Accord d'entreprise "Accord préalable à la mise en place du CSE portant sur la représentation de proximité" chez GROUPE LES MATINES

ACCORD PREALABLE A LA MISE EN PLACE DU CSE

DE L’UES GROUPE LES MATINES

PORTANT SUR LES ETABLISSEMENTS DISTINCTS

ET LA REPRESENTATION DE PROXIMITE

Entre les parties signataires suivantes :

- Les sociétés membres de l’UES « GROUPE LES MATINES », à savoir :

• La S.A.S. GROUPE LES MATINES société mère

• Et ses filiales :

  • La SNC RESIDENCE LA DEMI-LUNE

  • La SNC RESIDENCE LA VALLEE D’AUGE

  • La SNC RESIDENCE LES ONDINES

  • La SNC RESIDENCE DE TONGE

  • La SAS LES FEUILLANS

  • La SAS LA PALMERAIE

  • La SAS LES HAUTS DE L’AURE

  • La SAS LES JARDINS D’ELODIE

  • La SNC RESIDENCE L’AGE D’OR

  • La SNC RESIDENCE LES TILLEULS

Agissant par l’intermédiaire de leur représentant légal, Madame Florence VOVARD,

D’une part,

Et

- Madame, en sa qualité de Déléguée Syndicale CFDT de l’UES « GROUPE LES MATINES »,

D’autre part,

Préambule

Il est rappelé que par jugement en date du 3 mars 2014, le Tribunal d’Instance de Rouen, a reconnu une Unité Economique et Sociale (ci-après désignée l’UES « GROUPE LES MATINES ») entre les sociétés suivantes :

• la S.A.S. GROUPE LES MATINES société mère

• et ses filiales :

  • La SNC RESIDENCE LA DEMI-LUNE

  • La SNC RESIDENCE LA VALLEE D’AUGE

  • La SNC RESIDENCE LES ONDINES

  • La SNC RESIDENCE DE TONGE

  • La SAS LES FEUILLANS

  • La SAS LA PALMERAIE

  • La SAS LES HAUTS DE L’AURE

  • La SAS LES JARDINS D’ELODIE

  • La SNC RESIDENCE L’AGE D’OR

  • La SNC RESIDENCE LES TILLEULS

En Avril 2014, des élections professionnelles ont été organisées dans le cadre de cette Unité Economique et Sociale, au terme desquelles des représentants du personnel ont été élus pour une durée de 4 années soit jusqu’au 13 juin 2018.

Compte tenu de l’entrée en vigueur, au 1^er janvier 2018, des dispositions de l’Ordonnance en date du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales qui modifient en profondeur les règles du dialogue social et l’architecture des Instances Représentatives du Personnel, il a été décidé, par décision unilatérale et après consultation du comité d’entreprise en date du 18 avril 2018, de proroger les mandats des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise élus jusqu’au 13 juin 2019 et ce, comme l’y autorisent les dispositions de l’Ordonnance précitée.

Des élections professionnelles en vue de l’instauration d’un Comité Social et Economique (CSE) au sein de l’UES « GROUPE LES MATINES », seront donc engagées au cours du 2^ème trimestre 2019.

Préalablement à l’organisation de ces élections professionnelles, au regard des évolutions précitées, les parties se sont rapprochées pour définir les contours de la future représentation du personnel au sein de l’UES « GROUPE LES MATINES et ce, en application des articles L.2313-2 et L.2313-7 du Code du travail.

En effet, il est rappelé que la philosophie de l’Ordonnance précitée et de sa loi de ratification en date du 29 mars 2018, consiste à permettre aux entreprises et aux organisations syndicales représentatives de fixer, par la voie de la négociation collective, leur propre cadre de référence en matière d’Institutions Représentatives du Personnel ainsi que leurs propres règles de fonctionnement et ce, afin de tenir compte des spécificités propres à chaque organisation de travail.

C’est dans ce cadre que les parties signataires se sont rapprochées et qu’à l’issue des réunions de négociation qui se sont tenues les 31 août et 7 septembre 2018, a été conclu le présent accord collectif qui vise notamment à :

• constater l’absence d’établissements distincts au sein de l’UES « GROUPE LES MATINES »,

• et à mettre en place des représentants de proximité au sens des nouvelles dispositions légales.

Les parties signataires conviennent, par ailleurs, que la qualité du dialogue social au sein de l’UES peut également être améliorée par la négociation d’autres thématiques telles que le contenu, les modalités et la périodicité des informations-consultations du CSE, le nombre, la composition et le rôle de ses commissions, …, etc. Ces différentes thématiques pourront faire l’objet de négociations ultérieures en vue de parvenir à la conclusion d’un éventuel accord collectif distinct.

C’est dans ce cadre qu’il a été convenu et arrêté ce qui suit :

TITRE I – DISPOSITIONS GENERALES

Article 1. Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des sociétés précitées qui composent l’UES « GROUPE LES MATINES ».

Il trouvera également à s’appliquer aux sociétés qui viendraient éventuellement à intégrer le périmètre de cette UES entre la date de conclusion du présent accord et la signature d’un protocole d’accord préélectoral courant 2019 en vue de l’élection d’un Comité Social et Economique.

TITRE II – NOMBRE ET PERIMETRE DES ETABLISSEMENTS DISTINCTS

Article 2. Périmètre de mise en place du Comité Social et Economique (CSE)

Les parties conviennent que les différentes sociétés membres de l’UES ne constituent pas des établissements distincts au sens de la représentation du personnel.

En effet, il est entendu que :

• les décisions en matière de gestion du personnel relèvent exclusivement de la Direction Générale,

• et que les Directeurs des résidences qui constituent autant de filiales de la SAS GROUPE LES MATINES (lesquelles filiales constituent les sociétés appartenant à l’UES), ne disposent, par voie de conséquence, pas d’une autonomie de gestion suffisante, notamment en matière de gestion du personnel, pour justifier la reconnaissance d’établissements distincts et la mise en place de CSE d’établissements.

En conséquence un CSE unique sera mis en place au sein du périmètre de l’ensemble des sociétés constituant l’UES, au terme du processus électoral qui se déroulera en 2019.

TITRE III – MISE EN PLACE DE REPRESENTANTS DE PROXIMITE

Le cadre légal n’impose pas la mise en place d’une représentation de proximité.

Toutefois, conscientes de l’importance de disposer d’une représentation du personnel au plus près des salariés et d’un dialogue social de proximité, les parties ont convenu de mettre en place des représentants de proximité au sens des dispositions de l’article L. 2313-7 du Code du travail, dans les conditions définies ci-après.

L’instauration de représentants de proximité présente, en outre, l’intérêt :

• d’éviter que la fusion des Institutions Représentatives du Personnel découlant des nouvelles dispositions légales, ne se traduisent par une centralisation excessive de la représentation du personnel,

• et d’alléger le CSE du traitement de questions purement locales ou de moindre importance.

Article 3. Nombre et périmètre de désignation des représentants de proximité

Afin de garantir une réelle représentation de proximité au sein des équipes locales et sauf carence de candidature, un (1) représentant de proximité sera désigné au sein de chacune des entreprises constituant l’UES à condition que cette entreprise compte au moins 11 salariés en équivalent temps plein à la date du 1^er tour des élections professionnelles. Deux (2) représentants de proximité seront désignés dans les entreprises comptant au moins 60 salariés en équivalent temps plein.

En conséquence, à la date de conclusion du présent accord collectif, seront mis en place au sein de l’UES, 11 représentants de proximité répartis comme suit :

S.A.S. GROUPE LES MATINES	0 (Compte tenu de l’effectif de l’entreprise à la date de conclusion du présent accord)
SNC RESIDENCE LA DEMI-LUNE	1
SNC RESIDENCE LA VALLEE D’AUGE	1
SNC RESIDENCE LES ONDINES	1
SNC RESIDENCE DE TONGE	1
SAS LES FEUILLANS	1
SAS LA PALMERAIE	1
SAS LES HAUTS DE L’AURE	1
SAS LES JARDINS D’ELODIE	2
SNC RESIDENCE L’AGE D’OR	1
SNC RESIDENCE LES TILLEULS	1

Les éventuelles intégrations d’autres sociétés dans le périmètre de l’UES, seront prises en compte et modifieront, le cas échéant, le nombre global de mandats de représentants de proximité à condition que cette intégration dans le périmètre de l’UES intervienne entre la date de conclusion du présent accord collectif et la date du 1^er tour des élections professionnelles qui se dérouleront en 2019.

En revanche, les évolutions dans le périmètre de l’UES susceptibles d’intervenir pendant la durée du mandat du CSE qui sera élu en 2019, ne seront prises en compte que lors du prochain renouvellement du CSE (lequel devrait intervenir en 2023 après les élections professionnelles de 2019).

Il en est de même de toute évolution dans les effectifs : si une société constituant l’UES venait à franchir le seuil de 11 salariés en équivalent temps plein en cours de mandat du CSE, un représentant de proximité ne sera désigné qu’au terme du cycle électoral, c'est-à-dire postérieurement aux prochaines élections professionnelles.

Dans les entreprises qui répondent au critère d’effectif précité, ce représentant de proximité sera :

• Pour les entreprises qui disposent d’un membre élu au CSE, titulaire ou suppléant,  ce représentant de proximité sera automatiquement ce membre élu du CSE : ce salarié cumulera donc son mandat de membre du CSE avec un mandat de représentant de proximité.

• Pour les entreprises qui disposent de plusieurs membres élus au CSE , titulaires ou suppléants, ce représentant de proximité sera automatiquement un des membres du personnel de cette entreprise élus du CSE : ce salarié cumulera donc son mandat de membre du CSE avec un mandat de représentant de proximité.

Pour déterminer lequel des salariés de l’entreprise élus au CSE, assurera les fonctions de représentant de proximité en plus de son mandat de membre du CSE, il sera procédé à un vote dans les conditions définies à l’article 4.2 du présent accord.

• Pour les entreprises au sein desquelles aucun membre du personnel n’est élu au CSE, le représentant de proximité de cette entreprise sera désigné par les membres du CSE dans les conditions définies à l’article 4.2 du présent accord.

Article 4. Modalités de désignation des représentants de proximité

Comme indiqué précédemment, il a été convenu entre les parties signataires de désigner un (1) représentant de proximité par entreprise composant l’UES, sous réserve d’atteindre l’effectif visé à l’article 3.

Article 4.1. Candidatures

Il est rappelé que pour les entreprises qui disposent d’un membre élu au CSE, qu’il soit titulaire ou suppléant, ce représentant de proximité sera automatiquement ce membre élu du CSE.

Pour les entreprises de l’UES qui disposent de plusieurs membres élus au CSE ainsi que les entreprises de l’UES au sein desquelles aucun membre du personnel n’est élu au CSE, un appel à candidature pour être désigné représentant de proximité, sera affiché dans chaque entreprise concernée et ce, dans le mois suivant l’élection du CSE.

Article 4.1.1. Conditions d’éligibilité

Pour pouvoir être candidate au mandat de représentant de proximité d’une entreprise membre de l’UES, la personne doit être :

• salariée de cette entreprise au jour du dépôt de sa candidature,

• justifier d’une année d’ancienneté ininterrompue dans l’entreprise concernée,

• et remplir les conditions d’éligibilité prévues par l’article L. 2314-19 du Code du travail.

Article 4.1.2. Modalités des candidatures

Les candidatures sont individuelles.

Tout salarié candidat devra adresser par courrier remis en main propre contre décharge, ou par courrier recommandé avec accusé de réception, à sa Direction d’établissement, un acte de candidature dans lequel il indiquera :

• Son nom

• Son prénom

• Sa date de naissance

• Son ancienneté dans l’entreprise

• Son poste

• Ses motivations – Les candidats sont autorisés à joindre un document de propagande électorale à leur candidature

La candidature devra avoir été déposée au plus tard 15 jours calendaires après l’affichage de l’appel à candidature, sous peine d’être automatiquement rejetée.

Article 4.2. Désignations

Le CSE se réunira en session ordinaire ou extraordinaire au plus tard dans les 3 mois suivant la date limite de dépôt des candidatures, pour procéder à la désignation des représentants de proximité.

A titre dérogatoire, cette réunion du CSE devra réunir un quorum, à savoir qu’au moins 50 % des membres titulaires élus devront être présents et siéger à cette réunion.

La désignation des représentants de proximité aura lieu par un vote des membres titulaires du CSE, à bulletin secret et à la majorité relative à un tour.

Le représentant élu est celui qui aura recueilli le plus de voix.

En cas d’égalité de voix entre plusieurs candidats, le plus âgé sera désigné.

Le Président du CSE ou son représentant ne participera pas au vote.

A l’issue de la réunion, le Secrétaire du CSE dressera un procès-verbal de désignation des représentants de proximité dans lequel il indiquera pour chaque entreprise, le nom et le prénom de la personne désignée. En cas de carence de candidature pour une entreprise, il en sera également fait mention.

Ce procès-verbal sera affiché dans les locaux de chacune des entreprises composant l’UES.

Article 4.2.1. Désignation du représentant de proximité dans les entreprises disposant d’au moins un salarié élu au CSE

Hypothèse n° 1 : Il est rappelé que tout membre du CSE, s’il est l’unique élu au CSE de son entreprise, est automatiquement représentant de proximité de l’entreprise au sein de laquelle il est salarié, sans même qu’il soit nécessaire qu’il se porte candidat.

Ses nom et prénom seront donc directement indiqués dans le procès-verbal de la réunion de désignation, aucun vote n’étant nécessaire.

Hypothèse n° 2 : Si parmi plusieurs élus au CSE d’une même entreprise, un seul est candidat, il sera également automatiquement désigné.

Ses nom et prénom seront donc directement indiqués dans le procès-verbal de la réunion de désignation, aucun vote n’étant nécessaire.

Hypothèse n° 3 : Si plusieurs élus au CSE d’une même entreprise, sont candidats à l’exercice du mandat de représentant de proximité, le représentant de proximité sera désigné par le CSE par vote à bulletin secret, à la majorité des suffrages, dans les conditions exposées à l’article 4.2 du présent accord.

Article 4.2.2. Désignation du représentant de proximité dans les établissements ne disposant pas de salarié élu au CSE

Dans l’hypothèse où il n’y aurait qu’un seul candidat, celui-ci sera automatiquement désigné représentant de proximité de l’entreprise composant l’UES au sein de laquelle il travaille.

Ses nom et prénom seront donc directement indiqué dans le procès-verbal de la réunion de désignation, aucun vote n’étant nécessaire.

En revanche, en cas de pluralité de candidats, la désignation résultera du résultat d’un vote des membres du CSE, dans les conditions définies à l’article 4.2 du présent accord.

Article 4.3. Durée du mandat

Les mandats de représentant de proximité prennent effet à la date de la résolution du CSE entérinant leur désignation.

Sauf en cas de perte du mandat comme prévu à l’article 4.4 du présent accord, le représentant de proximité est désigné pour la durée du mandat de la délégation du personnel au CSE.

Article 4.4. Perte du mandat et remplacement

La mutation géographique du représentant de proximité en dehors de l’entreprise au sein de laquelle il exerce ses attributions, emporte automatiquement la fin de son mandat de représentant de proximité.

En ce qui concerne le représentant de proximité qui cumule ce mandat avec un mandat de membre du CSE, en cas de démission ou révocation en tant que membre du CSE, la fin du mandat de membre du CSE emporte automatiquement la fin du mandat de représentant de proximité.

Lorsqu’un représentant de proximité perd son mandat (notamment à la suite d’une démission de son mandat, d’une rupture de son contrat de travail, d’une mobilité géographique en dehors de l’entreprise au sein de laquelle il a été désigné représentant de proximité, …, etc), et s’il reste une durée de mandat des membres du CSE supérieure ou égale à un an, le siège de représentant de proximité au sein de l’entreprise concernée sera remplacé :

• un nouvel appel à candidatures sera, le cas échéant, organisé,

• et le CSE procédera à la désignation d’un nouveau représentant de proximité dans un délai maximum de 3 mois et selon les modalités et conditions prévues à l’article 4.2 du présent accord collectif et ce, pour la durée du mandat restant à courir jusqu’aux prochaines élections professionnelles.

En tout état de cause, le mandat de représentant de proximité prend fin au terme des mandats des membres élus du CSE l’ayant désigné.

Article 5. Attributions des représentants de proximité

Acteurs à part entière du dialogue social, les représentants de proximité ont pour mission de contribuer à la remontée d’informations entre les salariés et leurs représentants au sein du CSE et, pour certaines thématiques, d’exercer subsidiairement les missions des membres du CSE lorsque l’échelon local apparaît plus pertinent.

Article 5.1. Attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail

Le représentant de proximité a principalement pour mission de promouvoir la santé et la sécurité au travail, dans le périmètre correspondant à sa désignation, le traitement de ces questions à l’échelon local apparaissant plus approprié.

A ce titre, le représentant de proximité émet, après concertation avec la Direction de la résidence dont il est l’interlocuteur privilégié, des propositions sur l’organisation du travail du site et plus généralement sur les questions de santé, sécurité et conditions de travail relatives au site de travail.

Ces propositions et observations sont ensuite transmises au CSE.

Par ailleurs, le représentant de proximité dispose d’une délégation de la commission santé sécurité et conditions de travail du CSE, pour les missions suivantes en matière de santé, sécurité et conditions de travail qui doivent se faire au plus proche du terrain :

• il réalise des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel et en communique les résultats à commission santé sécurité et conditions de travail du CSE ;

• le représentant de proximité réalise des visites de site relatives aux questions d’hygiène de sécurité et de conditions de travail et telles que prévues à l’article L. 2312-13 du Code du travail et en communique les résultats à commission santé sécurité et conditions de travail du CSE ;

Article 5.2. Autres attributions

Les représentants de proximité se voient conférer dans la limite de la zone où ils ont été désignés, les compétences du CSE en termes d'examen des réclamations individuelles et collectives visées à l'article L. 2312-5 du Code du travail par renvoi du dernier alinéa de l'article L. 2312-8 du Code précité, relatives aux salaires, à l'application du Code du travail et des autres dispositions légales concernant la protection sociale, la santé, la sécurité ainsi que celles des conventions et accords collectifs.

Enfin, le représentant de proximité assure un lien entre le CSE et les salariés en répondant aux questions de ces derniers sur le fonctionnement et les délibérations adoptées par le CSE.

Article 6. Fonctionnement des représentants de proximité

Le représentant de proximité est reçu au moins une fois tous les 2 mois par la Direction de l’unité géographique de travail correspondant à son périmètre de désignation.

Le représentant de proximité communique, par écrit, au moins 2 semaines avant la réunion, les questions, observations et recommandations qu’il souhaite voir abordées lors de la réunion.

Au cours de cette réunion bimestrielle, le représentant de proximité et la Direction échangent également sur les délibérations votées par le CSE et notamment sur les incidences éventuelles de celles-ci sur le site.

Une réunion extraordinaire peut être provoquée par le représentant de proximité en cas de danger grave pour la santé et la sécurité au travail d’un ou plusieurs salariés, que ce danger soit avéré ou simplement prévisible.

Article 7. Moyens alloués aux représentants de proximité

Article 7.1. Heures de délégation

Les représentants de proximité disposent d’un crédit d’heures de délégation de 5 heures mensuelles.

Pour les représentants de proximité qui exercent également un mandat de membre titulaire du CSE, ce crédit d’heures spécifique s’ajoute au crédit d’heures de délégation qui leur est alloué en tant que membre titulaire du CSE.

Les heures de délégation doivent être utilisées pour des motifs en lien direct avec leurs missions.

Compte tenu des contraintes d’organisation et sans préjudice de leur libre utilisation par les représentants de proximité, ces heures de délégation sont prises autant que possible pendant le temps de travail sur les plages d’après-midi, sauf urgence.

Pour l’organisation de la prise en charge des résidents, il est convenu entre les parties signataires de fixer un délai de prévenance de la Direction de la résidence, de 7 jours ouvrés avant utilisation de tout ou partie des heures de délégation.

Les réunions avec la Direction du site visées à l’article 6 du présent accord collectif, ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

Toute autre réunion sera décomptée des heures de délégation.

Ces heures ne sont ni reportables d’un mois sur l’autre, ni mutualisables avec un autre représentant du personnel (membre du CSE ou représentant de proximité). A la fin de chaque mois, les heures de délégation non utilisées ne se reportent donc pas sur le mois suivant.

Article 7.2. Liberté de circulation

Le représentant de proximité bénéficie d’une liberté de circulation uniquement dans le périmètre au sein duquel il a été désigné représentant de proximité, à savoir l’entreprise au sein de laquelle il travaille.

Il peut prendre contact avec les salariés de cette entreprise sous réserve que cela ne génère aucune gêne importante au bon fonctionnement du service.

Article 7.3. Local

Si la configuration des locaux du site le permet, les représentants de proximité disposent d’un local permanent.

A défaut, ils conviennent avec la Direction du site de jours et heures de disponibilité d’une salle de type salle de réunion ou d’un bureau.

Article 7.4. Panneau d’affichage

Les représentants du personnel disposeront sur chaque site du panneau d’affichage réservé aux représentants du personnel.

TITRE IV – DISPOSITIONS FINALES

Article 8. Modalités de suivi et d'évaluation

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, l’application du présent accord fera l’objet d’un suivi par une commission constituée à cet effet.

L’objectif de ce suivi est de tirer un bilan de l’application de cet accord afin d’identifier les éventuelles difficultés d’application et de trouver des adaptations futures ainsi que de déterminer, le cas échéant, les modifications qu’il convient d’apporter.

Cette commission sera composée du Directeur Général, d’un représentant de la Direction des Ressources Humaines et des délégués syndicaux désignés au sein de l’UES.

Eu égard à la nouveauté des institutions mises en place, les parties conviennent de se réunir dans les 6 mois suivants la mise en place de l’ensemble des institutions (CSE et représentants de proximité), puis une fois par an par la suite.

Des réunions intermédiaires pourront être organisés si nécessaire.

Article 9. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter de la proclamation des résultats des élections professionnelles qui se dérouleront en juin 2019.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée dont l’échéance est la fin des mandats des membres du CSE qui seront élus en juin 2019, et est, en tout état de cause, limité à 5 ans maximum conformément aux dispositions du Code du travail.

Article 10. Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées aux articles :

• L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail, en cas de désignation d’un délégué syndical au sein de l’entreprise,

• ou, à défaut, dans les conditions prévues aux articles L. 2232-21, L. 2232-22 et L. 2232-24 du Code du travail.

Article 11. Formalités de dépôt et de publicité

Un exemplaire de cet accord collectif, signé par toutes les parties, sera remis aux organisations syndicales représentatives, valant notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord seront réalisées à l’expiration du délai d’opposition prévu par la Loi. Ainsi, le présent accord sera déposé, conformément aux dispositions légales et réglementaires :

• auprès de la DIRECCTE de Normandie, Unité territoriale de Seine-Maritime ;

• en un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes de Rouen ;

• enfin, mention de cet accord figurera sur le panneau d'affichage, ainsi que dans les contrats de travail des nouveaux embauchés concernés.

Cet accord collectif pourra également être consulté par tout membre du personnel auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Fait à Le Grand-Quevilly

En 4 exemplaires originaux

Le ………………………

Madame Pour la SAS GROUPE LES MATINES

Déléguée syndicale CFDT Madame

Pour la SNC RESIDENCE LA DEMI-LUNE

Madame

Pour la SNC RESIDENCE LA VALLEE D’AUGE

Madame

Pour la SNC RESIDENCE LES ONDINES

Madame

Pour la SNC RESIDENCE DE TONGE

Madame

Pour la SAS LES FEUILLANS

Madame

Pour la SAS LA PALMERAIE

Madame

Pour la SAS LES HAUTS DE L’AURE

Madame

Pour la SAS LES JARDINS D’ELODIE

Madame

Pour la SNC RESIDENCE L’AGE D’OR

Madame

Pour la SNC RESIDENCE LES TILLEULS

Madame