Accord d'entreprise "Vote électronique élections professionnelles" chez IFP TRAINING (Siège)

Accord d’entreprise relatif au vote par voie électronique pour les élections professionnelles

Entre les soussignés :

Société Anonyme au capital de 2.688.000 euros, immatriculé au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro , représenté par M. , agissant en qualité de Président Directeur Général.

D’une part,

Et l’organisation syndicale

D’autre part.

Le présent accord a pour objet de fixer les conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections du personnel, en application de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004).

Article 1 – Préambule

Comme le propose la loi précédemment citée et afin de faciliter l’organisation des élections, les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique institué par l’ordonnance Macron relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales pour les raisons suivantes :

- La répartition des électeurs sur le territoire national, l’organisation matérielle de bureaux de vote et la mobilité des salariés inhérente à l’activité de l’entreprise rendent complexe l’organisation des élections.

- Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

- Le scrutin électronique s’intègre dans la démarche du développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.

Dès lors les parties conviennent que les opérations électorales en vue des élections des membres du Comité Sociale et Economique (CSE) se dérouleront uniquement par vote électronique, à l'exception de tout autre mode.

Article 2 – Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire externe choisi par en concertation avec l’organisation syndicale signataire du présent accord, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R2324-5 à R.2324-17 du Code du travail.

Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1. Période et emplacement du vote électronique

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant sur un minimum de 9 jours incluant nécessairement un week-end.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des « bureaux de vote électronique », à partir de n’importe quel PC équipé d’un navigateur et d’un accès à Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

3.2. Caractéristiques du système de vote électronique

3.2.1. Principes généraux

Le système proposé par le prestataire devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

• La sécurité de l’émargement,

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes,

• La conservation sous scellés des fichiers supports jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été dégagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

3.2.2. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique, dont la composition sera conjointement fixée par l’entreprise et les organisations syndicales représentatives, sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

3.3.3. Information du personnel

Chaque salarié disposera d’une notice d’information suffisamment détaillée pour pouvoir exécuter de bout en bout toutes les opérations qui leur sont dévolues. Cette notice sera jointe aux courriels concernant la procédure d’obtention du code d’accès. Elle sera également accessible depuis l’espace sécurisé de chaque utilisateur.

3.3.4. Formation du personnel

Bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique proposé par le prestataire :

• L’administrateur désigné

• Les membres du bureau de vote concernés

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

4.1. Préalablement au vote

Il sera procédé, par le bureau de vote et avant que le scrutin ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique à l’issue duquel le système sera scellé. Ce même bureau pourra pendant toute la durée du scrutin contrôler les paramètres du système en temps réel.

Pendant les heures ouvrées comprises entre l’ouverture et la fermeture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une « hotline » afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

4.2. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un email contenant un lien permettant de récupérer son identifiant et son mot de passe.

Après avoir cliqué sur ce lien, l’électeur devra suivre la procédure d’authentification proposée par le prestataire. Dès validation, le système génèrera de manière aléatoire le code d’accès de l’électeur.

Une fois connecté au site de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

En cas de perte des identifiants, l’administrateur pourra re-générer sur demande et après contrôle d’identité un nouveau code d’accès.

Article 5 – Garanties de confidentialité de vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fera l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Liberté avant l’ouverture du vote. L’accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux Organisations Syndicales.

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (jusqu’à la décision juridictionnelle en cas de recours), les fichiers supports comprenant les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 6 – Dépouillement et procès-verbaux

Des procès-verbaux seront transmis par le prestataire à chacune des étapes du processus électoral.

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Le bureau de vote centralisateur procèdera au descellement de l’urne. Cette opération nécessitera la présence d’au moins deux membres sur trois du bureau de vote.

Article 7 – Protocole d’accord préélectoral

Il sera rédigé un protocole d’accord préélectoral intégrant les spécificités liées au vote électronique. En application des dispositions des articles R.2314-16 et R.2324-12 du Code du Travail, ce protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 8 – Dépôts et publicité

Conformément aux articles L.2231-6 et D2232-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à l’expiration du délai d’opposition, en deux exemplaires (dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) à la Direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle et en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non signataires de celui-ci.

Fait à Rueil Malmaison, le , en 5 exemplaires originaux.

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