Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral" chez AUDIOPTIC TRADE SERVICES (Siège)

Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par

voie électronique pour l’élection du

Comité Social et Economique de l’Unité Economique et Sociale :

Audioptic Trade Services, Gadol Optic 2ooo et Audio 2ooo

Cet accord est conclu au sein de l’Unité Economique et Sociale reconnue entre les soussignés :

AUDIOPTIC TRADE SERVICES, Groupement d’Intérêt Economique employant 412 salariés, immatriculé au RC de Nanterre, sous le numéro 479 508 947, dont le siège social est situé 5 avenue Newton, BP 310, 92143 CLAMART Cedex, représenté par Madame, en qualité de Directrice des Relations Humaines, dûment habilitée à signer les présentes ;

GADOL OPTIC 2ooo, société anonyme coopérative à capital variable d’Opticiens Lunettiers Détaillants employant 34 salariés, immatriculée au RC de Nanterre, sous le numéro B 326 980 018, dont le siège social est situé 5 avenue Newton, BP 310, 92143 CLAMART Cedex, représentée par Madame, en qualité de Directrice des Relations Humaines, dûment habilitée à signer les présentes ;

AUDIO 2000 SARL, employant 8 salariés, immatriculée au RC de Nanterre, sous le numéro B 421 314 402, dont le siège social est situé 5 avenue Newton, BP 310, 92143 CLAMART Cedex, représentée par Madame, en qualité de Directrice des Relations Humaines, dûment habilitée à signer les présentes ;

D’UNE PART,

ET,

salarié d’Audioptic Trade Services, désigné en qualité de délégué syndical de l’Unité Economique et Sociale reconnue entre les entreprises précitées, par l’organisation syndicale représentative de salariés, CFE CGC

salarié de Audioptic Trade Services, désigné en qualité de délégué syndical de l’Unité Economique et Sociale reconnue entre les entreprises précitées, par l’organisation syndicale représentative de salariés, CFTC

salarié d’Audioptic Trade Services, désigné en qualité de délégué syndical de l’Unité Economique et Sociale reconnue entre les entreprises précitées, par l’organisation syndicale représentative de salariés, CGT

D’AUTRE PART.

PRÉAMBULE 3

ARTICLE 1 - Principes généraux 3

ARTICLE 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 3

ARTICLE 3 - Modalités d’organisation des opérations 4

Article 3.1 - Protocole d’accord préélectoral 4

Article 3.2 – Respect de la règlementation relative à la protection des données personnelles 4

Article 3.3 - Formation au système de vote électronique 4

Article 3.4 - Expertise indépendante 4

Article 3.5 - Cellule d’assistance technique 5

ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote 5

Article 4.1 - Établissement des listes électorales et transmission 5

Article 4.2 - Lieu et temps du scrutin 5

Article 4.3 – Modalités d’accès au site de vote 6

Article 4.4 - Déroulement du vote 6

Article 4.5 - Programmation du site 7

ARTICLE 5 - Clôture et Résultats 7

Article 5.1 – Clôture 7

Article 5.2 - Décompte et attribution des sièges 7

Article 5.3 - Délais de recours et destruction des données 7

ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité 8

Article 6.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages 8

Article 6.2 - Existence et contenu des fichiers 8

Article 6.3 - Le dispositif de secours 8

ARTICLE 7 - Application, révision et dénonciation de l’accord 8

ARTICLE 8 - Publicité de l’accord 9

PRÉAMBULE

Les parties au présent accord sont convenues de l’opportunité de recourir au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de l’UES, pour les raisons suivantes :

• Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

• L’organisation matérielle des bureaux de vote et la mise en place du vote par correspondance rendent complexe l’organisation des élections.

• Le scrutin électronique s’intègre dans la démarche du développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de :

• la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004) ;

• la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016 ;

• de leurs décrets d’application et de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des nouveaux membres du Comité Social et Économique (CSE).

ARTICLE 1 - Principes généraux

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur, spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Le prestataire retenu est celui avec lequel le Groupe a travaillé lors des dernières élections, à savoir VOXALY.

Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat et le secret : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité et la sincérité du vote : conformité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré dans l’urne électronique

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote

ARTICLE 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

La Direction et les délégués syndicaux de l’UES ont convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 3 - Modalités d’organisation des opérations

Article 3.1 - Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de ces élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires, le nombre de sièges et la répartition des sièges selon les collèges, et la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.2 – Respect de la règlementation relative à la protection des données personnelles

Pour les besoins des élections, l’entreprise doit transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise au sein desquels sont contenues des données personnelles.

Conformément au Règlement européen sur la protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018, le contrat entre le prestataire et l’entreprise contient une clause de sous-traitance prévoyant les conditions de transmission des données personnelles au prestataire et notamment la nature des données transmises, telles que définies à l’article 6.2 du présent Accord, les mesures de sécurité visant à protéger les données traitées ainsi que l’engagement du prestataire de ne pas transférer les données hors Union Européenne et de ne recourir à aucun autre sous-traitant dans le cadre de sa mission auprès de l’entreprise.

Article 3.3 - Formation au système de vote électronique

Conformément à l’article R.2314-12 du code du travail, les partenaires sociaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique au plus tard 7 jours avant l’ouverture du scrutin. Celle-ci sera directement réalisée par le prestataire mandaté dans le cadre de l’organisation du vote électronique.

Article 3.4 - Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Article 3.5 - Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise, le bureau de vote, et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet aux membres du bureau de vote ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 4 - Déroulement des opérations de vote

Article 4.1 - Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 4.2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes est réalisé quelques minutes avant l’ouverture du vote et est périodiquement surveillé automatiquement durant toute la période d’ouverture du scrutin.

Article 4.3 – Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification. Ces codes sont valables pour les deux tours.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.

Article 4.4 - Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, mais ne peut émettre qu’un seul vote. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Il est cependant rappelé qu’il s’agit d’une simple assistance et que les votes par procuration sont interdits.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Toutefois le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Article 4.5 - Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

ARTICLE 5 - Clôture et Résultats

Article 5.1 – Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Article 5.2 - Décompte et attribution des sièges

Lors de la formation, avant l’ouverture du vote, trois clés de déchiffrement différentes sont générées par chaque membre du bureau de vote composé d’un Président et deux assesseurs nominativement identifiés (les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d’accord). Cette procédure est réalisée publiquement de manière à prouver de façon irréfutable que seuls ces trois derniers en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois éditées.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 5.3 - Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours, soit 15 jours après la clôture du scrutin et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité

Article 6.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 6.2 - Existence et contenu des fichiers

Il est rappelé que ces données sont à caractère personnel et ne peuvent être remises aux organisations syndicales.

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise et âge.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, Direction des Relations Humaines

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, Direction des Relations Humaines

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction des Relations Humaines.

Article 6.3 - Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 7 - Application, révision et dénonciation de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée de cette élection.

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L.2232-12 du Code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois. La dénonciation sera notifiée par courrier remis en main propre contre décharge à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et se fera dans les conditions prévues par le Code du travail.

ARTICLE 8 - Publicité de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter de la date de signature.

Le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt seront déposés sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail, ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne conformément aux dispositions des articles L.2231-6, D.2231-2 et D.2231-4 du Code du travail.

L’existence du présent accord sera communiqué auprès du personnel sur l’intranet de l’UES.

En outre, un exemplaire original du présent accord sera remis à chacune des parties signataires.

Fait à Clamart, le 01/09/2022

Par délégation pour le GIE AUDIOPTIC TRADE SERVICE Délégué Syndical CFTC

Directrice des Relations Humaines

Par délégation pour GADOL OPTIC 2000 SA Délégué Syndical CFE-CGC

Directrice des Relations Humaines

Par délégation pour AUDIO 2000 SARL Délégué Syndical CGT

Directrice des Relations Humaines