement de celui-ci.

En tant que de besoin, le président peut suspendre la réunion.

Le président peut se faire assister par trois collaborateurs appartenant à l'entreprise ayant voix consultative.

Sous réserve de l'accord du président et de la majorité des membres présents, toute personne susceptible de fournir des indications utiles sur les questions à l'ordre du jour peut assister à la réunion avec voix consultative.

Obligation de confidentialité

Les informations figurant dans la BDES, présentées comme confidentielles par l'employeur, ne doivent être divulguées ni à l'extérieur de l'entreprise, ni aux autres salariés.

Chaque fois que des informations d'ordre confidentiel sont données en séance ou en vue de la préparation des séances, le président en fait part aux participants qui s'imposent la même stricte obligation de non-diffusion de ces informations.

Ces informations ne figurent jamais sur le procès-verbal et ne font l’objet d’aucun enregistrement.

De plus, selon leur degré de confidentialité, certaines d'entre elles ne sont pas non plus mentionnées dans les comptes rendus internes du CSE.

5. DÉLIBERATIONS ET PROCÈS-VERBAUX

Adoption des délibérations

Le CSE ne peut délibérer valablement qu'en présence de son président.

Celui-ci ne participe pas au vote lorsqu'il consulte les membres élus du CSE en tant que délégation du personnel.

Seuls les membres élus du CSE ayant voix délibérative peuvent participer au vote.

Les délibérations peuvent être valablement adoptées quel que soit le nombre des membres présents.

Modalités du vote

Les votes ont en principe lieu à main levée. Sur demande d’un membre du CSE, le vote aura lieu à bulletin secret.

Règles de majorité

Votes relatifs aux résolutions

Les avis, décisions et résolutions du CSE ont lieu à la majorité des voix exprimées.

Les votes nuls ou blancs et les abstentions ne sont pas pris en compte dans les voix.

Elections ou désignation

L'élection ou la révocation des membres du bureau du CSE a lieu à la majorité des voix exprimées.

Les votes nuls ou blancs et les abstentions ne comptent pas.

Sauf disposition légale contraire, lorsque le CSE désigne certains de ses membres pour exercer d'autres attributions particulières, ou révoque ceux-ci, les désignations ou révocations sont également soumises à la règle de la majorité des voix exprimées.

En cas de partage des voix un deuxième tour à scrutin secret est effectué.

Si le deuxième tour ne permet toujours pas le départage des voix, le candidat le plus âgé des candidats à égalité de voix est proclamé élu.

Procès-verbaux des réunions

Le procès-verbal de la réunion est rédigé par le secrétaire du CSE dans le respect de l'obligation de confidentialité prévue au sein du présent règlement.

Il mentionne :

• la date de la réunion, les noms et qualités des personnes présentes, les heures de début et de fin de séance et, le cas échéant, celles des suspensions de séance,

• un résumé des discussions intervenues,

• les avis émis dans le cadre des consultations obligatoires ainsi que le texte des décisions et recommandations adoptées au cours de la réunion,

• les réponses motivées du président sur les propositions qui lui ont été soumises au cours de la précédente réunion,

• le résultat des votes.

Le procès-verbal est transmis par le secrétaire au président et aux membres du CSE dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 10 jours ouvrés suivants la réunion.

Il est adopté lors de la réunion suivante, à la majorité prévue de ses membres, après d'éventuelles modifications en début de séance.

6. LES MOYENS DU CSE

Local et équipement du local du CSE

La direction mettra à la disposition du CSE un local équipé conformément aux dispositions légales.

Subvention de fonctionnement

La direction verse au CSE une subvention de fonctionnement égale à 0,2 % de la masse salariale brute.

Cette subvention sera versée en une fois sous quinze jours à compter de l’ouverture du compte bancaire (la première année) puis annuellement à date anniversaire.

Frais de déplacement des membres du CSE

Les frais de déplacement des membres du CSE pour se rendre aux réunions périodiques ou exceptionnelles sont à la charge de l'employeur.

7. COMPTABILITE DU CSE

Le trésorier procède à la gestion des comptes du CSE conformément aux obligations légales.

Tenue des comptes

L’exercice comptable du CSE commence le 1^er janvier et s’achève le 31 décembre.

Le CSE est tenue d’établir une comptabilité dans le cadre fixé par les dispositions légales.

Il est ainsi tenu un livre de compte chronologique comportant le montant et l’origine des dépenses et des recettes de l’instance, ainsi qu’une fois par an un état de synthèse simplifié portant sur la situation du patrimoine et les engagements en cours.

Arrêté annuel des comptes :

Dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice, les comptes annuels du CSE sont arrêtés par les membres élus du CSE.

Les documents ainsi arrêtés sont mis à disposition du commissaire aux comptes présent, le cas échéant.

Approbation des comptes annuels

Les comptes annuels sont approuvés par les membres élus du CSE réunis en séance plénière, consacrée exclusivement à ce sujet et faisant l’objet d’un procès-verbal spécifique au plus tard dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice.

Les comptes annuels ainsi que les rapports établis doivent être communiqués aux autres membres du CSE au plus tard trois jours avant la réunion d’approbation des comptes.

Information des salariés

Le CSE porte à la connaissance de l’ensemble des salariés de l’entreprise ses comptes annuels ainsi que le rapport d’activité et de gestion selon les modalités suivantes dans le mois qui suit la clôture annuelle des comptes.

Compte rendu de fin de mandat

Les membres du CSE sortants rendent compte au nouveau CSE de leur gestion des attributions économiques et des activités sociales et culturelles.

Ils remettent aux nouveaux membres tous les documents concernant l’administration et l’activité du CSE.

Ce compte rendu a lieu dès la première réunion du CSE nouvellement élu en présence dans la mesure du possible, du secrétaire et du trésorier au CSE sortant.

8. DURÉE DE VALIDITÉ ET MODIFICATIONS DU PRÉSENT RÈGLEMENT

Le présent règlement est établi pour une durée indéterminée.

Il peut être modifié par une délibération régulière du CSE adoptée à la majorité.

Une telle délibération ne peut pas imposer à l'employeur, sans son accord, des charges ou dispositions nouvelles, au-delà de ses obligations légales, conventionnelles et réglementaires en la matière.