Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le vote électronique" chez KEYNECTIS (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE VOTE ELECTRONIQUE Pour les élections du Comité Social et Economique

ENTRE LES SOUSSIGNES 

La Société

Ci-après dénommée « la Société » 

D’une part, 

ET 

Les membres titulaires élus de la Délégation unique du personnel : 

Représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles selon procès-verbal de la réunion du 30 juin 2014 ; 

Ci-après dénommés « les Elus » 

D’autre part, 

Ci-après dénommés ensemble « LES PARTIES »,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT,

En vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L 2311-1 du code du travail) :

CADRE JURIDIQUE DE L’ACCORD

L’Accord est conclu en application des dispositions des articles L 2232-24 et suivants du Code du travail.

C’est dans ce cadre et dans la mesure où aucun délégué syndical n’a été désigné par une organisation syndicale représentative au sein de la Société que la Direction a envisagé d’engager la négociation d’un accord collectif sur le vote électronique avec les représentants élus au sein de la Délégation Unique du Personnel, la priorité étant donnée aux élus mandatés par une organisation syndicale représentative au niveau de la branche (annexe 1 PV des élections professionnelles).

Ainsi, le 12 avril 2018, la Société a fait part aux organisations syndicales, notamment celles représentatives au niveau de la branche à laquelle la Société appartient, de son intention d’ouvrir des négociations en vue de conclure un accord collectif sur le vote électronique (annexe 2 lettres recommandées du 12 avril 2018 adressées aux organisations syndicales).

De la même façon, le 12 avril 2018, la Société a fait part à la Délégation Unique du Personnel de son intention d’ouvrir des négociations en vue de conclure un accord collectif sur le vote électronique et qu’à cette fin, les élus pouvaient, conformément aux dispositions de l’article L.2232-24 du Code du travail, faire part de leur souhait de négocier avec la direction de la Société voire être mandatés à cette fin par les organisations syndicales représentatives au niveau de la branche à laquelle appartient la Société (annexe 3 lettres remises en main propre aux élus le 12 avril 2018).

Par courriels du 12 avril et du 15 mai 2018, deux élus de la Délégation Unique du Personnel se sont manifestés auprès de la Direction en vue de confirmer leur intérêt à négocier un accord collectif, sans pour autant être mandatés par une organisation syndicale représentative au niveau de la branche (annexe 2 courriels du 12 avril et 15 mai 2018).

C’est donc dans ce contexte que le 18 mai 2018, la Direction a invité les élus de la Délégation Unique du Personnel à participer à une réunion de négociation qui s’est tenue :

1^ère réunion : le 23 mai 2018 ;

Lors de cette réunion, la Direction et les élus de la Délégation Unique du Personnel se sont accordés sur les modalités du vote électronique en vue des élections professionnelles pour la mise en place du CSE.

A l’issue de cette réunion, les Parties ont conclu le présent accord collectif sur le vote électronique en vue de mettre en place le CSE.

Préambule

La société a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application de l’article R 2314-5 du code du travail.

Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (article R 2314-13 du code du travail)

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R 2314-6 du code du travail)

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R 2314-7 du code du travail).

Avec les élus de la délégation unique du personnel et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

Article 1 – Modalités d’organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection et/ou consultation des salariés, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, la répartition des sièges selon les établissements pour les élections, la ou les questions soumises dans le cas d’un référendum.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction après consultation des organisations syndicales.

Article 1.1 - Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités du service ressources humaines ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, agents habilités du service ressources humaines ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service ressources humaines ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités du service ressources humaines.

Article 1.2 - Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du bureau de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, sur chaque site , un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés par mail de l’ouverture et de la fermeture du bureau de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 1.3 - Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par le service ressources humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée au service ressources humaines.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 2 – Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur - les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné du service ressources humaines – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article 2.1 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté :

• Pour l’élection des membres du comité social et économique tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote.

Article 2.2 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés du bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

Article 2.3 - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R 2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 3 - Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant aux élections professionnelles de mise en place du comité social et économique 2018. Le présent accord ne se transformera donc pas en un accord à durée indéterminée à l’échéance de son terme, i.e. à l’issue de la proclamation des résultats des élections professionnelles visées ci-dessus.

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera déposé par la Direction de l’entreprise en deux exemplaires (une version signée des parties et une version électronique) à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation du Travail et de l’Emploi. Un exemplaire de l’accord signé sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels de .

Fait à Issy-les-Moulineaux, le 23 mai 2018, en 2 exemplaires originaux

Pour

Membres titulaires de la DUP

Annexe

Présentation de la prestation de service

du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt, a plus de 25 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 14 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Election Europe s’engage à organiser, selon les lois et règlements en vigueur, les élections professionnelles pour la Délégation Unique du Personnel par Internet au sein de la société .

Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres du bureau de vote que la société lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de la société .

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par la société .

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d'éviter le voyage des urnes en région.