Accord d'entreprise "accord collectif d'entreprise recours au vote electronique" chez FABORY FRANCE (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE: RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La société Fabory France, société anonyme dont le siège social est situé Chassieu Park 96 avenue du Progrès, bâtiment A1, 69 680 Chassieu, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 458 504 438, représentée par Monsieur agissant en qualité de Country Manager, dûment habilité à l’effet des présentes,

D’une part,

Et

Le syndicat CFTC, représenté par Madame , déléguée syndicale,

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Compte tenu de l’organisation de travail en vigueur dans la société FABORY France, il apparaît aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique offre les meilleures facilités et conditions de participation à un scrutin de désignation des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique.

Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé du vote électronique lors de l’élection des membres du Comité social et économique, laquelle doit se dérouler prochainement.

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte les garanties et modalités spécifiques dont :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser ;

• Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée une semaine avant le premier tour de scrutin ;

• Information des salariés utilisant le vote électronique ;

• Sécurisation du vote au moyen de chiffrement, cryptage et codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

• Un cahier des charges respectant l’ensemble des dispositions réglementaires.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R 2314-5 et suivants.

Article 1 : Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société FABORY France ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour de scrutin de l’élection des membres du Comité social et économique en juin-juillet 2022.

Article 2 : Portée du présent accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L 2232-11 et suivants du Code du travail relatifs au champ d’application des conventions et accords d’entreprise.

L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles de la convention collective du commerce de gros consacrées aux élections des représentants du personnel.

Article 3 : Durée du présent accord

Le présent accord est à durée déterminée.

Il est conclu dans le but d’être appliqué à la seule élection des membres du Comité social et économique de l’année 2022 soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral, c’est-à-dire à partir du lundi 27 juin 2022 date du premier tour de scrutin et jusqu’au mardi 12 juillet 2022 date du second tour de scrutin.

Article 4 : Principe du recours à un prestataire

Conformément aux principes énoncés dans le préambule du présent accord, un prestataire a été désigné pour recourir à l’organisation de ce vote électronique. La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société Eligibilis, ci-après dénommée « le prestataire ».

Article 5 : Respect de la loi « Informatique et Libertés »

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application et donc du RGPD.

Par conséquent, les diligences évoquées ci-dessous, et à destination des organismes, institutions ou personnes dont la liste suit, seront accomplies par la société FABORY France :

• Vis-à vis des salariés électeurs de la société FABORY France : information de chaque salarié quant aux tenants et aboutissants du système de vote électronique et aux conditions d’utilisation ou de transmission à des tiers d’éventuelles données personnelles le concernant ;

• Inscription des fichiers dans le Registre des activités de traitement tenu par la société par le responsable du traitement (règlement général sur la protection des données UE 2016/679 du 27 avril 2016 RGPD)

Article 6 : Modalités d’organisation du vote électronique

Un protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité social et économique de la société FABORY France (dont celles du vote électronique) sera proposé à la signature des organisations syndicales représentatives dans la société le lundi 30 mai 2022.

D’ores et déjà, les signataires du présent accord s’accordent pour dire que les salariés électeurs de la société FABORY France pourront voter dans les conditions suivantes :

• Un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés. Cet ordinateur permet à tout électeur de voter sur internet. Ce qui permettra notamment de garantir une sécurisation et un cryptage.

• Un libre accès au système dès l’ouverture des votes.

• Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Une note d’information pourra être envoyée par la société FABORY France à ses salariés électeurs au cours du processus électoral pour les informer de la tenue des élections sous forme électronique.

Article 7 : Transmission au prestataire des listes électorales, listes de candidats et de la communication électorale

Article 7.1 : Transmission des listes électorales

En application des dispositions du Code du travail, la charge d’établir les listes d’électeurs et d’éligibles pour l’élection des membres du Comité économique et social revient à la société FABORY France. Celle-ci s’acquittera de cette obligation et en assurera la transmission des contenus au prestataire dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral, réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité social et économique de la société FABORY France.

Le contrôle de la conformité et de la stricte correspondance entre contenus des listes importées sur le système de vote électronique et contenus des listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la société FABORY France. De son côté, le prestataire assurera, dès réception des dites listes, leur sécurité et leur confidentialité.

Article 7.2 : Transmission des listes de candidats

Les listes de candidats, pour le premier tour de scrutin et lors d’un éventuel second tour, seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité social et économique de la société FABORY France.

Ces listes de candidats seront adressées, pour intégration dans le système de vote électronique, par la société FABORY France au prestataire selon les modalités et délais prévus par le protocole d’accord préélectoral.

Article 7.3 : Transmission de la communication électorale 

Le protocole d’accord préélectoral réglant le détail des modalités d’organisation de l’élection des membres du Comité social et économique de la société FABORY France déterminera les conditions de transmission au prestataire de la communication que les candidats destinent aux électeurs pour le premier tour du scrutin et à l’occasion d’un éventuel second tour.

Article 8 : Bulletins de vote

Le cahier des charges du prestataire lui imposera l’élaboration d’un matériel de vote assurant l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection.

D’ores et déjà, il est acquis que :

• Les listes de candidats seront présentées sur les écrans des postes ou les écrans informatiques permettant le vote, dans l’ordre alphabétique des appellations, noms ou sigles les identifiant (appellations, noms ou sigles choisis par les organisations syndicales lors du premier tour et par d’autres candidats en cas d’éventuel second tour)

• La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront strictement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.

Article 9 : Tests et crash tests de vérification du système de vote électronique

Préalablement à sa mise en service opérationnelle à l’occasion du processus électoral, le système de vote électronique sera soumis à une série de tests visant à évaluer ses performances, sa fiabilité et sa conformité générale aux exigences du cahier des charges.

Ces tests seront organisés par le prestataire.

Article 10 : Formation à l’utilisation du système de vote électronique

Une formation à l’utilisation du système de vote électronique sera organisée. Elle sera dispensée par le prestataire.

Le temps passé à la participation à la formation est décompté et payé comme du temps de travail effectif.

Article 11 : Cellule d’assistance technique

Le Code du travail impose, en cas de recours au système du vote électronique, la mise en place d’une cellule d’assistance technique chargée, entre autres, de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Article 12 : Opérations de vote

Article 12.1 : Le déroulement

Un bureau de vote est constitué pour l’ensemble des collèges, pour les élections des titulaires et des suppléants des deux tours.

Le bureau de vote est en principe composé des deux électeurs les plus âgés et de l'électeur le moins âgé.

Le plus âgé sera le Président. Néanmoins, les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que la présidence du bureau de vote ne peut être occupée par un candidat.

Les deux autres membres du bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur.

Un représentant de la direction pourra assister aux opérations électorales.

Article 12.2 : Modalités d’accès au système/serveur de vote électronique

Un code d'accès personnel et unique est généré aléatoirement et est attribué aux électeurs pour les deux tours.

Ce code permet au salarié électeur de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

Le code d'accès confidentiel de chaque électeur lui est communiqué par le prestataire avant le premier tour par courriel et par courrier postal à son adresse personnelle.

Pour les cas de perte, vol ou retour tardif pour adresse invalide, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet lui permettant de restituer le code personnel d'un électeur, après vérification de son identité, sous le contrôle du président du bureau de vote.

Article 12.3 : Les garanties de confidentialité du vote électronique et de stockage des données

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et le service du personnel.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs.

Seuls sont destinataires de ces données les membres du bureau de vote et le service du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et le service du personnel.

Le prestataire devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-15 3° et R.2314-17 du Code du travail.

Article 12.4 : Modalités de dépouillement des votes et résultats

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les listes d’émargement sont consultables durant le vote, puis éditables au moment des dépouillements.

Un dépouillement sera organisé à l’issue du premier tour, même en l’absence de quorum atteint.

Pour commencer le dépouillement, les membres du bureau de vote doivent activer au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois attribuées. Le décompte des voix s’affichera à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée. À l’issue de cette opération, le système de vote électronique devra être de nouveau scellé pour qu’aucune modification des résultats ne soit possible.

A l’issue du scrutin et conformément aux spécificités de déroulement du vote électronique, le bureau de vote procède au dépouillement et établit un procès-verbal faisant état :

- du nombre d’électeurs inscrits (A) ;

- du nombre de votants (B) ;

- du nombre de bulletins blancs ou nuls (C) ;

- du nombre de suffrages valablement exprimés (D = B-C) ;

- du nombre de bulletins obtenu par chaque liste ;

- du nombre de voix obtenu par chaque candidat de chaque liste ;

- des incidents éventuels de vote.

Les membres du bureau de vote complètent les formulaires CERFA de procès-verbaux à remplir lors des élections du Comité social et économique (pour chacun des collèges et par catégorie titulaires et suppléants), ou bien le formulaire du procès-verbal de carence.

Les formulaires sont signés par les membres du bureau.

Article 13 : Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire signé du présent accord est remis à chaque signataire, conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail. La notification de l’accord sera effectuée par la direction.

 

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément aux dispositions légales en vigueur. Un exemplaire du présent accord est déposé, sous la responsabilité de la direction, auprès de la DEETS, accompagné des pièces adéquates, via la plateforme de dépôt TéléAccords (https://www.teleaccords.travailemploi.gouv.fr).

 

Un exemplaire papier est également adressé, sous la responsabilité de la direction, au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes. 

 

La communication du présent accord auprès du personnel se fera par les moyens habituels en vigueur dans la société, en particulier par affichage et diffusion via le système d’information interne.

Fait le 16 mai 2022 à Rouvignies, en trois exemplaires originaux.

Pour la société FABORY FRANCE

Pour le Syndicat CFTC