ACCORD TELETRAVAIL

XXXXXXXXXXXXX

Entre 

L’entreprise XXXXXXXXXX, dont le siège social se situe XXXXXXXX, XXXX Levallois-Perret, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro B XXXXXXXXXX, représentée CCCCCCCCCC, agissant en qualité de Directeur Général,

Ci-après dénommée « l’Entreprise »

D’une part,

Et

Les représentants du personnel au sein de la Délégation Unique du Personnel, représentés par XXXXXXXXXXXXXX, Secrétaire de la DUP, dûment mandatée (annexé au présent accord).

D'autre part,

Il est conclu le présent Accord Télétravail.

SOMMAIRE

I. Préambule 3

II. Définition 3

III. Les principes d’éligibilité 3

1. Les critères d’éligibilité liés aux salariés 3

2. Les critères d’éligibilité liés aux fonctions 4

3. Les critères d’éligibilité liés au lieu de télétravail 4

IV. Les conditions de mise en œuvre 4

1. Le principe du volontariat 4

2. Volume et cycle de télétravail 5

A. La formule du télétravail « régulier » 5

B. La formule de télétravail « occasionnel » 5

3. Recueil et examen de la demande 6

4. Avenant au contrat de travail 6

5. La période d’adaptation 6

6. Réversibilité après la période d’adaptation 7

7. Suspension du télétravail 7

V. Matériel 7

VI. Protection des données 8

VII. Droits individuels et collectifs 8

VIII. Présence obligatoire en entreprise 8

IX. Santé au travail 8

X. Absences 9

XI. Temps de travail 9

XII. Charge de travail 9

XIII. Circonstances particulières 10

1. Plan de continuité de l’activité 10

2. Femmes enceintes 10

XIV. Dispositions finales 11

1. Date d’entrée en vigueur et durée 11

2. Suivi de l’accord 11

3. Clause de rendez-vous 11

4. Modalités de révision de l’accord 11

5. Modalités de dénonciation de l’accord 12

6. Formalités de publicité 12

Préambule

Le présent accord encadre et définit les modalités du télétravail mis en place chez XXXXXXXXXX dans la continuité de la Charte Télétravail entrée en vigueur le 1^er mars 2018 et conformément aux dispositions légales applicables.

Le présent accord se fonde en effet sur le retour d’expérience de la phase pilote organisée par la Charte d’entreprise précitée, lequel s’est avéré suffisamment constructif pour que les Parties souhaitent s’engager plus durablement en faveur du télétravail. Ladite Charte cesse donc de produire effets au jour de la signature du présent accord qui lui est substitué dans toutes ses dispositions.

La mise en place du télétravail dans l’entreprise vise à :

• Améliorer la qualité de vie au travail en cherchant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et en diminuant la fatigue liée à des temps de transports parfois importants,

• Renforcer la politique de prévention des risques,

• Inscrire l’entreprise dans une démarche de développement durable,

• Augmenter l’efficience du travail fourni.

Il est rappelé que le télétravail repose sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et le management. Il est mis en place sur la base du volontariat et doit permettre au salarié de bénéficier d’une plus grande souplesse dans son organisation sans pour autant altérer l’efficacité collective.

Définition

Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, modifié par Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 21, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exercé dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Les principes d’éligibilité

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés XXXXXXXXXXX.

Pour être éligible au télétravail les salariés doivent répondre aux critères d’éligibilité cumulatifs liés à leur statut (1), aux fonctions (2) et au lieu du télétravail (3).

Les critères d’éligibilité liés aux salariés

Sont éligibles au télétravail les salariés :

• Titulaires d’un CDI ou d’un CDD à temps plein. Afin de préserver le lien social, les salariés à temps partiel sont exclus de ce dispositif.

• Justifiant de 9 mois révolus d’ancienneté au sein XXXXXXXXXX au jour où le salarié formule sa demande. Afin de permettre une prise de poste efficiente et une bonne intégration, cette période ne peut en aucun cas être réduite.

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans leur poste et ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché.

Les salariés en contrat de formation par alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation) et en période de stage ne sont pas éligibles au télétravail eu égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.

Les critères d’éligibilité liés aux fonctions

Afin de bénéficier de ce mode d’organisation du travail, le salarié doit exercer des fonctions compatibles avec une activité exercée à distance de façon partielle et régulière. Les fonctions concernées sont mentionnées en annexe 1 du présent accord.

Les critères d’éligibilité liés au lieu de télétravail

Le lieu de télétravail du salarié devra être situé en France, au domicile habituel du collaborateur qu’il aura déclaré au service ressources humaines.

Le salarié volontaire devra également :

• Disposer d’un accès internet haut débit (minimum 2Mb Download / 0,5Mb Upload) et en fournir la preuve au service ressources humaines 1 fois par an (facture),

• Justifier de la conformité électrique de son domicile en fournissant une attestation sur l’honneur 1 fois par an au service ressources humaines,

• Justifier d’une assurance personnelle couvrant le télétravail à son domicile en adéquation avec le rythme de jours télétravaillés définis dans le présent accord. Pour cela, il devra fournir une assurance multirisque une fois par an au service ressources humaines.

Les conditions de mise en œuvre

Les managers, le service ressources humaines et le salarié concerné sont tous les garants du respect et du bon déroulement de la mise en œuvre du télétravail.

Le principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire. Il est donc mis en œuvre par accord des parties, sur l’initiative exclusive du salarié éligible.

Il est ainsi rappelé que le fait d’être éligible au télétravail dans les conditions précédemment énoncées ne permet pas au salarié de prétendre de ce seul fait au bénéfice du télétravail. L’accord du manager est nécessaire.

2. Volume et cycle de télétravail

   1. La formule du télétravail « régulier » 

Est visé le télétravail à hauteur de 1 jour par semaine défini et fixe. Le jour choisi est fixé par avenant mais il peut être modifié d’un commun accord, de manière exceptionnelle, sur demande du manager ou du collaborateur.

La formule de télétravail « occasionnel »

Le télétravail dit « occasionnel » concerne les pratiques de télétravail irrégulières. A l’exception des dispositions spécifiques concernant la maternité figurant au point XIII.2 du présent accord, le télétravailleur dispose d’un jour de télétravail par semaine qu’il peut fixer librement sous réserve des dispositions qui suivent.

Cette formule donne également lieu à la signature d’un avenant.

Principes communs aux 2 formules

Les jours télétravaillés sont du lundi au vendredi à l’exception du mercredi.

Afin d’éviter tout phénomène d’isolement et dans le but de maintenir un lien constant avec la communauté de travail, le nombre de jours télétravaillés dans le mois ne pourra pas excéder 5 jours.

Afin d’assurer un suivi administratif, quelle que soit la formule de télétravail applicable, les télétravailleurs doivent impérativement renseigner dans le kiosque RH les jours télétravaillés, autant que possible de façon anticipée. Les salariés bénéficiant de la formule de télétravail « occasionnel » devront respecter un délai de prévenance d’au moins 1 jour ouvré afin de garantir un délai de réponse respectable pour le manager. Dans le cas où le manager ne pourrait pas valider la demande dans le kiosque RH, celle-ci doit être accompagnée d’un mail (copie le service RH) auquel le salarié doit avoir une réponse écrite par mail de son manager avant d’exercer sa journée de travail en télétravail.

En cas de manquement à ce principe, le salarié peut perdre le bénéfice de l’accord de sa direction sur la possibilité de télétravailler jusqu’à représentation d’une nouvelle demande à l’issue d’une période minimale de 6 mois.

XXXXXXXXXXXX est également susceptible d’engager une procédure disciplinaire telle que prévue au règlement intérieur de l’entreprise.

Le manager devra impérativement avoir validé le(s) jour(s) avant le départ en télétravail du salarié dans un délai raisonnable.

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent. En conséquence, le nombre de salariés pouvant simultanément être en situation de télétravail au sein d’une équipe est limité à 40 % du total des salariés de cette équipe. Dans le cas où, dans une équipe, plus de 40% des salariés seraient volontaires au télétravail le même jour et éligibles à l’ensemble des autres critères, un arbitrage devra être fait. Les salariés ayant la plus grande ancienneté seront prioritaires dans l’attribution du jour choisi.

Les jours de télétravail déclarés mais qui ne seraient pas effectués en télétravail ne pourront en aucun cas être reportés, à l’exception du cas prévu au point VIII du présent accord.

Le télétravailleur soumis à un régime horaire s’efforcera de fixer sa plage de travail entre 8h30 et 19h, avec une pause-déjeuner de 1 heure. Pendant sa plage de travail, il devra être joignable par messagerie via internet (du type skype) ou par téléphone portable le cas échéant. Le télétravailleur disposant d’une convention de forfait annuel en jours n’est pas concerné par cette plage horaire mais doit naturellement être joignable par messagerie via internet (du type Skype) ou par téléphone portable pendant sa journée de télétravail.

Recueil et examen de la demande

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en formuler la demande par écrit par mail auprès de son manager direct et du service ressources humaines (XXXXXXXXXx).

Une réponse écrite par mail sera apportée au salarié sous un délai d’un mois maximum. Sans réponse passé ce délai, la demande sera considérée comme acceptée. Pendant ce laps de temps, le manager et le service ressources humaines s’assureront de l’éligibilité de la demande en fonction des critères définis au point III du présent accord. En cas de refus, la réponse apportée au salarié sera dument motivée.

Le salarié pourra néanmoins formuler une nouvelle demande écrite par mail à l’issue d’une période minimale de 6 mois. Le manager et le service ressources humaines s’engagent à l’étudier à nouveau et à apporter une réponse au salarié dans les conditions indiquées ci-dessus.

Avenant au contrat de travail

En cas d’acceptation du télétravail, un avenant au contrat de travail sera conclu et signé avant le 1^er jour de télétravail et ce quel que soit la formule retenue par le salarié. L’avenant est nécessairement conclu pour une durée indéterminée.

L’avenant précise à minima :

• La date de début du télétravail,

• Le lieu de télétravail,

• La formule choisie,

• Seulement en cas de télétravail « régulier », les jours télétravaillés,

• Seulement pour les salariés soumis à un régime horaire, la plage horaire fixe au sein de laquelle le salarié doit fixer sa plage de travail,

• Les modalités de période d’adaptation,

• Les modalités de suspension et de réversibilité.

La période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail donnera lieu à une période d’adaptation de 3 mois. La période d’adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l’adéquation du télétravail à l’exécution du contrat de travail.

A tout moment durant cette période, il pourra être mis fin à la situation de télétravail, par l’une ou l’autre des parties, à condition qu’elle notifie sa décision par écrit à l’autre partie et qu’elle respecte un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

Réversibilité après la période d’adaptation

A la demande de l’une ou l’autre des parties, l’organisation en télétravail peut s’arrêter avec un délai de prévenance de 7 jours calendaires. L’information de l’autre partie est réalisée par mail. La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux d’XXXXXXXXXXXX.

La réversibilité avec le même délai de prévenance est également systématique dans les cas ci-dessous :

• Modification organisationnelle significative dans le service,

• Règles de protection des données et confidentialité non respectées.

Le contrat de travail ou l’avenant de mise en place du télétravail rappelle les conditions de réversibilité du télétravail après la période d’adaptation.

Suspension du télétravail

Pour garantir la continuité de service et pour faire face à des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels, l’entreprise se laisse le droit de suspendre provisoirement le télétravail sans pour autant remettre en cause ce mode d’organisation et les dispositions du présent accord.

Dans une telle hypothèse, les motifs et la durée de suspension feront l’objet d’un courrier motivé de la part de la direction adressé aux salariés concernés.

Matériel

L’entreprise s’engage à fournir et/ou à mettre à disposition le matériel nécessaire pour le bon déroulement de l’activité de chaque salarié volontaire et éligible au télétravail, à savoir un ordinateur portable avec un accès sécurisé au VPN. Néanmoins, cela représentant un certain investissement, elle le fera donc au fur et à mesure de ses moyens.

Le salarié s’engage à conserver en bonne état de marche ce matériel et à signaler tout dysfonctionnement au service informatique dès qu’il se produit.

Enfin, en cas d’impossibilité d’utiliser les moyens informatiques indispensables à son activité à son domicile avant 10h du matin (PC, réseau internet, électricité…) le salarié devra en informer son manager et se rendre au siège XXXXXXXXXXXXXX dans les plus brefs délais pour y effectuer sa journée de travail.

Protection des données

Le télétravailleur doit respecter les standards d’utilisation du matériel fixés par l’entreprise dans le cadre des règles en vigueur. Il doit préserver la confidentialité des accès et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité des données reçues et transmises.

En cas d’utilisation frauduleuse ou abusive des outils mis à disposition, l’arrêt définitif du télétravail peut être envisagé. Des sanctions telles que prévues au règlement intérieur peuvent également être appliquées.

Droits individuels et collectifs

Le présent accord rappelle que le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs et des mêmes avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable dans l’entreprise.

Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels et d’évaluation que ceux des salariés non télétravailleurs et des mêmes droits individuels en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière.

Présence obligatoire en entreprise

Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer au management son mode d’organisation en télétravail, se rendre obligatoirement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire. Il s’agit notamment des hypothèses suivantes :

• Réunions d’équipe ;

• Rencontres clients ;

• Entretien avec le management ;

• Formations ou séminaires.

Dans le cas où la présence du salarié a été requise lors d’un jour qui aurait initialement dû donner lieu à du télétravail (uniquement dans le cadre du télétravail régulier), ce jour sera exceptionnellement décalé en concertation avec le manager.

Santé au travail

Les salariés en télétravail font l’objet d’un suivi régulier par le service de santé au même titre que les autres salariés.

Le télétravailleur bénéfice de la législation sur les accidents du travail et de trajets dans les mêmes conditions que les autres salariés. Si un accident survient sur le lieu où s’exécute le télétravail et pendant les plages horaires de travail, celui-ci bénéficie d’une présomption simple de caractère professionnel. Le télétravailleur doit alors informer son manager et le service ressources humaines dans les délais prévus par le règlement intérieur et transmettre tous les éléments d’informations nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident de travail.

Absences

En cas d’arrêt de travail dispensé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son manager et le service ressources humaines et transmettre le justificatif dans les mêmes délais et selon les mêmes modalités que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, si le jour d’arrêt maladie tombe le jour du télétravail, le collaborateur ne doit pas travailler et la journée n’est pas à reporter à une date ultérieure.

Lorsque la journée de télétravail tombe pendant un jour de congés ou de RTT « salarié » ou « employeur », elle n’est pas à reporter sur une date ultérieure.

Temps de travail

Le temps de travail du télétravailleur s’articule dans les mêmes conditions que le temps de travail des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, le télétravailleur effectue son travail selon le régime du temps de travail qui lui est applicable (temps complet, forfait jours…).

Sans être totalement indépendant, le télétravailleur disposant d’une convention de forfait annuel en jours est autonome dans l’organisation de son temps de travail. A l’instar des autres salariés en forfait jours, il devra veiller à respecter les durées minimales de repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaire (35 heures consécutives le week-end).

Le télétravailleur soumis à un régime horaire doit respecter les mêmes horaires que ceux indiqués lorsqu’il travaille dans les locaux d’XXXXXXXXXXXX. Il doit fixer sa plage de travail au sein de la plage horaire définie au point IV. 2. Aucune heure supplémentaire ne doit être générée par le télétravail, sauf demande expresse de la hiérarchie.

Compte tenu de la spécificité du télétravail, il est prévu que lors des périodes au cours desquelles le salarié soumis à un régime horaire est placé en situation de télétravail, son temps de travail est suivi au moyen d’un système auto-déclaratif remis hebdomadairement au manager pour approbation (annexe 2).

Charge de travail

L’activité des télétravailleurs doit être équivalente à celle des autres travailleurs placés dans une situation identique. Le télétravail ne doit pas entraîner de surcharge de travail. Dès lors, les objectifs fixés, les résultats attendus et les modalités d’évaluation sont similaires à ceux des salariés ne relevant pas du statut de télétravailleur.

La hiérarchie et le salarié veilleront à ce qu’un équilibre, proportionné au temps de télétravail, soit assuré entre la charge de travail en entreprise et celle en télétravail.

L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps du travail des salariés fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que :

• le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail ;

• les durées maximales de travail, l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.

Ce suivi est notamment assuré par :

• l’étude des décomptes déclaratifs sur la durée de travail effectuée ;

• la tenue d’un entretien annuel entre le télétravailleur et son manager qui porte notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail. Cet entretien sera organisé à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation ou de l’entretien spécifique pour les salariés disposant d’une convention de forfait annuel en jours.

Circonstances particulières

1. Plan de continuité de l’activité

   Dans certains cas exceptionnels, comme en cas d’épidémie, d’intempérie, de pics de pollution ou d’inondations, de grèves, etc. l’employeur se réserve le droit de recourir au télétravail de manière ponctuelle. Conformément à l’article L. 1222-11, la mise en œuvre du télétravail peut dans ce cas être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et pour garantir la protection des salariés.

2. Femmes enceintes

Afin de permettre aux femmes enceintes d’exercer leur activité dans les meilleures conditions tout en préservant leur santé et leur sécurité, ces dernières pourront bénéficier à compter du 6^ème mois de grossesse de 2 jours par semaine de télétravail, à l’exception du mercredi sans que cela ne nécessite une validation préalable du médecin du travail. Pour cela, elles devront en informer leur manager ainsi que le service RH par mail.

Dispositions finales

Date d’entrée en vigueur et durée

Le présent accord prend effet au 1^er mars 2019. Il est conclu pour une durée de 3 ans.

L’accord expirera en conséquence le 28 février 2022.

Néanmoins, l’accord sera tacitement renouvelé au-delà de ce terme, pour des périodes équivalentes à sa durée initiale, si aucune des parties ne demande la renégociation de cet accord dans les trois mois précédant sa date d'échéance.

Suivi de l’accord

La Direction propose d’élaborer un bilan annuel sur le fonctionnement du télétravail dans l’entreprise lors d’une réunion de la DUP. Ce bilan pourra aborder les indicateurs suivants :

• Nombre de télétravailleurs par statut,

• Nombre de télétravailleurs par direction,

• Nombre de demandes acceptées/refusées,

• Point matériel informatique,

• Nombre de périodes d’adaptation non concluantes,

• Nombre de jours télétravaillés par an, par formule et par personne en moyenne

Clause de rendez-vous

Les parties conviennent que les membres de la DUP et la Direction se réuniront à la première date anniversaire d'application du présent accord afin d’étudier l’opportunité de procéder à son éventuelle adaptation.

Par ailleurs, en cas d’évolution du cadre législatif ou réglementaire ayant un impact sur les stipulations de l’accord, les parties seront réunies dans un délai maximal d’1 mois à compter de la promulgation du nouveau texte pour en évaluer les effets sur le présent accord et discuter de sa révision. 

Modalités de révision de l’accord

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision, en tout ou partie, à la demande d’une des parties signataires.

La partie à l’origine de la demande de révision devra informer les autres parties par courrier remis en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception.

Tout signataire introduisant une demande de révision devra l’accompagner d’un projet rédigé sur les points à réviser. Des discussions devront alors s’engager dans les 30 jours suivants la date de demande de révision.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant qui se substituera de plein droit aux stipulations qu’il modifie.

Modalités de dénonciation de l’accord

Chaque partie signataire de l’accord peut dénoncer le présent accord.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires ainsi qu’à la Direction départementale du Travail et de l’Emploi, et ce par lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette dénonciation prendra effet 3 mois après réception de cette demande.

Pour le surplus, il sera fait application des dispositions légales prévues à l’article L.2261-10 du Code du Travail.

Formalités de publicité

Le présent accord sera déposé au greffe du Conseil des Prud'hommes et à la DIRECCTE conformément aux dispositions légales en vigueur.

Un exemplaire original de cet accord est remis à chaque signataire.

Le présent accord sera transmis aux représentants du personnel pour affichage dans l’entreprise.

Il sera également communiqué à tous les salariés présents dans l’entreprise.

Fait à XXXXXXX,

En 4 exemplaires dont un remis à chacune des parties,

Le 27 février 2019.

Pour l’entreprise : Pour les salariés :

XXXXXXXXXxx XXXXXXXXXXXXXX

Directeur Général Secrétaire de la DUP dûment mandatée

ANNEXE 1 : LISTE DES FONCTIONS ELIGIBLES AU TELETRAVAIL

Toutes les fonctions présentes dans l’entreprise sont représentées dans la liste ci-dessous.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ANNEXE 2 : AUTO DECLARATIF HORAIRE NON CADRE