Accord d'entreprise "ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE" chez CLINIQUE DU MILLENAIRE (Siège)

Accord d’entreprise sur la mise en place du vote électronique pour l’élection des membres

de la délégation du personnel au CSE

Il a été convenu entre :

L’entreprise SAS Clinique du Millénaire dont le siège social est situé 220, boulevard Pénélope 34960 MONTPELLIER représentée par __________________________________, agissant en qualité de ,

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative suivante :

• Le syndicat CGT représenté par _______________________________ et Madame ____________________________ agissant en qualité de déléguées syndicales,

D’autre part.

Préambule :

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique (CSE) peuvent avoir lieu par voie électronique si un accord collectif d’entreprise ou à défaut une décision unilatérale de l’employeur le prévoit.

Une négociation a été engagée avec l’organisation syndicale représentative dans l’entreprise lors de réunions qui se sont tenues le 7 avril 2023 et le 30 juin 2023 au sein de la société et a abouti à la conclusion du présent accord.

Le choix de recourir au vote électronique s’appuie sur les constats suivants :

• Le vote électronique a fait l’objet d’une généralisation progressive au sein des entreprises,

• Le vote électronique permet d’organiser un système de vote unique et applicable à tous les collaborateurs de la société,

• Les collaborateurs peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance,

• Le vote électronique constitue un gage de fiabilité et de sécurité juridique.

• Le vote électronique garantit la confidentialité et le secret du vote.

• Enfin, le vote électronique s’inscrit dans une logique de développement durable par la réduction du support papier.

Article 1 : Objet

Le présent accord a pour objet la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du CSE, dont le premier tour de scrutin se déroulera la deuxième quinzaine du mois d’octobre 2023, et pour toutes les élections du CSE ultérieures.

Par ailleurs, conformément aux dispositions de l’article R2314-5 du code du travail, en cas d’élections partielles en cours de mandat, la Direction utilisera le dispositif de vote électronique mis en place par le présent accord.

Article 2 : Champ d’application du présent accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Clinique du Millénaire ayant la qualité d’électeur ainsi qu’aux salariés mis à disposition comptant une durée de présence conforme aux exigences légales et ayant opté pour le vote au sein de la Clinique du Millénaire.

Article 3 : Principes Généraux

Le système de votre électronique tel que défini par le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote n’est ouverte.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Ce mode de scrutin garantira sécurité, anonymat et maximisation de la participation.

Le système de vote électronique retenu s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui gouvernent les opérations électorales, à savoir :

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par l’électeur et celui enregistré dans l’urne électronique,

• Le caractère personnel, libre et anonyme, et sincère du vote : impossibilité de relier un vote à l’électeur qui l’a émis,

• L’unicité du vote : impossibilité de vote plusieurs fois pour un même scrutin,

• La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales,

• La confidentialité et le secret du vote : possibilité pour un électeur d’exercer son droit de vote sans pression extérieure,

• Et, le cas échéant, le contrôle a posteriori par le juge.

Article 4 : Recours à un prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base d’un cahier des charges.

Ce cahier des charges est établi dans le cadre du présent accord.

Ce cahier des charges garantit que le système de vote électronique choisi respecte les prescriptions minimales des articles R2314-5 à R2314-18 du code du travail et de l’Arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ainsi que les principes fondamentaux du droit électoral.

Le prestataire choisi justifiera que préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier notamment le respect des articles R2314-5 à 8 du code du travail, le rapport de l’expert étant tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Conformément aux dispositions règlementaires ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés et mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise.

Le présent accord, mettant en place le vote électronique, est conclu et déposé avant la signature du protocole d’accord préélectoral, qui en fera mention.

Article 5 : Respect de la loi informatique et libertés et du Règlement Général de Protection des Données (RGPD)

Le recours au vote électronique doit être conforme au RGPD en vigueur depuis le 25 mai 2018 et à la loi « Informatique et Libertés » mise en conformité avec celui-ci.

Le prestataire identifiera en se basant notamment sur les travaux et recommandations publiés par la CNIL le niveau de risque au sein de l’entreprise pour le scrutin concerné et mettra en œuvre l’ensemble des moyens nécessaires pour y faire face.

Dans la mesure où pour les seules nécessités des opérations électorales, l'employeur sera amené à collecter, à utiliser et à transmettre au prestataire des données personnelles de ses salariés électeurs, ceux-ci en seront individuellement informés au plus tard au moment de la collecte desdites données et par un vecteur simple (annexe au bulletin de paye, mention dans contrat de travail pour les nouveaux embauchés par exemple).

Les organisations syndicales de l'entreprise en seront également informées.

Article 6 : Information des salariés et des représentants du personnel

Chaque électeur se verra remettre en temps utiles une note explicative détaillant clairement les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique ; chaque électeur disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Chaque membre de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 7 : Modalités d’organisation du vote électronique

Le protocole d’accord préélectoral, qui aura pu être négocié avec les organisations syndicales intéressées, mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique et s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour sa mise en place.

Le protocole comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Après signature, celui-ci sera affiché pour que l’ensemble des salariés en prennent connaissance avant le premier tour du scrutin.

Article 8 : Durée, Révision ou dénonciation du présent accord

8-1 : Durée

Le présent accord a été établi par les parties pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le 21 juillet 2023.

8-2 : Révision

La révision du présent accord s’effectuera dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties et indiquera les éléments dont il est sollicité la révision.

Tous les syndicats représentatifs au moment de la révision seront convoqués par lettre recommandée avec avis de réception et devront se réunir à l’initiative de l’employeur dans un délai ne pouvant excéder 3 mois.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient, et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent Accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse où la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.

8-3 : Dénonciation

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés, par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

À la suite de la notification aux autres parties, la dénonciation devra ensuite être déposée auprès de la DREETS et auprès du greffe du conseil de prud’hommes.

Pendant la durée du préavis, soit 3 mois, la direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

A l’issue de ces négociations, y compris avant le terme du préavis, il sera établi un nouvel accord constatant l’accord intervenu, ou un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.

Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues au présent accord.

Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue, soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’accord dénoncé restera applicable sans changement pendant la durée prévue à l’Article L 2261-9 du Code de Travail, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par le Code du travail.

Article 9 : Dépôt et publicité

Conformément aux articles L 2231-6, D 2231-2, D 2231-4 et D2231-5 du Code du Travail (Décret n°2018-362 du 15 mai 2018), le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Le dépôt du présent accord sera accompagné des pièces énumérées aux articles D 2231-6 et D 2231-7 du Code du Travail.

Il entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement de ces formalités et pourra être affiché dans l’entreprise afin de permettre notamment l’information de l’ensemble des salariés.

En outre :

• 1 exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe des prud’hommes de Montpellier,

• 1 exemplaire sera envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception pour notification à l’ensemble des organisations syndicales par l’intermédiaire des délégués syndicaux

• 1 copie sera tenue en permanence à la disposition du personnel à la Direction des Ressources Humaines.

• 1 copie du présent accord sera remise au CSE.

Fait à Montpellier, le 21 juillet 2023

Les déléguées syndicales La Société

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE - ELECTIONS PROFESSIONNELLES CLINIQUE DU MILLENAIRE