ACCORD COLLECTIF RELATIF AU FONCTIONNEMENT DU CSE

SAS MEDIAMEETING

ENTRE :

La SAS MEDIAMEETING, dont le siège social est situé 99, route d’Espagne 31100 TOULOUSE, représentée par Mme Anne-Marie DE COUVREUR, agissant en qualité de Présidente

D’une part

ET :

La majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE de la SAS MEDIAMEETING

D’autre part

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Les partenaires sociaux de la SAS MEDIAMEETING ont souhaité se saisir de la profonde transformation du dialogue social induite par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et instituant une nouvelle instance de représentation du personnel : le Comité Social et Economique (ci-après dénommé CSE).

En particulier, les partenaires sociaux de la SAS MEDIAMEETING ont souhaité conclure un accord portant sur l’organisation de la nouvelle instance, pour en assurer un fonctionnement efficace en tenant compte du fait que celle-ci exerce désormais l’ensemble des missions autrefois dévolues au comité d’entreprise, aux délégués du personnel et au comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Au regard des effectifs et de la dispersion géographique des salariés, c’est un objectif et un principe d’organisation efficiente de l’instance qui a guidé les négociations.

Les partenaires sociaux ont également été guidés par le besoin de trouver des modes de représentation nouveaux, qui ne cherchent pas nécessairement à reproduire les schémas anciens

Les partenaires sociaux se sont également accordés sur des éléments propres à assurer son fonctionnement et l’exercice de ses attributions, dont notamment les budgets, le rythme des réunions et des consultations récurrentes, la structure et les informations contenues dans la Base de Données Economiques et Sociales (ci-après dénommée BDES).

Article 1 - Champ d’application et objet de l’accord

Le présent accord s’applique au sein de la SAS MEDIAMEETING.

Il a pour objet de définir les modalités de fonctionnement du CSE de la SAS MEDIAMEETING.

Article 2 – Composition du cse

Le CSE comprend l’employeur, ou son représentant, qui le préside, et une délégation du personnel. Un secrétaire assure la gestion administrative du comité, et un trésorier en tient la comptabilité.

Article 2-1 – Nombre de représentants du personnel élus au CSE

A l’issue des élections du CSE qui se sont déroulées les 18/01/2019 et le 01/02/2019, et compte tenu du nombre de candidatures présentées, ont été élus :

-3 membres titulaires

-2 membres suppléants

Article 2-2 - Secrétaire et trésorier

Au cours de la première réunion du CSE qui a suivi les élections, les membres du CSE ont désigné, parmi leurs membres titulaires, dans le cadre d’une délibération à la majorité des membres présents :

• Un secrétaire ;

• Un trésorier ;

Ainsi, au titre de ses fonctions, le secrétaire se voit notamment confier les missions suivantes :

• porte-parole du CSE ;

• rédaction conjointe de l’ordre du jour avec le président du CSE dans les conditions légales ;

• rédaction et diffusion des procès-verbaux de réunion ;

• coordination entre le président et le comité ;

• gestion de la correspondance (reçue ou émise) du CSE et communication aux membres du CSE ;

• exécution des décisions du CSE ;

• administration générale du comité.

Dans l’hypothèse où le secrétaire cesse définitivement ses fonctions, il est procédé à son remplacement définitif, lors de la réunion suivante.

Au titre de ses fonctions, le trésorier se voit notamment confier les missions suivantes :

• ouverture de comptes au nom du CSE ;

• gestion et tenue des comptes bancaires du CSE ;

• gestion des affaires financières et comptables courantes ;

• gestion des affaires financières décidées par le CSE ;

• signature et engagement des dépenses du CSE, dans les conditions et limites prévues ci-dessous ;

• perception et encaissement des sommes destinées au CSE ;

• information trimestrielle du CSE sur la situation financière du CSE ;

• traitement et archivage des documents comptables ;

• participation à la préparation, l’établissement et la présentation des comptes annuels et des rapports devant être élaborés dans ce cadre ;

• préparation, établissement et présentation du compte rendu de gestion du CSE en fin de mandat destiné à être diffusé aux nouveaux membres du CSE.

Le trésorier peut signer seul les opérations (chèques, virements, retraits...) d’un montant inférieur à 1000€.

Les opérations d’un montant égal ou supérieur au plafond de 1000€ nécessitent la signature conjointe du secrétaire et du trésorier.

Les opérations d’un montant égal ou supérieur au plafond de 3000€ nécessitent une décision préalable du comité à la majorité des membres du CSE.

Dans l’hypothèse où le trésorier cesse définitivement ses fonctions, il est procédé à son remplacement définitif, lors de la réunion suivante.

Article 2-3 - Présidence

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, qui peut éventuellement être assisté de trois collaborateurs.

Article 2-4 – Référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes

Les membres du CSE désignent parmi leurs membres titulaires dans le cadre d’une délibération à la majorité des membres présents, un référent en en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

Les coordonnées de ce référent seront ensuite diffusées à l’ensemble des salariés.

Article 2-5 - Autres participants

Sont invités à assister aux réunions dont l’ordre du jour porte sur des questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail.

En outre, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale, sont invités :

• à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du CSE aux réunions du CSE portant sur les questions de santé de sécurité et conditions de travail ;

• aux réunions du CSE consécutives à un accident du travail ayant entraîné un arrêt de travail d’au moins 8 jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

Peuvent participer aux réunions du CSE toute autre personne étrangère à l’entreprise, et dont la présence est utile aux débats, si l’employeur et la majorité de la délégation du personnel en sont d’accord.

Peuvent assister aux réunions du CSE le commissaire aux comptes, l’expert-comptable l’expert technique, lorsque leur présence est nécessaire.

Article 3 – fonctionnement du cse

Article 3-1 – Nombre de réunions du CSE

Il est convenu de fixer le nombre de réunions ordinaires du CSE à 6 par an, selon un calendrier prévisionnel fixé en début d’année par la direction, après avis du secrétaire, tout en sachant qu’ils peuvent, en cas de nécessité, être réunis en session extraordinaire.

Au moins quatre réunions portent, en tout ou partie, sur les attributions du comité en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail. Elles font l’objet d’une convocation et d’un ordre du jour spécifiques.

Le temps passé en réunion ordinaire ou extraordinaire est considéré comme du temps de travail effectif pour les membres présents.

Le temps de trajet pour se rendre aux réunions ordinaire ou extraordinaire est considéré comme du temps de travail effectif et ne s’impute pas sur les heures de délégation.

Les réunions se tiennent, par principe, au siège de l’entreprise.

Article 3.2 – Rôle respectif des membres titulaires et des membres suppléants

Seuls les élus titulaires siègent aux réunions du CSE, les suppléants n’assistant aux réunions qu’en l’absence des titulaires.

Les suppléants ont accès aux mêmes informations que les titulaires, et afin de pouvoir participer aux réunions, reçoivent les convocations à titre indicatif.

Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque titulaire informe de son absence, lors d’une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance, le suppléant de droit, le secrétaire, ainsi que le président ou son représentant.

Les suppléants ont simplement voix consultative. Ils ne peuvent voter qu’en l’absence du titulaire qu’ils remplacent.

Article 3.3 - Modalité de convocation, de transmission de l’ordre du jour et des documents associés

Les membres du CSE sont convoqués par le Président, par courrier électronique, auquel sont joints l’ordre du jour et les documents afférents, lorsque ces derniers n’ont pas été mis à la disposition des membres du comité par le biais de la BDES.

Lorsque le volume des pièces à communiquer aux personnes convoquées ne le permettra pas, il sera procédé à une remise en main propre.

L’ordre du jour est établi en concertation entre le Président et le secrétaire du CSE, selon les modalités fixées par les textes en vigueur.

L'ordre du jour est communiqué aux membres trois jours au moins avant la réunion.

La séance porte sur les points inscrits à l’ordre du jour de l’instance, les questions diverses permettent d’aborder, le cas échéant, les éléments d’actualité le nécessitant.

Article 3.4 – Procès-verbaux des réunions

Les procès-verbaux des réunions sont rédigés par le secrétaire du comité, dans le respect de l’obligation de confidentialité applicable aux représentants du personnel.

Le procès-verbal est établi et communiqué par le secrétaire au Président et aux membres du CSE dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte, pour approbation, après d’éventuelles modifications, en début de séance.

Le procès-verbal approuvé est signé par le Président et le secrétaire.

Le procès-verbal, approuvé, peut être affiché sur les panneaux de communication du CSE.

Les points évoqués en réunion et pour lesquels l’employeur aura fait valoir l’obligation de discrétion ne doivent pas figurer sur les procès-verbaux affichés.

Article 3.5 - Visioconférence

Le Président pourra choisir d’organiser, sans limite de nombre, tout ou partie des réunions du CSE, en visioconférence.

Le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

Lorsque le comité doit procéder à un vote à bulletin secret, les modalités définies par voie règlementaire sont applicables.

Article 3.6 - Délais préfixes de consultation du CSE

Il est convenu que le délai dans lequel sont rendus les avis du CSE, pour l'ensemble des consultations pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique, est fixé à 15 jours calendaires.

Toutefois, en cas d'intervention d'un expert, ce délai est porté à un mois.

Ces délais courent à compter de la communication par l'employeur des informations en vue de la consultation, ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la base de données économiques et sociales.

A l'expiration de ces délais, et à défaut d’avoir rendu un avis, le CSE sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Le CSE peut toutefois émettre un avis avant l’expiration de ces délais, si les représentants du personnel se considèrent en état de le faire.

Article 4 – UTILISATION DES HEURES DE DELEGATION

Article 4-1 – Volume des heures de délégation

Le crédit d’heures attribué est de 19 heures par mois, pour tous les membres du CSE titulaires.

Les membres suppléants ne bénéficient pas d’un crédit d’heures.

Article 4-2 – Rappel des règles en matière de report de l’utilisation des crédits d’heures et de mutualisation de ces crédits

Les crédits d’heures peuvent être utilisés cumulativement dans la limite de 12 mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont il bénéficie. Lorsqu’il souhaite utiliser une ou plusieurs heures de délégation dont il dispose au titre du cumul, le représentant titulaire informe l’employeur par écrit, transmis de manière à donner date certaine, au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation.

Les membres titulaires du CSE peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent. Cette répartition ne peut conduire un membre de la délégation à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demie le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire. Les membres du CSE concernés informent l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois, au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation. L’information de l’employeur se fait par un document écrit, transmis de manière à donner date certaine, précisant leur identité ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.

Article 4-3 – Indication des heures de délégation sur notre SIRH Eurecia

Afin de permettre l’organisation du travail et le suivi par l’employeur des heures de délégation, les bénéficiaires des heures de délégation se serviront du SIRH Eurecia pour indiquer la consommation d’heures de délégation.

Ces heures de délégation inscrites sur Eurecia et préciseront :

-Le nom du bénéficiaire du crédit d’heures

-La date et durée de la délégation

Le nombre d’heures de délégation utilisé doit être inscrit sur l’outil Eurecia à la rubrique concernée.

Chaque bénéficiaire d’un crédit d’heures à quelque titre que ce soit doit obligatoirement remplir ses heures de délégation sur Eurecia chaque fois qu’il entend faire usage de son crédit d’heures, tant à l’extérieur qu’à l’intérieur de l’entreprise. Le supérieur hiérarchique verra cette répartition des heures de délégation.

Cette formalité doit être accomplie avec un délai de prévenance suffisant pour permettre d’assurer la bonne marche du service. Les signataires s’accordent à considérer que, sauf en cas d’urgence, un délai de prévenance d’au moins 3 jours calendaires devra être respecté.

Les heures de délégation laissent donc entier le droit de l’employeur de contester l’utilisation faite des crédits d’heures, cette contestation ne pouvant intervenir qu’après paiement des heures litigieuses.

Article 5 – CONSULTATIONS RECURRENTES

Le CSE est consulté une fois tous les deux ans sur :

• la situation économique et financière de l'entreprise, selon les modalités définies par les dispositions de l’article L.2312-25 du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord ;

• la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi, selon les modalités définies par les dispositions des articles L.2312-26 et suivants du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord.

En revanche, le CSE est consulté tous les ans sur les orientations stratégiques de l'entreprise, selon les modalités définies par les dispositions de l’article L.2312-24 du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord.

Article 6 – CONSULTATIONS PONCTUELLES

Conformément à l’article L.2312-37 du Code du Travail, le CSE est consulté dans les cas suivants:

• mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salariés ;

• restructuration et compression des effectifs ;

• licenciement collectif pour motif économique ;

• opération de concentration ;

• offre publique d'acquisition ;

• procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire.

Conformément à l’article L.2312-8 du Code du Travail, le CSE est également informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, notamment sur :

• les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;

• la modification de son organisation économique ou juridique ;

• les conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;

• L’introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;

• les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail.

Les informations nécessaires aux consultations ponctuelles du CSE peuvent être mises à disposition des représentants du personnel par le biais de la BDES.

Article 7 – expertises

Article 7-1 - Nombre d'expertises dans le cadre des consultations récurrentes

Le nombre d'expertises financé par l’entreprise dans le cadre des consultations récurrentes prévues à l’article 5 est limité à une sur une période de 2 ans.

Article 7-2 – Frais d’expertises

Les expertises sont prises en charge en totalité par l’employeur dans les conditions fixées par l’article L.2315-80-1° du Code du Travail.

Pour les consultations visées à l’article L.2315-80 2° du code du travail, les expertises sont prises en charge par le comité, sur son budget de fonctionnement, à hauteur de 20%, et par l'employeur, à hauteur de 80%.

En dehors des cas visés par la loi, le CSE peut faire appel à un expert libre pour la préparation de ses travaux. Il finance alors la totalité de l’expertise à l’aide de son budget de fonctionnement.

Article 8 – BUDGETS DU CSE

Article 8.1 - Budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement du CSE de la SAS MEDIAMEETING est fixé, conformément aux dispositions légales, à 0,20 % de la masse salariale brute.

Il est rappelé que l’assiette de calcul du budget de fonctionnement est la suivante : la masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture d’un contrat de travail à durée indéterminée.

En application des dispositions légales et règlementaires en vigueur, le CSE peut également décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au budget destiné aux activités sociales et culturelles, dans la limite de 10 % de cet excédent.

Article 8.2 - Budget des œuvres sociales et culturelles

Le budget des œuvres sociales du CSE de la SAS MEDIAMEETING est fixé à 0,4 % de la masse salariale brute.

Il est rappelé que l’assiette de calcul du budget des œuvres sociales et culturelles est la suivante : la masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du code de la sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture d’un contrat de travail à durée indéterminée.

En cas de reliquat budgétaire, l'excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles peut être transféré au budget de fonctionnement, dans la limite de 10 % de cet excédent.

Article 9 – Base de donnees economique et sociale

Une BDES rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du Comité Social et Economique, dans le respect des dispositions de l’article L 2312-21 du code du travail.

La BDES est accessible en permanence aux membres du CSE qui sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations présentées comme confidentielles par l’employeur.

La BDES sera accessible sur un format dématérialisé.

Concernant la périodicité des informations mises à disposition, il est expressément convenu entre les parties qu’elles portent sur l’année en cours.

Article 10 – DISPOSITIONS GENERALES ET FINALES

Article 10-1 – Durée de l’accord

Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée indéterminée.

Article 10.2 - Modalités de suivi - Revoyure

L'application du présent accord sera suivi par le CSE, au cours de la dernière réunion de l’année.

Les parties conviennent de se réunir, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, dans les six mois qui précéderont l’expiration des mandats, afin d’envisager les éventuelles évolutions à y apporter.

Article 10-3 - Interprétation de l'accord

Les parties signataires conviennent de se rencontrer, dans le cadre d’une commission d’interprétation, à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la réception de cette demande, pour étudier et tenter de régler tout différend né de l'application du présent accord.

La commission est composée des représentants de la Direction et des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE de la SAS MEDIAMEETING.

La commission statue dans les 15 jours de la réunion, le cas échéant, un procès-verbal d’interprétation signé par l’ensemble des participants servira de référence pour l’application du présent accord.

Jusqu'à l'expiration de la période nécessaire à l'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 10.4 - Révision

La procédure de révision en tout ou partie du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées, en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, par courrier recommandé avec accusé de réception, et inversement.

Article 10.5 - Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, par l'une ou l'autre des parties signataires, moyennant un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE de la SAS MEDIAMEETING se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d'un nouvel accord.

Le présent accord formant un tout indivisible et équilibré, les parties signataires conviennent expressément qu’une dénonciation partielle est impossible.

Article 10.6 - Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt, dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de télé procédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;

• Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Toulouse.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Toulouse en 2 exemplaires,

Le 19 juin 2019,

Les membres titulaires du CSE : La Direction :