TABLE DES MATIERES

ARTICLE 1. OBJET ET CHAMP D’APPPLICATION 4

ARTICLE 2. DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE 4

ARTICLE 3. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 4

3.1 Recours à un prestataire extérieur 4

3.2 Etablissement des fichiers 4

3.3 Confidentialité des données transmises 5

3.4 Stockage des données 5

3.5 Cellule d'assistance technique et sécurité 6

3.6 Expertise indépendante et formalités CNIL 6

3.7 Information et formation 8

ARTICLE 4 DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 8

4.1 Protocole d’accord préélectoral 8

4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 8

4.3 Caractéristiques du site de vote 8

4.4 Modalités d’accès au serveur de vote 9

4.5 Procédure de secours 9

4.6 Suivi des opérations de vote 10

4.7 Opérations de dépouillement 10

ARTICLE 5. DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD 10

Entre les soussignés :

La Société VAR HABITAT, représentée par M dûment mandaté(e) pour conclure les présentes,

ci-après désigné « l’Entreprise »,

d’une part,

Et :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

• CFDT représentée par M,

• FO représentée par M.

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article L. 2314-26 du Code du travail, modifié par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise, autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les délibérations n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formulent des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES ONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification

• s’assurer de l’intégrité du vote,

• s’assurer de l’unicité du vote,

• s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin

ARTICLE 1. OBJET ET CHAMP D’APPPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de VAR HABITAT, de droit public ou de droit privé (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise qui auraient choisis de voter au sein de l’Office) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE 2. DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

3.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par la société PEOPLE VOX, mandatée pour ce faire par la Direction.

VAR HABITAT, après consultation de 2 prestataires, a retenu la société PEOPLE VOX. Ce prestataire est spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire »). VAR HABITAT lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique, sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et disponible sur le Teams de VAR HABITAT, équipe Ressources Humaines.

Le prestataire retenu sera également indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

3.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3.3 Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :

• les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

• l'émargement ;

• l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3.4 Stockage des données

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

• listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;

• listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;

• listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel

3.5 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.6 Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Depuis l’entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données le 25 mai 2018, l’obligation de déclarer le système de vote électronique à la Commission nationale de l’informatique et des libertés est supprimée. L’article R. 2314-11 du Code du travail, qui mentionne toujours cette déclaration, n’est plus applicable.

Conformément à la recommandation n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL, la solution de vote utilisée pour le scrutin correspond à l’importance de niveau 2 de risque de l’élection. Ainsi, le Prestataire doit prendre en compte le contexte et les menaces qui pèsent sur le scrutin, telles que :

• objectif n° 1-01 : Mettre en œuvre une solution technique et organisationnelle de qualité ne présentant pas de faille majeure (faille publiée par l’éditeur et/ou rendue publique par des tiers).

objectif n° 1-02 : Définir le vote d’un électeur comme une opération atomique, c’est-à-dire comme comportant de manière indivisible le choix, la validation, l’enregistrement du bulletin dans l’urne, l’émargement et la délivrance d’un récépissé.

• objectif n° 1-03 : Authentifier les électeurs en s’assurant que les risques majeurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative.

• objectif n° 1-04 : Assurer la stricte confidentialité du bulletin dès sa création sur le poste du votant.

• objectif n° 1-05 : Assurer la stricte confidentialité et l’intégrité du bulletin pendant son transport.

• objectif n° 1-06 : Assurer, de manière organisationnelle et/ou technique, la stricte confidentialité et l’intégrité du bulletin pendant son traitement et son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• objectif sécurité n° 1-07 : Assurer l’étanchéité totale entre l’identité de votant et l’expression de son vote pendant toute la durée du traitement

• objectif n° 1-08 : Renforcer la confidentialité et l’intégrité des données en répartissant le secret permettant le dépouillement exclusivement au sein du bureau électoral et garantir la possibilité de dépouillement à partir d’un seuil de secret déterminé.

• objectif n° 1-09 : Définir le dépouillement comme une fonction atomique utilisable seulement après la fermeture du scrutin.

• objectif n° 1-10 : Assurer l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement.

• objectif n° 1-11 : S’assurer que le dépouillement de l’urne puisse être vérifié a posteriori.

• objectif n° 2-01 : Assurer une haute disponibilité de la solution.

• objectif n° 2-02 : Assurer un contrôle automatique de l’intégrité du système, de l’urne et de la liste d’émargement.

• objectif n° 2-03 : Permettre le contrôle automatique par le bureau électoral de l’intégrité de la plateforme de vote pendant tout le scrutin.

• objectif n° 2-04 : Authentifier les électeurs en s’assurant que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative.

• objectif n° 2-05 : Assurer un cloisonnement logique entre chaque prestation de vote de sorte qu’il soit possible de stopper totalement un scrutin sans que cela ait le moindre impact sur les autres scrutins en cours.

• objectif n° 2-06 : Utiliser un système d’information mettant en œuvre les mesures de sécurité physique et logique recommandées par les éditeurs et l’ANSSI.

• objectif n° 2-07 : Assurer la transparence de l’urne pour tous les électeurs.

3.7 Information et formation

VAR HABITAT met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 4 DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire (PEOPLE VOX) choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

4.3 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

4.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• ses codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence le taux de participation.

4.5 Procédure de secours

Var Habitat, pour assurer l’égalité d’accès au vote électronique, mettra à disposition un équipement informatique aux collaborateurs ne pouvant pas exprimer leur vote.

Pour en bénéficier, le collaborateur devra contacter la Direction des Ressources Humaines, qui assurera le secret du vote en mettant à disposition une salle, du matériel informatique, et en désignant une période précise de disponibilité. Ainsi, pour permettre le bon fonctionnement de ce dispositif de secours, les collaborateurs sont invités à se signaler dès la constatation des difficultés.

Chaque agence de Var Habitat, ainsi que le siège situé à La Valette du Var, sera en capacité de proposer ce dispositif.

Il convient de rappeler que ces modalités seront mises en place uniquement en cas de difficultés d’accès à Internet ou à du matériel informatique, dans le cadre du travail ou de la vie privée du collaborateur. Ce dispositif ne doit en aucun cas remplacer le système de vote individuel, définit dans le présent accord.

Pour toutes autres difficultés, le collaborateur pourra bénéficier de l’assistance technique garantie par le Prestataire.

4.6 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

4.7 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 5. DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, étant applicable uniquement dans le cadre du renouvellement du comité social et économique en 2022.

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets) de Toulon et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulon.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à La Valette du Var, en 6 exemplaires, le 23 aout 2022.

Pour VAR HABITAT Pour C.F.D.T. Pour F.O.