Accord d’entreprise relatif au vote par voie électronique
pour les élections professionnelles

Entre les soussignés :

La société IFP Training, Société Anonyme au capital de 2.688.000 euros, immatriculé au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 440 340 116, dont le siège social est situé au 232 Avenue Napoléon Bonaparte 92 852 RUEIL-MALAMAISON, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXX.

D’une part,

ci-après désignée « la Société »,

Et l’organisation syndicale représentative CFE-CGC d’IFP Training, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXX.

D’autre part.

Ci-après collectivement désignées « les Parties ».

Il a été négocié et convenu ce qui suit :

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, d’aménager le processus des opérations de vote pour les élections des membres du CSE de la Société en ayant recours au vote électronique.

Ainsi, le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, et de fixer les conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel au comité social et économique (ci-après « CSE »), notamment en application de l’article L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

Afin de faciliter l’organisation des élections, les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique pour les élections des membres du CSE pour les raisons suivantes :

• La répartition des électeurs sur le territoire national, la mobilité des salariés inhérente à l’activité de l’entreprise, le recours au télétravail dans l’entreprise et l’organisation matérielle de bureaux de vote rendent complexe l’organisation des élections dans des bureaux physiques.

• Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs, de nature à favoriser la participation des salariés et le bon fonctionnement du processus électoral.

• Le scrutin électronique s’intègre dans une démarche de développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.

Dès lors, les parties conviennent que les opérations électorales en vue des élections des membres du CSE se dérouleront uniquement par vote électronique, à l’exclusion de tout autre mode.

Il est rappelé que la Société et les organisations syndicales définiront dans le protocole d’accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord collectif a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la Société pour l’élection des membres de la délégation du personnel du CSE et de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire externe choisi par IFP Training en concertation avec l’organisation syndicale signataire du présent accord, sur la base d’un cahier des charges, respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail. Modalités de mise en œuvre du vote électronique. Le choix du prestataire sera réalisé avant la signature du protocole d’accord préélectoral.

2.1. Période et emplacement du vote électronique

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique, se déroulant sur un minimum de 8 jours incluant nécessairement un week-end.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des « bureaux de vote électronique », à partir de n’importe quel PC équipé d’un navigateur et d’un accès à Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

2.2. Caractéristiques du système de vote électronique

2.2.1. Principes généraux

Le système proposé par le prestataire devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

• La sécurité de l’émargement,

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes,

• La conservation sous scellés des fichiers supports jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été dégagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A ce titre, le système retenu devra notamment assurer :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le vote émis par le(la) salarié(e) et le vote enregistré dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

2.2.2. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, un(e) représentant de la Direction, un(e) représentant par organisation syndicale présentant des candidats au premier tour ainsi qu’un représentant du prestataire.

2.3.3. Information du personnel

Chaque salarié(e) disposera d’une notice d’information suffisamment détaillée pour pouvoir exécuter de bout en bout toutes les opérations qui lui sont dévolues. Cette notice sera jointe aux courriels concernant la procédure d’obtention du code d’accès. Elle sera également accessible depuis l’espace sécurisé de chaque utilisateur(rice).

2.3.4. Formation du personnel

Bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique proposé par le prestataire :

• L’administrateur(rice) désigné(e),

• Les membres du bureau de vote concernés.

Déroulement des opérations de vote

3.1. Préalablement au vote

Il sera procédé, par le bureau de vote et avant que le scrutin ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique visant à vérifier que l’urne est vide, à l’issue duquel le système sera scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet.

Ce même bureau pourra pendant toute la durée du scrutin contrôler les paramètres du système en temps réel.

Pendant les heures ouvrées comprises entre l’ouverture et la fermeture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une « hotline » afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

3.2. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un email contenant un lien permettant de récupérer son identifiant et son mot de passe sur un site sécurisé.

Après avoir cliqué sur ce lien, l’électeur(rice) devra suivre la procédure d’authentification proposée par le prestataire. Dès validation, le système génèrera de manière aléatoire le code d’accès de l’électeur(rice).

Une fois connecté au site de vote, l’électeur(rice) se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Il(elle) pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique. Conformément à l’article R 2314-16, la liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

En cas de perte des identifiants, l’administrateur(rice) pourra générer sur demande et après contrôle d’identité un nouveau code d’accès.

Garanties de confidentialité de vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R. 2314-6 et R. 2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le système garantit ainsi la confidentialité des données relatives aux électeurs, le secret du vote et la sincérité des opérations électorales, En s’assurant que l’identité de l’électeur(rice) ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le système pourra faire, le cas échéant, l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Liberté avant l’ouverture du vote. L’accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux Organisations Syndicales, conformément à l’article R. 2314-11 du code du travail.

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (jusqu’à la décision juridictionnelle en cas de recours), les fichiers supports comprenant les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Dépouillement et procès-verbaux

Des procès-verbaux seront transmis par le prestataire à chacune des étapes du processus électoral.

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. Le bureau de vote procèdera au descellement de l’urne.

Le dépouillement s’effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, le bureau de vote procèdera au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.

Le(la) président(e) du bureau de vote vérifiera l’exactitude des procès-verbaux préremplis, indiquera la mention « élu(e) » devant le nom du candidat élu et les signera.

Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.

Protocole d’accord préélectoral

Il sera rédigé un protocole d’accord préélectoral intégrant les spécificités liées au vote électronique. En application des dispositions de l’article R. 2314-13 du Code du Travail, ce protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre de ce protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

 Clause de rendez-vous permettant le suivi de l’accord

Deux mois avant l’arrivée du terme du présent accord, les parties se réuniront afin de déterminer s’il y a lieu de le renouveler.

Durée, révision et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique de la société IFP TRAINING devant avoir lieu en 2022. Il s’appliquera également pendant toute la durée des mandats des élus et prendra fin à l’expiration des mandats des membres élus du CSE.

Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.

Dépôt et formalités

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi :

• Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent ;

• Un dépôt en deux exemplaires du présent accord sera réalisé en ligne sur la plateforme téléprocédure du Ministère du travail, dont une version de l’accord original signé par les Parties au format PDF et une version au format docx anonymisée et éventuellement sans les éléments confidentiels en cas de demande de publication partielle ou d’élément portant atteinte aux intérêts stratégiques de la Société.

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l’organisation syndicale représentative dans l’entreprise ainsi qu’au CSE et sera porté à la connaissance du personnel et mis en ligne sur le site Intranet de l’entreprise.

Il est précisé qu’un cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique sera établi, conformément au présent accord et tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet.

Fait à Rueil-Malmaison, le 14 juin 2022

En 4 exemplaires originaux

Pour la Société IFP TRAINING, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Pour la CFE-CGC, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXX.