Protocole d’accord pré-électoral

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Sommaire

Definition des parties 2

Préambule 2

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS 3

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES 3

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL 3

Article 3.1 : Nombre de Sièges 3

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux 3

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux 4

Article 3.4 : Répartition Hommes/femmes dans les colleges electoraux 4

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS 5

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES 5

ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS 5

Article 6.1 : Information des salariés 6

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour 6

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour 7

Article 6.4 : Professions de foi 7

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE 7

ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE 7

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes 7

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes 7

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels 8

Article 8.4 : Communication des codes de vote 8

Article 8.5 : Scellement du système et formation 8

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique 9

Article 8.7 : Assistance aux électeurs 9

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET 9

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE 9

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT 10

ARTICLE 12 : PROCLAMATION 10

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR 10

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE 11

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION 12

Definition des parties

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ci-après dénommé CSE, au sein de l’Hôpital Privé d’Eure-et-Loir.

ENTRE :

La Société «l’Hôpital Privé d’Eure-et-Loir», représentée par XXX, Directeur, dûment mandaté pour conclure les présentes,

ci-après désigné « l’Hôpital Privé d’Eure-et-Loir»,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

L’Organisation Syndicale « XX » représentée par XXX

L’organisation Syndicale « XX » représentée par XXX

L’organisation Syndicale « XX » représentée par XXX

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Préambule

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Depuis l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, Le Comité Social et Economique, dit « CSE », est devenu l’instance unique de représentation du personnel.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 2 juin 2023 dénommé « Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet » pour les élections du Comité Social et Economique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu le 6 octobre 2023. Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le 25 octobre 2023.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES

L’effectif global de référence en équivalent temps plein (ETP) à la date du 1^er tour, le 6 octobre 2023 est de 239.58 salariés.

5. ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

   1. Article 3.1 : Nombre de Sièges

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :

• 10 titulaires et de 10 suppléants pour le Comité Social et Economique

  2. Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux

Collèges du Comité Social et Economique

Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1er collège : « catégorie professionnelle Employés » : 123.46 salariés

• 2ème collège « catégorie professionnelle Techniciens/Agents de Maîtrise et Cadres  » : 116.11 salariés

  3. Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Collèges du Comité Social et Economique

Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :

• 1er collège : 5 titulaires - 5 suppléants

• 2ème collège : 5 titulaires - 5 suppléants

  4. Article 3.4 : RépRESENTATION équilibrée hommes/femmes sur les listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre et de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale.

Article L 2314-30 du Code du travail

En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Toutefois, lorsqu’il n’y a qu’un seul siège à pourvoir dans un collège, la règle de représentation équilibrée n’ayant pas vocation à être appliquée, la liste pourra contenir indifféremment un homme ou une femme.

Par ailleurs, ces dispositions ne concernent que les organisations syndicales. En effet, les listes libres au 2^nd tour ne sont pas concernées par ces dispositions.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante :

• 1^er collège : 21.73 hommes – 101.73 femmes (soit 82.40% de femmes et 17.60% d’hommes)

• 2^ème collège : 6.43 hommes – 109.68 femmes (soit 94.46% de femmes et 5.54% d’hommes)

  Conformément au texte précité, la répartition des hommes et des femmes parmi les sièges est la suivante :

• 1^er collège : 1 Titulaire H – 4 Titulaires F / 1 Suppléant H – 4 Suppléants F

• 2^ème collège : 0 Titulaire H – 5 Titulaires F / 0 Suppléant H – 5 Suppléants F

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.

L'article L. 2314-33 prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique. Par accord des parties, il n’est pas fait application de cette disposition.

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES

Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique.

Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 18 septembre 2023 dans le couloir du rez de jardin et dans le couloir du bloc opératoire.

Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, âge, ancienneté, collège et éligibilité des électeurs.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

8. ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS

   5. Article 6.1 : Information des salariés

Au titre du 1er tour, la Direction adressera le 27 juillet 2023 par affichage à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le 18 septembre 2023. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

Les résultats du 1er tour seront affichés le 6 octobre 2023.

En cas de 2ème tour, la Direction adressera le 6 octobre 2023 par affichage à l’ensemble des électeurs un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le 16 octobre 2023. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Article L. 2314-5 du Code du travail

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’Entreprise à l'attention de XXX, avant le 15 septembre 2023 à 14h au plus tard par lettre recommandée ou remise contre récépissé, ou par mail à l’adresse suivante : xxx.xxx@elsan.care.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire.

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au 13 octobre 2023 à 14h.

Article 6.4 : Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au 15 septembre 2023 à 14h.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au 13 octobre 2023 à 14h.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 2 pages au maximum.

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

10. ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

    9. Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 8.4 : Communication des CODES DE vote

Le prestataire expédiera le 19 septembre 2023 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courrier l’identifiant/le mot de passe personnel et confidentiel de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’identifiant/le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Article 8.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation.

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

  14. Article 8.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 8.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

• Du 29 septembre à 7h au 6 octobre 2023 à 14h.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

• Du 18 octobre à 7h au 25 octobre à 14h

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Un poste en libre-service dans une salle réservée à cet effet sera mis à disposition dans les bâtiments modulaires et permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. Les postes en libre-service seront accessibles durant les horaires de bureau, soit de 9h à 12h et de 14h à 18h.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats. Un seul bureau de vote sera constitué pour l’ensemble des élections.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Le bureau sera constitué sur l’Hôpital Privé d’Eure-et-Loir.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 12 : PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Ils sont transmis à chaque organisation syndicale ayant présenté une liste.

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• Carence de candidats au premier tour,

• Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• Un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique de l'année 2023. En cas d’élection partielle une réflexion sera menée avec les partenaires sociaux sur le recours au vote électronique ou au recours à une méthode plus classique.

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail du Siège Social de l’Entreprise, s’il le demande, conformément à l’article L. 2314-12 du nouveau Code du travail.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés par voie d’affichage.

Fait à Mainvilliers, le 6 juillet 2023, en trois exemplaires

Pour la Direction

XXX

Directeur

Les Organisations Syndicales :

Pour XX :

XXX

Pour XX :

XXX

Pour XX :

XXX

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION

Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser l’Election.

Compte à rebours (Délais maximum et indicatifs)	Dates indicatives	Objet
J - 75/70 jours	06/07/2023	Négociation et signature du PAP
J - 70 jours	07/07/2023	Affichage du PAP
	27/07/2023	Appel candidature 1er tour
J-15	15/09/2023	Fin des dépôts des listes candidats pour le 1er tour
J-14	18/09/2023	Affichage des listes des candidatures
		Affichage des listes électorales
J-10	18/09/2023	Date limite de dépôt des professions de foi syndicales
J-4	18/09/2023	Réactualisation des listes électorales (si actualisation nécessaire. Elle ne doit pas être modifiée après le 1er tour)
J	Du 29/09 à 7h au 06/10 à 14h	Premier tour
J+1	06/10/2023	Affichage des résultats
	06/10/2023	Appel à candidature 2ème tour
J+8	13/10/2023	Date limite de dépôt des candidatures 2ème tour
	16/10/2023	Affichage des candidatures
J+15 (maximum)	Du 18/10 à 7h au 25/10 à 14h	Second tour
J+16	25/10/2023	Affichage des résultats
J+17/20	25/10/2023	Envoi des PV à la DIRECCTE
	25/10/2022	Envoi des PV à la CTEP
	24/10/2023	Envoi des PV aux OS ayant présenté des candidats et / ou signé le PAP