Accord d’entreprise relatif au vote électronique

ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ECONOMIQUE

Entre les soussignés :

La Direction de LA VOIX MEDIAS d’une part, représentée par , Directeur Général représentant la Société,

D’une part,

Et les représentants des organisations syndicales ci-après désignées d’autre part :

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles par voie électronique dans les conditions précisées ci-après.

Préambule

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur dans l’entreprise et de l’existence d’un grand nombre de situations où ses salariés, pendant leur temps de travail, interviennent, en totalité ou en partie, hors des locaux de ladite société, mais aussi, compte tenu des horaires atypiques pour la majorité des salariés, il apparaît aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique offre, notamment aux salariés précités, les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des membres du Comité Social et Economique (CSE).

Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé du vote électronique lors de l’élection des membres du CSE laquelle doit se dérouler au sein de l’entreprise La Voix Médias avant la fin d’année 2019.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser suite à un appel d’offres de marché (comportant un cahier des charges) lancé par LA VOIX MEDIAS afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires ;

• soumission du cahier des charges, des propositions reçues et de celle retenue au final à expertise indépendante (avec rapport écrit) réalisée par un expert choisi sur la liste des experts agrées ;

• formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée une semaine avant le premier tour de scrutin ;

• information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;

Article 1^er : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique.

Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

L’employeur se charge, après appel d’offres, de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord. Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4 : Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

• Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification,

• L’émargement,

• L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ainsi qu’au Président du bureau de vote et aux deux assesseurs.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• Liste électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral.

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées, le cas échéant.

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

• Liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel.

• Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités du personnel.

  1. Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique a été, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

  1. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran.

L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système.

L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux des trois clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du Bureau de vote.

Les données sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif.

Elles peuvent ensuite être détruites.

Formation à l’utilisation du système de vote électronique

Une formation à l’utilisation du système de vote électronique sera organisée et payée par LA VOIX MEDIAS.

Elle sera dispensée par le prestataire retenu. Le temps passé à la participation à la formation visée au présent article sera décompté et payé comme temps de travail effectif.

Article 5 : Informations du personnel et de ses représentants

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique choisi.

Article 6 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le lendemain de sa signature.

Le présent accord est à durée déterminée, il est conclu pour toute la durée des opérations électorales dans le cadre de la mise en place d’un Comité Social et Economique au cours de l’année 2019.

Article 8 : Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

En vue de permettre une bonne application du présent accord, une commission de suivi sera mise en place. Cette commission sera composée comme suit :

• De deux membres élus titulaires

• De deux représentants de la Direction

La commission de suivi du présent accord interviendra dans la résolution des problèmes qui pourraient se présenter dans le cadre de la mise en œuvre du présent accord et fera toutes les suggestions nécessaires pour faciliter la mise en place de solutions.

La commission de suivi se réunira chaque fois que nécessaire, à la demande de la majorité de ses membres

Article 9 : Règlements des litiges éventuels

Tout litige individuel ou collectif relatif à l’application du présent accord fera l’objet d’une tentative préalable de conciliation entre, d’une part des représentants de la Direction, et d’autre part le ou les salariés concernés par le différend, assisté d’un représentant du personnel de son choix.

Si le désaccord persiste, chaque partie pourra éventuellement saisir la juridiction compétente.

Article 10 : Formalités de dépôt et de publicité

En application du décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par l’entreprise.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Lille.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale, sauf demande de l’une des Parties de la suppression des noms, prénoms des négociateurs et des signataires.

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction aux représentants du personnel.

Article 11 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de LA VOIX MEDIAS ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour des élections professionnelles de l’année 2019, pour la mise en place d’un Comité Social et Economique.

A Lille, le 7 octobre 2019

Pour les organisations syndicales Pour la direction

Directeur Général