ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

AU SEIN DE TRANSACTIS

Entre les soussignées :

TRANSACTIS, Société par Actions Simplifiée au capital de 4 948 120 euros, dont le siège social est situé à Tour Europe La Défense 2, 33 place des Corolles, 92049 PARIS LA DEFENSE Cedex, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 479 874 257, représentée par , Président

d’une part,

ET l’Organisation Syndicale représentative dans l’entreprise :

C.F.E.-C.G.C.

Représentée par , en qualité de déléguée syndicale CFE-CGC

d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Table des matières

PREAMBULE 4

CHAPITRE 1 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 5

1.1 Recours à un prestataire extérieur 5

1.2 Etablissement des fichiers et listes 5

1.3 Garanties de confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 5

1.4 Cellule d’assistance technique – Test du système de vote 6

1.5 Information des salariés 6

1.6 Formation sur le système de vote électronique 7

CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 7

2.1 Le protocole d’accord préélectoral 7

2.2 Modalités de vote 7

2.3 Caractéristiques du matériel de vote 8

2.4 Modalités d’accès au site de vote 8

2.5 Opérations de dépouillement, procès-verbal 9

CHAPITRE 3 : DISPOSITIONS FINALES 10

3.1 Périmètre de l’accord et durée d’application 10

3.2 Révision – Dénonciation 10

3.3 Dépôt et publicité 10

PREAMBULE

Parce qu’il est efficace, adapté à la configuration de notre société sur plusieurs sites, qu’il simplifie les opérations de vote et s’inscrit dans le cadre de la politique de responsabilité sociale des entreprises, TRANSACTIS prend la décision de recourir au système de vote électronique pour l’organisation de ses élections professionnelles à compter de la date d’entrée en vigueur du présent accord.

Associé à des garanties essentielles de sécurité, de confidentialité et d’anonymat, le vote électronique permettra à l’ensemble des collaborateurs de la société TRANSACTIS d’exprimer librement et en toute confiance leur participation et leur engagement à l’occasion des élections professionnelles qui constituent un événement important de la vie sociale de l’entreprise.

Le présent accord a pour objet de préciser, en tenant compte des dernières évolutions réglementaires, le fonctionnement du système de vote et les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales par voie électronique, dans le respect des principes généraux du droit électoral, en vue des élections professionnelles du Comité social et économique (CSE).

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire externe choisi au regard de son expérience et de son expertise dans le domaine du vote électronique, sur la base d’un cahier des charges respectant la réglementation en vigueur.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• La confidentialité des données transmises,

• La sécurité de l’adressage, des moyens d’identification, de l’émargement de l’enregistrement et du dépouillement des votes,

• la vérification de l’identité électronique des électeurs,

• l’intégrité du vote,

• l’unicité du vote,

• l’anonymat et la sincérité du vote,

• la confidentialité et le secret du vote électronique,

• la publicité du scrutin,

• un accès égal à tous les électeurs.

CHAPITRE 1 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

- Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en œuvre du vote électronique afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant notamment les prescriptions réglementaires du code du travail et les recommandations de la CNIL.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Les représentants du personnel sont informés du choix du prestataire retenu par la Direction.

- Etablissement des fichiers et listes

Le vote par voie électronique a lieu dans le respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

En conséquence, les données qui pourront être enregistrées (et leurs destinataires) dans le cadre de la mise en œuvre des élections par vote électronique sont déterminées conformément à la réglementation.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

• Pour le fichier des électeurs ¹ : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et le cas échéant coordonnées,

• Pour les listes d’émargement : site, collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote,

• Pour les listes des candidats : site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant,

• Pour les listes des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, destinataires tel que mentionnés ci-après.

• Les destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés de la DRH en charge du processus électoral,

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés de la DRH en charge du processus électoral,

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés de la DRH en charge du processus électoral.

  3. - Garanties de confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises par la Direction des Ressources Humaines de TRANSACTIS, sous la responsabilité du prestataire, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l'adressage individuel et protégé des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Conformément à la loi, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Cette procédure permet ainsi de garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être exécutée de nouveau.

- Cellule d’assistance technique – Test du système de vote

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, constituée par le prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

- Information des salariés

Une information aux électeurs est planifiée par la Direction pour présenter les enjeux des élections et les modes de scrutin.

Chaque salarié dispose d'une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Il dispose également d’une note explicative sur le vote électronique établie par le prestataire.

Pour voter, l'électeur doit avoir accès à une connexion internet, avoir reçu ses codes confidentiels et individuels d'accès. L'électeur doit recevoir la confirmation de son vote et avoir la possibilité de conserver une trace de cette confirmation.

- Formation sur le système de vote électronique

La commission des élections et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu organisée par le prestataire.

La composition de la commission des élections sera déterminée à l’occasion de chacun des protocoles préélectoraux, pour que chaque liste de candidats soit représentée.

CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

2.1 - Le protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Le protocole mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique et, s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Le protocole comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.2 - Modalités de vote

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent pour le premier tour et le second tour éventuel des élections professionnelles du CSE que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment et notamment sur leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, à partir de n’importe quelle connexion à Internet, en se connectant sur le site sécurisé réservé aux élections.

Pendant la période de vote, lorsque la configuration des locaux le permet, un matériel doté d’une connexion au site de vote du prestataire sera mis à disposition des collaborateurs qui souhaitent s’isoler pour participer au scrutin, dans un local réservé à cet effet.

Les salariés absents pendant la période de scrutin pourront voter de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix à partir d’une connexion Internet.

Les salariés seront informés par courriel des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Pendant la période de vote, plusieurs courriels pourront également être adressés par la Direction à l’ensemble des électeurs, pour les informer du vote, rappeler l’échéance du vote et favoriser leur participation.

2.3 - Caractéristiques du matériel de vote

Le prestataire a la responsabilité de réaliser les pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi par un lien clairement identifié, dans l’ordre arrêté par le protocole préélectoral.

Chaque électeur aura accès aux professions de foi des listes de son collège.

Afin de ne favoriser aucune des listes, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, la typographie utilisée ainsi que la taille des logos des listes candidates soient identiques pour toutes les listes. En outre, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin.

Ces professions de foi électroniques seront transmises au prestataire par la DRH de TRANSACTIS au format PDF exclusivement et de poids limité, tels que précisés dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats dans l’ordre déposé par leurs auteurs, et communiquées préalablement, avec les logos, par les organisations syndicales à la DRH de TRANSACTIS.

Pour chaque élection, les listes seront présentées sur le site de vote sur une seule et même page.

La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le dispositif de vote électronique.

2.4 - Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire à la date précisée dans le protocole d’accord préélectoral, par courrier électronique sur son adresse professionnelle, un courriel présentant les modalités de connexion au site internet sécurisé du prestataire. Sur demande de l’électeur, l’adresse professionnelle pourra être remplacée par l’adresse personnelle en cas d’absence pendant la période de vote.

Les moyens d’authentification permettent de vérifier l’identité et l’unicité du vote des électeurs.

Les salariés absents pendant la période de scrutin recevront ces informations, au choix du salarié par courrier postal ou par courriel sur une adresse personnelle préalablement transmise à la DRH de TRANSACTIS.

Les modalités d’envoi du matériel de vote seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

En cas de perte du matériel de vote, de nouveaux moyens d’authentification peuvent être générés par l’électeur directement à partir du site de vote sans nécessité de renvoi de mail. La procédure de restitution du nouveau matériel de vote pourra être opérée à partir du site de vote.

Une fois connecté au site de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à sa catégorie (par collège et par scrutin).

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement. Le vote est anonyme et chiffré par le système avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » qui recense les votes exprimés par voie électronique.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de contacter les membres du bureau de vote et de la cellule d’assistance, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n’est accessible durant le déroulement du scrutin. Toutefois, dans le respect de l’anonymat, le nombre de votants, permettant de mesurer le taux de participation, pourra être communiqué au cours du scrutin aux membres de la commission des élections et du bureau de vote.

2.5 - Opérations de dépouillement, procès-verbal

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux du vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du Bureau de vote (Président, Assesseurs), en présence des délégués de liste et de l’employeur.

Les membres du Bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Le scellement du système de vote sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

CHAPITRE 3 : DISPOSITIONS FINALES

3.1 - Périmètre de l’accord et durée d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des sites de l’entreprise TRANSACTIS et aux élections des représentants du personnel. Les moyens humains et financiers prévus dans le présent accord s’appliquent à l’ensemble de ce périmètre.

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

3.2 - Révision – Dénonciation

En cas de modification des dispositions légales ou réglementaires affectant l’équilibre général du présent accord, les parties signataires conviennent de se rencontrer afin d’analyser les conséquences de ces modifications sur le dispositif prévu et envisager les adaptations nécessaires.

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, sous réserve de respecter un délai de préavis de trois mois.

Le présent accord pourra en outre être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des autres parties signataires, moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.

3.3 - Dépôt et publicité

Dès sa conclusion, le présent accord sera notifié à l’Organisation Syndicale représentative au sein de TRANSACTIS.

Il sera déposé à la diligence de l'entreprise, en deux exemplaires à la DIRECCTE des Hauts-de-Seine (en version électronique). Le deuxième exemplaire, anonymisé, sera rendu public et versé dans une base de données nationale dont le contenu est publié en ligne (www.legifrance.gouv.fr).

Un original sera déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de signature. Une copie de l’accord sera transmise pour information à la délégation du personnel.

Il sera accessible aux salariés de TRANSACTIS par le biais de l’Intranet et en consultation libre auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Enfin, le présent accord sera adressé pour information à la Commission Paritaire Permanente de Négociation et d'Interprétation de la branche, après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Paris, le 28 février 2019 en 3 exemplaires originaux

Pour la CFE CGC, Pour l’Entreprise,

Déléguée Syndicale Président

---

1. Il faut entendre électeur comme électrice↩