Accord d'entreprise "Accord cadre relatif au vote par voie électronique pour les élections professionnelles au sein de Sanofi Pasteur NVL" chez SANOFI PASTEUR NVL (Siège)

ACCORD-CADRE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE SANOFI PASTEUR NVL

Entre les parties soussignées :

La Société Sanofi Pasteur NVL, au capital de 217 902 400 euros, inscrite au R.C.S de Lyon, sous le numéro 451 279 020, dont le Siège Social est situé 31-33 quai Armand Barbès 69250 Neuville-sur-Saône, représentée par X, agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines,

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales ci-après désignées :

C.F.T.C, représentée par X, Déléguée Syndicale

C.G.T, représentée par X, Délégué Syndical

F.O, représentée par X, Délégué Syndical

D’autre part,

Il a été négocié ce qui suit :

Préambule

Suite aux élections professionnelles de 2014, les mandats des délégués du personnel et des membres du comité social et économique sont arrivés à échéance à la fin de l’année 2017.

Ces mandats ont été prorogés une première fois jusqu’au 31 décembre 2017 à la suite de la publication des ordonnances « Macron », procédant à la fusion des instances représentatives du personnel en une seule instance dénommée le Comité Social et Economique (CSE).

Une seconde prorogation des mandats est intervenue jusqu’au 1^er décembre 2018 par décision unilatérale de la Direction.

Par conséquence, la mise en place du CSE interviendra à compter du 1^er décembre 2018.

Dans ce contexte, l’entreprise Sanofi Pasteur NVL devra organiser de nouvelles élections professionnelles afin d’assurer la mise en place du CSE à cette date.

Les élections des membres du comité social et économique feront l’objet d’un protocole d’accord préélectoral.

La société Sanofi Pasteur NVL souhaite recourir au vote par voie électronique.

Les voies de recours au vote électronique ont été modifiées par la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, ainsi que le Décret n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l'élection des représentants du personnel.

Il en ressort que ce moyen de vote peut être prévu par accord, soumis aux conditions de validité des accords collectifs, ou à défaut, par l’employeur.

Le recours au vote par voie électronique permet la confidentialité, qui est garantie par le prestataire, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement, des avantages logistiques ainsi que des résultats des élections plus rapides que le vote au scrutin secret sous enveloppe.

Le vote par voie électronique au sein de la société Sanofi Pasteur NVL est mis en place par les modalités du présent accord décrites ci-après.

Article 1 – DISPOSITIONS GENERALES

Le présent accord instaure le recours au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique sera, pour chaque scrutin, rappelé par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le temps de vote est considéré comme du temps de travail effectif dès lors que celui-ci est effectué dans les locaux de la société pendant le temps de travail normal du collaborateur. Celui-ci est évalué à environ 30 minutes et pourra être modulé en fonction de contraintes spécifiques de chaque métier.

ARTICLE 2 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique exclut le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 3 – CHOIX DU PRESTATAIRE

La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivant du décret pris en application de l’article 1^er de l’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que l’arrêté du 25 avril 2017, sont confiés à un prestataire choisi par l’employeur.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

ARTICLE 4 – PROPAGANDE SYNDICALE

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu'elles auront été transmises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique du sigle de l’organisation syndicale.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient identiques pour toutes les listes ou choix proposés. Les listes ou choix proposés apparaitront sur la même page du site de façon horizontale, de telle sorte qu’aucune des listes ne se trouvera défavorisée par l’affichage.

ARTICLE 5 – BUREAU DE VOTE

Le bureau de vote sera constitué d’un président ou de deux assesseurs salariés électeurs appartenant au collège.

Sa mission est de superviser le déroulement du scrutin, son dépouillement, l’établissement des procès-verbaux ainsi que la proclamation des résultats des élections.

Chaque organisation syndicale ayant déposé une liste désignera deux scrutateurs qui pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, le taux de participation.

ARTICLE 6 - CAHIER DES CHARGES

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

6.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote (Article R.2314-10 du Code du Travail). La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin (Article R.2314-16 du Code du Travail).

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. (Arr.min., 25 avril 2007, JO 27 avr., pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007, art 3).

Les organisations syndicales ayant déposées une liste électorale participent à la vérification du site dédié au vote avant son scellement.

Un « recettage » sera réalisé une semaine avant le début du scrutin, en présence de deux représentants par organisation syndicale.

Cette opération a lieu une semaine avant le début du scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur ancienneté, leur matricule, leur collège d'appartenance et l’indication « mise à disposition » le cas échéant. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel (Arr.min., 25 avril 2007, JO 27 avr., pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007, art 4 et art.5).

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la Direction et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant du protocole d’accord pré-électoral.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs, et leur matricule. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services Ressources Humaines.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou
« suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services Ressources Humaines.

6.2. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d'émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7, R. 2314-8 du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 2007.

6.3. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation. La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver (Arr.min., 25 avril 2007, JO 27 avr., pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007, art 6).

6.4. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. Ce dispositif de secours sera prévu par le prestataire.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Conformément à l’article L. 2314-32 du Code du travail, ni l’employeur ni le bureau de vote ne peuvent procéder à l’annulation des élections. Seul le juge est compétent en la matière.

S’il survient un problème technique, la période de vote pourra être prolongée, conformément aux dispositions prévues par le protocole d’accord préélectoral.

6.5. Dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès lors la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées, par les administrateurs de chaque bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

6.6. Destruction des données après le scrutin

Le prestataire s’engage (engagement expressément repris dans le contrat qui le lie à l’entreprise) à détruire de manière totale et définitive toute information relative au scrutin au terme du délai de conservation minimal requis en cas de contentieux. Ce délai est de 15 jours et court à compter du lendemain de la proclamation des résultats de l’élection concernée (Art. R. 2314-22 C. trav.). Lorsqu’une action contentieuse est engagée, ces informations sont détruites dès lors que la décision juridictionnelle est devenue définitive (Art. R.2314-17 C. trav.).

ARTICLE 7 – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu (Article R. 2314-12 du Code du Travail).

L'employeur informe les organisations syndicales représentatives des salariés dans l'entreprise, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Article R. 2314-11 du Code du Travail).

ARTICLE 8 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable à la société Sanofi Pasteur NVL.

ARTICLE 9 – ENTREE EN VIGUEUR ET SUIVI

9.1. Durée de l’accord, date d’effet et de publicité

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de la date de sa signature.

9.2. Validité de l’accord

Le présent accord est conclu selon les règles de validité des accords majoritaires en application de l’article L. 2232-12 du code du travail, issu des nouvelles dispositions en application de la loi Travail du 8 août 2016 modifiée par l’une des ordonnances 22 septembre 2017.

9.3. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités prévues aux articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail.

9.4. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-10 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 10 – FORMALITES

10.1. Notification

En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, la partie la plus diligente des organisations signataires du présent accord en notifie le texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature.

Par mesure de simplification, il est convenu que la notification sera effectuée par la Société.

La notification sera effectuée soit par lettre recommandé avec AR, soit par lettre remise en main propre, soit par courriel.

10.2. Dépôt légal

Si l’accord est conclu, il est déposé, à la diligence de l’employeur, uniquement en version électronique sur la plateforme électronique « Tele@ccord » auprès de la DIRECCTE compétente. Un exemplaire papier sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

10.3. Information des salaries et des représentants du personnel

La société fournira un exemplaire du présent accord aux représentants du personnel conformément aux dispositions de l’article R. 2262-2 du Code du travail.

La Direction mettra à disposition des salariés, sur l’intranet de la Société, une version à jour du présent accord sur support électronique.

Fait à Neuville sur Saône, le 20/07/2018

en 6 exemplaires originaux

Pour la Société Sanofi Pasteur Nvl Les Organisations Syndicales

X Pour la C.F.T.C

Responsable Ressources Humaines X

Déléguée Syndicale

Pour la C.G.T

X

Délégué Syndical

Pour F.O

X

Délégué Syndical