Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au recours au vote électronique pour les élections du comité social et économique" chez UNIFAF (Siège)

Accord d'entreprise relatif au recours au vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique (CSE)

Entre

L’association Unifaf, agissant en tant que délégataire de l’OPCO Santé, dont le siège social est situé 31 rue Anatole France – 92309 LEVALLOIS-PERRET CEDEX, inscrit sous le n° SIRET 479 939 449 00241, code NAF 9411Z, représentée par M…., agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilité aux fins des présentes,

Ci-après dénommée « Unifaf »

D'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise :

• Le syndicat CFDT, représenté par M. …, Délégué syndicale

• Le syndicat CFE CGC, représenté par M. …, Délégué syndicale,

• Le syndicat CFTC, représenté par M. …, Délégué syndical,

• Le syndicat CGT, représenté par M. …, Délégué syndicale,

D’autre part

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (Article L. 2314-26 du Code du travail).

Dans un contexte de recherches d'économies, de souhait de dématérialisation et de sécurisation du processus électoral, les parties signataires ont souhaité reconduire le vote électronique mis en place en 2013 pour la première fois et en 2017 à nouveau.

Le vote électronique permettra notamment de :

• obtenir en fin de scrutin des résultats en quelques minutes,en limitant considérablement le risque d’erreurs, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• pallier les aléas postaux,

• augmenter la participation des électeurs.

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) et en conformité avec le décret et l'arrêté du 25 avril 2007, il est convenu de recourir exclusivement au vote électronique pour les élections professionnelles de 2019.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire respectant les prescriptions du Code du travail relatives au vote électronique et les dispositions pratiques de mise en œuvre émises par la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des libertés) et conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Un cahier des charges respectant les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique est joint en annexe. Ce dernier présente les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (Article R 2314-5 du Code du travail).

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

La société KERCIA Solutions a été présentée le 13 septembre 2019, aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le RGPD.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

EXPERTIS Lab, cabinet indépendant d’Expertise Informatique, spécialisé en matière de sécurité, d’analyse et investigation Forensic, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité  :

• aux exigences du vote par Internet ;

• aux préconisations de la CNIL en la matière (délibération n°2010-371 du 20 octobre 2010) ;

• aux dispositions légales en la matière (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie du rapport d’expertise a été remise à la CNIL. Ce rapport est daté du 25 avril 2019.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein d’Unifaf relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Avec les organisations syndicales représentatives d’Unifaf et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 1. Information et formation

Article 1.1. Information sur l'accomplissement des déclarations CNIL

La Direction d'Unifaf informera les organisations syndicales représentatives de l'accomplissement, en lien avec le Délégué à la Protection des Données (DPO), des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés et prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données.

Article 1.2. Formation sur le système de vote électronique

Les représentant·es du personnel, les délégué·es syndicaux·ales et les membres des bureaux de vote pourront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique (Articles R2314-12 du Code du travail).

Les membres des bureaux de vote pourront pendant toute la durée des élections contacter une cellule d'assistance en Numéro vert (gratuit pour l'appelant), mise en place par le prestataire les jours ouvrés de 9h00 à 18h00.

Article 1.3. Information du personnel

Chaque salarié·e disposera d'une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. (Article R2314-12 du Code du travail).

Par ailleurs, pendant toute la durée du vote, une cellule d'assistance Électeur en Numéro vert (gratuit pour l'appelant) sera mise en place par le prestataire les jours ouvrés de 9h00 à 18h00.

Article 2. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique sera mise en place pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote. A cet effet, la direction d'Unifaf souscrira auprès du prestataire l'option contractuelle portant sur la présence physique d'un chef de projet.

En présence des représentant·es des listes de candidat·es et de la direction d'Unifaf, la cellule d'assistance technique composée de ce chef·fe de projet (Article R2314-15 du Code du travail) :

1. procédera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2. procédera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

3. contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3. Modalités des élections

Le prestataire mettra à disposition des organisations syndicales représentatives d’Unifaf, un site test, pour validation

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, pendant une période délimitée par le protocole d'accord préélectoral (Article R2314-14 du Code du travail).

Les électeur·trices auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de n’importe quel autre lieu (lieu de vacances en France ou à l'étranger, cybercafé, hôpital, ...) en se connectant, sur le site sécurisé propre aux élections. C'est la raison pour laquelle, les parties signataires conviennent expressément que seul le vote électronique sera possible. Toute modalité de vote à bulletin secret sous enveloppe est exclue, chaque salarié·e étant réputé·e avoir la possibilité d'avoir accès à Internet au moins une fois pendant la période d'ouverture du vote.

Sur le lieu de travail, toutes facilités seront accordées aux électeur·trices pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Il est rappelé que l'ensemble du personnel d'Unifaf dispose sur le lieu de travail d'un ordinateur individuel connecté à Internet. Toutefois, si un salarié·e d'Unifaf ne disposait pas sur le lieu de travail d'un ordinateur individuel en état de marche, il·elle aura accès, s'il·elle le souhaite, à un ordinateur connecté afin de lui permettre de voter sur son lieu de travail. Pour ce faire, il·elle s'adressera à la personne de son choix dans le service régional ou au service du siège au sein duquel il·elle est affecté.

Les salarié·es seront informé·es, par mail de la Direction des Ressources Humaines, de l'ouverture et de la fermeture du scrutin.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un mail sera adressé, à mi-période de vote, par le prestataire aux salarié·es n'ayant pas encore voté pour leur rappeler la date de clôture du scrutin et les inviter à voter s’ils·elles le souhaitent.

Article 4. Bulletins de vote

Le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidat·es, telles qu'elles auront été émises par leurs auteurs. Ces listes auront été transférées par mail au prestataire par la Direction des Ressources Humaines. Le·a délégué·e syndical·e ou représentant·e de la section syndicale concernée ou le dépositaire de liste en cas de candidature non-syndicale sera en copie du mail de transfert qui comportera, le cas échéant, les logos/sigles et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l'ordre alphabétique des logos/sigles des listes de candidat·es et nom de la tête de liste en cas de candidature libre.

Le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour l'ensemble des listes ou choix proposés.

Article 5. Déroulement des opérations de vote

Le système du prestataire fera apparaitre clairement à l'écran le choix de l'électeur·trice, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

Article 5.1. Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur·trice réputé·e présent·e dans l'association au moment de l'envoi, recevra avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple selon le délai prévu par le protocole préélectoral,

• une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne ;

• un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu'un mot de passe.

A défaut de réception, dans les 3 jours suivant l'envoi, la Direction des Ressources Humaines demandera au prestataire de renvoyer le pli postal par lettre recommandée avec accusé de réception aux salarié·es n'ayant pas reçu le pli simple.

Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l'hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé.

L'authentification de l'électeur·trice sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l'utilisateur·trice du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non-reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès réception du vote.

A l'aide de ce code, l'électeur·trice pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d'élections créé pour l'occasion par le prestataire.

Une fois connecté, pour l'élection du CSE, tant des représentant·es du personnel Titulaires que des Suppléants, l'électeur·trice se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Au total, l'électeur·trice sera amené·e à procéder, s’il·elle le souhaite, à deux votes distincts.

Par ailleurs, pendant toute la durée du vote, une cellule d'assistance Électeur en Numéro vert (gratuit pour l'appelant) sera mise en place par le prestataire les jours ouvrés de 9h00 à 18h00.

Article 5.2. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges), ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (Article R2314-6 du Code du travail).

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeur·trices, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (Article R2314-7 du Code du travail).

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur·trice seront séparés. L'opinion émise par l'électeur·trice sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'authentification des électeur·trices.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin (Article R2314-8 du Code du travail).

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin (Article R2314-16 du Code du travail). Le code du travail précisant que les listes d'émargement ne sont accessibles qu'à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, les membres du bureau de vote ne devront communiquer ni à la direction d'Unifaf, ni aux organisations syndicales, qu’ils peuvent être amenés à connaître, ni l'identité des votant·es et des non-votant·es.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Durant les élections, les Délégué·es syndicaux·cales pourront visualiser le taux de participation par région (le siège étant considéré comme une région à part entière).

Article 5.3. Opérations de dépouillement

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. A 1’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d'assistance technique contrôlera le scellement de ce système (Article R 2314-15 du Code du travail).

Le dépouillement se fera par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateur·trices de chaque bureau de vote (Président·e, Assesseur·es).

Le décompte des voix apparaitra lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les membres des bureaux de vote éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une formation précise sur le système de vote électronique leur sera délivrée avant le scrutin et ils bénéficieront d'une hotline pendant toute la durée du dépouillement, selon un calendrier établi conjointement par les parties et le prestataire.

Article 6. Conservation des fichiers supports

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive lorsqu'une action contentieuse a été engagée, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Le prestataire procédera à la destruction des fichiers supports (Article R2314-17 du Code du travail) à l'expiration du délai de recours ou après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive lorsqu'une action contentieuse a été engagée.

Article 7. Dispositions générales

Le présent accord est conclu pour la durée des élections professionnelles 2019. Il entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

Le présent accord fera l’objet des procédures de publicité prévues par le code du travail.

En application des dispositions du code du travail, le dépôt est opéré en deux exemplaires sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail. Le présent accord est par ailleurs déposé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Fait à Levallois, le 4 novembre 2019, en sept (7) exemplaires originaux sur sept (7) pages

Pour UNIFAF M. … Directeur Général
Pour la CFDT M Délégué Syndical	Pour la CFE-CGC M Délégué Syndical
Pour la CFTC M Délégué Syndical	Pour la CGT M Délégué Syndical

Annexes au présent accord :

• Cahier des charges

• Rapport d’expertise du Cabinet EXPERTIS Lab daté du 25 avril 2019 sur le dispositif du vote électronique

Annexe

Cahier des charges

Annexe

Rapport d’expertise du Cabinet EXPERTIS Lab

daté du 25 avril 2019

sur le dispositif de vote électronique