Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux élections du comité social et économique" chez BAYA HOTEL & SPA - BAYA HOTEL ET SPA (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX ÉLECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

ENTRE :

Le BAYA HOTEL & Spa situé 85 avenue du Marechal de Lattre de Tassigny – 40130 CAPBRETON, représenté par Monsieur XXXXX agissant en qualité de Directeur Général

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise représentées respectivement par :

• L’organisation syndicale CGT représentée par Monsieur, secrétaire général, et Monsieur en sa qualité de délégué syndical ;

• L’organisation syndicale FO, représentée par Monsieur ;

D’autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :

PRÉAMBULE

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

Il s’inscrit également dans le cadre de l’accord groupe sur le dialogue social et la négociation collective, signé le 9 Avril 2019.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Économique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Économique et Social.

Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Conformément à la décision unilatérale de l’employeur en date du 28 Octobre 2019 relative à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections du Comité Social et Économique, il a été décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

1. DATE ET HORAIRE DES ÉLECTIONS

La date des élections est fixée pour le 1^er tour de scrutin du 20 au 25 Novembre 2019.

Les bureaux de vote seront ouverts en continu de 8 heures le 20 Novembre 2019, à 15 heures le 25 Novembre 2019.

Au cas où un 2^nd tour serait nécessaire :

• En l’absence de présentation de liste,

• Si tous les sièges n’ont pas été pourvus,

• Si le quorum n’est pas atteint (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

Il aurait lieu du 29 Novembre 2019 au 4 Décembre 2019 dans les mêmes conditions d'horaires que le 1^er tour.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Un poste en libre-service dans une salle réservée à cet effet sera mis à disposition au bureau du chef barman de 8 heures à 23 heures et permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins.

Les résultats seront proclamés puis affichés le jour de la clôture des votes. Dans tous les cas (y compris si le quorum n’est pas atteint), le dépouillement sera effectué au 1^er tour afin de déterminer la représentativité syndicale.

2. RÉPARTITION ET NOMBRE DE SIÈGES

   1. Effectifs

A la date de négociation du présent protocole, les parties conviennent que l’effectif retenu dans le cadre des élections professionnelles du CSE est de 51,94 ETP.

2. Répartition et nombre de sièges – collèges électoraux

Selon l'article R.2314-1 du code du travail, compte tenu de l'effectif du Baya Hôtel, le nombre de sièges à pourvoir est de 4 sièges titulaires et 4 sièges suppléants. Le personnel sera réparti en deux collèges :

• 1^er Collège « Employés » : 42 salariés dont 23 femmes et 19 hommes ;

• 2^ème Collège « Agents de maîtrise et cadres » : 14 salariés dont 6 femmes et 8 hommes.

Compte tenu de la répartition de l’effectif, les sièges seront attribués entre les collèges électoraux à raison de :

• 1^er Collège : 3 membres titulaires et 3 membres suppléants ;

• 2^ème Collège : 1 membre titulaire et 1 membre suppléant. 

3. PERSONNEL ÉLECTEUR et ÉLIGIBLE - LISTE ÉLECTORALE

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail.

Ne figurent sur cette liste que les nom, prénom, âge et ancienneté des électeurs et pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention "E".

Sont électeurs les salariés qui, à la date du scrutin :

• Ont 16 ans révolus ;

• Ont travaillé pendant au minimum 3 mois dans l’entreprise ;

• N’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs qui, à la date du scrutin :

• Ont 18 ans révolus ;

• Ont travaillé sans interruption pendant au moins 1 an dans l’entreprise ;

• N’ont fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques ;

• Ne sont pas conjoint, ascendant, descendant, frère ou sœur du chef d’entreprise.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur et affichée, au plus tard le 30 Octobre 2019. Elle est unique et reste valable pour le 2^nd tour.

Les listes indiqueront la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral.

4. INFORMATION du PERSONNEL - APPEL et DÉPÔT des CANDIDATURES

Le personnel a été informé le 7 Octobre 2019 par voie d'affichage, du déroulement des élections. Cette même affiche constitue, en outre, un appel aux candidatures.

Il est rappelé que seules les organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du travail sont invitées à communiquer la liste de leur(s) candidat(s) pour le 1^er tour.

Ces listes ainsi que les professions de foi doivent être communiquées à la Direction :

• Pour le 1^er tour le 12 Novembre 2019 à 12h au plus tard ;

• Le cas échéant, pour le 2^nd tour le 28 Novembre 2019 à 12h au plus tard.

Les listes de candidats établies par collège, en distinguant les titulaires et les suppléants, sont communiquées par lettre recommandée ou remises contre récépissé.

Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, les listes qui comportent plusieurs candidats devront être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Il est rappelé que lorsque l'application de la règle de parité ci-dessus rappelée n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir, et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises à la condition qu’elles respectent les règles relatives à la parité.

Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d’un candidat, la candidature du titulaire l’emporte sur celle du suppléant.

De plus, lorsqu’une liste commune a été établie par des organisations syndicales, il doit être procédé à la répartition entre elles des suffrages exprimés permettant de déterminer leur audience électorale et leur représentativité, sur la base indiquée lors du dépôt de leur liste portée à la connaissance tant de l’employeur qu’à celle des électeurs, et à défaut à parts égales entre les organisations concernées (C. trav. art. L. 2122-3).

Si un second tour s'avère nécessaire, les candidatures présentées par une organisation syndicale au 1^er tour seront considérées comme maintenues.

Il est précisé qu’au 2^nd tour, toutes les listes sont acceptées, et sont soumises aux règles ci-dessus rappelées.

Attention, les listes électorales ne peuvent être modifiées entre les deux tours.

Les listes des candidats sont affichées pour chaque collège par la Direction dès qu'elle en a eu connaissance, et au plus tard, le 13 Novembre 2019 pour le 1^er tour et, le cas échéant, le 28 Novembre 2019 pour le 2^nd tour.

5. VOTE ÉLECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

6. MODALITÉS PRATIQUES DU VOTE ÉLECTRONIQUE

   3. Langue, ordre des instances et affiche initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

4. Matériel de vote – codes de vote confidentiels

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

5. Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le 13 Novembre 2019 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

6. Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet.

Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation.

Article R. 2314-12 du Code du travail

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote.

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote.

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote.

• Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

  7. Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

8. Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

7. BUREAU DE VOTE

Chaque bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Le bureau de vote est constitué à l’adresse de l’établissement concerné.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

8. MODALITÉS du SCRUTIN et DÉPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

Un procès-verbal est établi. Il indique clairement les horaires de début et de fin du scrutin.

Le Président du bureau de vote proclame les résultats du collège concerné.

Les résultats du 1^er tour seront affichés le 25 Novembre 2019 et ceux du 2^nd tour le 6 Novembre 2019.

Il sera établi autant d’exemplaires originaux des procès-verbaux que nécessaire afin d’être remis aux délégués syndicaux et envoyés aux organisations syndicales signataires de l’accord préélectoral par mail. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l’inspection du travail du siège de l’entreprise.

9. DÉCOMPTE DES VOIX

Pour le décompte des voix, le nombre de suffrages exprimés est égal au nombre des votants moins le nombre de bulletins blancs et/ou nuls.

10. ATTRIBUTION DES SIÈGES ET DÉSIGNATION DES ÉLUS

Il sera attribué à chaque liste un nombre de sièges équivalent au nombre moyen de voix qu'elles ont chacune obtenues divisé par le quotient électoral.

La moyenne des voix obtenues par chaque liste est égale au total des voix obtenues par chaque candidat de la liste, divisé par le nombre de candidats présents sur la liste.

Le quotient électoral est égal au total des suffrages valablement exprimés divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Si certains sièges ne sont pas pourvus, ils seront attribués à la plus forte moyenne.

Il faudra alors diviser les moyennes des voix de chaque liste par le nombre de sièges déjà attribués à la liste augmenté d'une unité.

11. DURÉE

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du Comité Social et Économique dont la durée des mandats sera de 4 ans.

Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Il sera affiché sur les emplacements réservés à cet effet pour information du personnel.

Fait à Capbreton, le 28 Octobre 2019

En 5 exemplaires, dont un pour chaque partie.

Les représentants des syndicats La Direction

Pour la CGT :

Pour Force Ouvrière :