ACCORD D’ENTREPRISE
POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre la société OCTAPHARMA France SAS représentée par xxxxx, Directeur Général et xxxxx, Directeur des Ressources Humaines

d’une part,

Et

L’organisation syndicale UNSA représentée par xxxxx, délégué syndical,

L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par xxxxx, délégué syndical,

d’autre part.

Préambule :

Les élections professionnelles se sont jusqu’à présent toujours déroulées via un vote papier, sur le site du siège de Boulogne-Billancourt ou par correspondance.

Cela rendait l’organisation compliquée, notamment pour les personnes dont le lieu de travail n’est pas au siège de Boulogne-Billancourt, ou celles qui sont régulièrement en déplacement.

Afin de faciliter l’organisation du vote, et à l’heure de la digitalisation de différents processus au sein de l’entreprise, les partenaires sociaux avaient échangé dès l’été 2022 et convenu que le vote électronique devait être mis en place.

ARTICLE 1^ER : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de la société OCTAPHARMA France SAS, et concerne le processus des élections professionnelles, y compris en cas d’élections partielles en cours de mandat.

ARTICLE 2 : OBJET DE L’ACCORD

Les élections professionnelles se feront désormais via un vote électronique.

Pour ce faire, la société fera appel à un prestataire extérieur. L’organisme identifié est MEDIAVOTE, organisme certifié AFNOR.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DU VOTE

Le système de vote électronique assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Pour voter en toute sécurité, chaque électeur utilisera un code individuel permettant l’ouverture de sa session sur son ordinateur, et recevra par email un mot de passe ainsi qu’un deuxième code.

Un guide utilisateur sera communiqué à chaque électeur pour l’assister dans sa navigation sur le site.

Le système électronique permet aux listes de candidats de diffuser une communication électorale sous forme de texte, photo et video.

L’ensemble du processus de vote est géré électroniquement, jusqu’à l’édition du CERFA qui doit ensuite être signé manuellement.

ARTICLE 4 : PROTECTION DES DONNEES

MEDIAVOTE est un organisme certifié NF552 et ISO/CEI 25051 :2014 en ce qui concerne la protection des données dans le cadre de la mise en place du vote électronique.

La société Mediavote a signé l’annexe RGPD rédigée par le Groupe Octapharma.

Le processus de vote électronique sera répertorié dans le registre de traitement des données mis en place par Octapharma France.

Chaque salarié a la possibilité, sur demande expresse auprès du Délégué à la Protection des Données (xxxxx), d’avoir un droit d’accès, de rectification, d’effacement ou de limitation de ses données, dans la mesure où cela n’empêche pas le bon déroulement des élections.

3. ARTICLE 5 : DUREE ET APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 6 : PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord sera déposé à la DIRECCTE et au Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Fait à Boulogne, le 15 septembre 2022

xxxxxx xxxxx

Directeur des Ressources Humaines Directeur Général

xxxxx xxxxx

Délégué Syndical UNSA Délégué Syndical CFE-CGC