Accord sur le fonctionnement du comité social et économique

Entre :

La société OLFEO, SAS immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 450 136 346 (code APE 5829A), dont le siège social est situé 4, rue de Ventadour 75001 Paris et représentée aux présentes par M. xxx, Président de la Société

Ci-après dénommée "l'entreprise" ou « la Société »

D’une part,

Et :

Le Comité Social et Economique, ayant voté à la majorité des membres titulaires présents, au cours de la réunion du 7 Mars dont le procès-verbal est annexé au présent accord, représenté par xxx, secrétaire du CSE

D’autre part,

Ci-après dénommés ensemble les « Parties »

Sommaire

Préambule 3

A. Champ d’application 3

B. Composition du CSE 3

1. Représentant d’OLFEO 3

2. Délégation élue du personnel 3

3. Secrétaire, trésorier 4

4. Référent en matière de lutte contre le harcèlement 4

5. Membres invités 4

C. Durée et nombre de mandats successifs des élus au CSE 5

D. Heures de délégation 5

E. Modalités de fonctionnement 6

1. Règlement intérieur 6

2. Convocation aux réunions et ordre du jour 6

3. Membres présents aux réunions du CSE 7

4. Périodicité des réunions 7

5. Temps passé en réunion 8

6. Recours à la visioconférence 8

7. Procès-verbal 8

8. Délais impartis au CSE pour rendre son avis 8

F. Consultations du CSE 9

1. Consultations récurrentes du CSE 9

2. Consultations ponctuelles du CSE 10

3. Recours à l’expertise 10

G. Base de données économiques et sociales (BDES) 11

1. Accès 11

2. Contenu 11

3. Confidentialité 11

H. Dispositions finales 12

1. Entrée en vigueur et durée de l’accord 12

2. Validité de l’accord 12

3. Dénonciation de l’accord 12

4. Publicité et dépôt de l’accord 12

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 complétée par le décret d’application 2017-1819 du 29 décembre 2017 a redéfini le cadre d’organisation du dialogue social au sein des entreprises.

Afin d’adapter au mieux ce cadre au contexte de l’entreprise et de maintenir la qualité de son dialogue social actuel, les Parties au présent accord ont convenu d’aménager certains aspects du dispositif légal.

La mise en place du Comité Social et Economique au sein d’OLFEO (CSE OLFEO), se substitue de plein droit et rend caduque l’ensemble de l’architecture sociale des instances représentatives du personnel de l’entreprise.

Les thématiques non abordées dans le présent accord relatives au CSE et au fonctionnement du dialogue social au sein d’OLFEO sont régies par les dispositions légales supplétives.

Tous les accords, usages et engagements unilatéraux antérieurs au présent accord et portant sur les mêmes dispositions cessent de s’appliquer à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel au CSE.

Le présent accord a été adopté en prenant acte du règlement intérieur adopté à la majorité des membres du CSE lors de la réunion du 7 Janvier 2019.

1. Champ d’application

Le présent accord s’applique aux institutions représentatives d’OLFEO et plus particulièrement au CSE, seule instance élue et mise en place à la date du présent accord. Le présent accord a vocation à définir les obligations réciproques des parties et à planifier le calendrier des consultations récurrentes.

2. Composition du CSE

Représentant d’OLFEO

OLFEO est représentée de façon permanente au CSE par le représentant légal de la Société ou son délégataire de pouvoirs, titulaire d’une délégation de pouvoirs écrite.

Le représentant de l’entreprise peut, le cas échéant, être assisté de trois membres du personnel de la Société, ayant voix consultative.

L’employeur ou son représentant assure la présidence du CSE.

Délégation élue du personnel

Sauf disposition plus favorable expressément convenue dans le protocole d’accord préélectoral, le nombre d’élus au CSE est défini conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, en fonction de l’effectif de l’entreprise. Ce nombre peut évoluer en fonction de l’effectif de l’entreprise au terme de chaque mandature.

Compte tenu de l’effectif de la Société et en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur à la date de conclusion du présent accord, le nombre de sièges à pourvoir est de 4 titulaires et 4 suppléants.

La répartition des élus entre les différents collèges de salariés est définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Secrétaire, trésorier

Conformément au règlement intérieur adopté, le CSE désigne lors de la première réunion suivant son élection, un secrétaire et un trésorier choisis parmi ses membres titulaires. Il peut mettre en place, s’il le souhaite, un secrétaire et un trésorier adjoint, dans des conditions définies dans son règlement intérieur.

Référent en matière de lutte contre le harcèlement

Le CSE désigne également parmi ses membres titulaires, par le biais d’une résolution adoptée à la majorité des membres présents, un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes.

Ce mandat prend fin en même temps que celui des membres élus du CSE.

Membres invités

Lorsque l’ordre du jour d’une réunion du CSE porte sur un ou plusieurs point(s) portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail, sont invités à participer à la réunion :

• le médecin du travail, ou toute personne à laquelle il aura valablement délégué ses pouvoirs dans le respect des dispositions légales ;

• l’inspecteur du travail ;

• l’agent des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale ;

• le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.

Il est expressément convenu que ces personnes n’assistent aux réunions du CSE que pour la partie concernant l’examen des points à l’ordre du jour relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Par ailleurs, l’inspecteur du travail et l’agent des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale sont invités à participer aux réunions :

• lorsque l’employeur ou la majorité de la délégation du personnel en fait la demande,

• lorsqu’il s’agit de réunions consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d’au moins 8 (huit) jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

Enfin, lorsqu’un point mis à l’ordre du jour implique l’intervention d’une personne extérieure au CSE, il est convenu que celle-ci peut être invitée à assister à la réunion du CSE afin d’aborder ce point spécifique. Dans ce cas, l’invitation est adressée par l’entreprise après commun accord entre la majorité des membres élus titulaires du CSE et le représentant de l’employeur.

3. Durée et nombre de mandats successifs des élus au CSE

Conformément aux dispositions légales, la durée des mandats d’élus au CSE est de 4 (quatre) ans.

Pour rappel, et en application des dispositions légales impératives en la matière, le nombre de mandats successifs est limité à trois.

1. Heures de délégation

Compte tenu de l’effectif de la Société, en application des dispositions légales et réglementaires, le volume d’heures individuelles de délégation des membres titulaires est de 18 (dix-huit) heures mensuelles. Les réunions préparatoires visées dans le règlement intérieur s’imputent sur les heures de délégation.

L’utilisation du crédit d’heures peut être reportée d’un mois sur l’autre dans la limite de 12 (douze) mois consécutifs en application des dispositions légales en vigueur et notamment l’article R. 2315-5 du code du travail.

Les membres titulaires ont également la possibilité de mutualiser les heures de délégation entre eux et avec membres suppléants.

Cela étant, ni le dispositif de report ni celui de mutualisation des heures ne peut permettre à un membre du CSE de disposer, dans un même mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont un membre titulaire bénéficie au titre de son mandat.

Conformément aux dispositions légales, les représentants du personnel doivent informer l'employeur au plus tard huit (8) jours avant la date prévue de l'utilisation des heures cumulées ou mutualisées. En tout état de cause et pour permettre le suivi de l’utilisation des heures de délégation, les représentants du personnel remettront un document écrit (bon de délégation) à la Société à chaque utilisation des heures de délégation. Ce document précisera le cas échéant l’identité du/des titulaire(s) qui a/ont transféré ses / leurs heures de délégation.

2. Modalités de fonctionnement

Règlement intérieur

Les modalités de fonctionnement interne du CSE ont été arrêtées par le règlement intérieur du CSE conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, sous réserve des dispositions prévues au présent accord, adopté le 7 Janvier 2019.

Convocation aux réunions et ordre du jour

Pour rappel, il y a 6 réunions par an (soit une fois tous les deux mois). La date des réunions périodiques du CSE est fixée par le Président du CSE. Sont convoqués les membres titulaires du CSE, ainsi que les personnes qui, en raison de l’ordre du jour ou à la demande du CSE, sont amenées à assister aux délibérations.

A cet égard, l'employeur informera annuellement les personnes du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins quinze jours à l'avance la tenue de ces réunions :

• au médecin du travail, ou toute personne à laquelle il aura valablement délégué ses pouvoirs dans le respect des dispositions légales ;

• à l’inspecteur du travail ;

• et à l’agent des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale.

L’ordre du jour des réunions est établi conjointement par le représentant de l’entreprise et le secrétaire du CSE. Il est rappelé que les consultations rendues obligatoires par une disposition législative, règlementaire ou par un accord collectif de travail peuvent être inscrites de plein droit à l’ordre du jour unilatéralement lorsque l’ordre du jour n’a pu être établi conjointement.

Conformément au règlement intérieur, les parties conviennent que :

• les questions que les élus souhaitent porter à l’ordre du jour doivent être communiquées au moins 8 jours avant la date de la réunion ;

• 6 jours au moins avant la date prévue pour la réunion, le secrétaire et le président tenteront échangeront par tout moyen (réunion, email, etc) des pièces afin d’arrêter l’ordre du jour ;

• 4 à 5 jours avant la date prévue pour la réunion, l’ordre du jour sera arrêté définitivement ;

• 3 jours avant la date prévue pour la réunion, l’ordre du jour sera adressé aux membres du CSE avec la convocation.

Une fois fixé, l’ordre du jour d’une réunion ne peut être modifié que par accord conjoint du représentant de l’entreprise et du Secrétaire du CSE, à condition de respecter le délai de transmission de l’ordre du jour aux intéressés.

Les convocations avec l’ordre du jour sont adressées par le représentant de l’entreprise au CSE par messagerie électronique incluant un dispositif d’accusé réception. Les membres suppléants sont en copie de ces convocations à titre informatif. Elles peuvent également être adressées par lettre remise en main propre contre décharge ou par courrier avec accusé de réception lorsque l’envoi par messagerie électronique est impossible.

Seuls les points figurant à l’ordre du jour font l’objet de délibérations du CSE.

Membres présents aux réunions du CSE

Conformément aux dispositions légales, participent aux réunions :

• le représentant de l’entreprise, Président du CSE, assisté le cas échéant de trois collaborateurs ;

• les membres élus titulaires du CSE ;

• les membres suppléants, mais seulement en l’absence de titulaires ;

• et dans les cas prévus par la loi :

  • le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire de santé au travail compétent ;

  • l’inspecteur du travail ;

  • l’agent des services de prévention de l’organisme de sécurité sociale ;

  • le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail.

A ces participants de droit peuvent s’ajouter :

• une ou plusieurs personnes extérieures (s) au CSE invitée (s) après commun accord entre la majorité des membres élus du CSE et du représentant de l’employeur ;

• un sténodactylographe chargé d’assister le Secrétaire du CSE dans l’établissement du procès-verbal.

Les élus suppléants ne siègent aux réunions que dans l’hypothèse où ils sont amenés à remplacer un élu titulaire absent. Les règles de remplacement sont celles prévues par le Code du Travail.

Afin de faciliter la suppléance des titulaires au cours des réunions du CSE, tout membre titulaire ne pouvant se rendre à une réunion doit, sauf circonstances exceptionnelles, en informer le représentant de l’entreprise au CSE au moins vingt-quatre (24) heures avant la tenue de la réunion.

Il doit également préciser l’identité du suppléant qui le remplacera au cours de la réunion du CSE.

Périodicité des réunions

Comme indiqué ci-dessus et conformément aux dispositions du règlement intérieur, les parties rappellent qu’il y aura six (6) réunions ordinaires annuelles, soit une fois tous les deux mois.

Parmi ces 6 (six) réunions par an, conformément aux dispositions de l’article L.2315-27 al.1 du code du travail, au moins quatre (4) porteront en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Par ailleurs, la tenue d’une réunion extraordinaire pourra être demandée à la majorité des membres élus, ou à l’initiative du représentant de l’entreprise. La réunion extraordinaire sera alors organisée dans les conditions définies par le règlement intérieur.

Temps passé en réunion

Le temps passé en réunion du CSE sur convocation de l’employeur est payé comme temps de travail effectif et ne s’impute pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants du CSE.

Recours à la visioconférence

Le recours à la visioconférence pour réunir le CSE est autorisé conformément à l’article L. 2315-4 du code du travail dans la limite de 3 (trois) réunions par année civile.

Les conditions dans lesquelles le CSE peut procéder à un vote à bulletin secret dans ce cadre, sont prévues par le code du travail aux articles D. 2315-1 et D. 2315-2.

Procès-verbal

Les délibérations des réunions du CSE sont consignées dans deux procès-verbaux établis par le secrétaire :

• Un complet, incluant de possibles éléments confidentiels déclarés en réunions,

• Un second ne reprenant pas les seuls éléments confidentiels déclarés pendant la réunion.

Le procès-verbal est établi et communiqué à l’employeur par le secrétaire dans les 10 jours calendaires suivant la réunion à laquelle il se rapporte, ou si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 10 jours, avant cette réunion.

Par dérogation, dans le cas d’une consultation sur un projet de licenciement économique avec PSE, les dispositions légales s’appliquent.

Délais impartis au CSE pour rendre son avis

Pour l’ensemble des consultations (récurrentes / ponctuelles), les Parties conviennent que le CSE disposera d’un délai de quinze (15) jours maximum à compter de la remise aux membres des informations écrites nécessaires pour rendre son avis.

Ce délai, qui s’entend d’une durée maximale, n’exclut pas que le CSE, après débats, puisse émettre son avis lors de la première réunion au cours de laquelle la présentation et les débats sur ledit projet auront eu lieu.

La mise à disposition des informations, sera réalisée :

• Dans la base des données économiques et sociales,

• Exceptionnellement par la remise en réunion des éléments nécessaires à la consultation qui n’auront pu être données préalablement.

Les membres du CSE sont en tout état de cause informés par email de la modalité de mise à disposition des éléments d’information nécessaires à leur consultation. Cet email permettra ainsi de faire courir le délai mentionné ci-dessus dès lors que les informations servant de support à la procédure d’information et consultation auront été mises à disposition.

En outre, d’un commun accord entre la majorité des membres élus du CSE et du représentant de l’employeur, il pourra être convenu de tenir des réunions complémentaires à l’intérieur du délai de consultation prévu afin de permettre au CSE de rendre un avis éclairé.

Les Parties rappellent que les délais applicables en cas de consultation relative à la mise en œuvre d’un plan de sauvegarde de l’emploi sont prévus par des dispositions spécifiques.

A défaut d’avis rendu dans ce délai, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis défavorable.

Ce délai sera de quinze (15) jours pourra être augmenté de quinze (15) jours en cas de recours à un expert dans les conditions prévues ci-après.

3. Consultations du CSE

Consultations récurrentes du CSE

Il est convenu d’adapter la périodicité des consultations récurrentes du CSE, prévues à l’article L. 2312-17 du Code du travail, de la manière suivante :

• La consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise

Les Parties conviennent que les procédures d’information et consultation au titre des orientations stratégiques de l’entreprise auront lieu tous les ans.

La Société mettra à la disposition du CSE des informations relatives aux perspectives d’évolution de l’activité et aux orientations stratégiques définies, aux principaux investissements prévus, et aux principales évolutions prévues dans l’organisation des effectifs.

• La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise et sur la politique de recherche et de développement

Les Parties conviennent que les procédures d’informations et consultations au titre de la situation économique et financière de l’entreprise auront lieu tous les ans, consécutivement à l’assemblée générale statuant sur les comptes.

• La consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi (y compris sur la formation)

Les Parties conviennent que les procédures d’informations et consultations au titre de la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi auront lieu tous les ans.

La consultation portera sur :

• l'évolution de l'emploi ;

• les qualifications ;

• le programme pluriannuel de formation et les actions de formation envisagées par l'employeur ; 

• l'apprentissage et les conditions d'accueil en stage ;

• les actions de prévention en matière de santé et de sécurité ;

• les conditions de travail ;

• les congés et l'aménagement du temps de travail ;

• la durée du travail ;

• l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ;

• les modalités d'exercice du droit d'expression des salariés dans les entreprises non couvertes par un accord sur l'égalité professionnelle et la qualité de vie au travail contenant des dispositions sur ce droit.

Les Parties s’accordent par ailleurs sur la possibilité pour le CSE d'émettre un avis unique portant sur tout ou partie des thèmes des consultations récurrentes.

Consultations ponctuelles du CSE

Le CSE est informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise et notamment sur :

• Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;

• La modification de son organisation économique ou juridique ;

• Les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail et la formation professionnelle ;

• L’introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;

• Une restructuration ou compression des effectifs ;

• Un projet de licenciement collectif pour motif économique ;

• Les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire.

Recours à l’expertise

Le CSE peut recourir à un expert (article L.2315-78 et suivants du Code du Travail). Les cas dans lesquels le recours a l’expertise est pris en charge, en tout ou partie, par l’entreprise sont définis par les dispositions légales

Dans le cas où le CSE déciderait d’avoir recours à un expert pour l’assister dans le cadre de ses consultations récurrentes, les Parties conviennent que le même expert sera désigné pour l’ensemble desdites consultations.

Dans l’hypothèse où le CSE souhaiterait désigner un expert, il devra le faire lors de la première réunion de consultation prévue.

Lorsqu’à l’occasion d’une consultation (récurrente / ponctuelle), le CSE aura recours à l’assistance d’un expert, les délais impartis au CSE pour rendre son avis seront prolongés de 15 (quinze) jours.

Le financement de l’expertise est pris en charge selon les dispositions légales en vigueur.

4. Base de données économiques et sociales (BDES)

Les Parties conviennent que la BDES servira de base aux consultations récurrentes et ponctuelles du CSE dans la mesure où les données qu’elle contient sont librement consultables par les membres du CSE et mise à jour autant de fois que nécessaire. La périodicité d’actualisation sera au minimum annuelle, comme le prévoit le Code du Travail.

Accès

La mise en place de la BDES est progressive. Les principes suivants sont constants dans les évolutions à venir de la BDES :

• La BDES est accessible via un support informatique interne ;

• La BDES est accessible en permanence sauf dans l’hypothèse où des opérations de maintenance et/ou des évolutions majeures auront lieu ;

• La BDES n’est accessible qu’aux membres titulaires et suppléants du CSE.

Contenu

Conformément aux articles L. 2312-36 et R. 2312-5 du Code du travail, la BDES mise régulièrement à jour, rassemble un ensemble d'informations que l'employeur met à disposition du CSE et demeure accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du CSE.

Les rubriques de la BDES sont fixées comme suit :

• Investissement social, matériel et immatériel,

• Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise,

• Fonds propres et endettement,

• Eléments de rémunération des salariés et des dirigeants,

• Activités sociales et culturelles,

• Rémunération des financeurs,

• Flux financiers à destination de l’entreprise.

Confidentialité

Les membres du CSE sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la société.

4. Dispositions finales

Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa date de signature et est conclu pour une durée indéterminée.

Validité de l’accord

Pour être valide, le présent accord doit être signé par l'employeur et par la majorité des élus titulaires présents, éventuellement représenté par le secrétaire du CSE, mandaté par un vote majoritaire consigné au procès-verbal de la séance.

Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment, sous réserve d’un préavis de 3 (trois) mois.

Publicité et dépôt de l’accord

L’accord sera déposé par la Direction en deux exemplaires, un sur support papier et un sur support électronique, à la DIRECCTE Ile de France.

Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel et sera publié sur l’intranet de la Société.

Fait en 4 exemplaires, à Paris, le 7 Mars 2019

Pour la Société

Pour la délégation élue du CSE