Accord d'entreprise "ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE AU SEIN DE VOLVO CAR FRANCE" chez VOLVO CAR FRANCE (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

AU SEIN DE VOLVO CAR FRANCE

Le texte du présent accord pour autoriser le recours et la mise en place du vote électronique au sein de l’Entreprise résulte de la concertation intervenue

Entre d’une part 

La société Volvo Car France, dont le siège social est situé 131/151 rue du 1^er mai, 92737 Nanterre Cedex, représentée par ……………………………… , agissant en qualité de Président,

Et d’autre part 

L’organisation syndicale représentative Force Ouvrière, représentée ……………………………. en sa qualité de Déléguée Syndicale

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les collaborateurs qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. Par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à améliorer le processus de vote au sein de l’Entreprise notamment en permettant

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral

• De faciliter le vote pour les salariés en déplacement, en télétravail….

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes

• D’augmenter le taux de participation et par conséquent favoriser le dialogue social

• D’inscrire le processus électoral dans un démarche de préservation de l’environnement

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité entourant le recours à ce système.

1 : Principes généraux

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des collaborateurs de l’Entreprise Volvo Car France. Il s’appliquera notamment pour les élections des membres du Comité Social & Economique.

A ce titre, les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet.

Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte : il n’y aura pas de vote physique. En effet, chaque personne est équipée individuellement d’un ordinateur portable, et peut s’isoler pour voter (ex : salles de réunion).

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes généraux du droit électoral et notamment :

• Vérifier l’identité des électeurs

• Assurer l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le collaborateur et le vote enregistré ;

• Assurer l’anonymat et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• Assurer l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• Permettre la publicité du scrutin ;

• La possibilité, si besoin, de contrôle à postériori par les autorités compétentes.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et d’un cahier des charges qui sera tenu à la disposition des collaborateurs dans le bureau de la DRH et mis à disposition sur l’intranet.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

2 : Modalités du vote – protocole préélectoral

Dans le cadre de chaque élection l’Entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier électoral, la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote (y compris dates et heures d’ouvertures et de fermetures des scrutins).

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le déroulement des opérations électorales via ce procédé. Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique.

Chaque collaborateur disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (cf. article 6).

3 : Déroulement des opérations de vote – accès au vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, smartphone, tablette…).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant sa confidentialité.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote, à un représentant de la direction, à un représentant de chaque liste ainsi qu’au gestionnaire de l’élection à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

4 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, le prestataire procèdera à la destruction de ces fichiers supports.

5 : Sécurité

Le système doit garantir la sécurité de la transmission des moyens d’authentification.

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant notamment les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

• Être contactée, via les coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès, par les collaborateurs durant les heures d’ouverture du scrutin aux fins de résoudre d’éventuelles problématiques techniques rencontrées.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

6 : Information et formation

L’Entreprise mettra en œuvre les moyens pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les collaborateurs et ainsi faciliter l’expression de leurs votes par voie électronique.

En particulier, une note explicative détaillée précisant le déroulement des opérations électorales (conditions et les règles de fonctionnement du vote) sera communiquée aux électeurs.

En outre, les membres du comité économique et social et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Ces différentes phases pourront être réalisées à distance, en visio-conférence.

7 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

8 : Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

9 : Durée de l’accord – dépôt

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt

Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales en vigueur. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions fixées par le code du travail.

Le texte du présent Accord, sera

• notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives (article L 2231-5 du code du travail),

• déposé par la Société au Secrétariat‑Greffe du Conseil de Prud'hommes de Nanterre, ainsi que sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail "télé-accord" (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) .

A ce dépôt, seront jointes

• une version anonymisée de l’accord aux fins de publication sur le site Légifrance.

• la copie du courrier électronique ou RAR de notification du texte à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, après sa signature.

Fait à Nanterre, le 04 septembre 2023

Signé par voie électronique et communiqué à l’ensemble des Parties.

Pour les Syndicats Pour la Direction

…………………………… …………………………………..

Déléguée Syndicale Force Ouvrière Président Volvo Car France