Accord d'entreprise "PROTOCOLE ACCORD PREELECTORAL NEU JKF PROCESS" chez NEU PROCESS (Siège)

Annexes

Conformément à l'article R.2314-13 du Code du Travail, nous vous suggérons de joindre en annexes au protocole le mode d'emploi du site de vote et une extraction PDF du rétro-planning, tous deux disponibles sur notre site de préparation d'élections.

Protocole d'accord préélectoral

Entre

La Direction de la Société NEU JKF PROCESS, représentée par Mme en qualité de Directrice des Ressources Humaines,

D’une part

Et

Les Organisations Syndicales

CFDT, représentée par M. dûment mandaté

CFE-CGC, représentée par Mme dûment mandatée,

D’autre part,

il a été convenu ce qui suit :

La Société NEU JKF PROCESS organise les élections des Instances Représentatives du Personnel selon les modalités suivantes :

Article 1 - Effectif

Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :

- les salariés en CDI et les salariés en CDD,

- les travailleurs à domicile,

- les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, ...),

- les salariés temporaires,

- les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins, et y exécutant la majeure partie de leur temps de travail.

Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :

- les salariés sous contrat d'apprentissage,

- les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas,

- les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.

Les personnels à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle ou légale en vigueur.

Les salariés en CDD, les intermittents, les salariés temporaires et les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois.

L'effectif devrait être calculé à la date du premier tour, mais pour des raisons pratiques il est ici convenu d'arrêter ce calcul à la date du 01/04/2022, en tenant compte des départs des salariés déjà annoncés.

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au CSE conclu le 24/03/2022, les parties conviennent que les élections sont organisées pour le siège tel que suivant :

Article 2 - Durée des mandats

La durée des mandats est légalement fixée à 4 ans.

Article 2.1 – Limitation du nombre de mandats successifs

Pour les entreprises de 50 salariés ou plus, le nombre de mandats successifs est légalement limité à 3.

Le présent accord préélectoral prévoit que le nombre de mandats successifs n’est pas limité.

Article 3 - Collèges électoraux et répartition des sièges

L’effectif de l’entreprise est réparti entre différents collèges.

La répartition des sièges est proportionnelle à l'effectif de chacun des collèges, avec un minimum de 1 siège par collège. Ce minimum de 1 siège est applicable quelque soit l'effectif, même très faible, mais sous réserve qu'au moins un électeur soit éligible.

Le nombre de sièges à pourvoir est identique pour les titulaires et pour les suppléants.

Conformément à l’article L.2314-12 du code du travail (modifié par l’ordonnance 2017-1718 du 20 décembre 2017- article .1), un accord peut modifier le nombre et la composition des collèges électoraux à condition d’être signé par toutes les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Compte-tenu du nombre de sièges à pourvoir et des effectifs par collèges, les parties conviennent de ne retenir qu’un seul et unique collège électoral.

Une répartition prévisionnelle indicative et non définitive des femmes et des hommes sur les listes électorales est donnée ci-après lors de l'établissement du présent protocole ; elle sera actualisée lors de l'affichage des listes électorales afin de permettre aux listes de candidats de respecter leurs obligations de présentation équilibrée de leurs candidates et candidats.

Article 4 - Conditions pour être électeur

Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin :

- bénéficier d'un contrat de travail,

- être âgé de 16 ans révolus,

- jouir de ses droits civiques,

- ne pas détenir de pouvoir permettant d'être assimilé au chef d'entreprise,

- travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.

Les personnels mis à disposition, aux conditions de prise en compte dans l'effectif d'assujettissement à la date du premier tour du scrutin, peuvent choisir d’être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie, mais sans que ce renoncement leur interdise de s'y porter candidat.

Article 5 - Listes électorales

Les listes électorales sont établies et affichées par la Direction.

Ces listes comportent les indications suivantes :

- nom et prénom,

- date d'ancienneté,

Elles comportent aussi un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.

Elles sont affichées au plus tard le 09/05/2022.

Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal Judiciaire au plus tard le 12/05/2022.

Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin.

Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour.

La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées.

Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.

Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales affichées le 13/05/2022, donc après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour.

Ces mêmes listes seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour.

Article 6 - Conditions pour être éligible

Pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes pour chaque tour de scrutin :

- être électeur dans le même collège,

- être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin,

- travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise,

- ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré).

Les temps partiels travaillant simultanément dans plusieurs entreprises peuvent choisir celle dans laquelle ils sont éligibles.

Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.

Article 7 - Listes de candidats

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :

- pour le premier tour : au 19/05/2022 à 17 H

- pour le second tour : au 10/06/2022 à 17 H

Les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement selon l'une des modalités suivantes :

- par courrier recommandé avec Accusé de Réception à l'attention de la Direction des Ressources Humaines,

- par remise en mains propres contre décharge indifféremment : à Monsieur, Directeur Général, à Madame, Directrice des Ressources Humaines, à Monsieur ou Madame, au service Ressources Humaines.

Les listes sont distinctes pour chacun des scrutins.

Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut pas être élu Suppléant.

Les listes sont affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt.

Au premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (article L.2314-5 du Code du Travail) :

- les syndicats représentatifs dans l’entreprise,

- les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,

- tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement.

Au second tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste.

Chaque organisation syndicale, chaque liste sans étiquette en cas de second tour, peut désigner lors du dépôt un délégué de liste(s) auquel il sera proposé de contresigner le procès-verbal général des élections à l'issue du dépouillement.

Les listes communes (intersyndicales) présentées au premier tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité.

Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin :

- par affichage, en complément des listes concernées,

- par une mention sur les professions de foi des listes concernées.

Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela signifie qu'ils en sont adhérents. Cette précision est indispensable pour :

- déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire : conformément à l'article L.2314-37 du Code du Travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale,

- le cas échéant répartir les sièges entre les organisations syndicales au Comité de Groupe (article L2333-4 du Code du Travail).

Concernant la Représentation équilibrée des candidatures : chaque liste de candidats présentée par une Organisation Syndicale doit être établie en tenant compte des règles suivantes, sur la base du nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin :

. si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme,

. sauf cas particulier dérogeant à toutes les autres règles (*), si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme,

. les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné,

. la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire,

. lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme.

. lorsque l'application des calculs et arrondis ci-avant conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, le candidat du sexe le moins représenté ne peut être placé qu'en seconde position dans l'ordre de présentation,

. sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou par un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.

. (*) cas particulier : lorsque sur la base du nombre de sièges à pourvoir, l'application des calculs légaux conduit à n'autoriser que 0,5 candidature ou moins pour l'un des deux sexes, la liste peut au choix ne comporter que des candidats du sexe le plus représenté, ou comporter un candidat du sexe le moins représenté en seconde position.

Exemple de calcul pour un collège constitué de 1416 femmes et 607 hommes, avec 15 sièges à pourvoir :

- nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 15 x 1416 / (1416 + 607) = 10,4992… soit 10

- nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 15 x 607 / (1416 + 607) = 4,5007… soit 5

Exemples de listes possibles avec ces 15 sièges à pourvoir :

- liste entière = F-H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F-F

- liste incomplète de 10 = F-H-F-H-F-H-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-F-F-F-F

Article 8 - Date des élections

La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :

- pour le premier tour : au 07/06/2022 à 16H

- pour le second tour : au 21/06/2022 à 16H

Article 9 - Vote par internet

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au vote par voie électronique, conclu le 24/03/2022, les parties conviennent que les élections ont lieu par internet.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142

144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/NEUPROCESS

9.1 – Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles au choix de chaque électeur dans les langues suivantes : français.

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en dessous.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos.

L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

9.2 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran, dans la limite de 20 listes (10 listes sur un smartphone). Au-delà de cette limite, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser. La norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés).

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :

- ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales

- dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes

Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 7.

La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).

9.3 - Consultation de la participation

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au vote par voie électronique, conclu le 24/03/2022, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.

Le prestataire est donc autorisé à communiquer un code personnel à la Direction de la Société ainsi qu'à chaque Organisation Syndicale ayant présenté au moins une candidature : chaque code permet de déclencher une extraction de la participation, dont le résultat est communiqué automatiquement à tous les détenteurs de codes.

Accès aux listes d'émargements

Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.

Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu.

À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

À l'issue du scrutin, les listes d'émargements sont ensuite conservées par les agents habilités du service du personnel.

9.4 – Identification des électeurs

Afin d'exclure tout risque de doublon, chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

9.5 – Communication des moyens de connexion

9.5.1 - Acquisition de codes d'accès par voie dématérialisée

Le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs de se procurer des codes d'accès au site de vote.

Les demandes de codes d'accès sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

- identification par saisie de l'adresse e-mail professionnelle,

- complément d'identification par saisie de la date de naissance,

- création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

- vérification de l'existence de l'adresse e-mail professionnelle saisie,

- vérification du complément d'identification,

- génération d'un code de sécurité aléatoire et unique,

- envoi de ce code de sécurité à l 'adresse e-mail saisie.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le message qui lui a été adressé et cliquer sur le lien figurant dans ce message : il peut alors s'identifier puis valider son(ses) vote(s) grâce au mot de passe qu'il a créé lui-même quelques minutes auparavant.

Il est ici précisé que la DRH ne communique au prestataire que les adresses e-mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite e-mail individuelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse e-mail personnelle.

9.5.2 - Communication des clefs de vote par voie postale

Cette communication par voie postale est mise en place collectivement dans l'hypothèse où les électeurs ne bénéficient pas tous d'une adresse e-mail professionnelle ou personnelle. Elle peut également être mise en place individuellement, à la demande d'un électeur, lorsque ce dernier ne peut pas accéder à sa boite e-mail professionnelle et ne veut pas communiquer son adresse e-mail personnelle.

Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et est attribuée à chaque électeur pour les deux tours.

Cette clef de vote confidentielle lui est communiquée avant le premier tour, par courrier à son adresse personnelle, avec rappel de son matricule.

Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :

- si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi,

- si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote.

9.6 - Protocole de restitution des moyens de connexion

Ce protocole est utilisé :

- lorsque les codes d'accès sont acquis par voie dématérialisée, pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite e-mail lui permettant de recevoir son code de sécurité,

- lorsque les clefs de vote sont communiquées par voie postale, pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, et si l'électeur ne peut pas utiliser d'adresse e-mail pour recevoir un code de sécurité.

Le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer les clefs de vote personnelles aux électeurs concernés.

Une demande est remise par l'électeur au Président du bureau de vote, ou adressée par l'électeur à la DRH à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel, MMS. Cette demande comporte les éléments suivants :

- copie d'un justificatif d'identité de l'électeur,

- numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote,

- mot de passe au choix de l'électeur.

À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique son matricule et clef de vote.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

9.7 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, en visio-conférence avec les membres du bureau de vote.

Cette intervention consiste à :

- tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

- initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,

- générer les clefs USB de sécurisation externe des logiciels conservées par le prestataire,

- faire créer les clefs de chiffrement propres aux élections considérées par les membres du bureau de vote, et les conserver en assurant leur confidentialité,

- pour un scellement avec des membres du bureau de vote à distance, demander à chacun d'entre eux de conserver une copie de sa clef de telle sorte qu'elle reste confidentielle mais puisse être transmise à un remplaçant en cas d'absence pour le dépouillement,

- pour un scellement réunissant en un même lieu les membres du bureau de vote et la Direction des Ressources Humaines, mettre les clefs sous scellés et les remettre à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont conservées en assurant leur confidentialité dans les mêmes conditions que lors du scellement.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :

- pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

- pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,

- pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.

9.8 – Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :

- veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,

- procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.8),

- assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours),

- assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

Article 10 - Dates et horaires des votes par internet

La participation aux scrutins n'implique aucune perte de salaire.

Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes :

Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :

10.1 – Tolérance de dépassement

Le vote par internet est assimilable à un vote par correspondance, car les bulletins de votes sont accumulés jusqu'à un instant précis dans une base de données informatique, comme ils l'auraient été dans une boite à lettres relevée à un instant précis.

En conséquence, le site internet n’enregistre plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu article 10 est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.

Article 11 - Dates, horaires et lieux des votes sur place

La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur, n'impliquent aucune perte de salaire.

Vote par internet

Le bureau est constitué d'un Président et d'un ou deux assesseur(s) désignés avant la date du scellement par la Direction des Ressources Humaines, si possible le(s deux) plus âgé(s) et le plus jeune parmi les électeurs présents, et si possible également représentant les différents collèges précisés article 3. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.

Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système (article 9.8), de superviser la restitution de clefs de vote perdues (article 9.7), d'autoriser le descellement (article 16), de signer les procès-verbaux (article 18) et de proclamer oralement les résultats (article 19).

Il sera mis à disposition de tous les électeurs un point de vote en libre accès (ordinateur) pendant la totalité de l’ouverture du site internet.

Chaque ordinateur en libre-service est protégé par un isoloir ou l'équivalent, et permet à tout électeur de voter sur internet pendant les plages horaires qui lui sont autorisées conformément à l'article 10.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre-service.

Un bureau de vote est un lieu où sont présents les membres du bureau de vote, alors qu'un point de vote est juste un lieu où un ordinateur est mis à la libre disposition des électeurs.

Les bureaux et points de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour le premier tour :

Les bureaux et points de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour l'éventuel second tour :

En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas d'évènement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.

Article 12 - Propagande électorale

Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 7 de ce protocole.

Professions de foi "papier"

Les professions de foi « papier » ne répondent pas à un cahier des charges spécifique.

Professions de foi électroniques

Elles sont obligatoirement écrites en langue française. Les listes en présence qui le souhaitent peuvent toutefois les traduire dans les langues prévues article 9.1 afin qu’elles soient présentées à l’électeur dans la langue qu’il choisit.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur :

- le site internet du prestataire, http://www.e-votez.net/NEUPROCESS

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :

- un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),

- une profession de foi au format PDF, 4 pages maximum pouvant inclure la liste des candidats, d'une taille maxi conseillée de 1 Mo.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 9.2.

Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.

Article 13 - Vote par correspondance (en complément du vote par internet)

Le vote par internet est une forme de vote par correspondance, dans le sens où il n'est pas un vote physique.

Le vote par correspondance sous la forme papier doit rester possible, mais exceptionnel, pour le cas où le vote par internet s'avère impossible.

Les électeurs absents pour maladie, maternité, congé, accident, déplacement sans possibilité d'accès à internet, ou dont les horaires de travail sont incompatibles avec les horaires d'ouverture du vote par internet, sont autorisés à demander à bénéficier du matériel de vote par correspondance.

Chacun de ces électeurs reçoit en retour à son domicile le matériel composé de :

- un courrier explicatif,

- un bulletin de vote de chacune des listes "Titulaires" et "Suppléants" de son collège,

- deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes,

- une enveloppe d'émargement/expédition, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe est pré-timbrée et doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité,

• Le cas échéant une note précisant la répartition inégalitaire des voix des listes communes,

- les professions de foi "papier" ou un tirage couleur des professions de foi électroniques.

La date limite fixée pour demander le matériel de vote par correspondance est fixée :

- pour le premier tour : au 19/05/2022 à 17 H

- pour le second tour : au 10/06/2022 à 17 H

L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par la Direction ou son prestataire :

- pour le premier tour : le 25/05/2022

- pour le second tour : le 14/06/2022

L'adresse retenue pour la réception du vote par correspondance est :

- Direction des Ressources Humaines - adresse du siège social

La date limite de réception des enveloppes de vote par correspondance est fixée :

- pour le premier tour : au 07/06/2022 à 16 H

- pour le second tour : au 21/06/2022 à 16 H

Il est ici précisé que les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de vote reçues après ces dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en compte sous aucune forme, quelles que soient les potentielles influences qu'elles auraient pu avoir sur les résultats.

Émargement

Après fermeture du site de vote électronique, le Président fait procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition reçues.

L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur.

Les enveloppes de vote sont ainsi accumulées en attente du dépouillement.

Article 14 - Bulletins de vote

Nécessaires pour le vote par correspondance, les bulletins de vote et enveloppes sont fournis par la Direction.

Ils sont d'une même couleur pour un même scrutin, mais de couleurs différentes pour des scrutins différents.

Les dimensions des bulletins, les tailles et polices de caractères, les mises en page, sont identiques pour toutes les listes dans un même collège.

Chaque bulletin porte très lisiblement :

- le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste,

- la mention "liste sans étiquette" le cas échéant au second tour,

- le nom de l'entreprise,

- la date et le tour,

- la mention "Élections CSE",

- le collège,

- la mention "Titulaires" ou "Suppléants",

- les nom et prénom des candidats.

Chaque enveloppe porte très lisiblement :

- le nom de l'entreprise,

- la mention "Élections CSE",

- le collège,

- la mention "Titulaires" ou "Suppléants".

Article 15 - Priorité des votes

Chaque électeur peut avoir selon le contexte jusqu'à deux possibilités pour exprimer ses votes :

- vote par internet (y compris dans l'isoloir ou équivalent comme prévu article 11),

- vote par correspondance.

Le vote par correspondance n'est jamais prioritaire sur le vote par internet, car il est traité après fermeture du site de vote électronique.

Lors de l’ouverture des enveloppes d'émargement, seules les enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés sont conservées pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé pour chaque enveloppe de vote admise au dépouillement. Les enveloppes de vote correspondant à des scrutins déjà émargés sont écartées et conservées pour destruction ultérieure.

Dans le cas où deux enveloppes d'émargement sont reçues pour un même électeur, la priorité est donnée à la dernière postée, le cachet de la poste faisant foi. Si la seconde contient des enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés, ces enveloppes de vote sont mises en urne pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé.

Article 16 - Dépouillement

Après clôture du bureau de vote et émargement des votes par correspondance, le Président autorise les opérations de dépouillement :

Vote par correspondance

Est comptabilisé comme vote blanc :

- une enveloppe de vote vide,

- un bulletin de vote blanc, sans aucune mention,

- un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.

Est comptabilisé comme vote nul :

- une enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription,

- un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription,

- plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable),

- un bulletin de vote modifiant l'ordre des candidats,

- un bulletin de vote sans enveloppe,

- un bulletin de vote ne correspondant pas au scrutin,

- une enveloppe d'émargement vide, non signée ou non cachetée (vote nul pour chaque scrutin pour lequel l'électeur pouvait s'exprimer, exception faite des scrutins pour lesquels il s'est éventuellement exprimé par internet).

Un ou plusieurs candidats peuvent être raturés sur un bulletin de vote sans que celui-ci ne soit invalidé. La découpe du nom d'un candidat constitue une rature valable, de même qu'une rature multiple en forme de Z.

Le résultat du dépouillement est enregistré grâce au logiciel prévu à cet effet :

- nombre de votes valablement exprimés,

- nombre de votes blancs,

- nombre de votes nuls,

- nombre de voix pour chaque liste, et pour chaque candidat.

Vote par internet

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.

Article 17 - Départage

En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :

- critère d'âge, le plus âgé des candidats

- critère d'ancienneté, le plus ancien des candidats

- tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.

Article 18 – établissement et signature des procès-verbaux

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote.

Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.

Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont également invités à les contresigner.

Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

Télétransmission des résultats à l'administration

Conformément au contrat établi avec E-VOTEZ qui y est autorisée par la Direction Générale du Travail, les résultats des élections sont télétransmis à l'administration dans les conditions suivantes :

- dans les 48 heures ouvrées suivant le dépouillement, les procès-verbaux CERFA générés selon le format attendu par l'administration sont télétransmis par E-VOTEZ sur la plateforme dédiée sécurisée,

- à réception, les services du Ministère adressent au signataire du contrat et à chaque correspondant RH indiqué sur les CERFA un lien de téléversement par établissement CSE concerné par les élections,

- la version signée par les membres du bureau de vote de chaque CERFA est scannée par la Direction,

- dans les 15 jours suivant le dépouillement, et pour chaque établissement, la Direction utilise le lien qui lui a été adressé pour téléverser un à un chaque CERFA signé.

Article 19 - Proclamation

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.

Le Président du bureau de vote bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin :

- le procès-verbal intégralement renseigné,

- un document indiquant le résultat, destiné à la proclamation orale,

- un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement,

- le cas échéant le procès-verbal de carence.

Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais le Président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats sur le site internet dédié.

Ce mot de passe est généré préalablement par le prestataire, puis communiqué à la Direction des Ressources Humaines, qui le transmet au Président du bureau de vote lorsque celui-ci a été désigné.

Article 20 - Second tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

- 1 - carence de candidat au premier tour,

- 2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

- 3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :

- tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,

- tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants ; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises,

- tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour,

- toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.

Article 21 - Prorogation des mandats en cours

Si à la date d'expiration des mandats en cours les institutions n'ont pu être renouvelées, et quelle qu'en soit la raison, les parties décident à l'unanimité que ces mandats sont automatiquement prorogés jusqu'à leur renouvellement.

Article 22 – Prise d'effet des mandats

Les mandats prennent effet au plus tard :

- le lendemain de la proclamation des résultats du second tour si celui-ci est nécessaire pour l'un au moins des scrutins.

La représentativité des Organisations Syndicales est mesurée et produit ses effets dès la proclamation des résultats du premier tour.

Article 24 - Règles de suppléance

Il est ici rappelé que les règles de suppléance établies par le Code du Travail sont d'ordre public et qu'elles ne peuvent donc pas être modifiées. Elles peuvent toutefois être complétées pour répondre aux différents cas qui pourraient donner lieu à interprétation, dans le but de limiter les contentieux et aussi de permettre aux candidats de déposer leurs listes en totale connaissance des règles applicables.

Pour les remplacements temporaires, retenant que le temps de trouver un suppléant disponible peut être court et que les preuves d'indisponibilités peuvent être difficiles à réunir, les parties conviennent que le titulaire absent, à défaut son syndicat, ou encore à défaut le premier suppléant disponible dans l'ordre établi par le présent article, peut désigner le suppléant de son choix, sous réserve qu'il apparaisse parmi les suppléants potentiels du titulaire absent, et en précisant que s'il s'agit d'un candidat non élu ce remplacement ne lui octroie en aucune façon le statut de salarié protégé.

Les parties conviennent ainsi des dispositions suivantes pour les remplacements définitifs :

- un titulaire "promu" doit être différencié d'un titulaire "élu" en ce qu'il n'est devenu titulaire que par l'application des règles de suppléance,

- toutes les règles ci-après définies s'appliquent au titulaire élu, plusieurs fois le cas échéant, et non au titulaire promu,

- les règles de protection des salariés élus s'appliquent aux candidats non élus dès lors qu'ils sont promus en qualité de titulaires,

- aucun remplacement ne peut être réalisé s'il conduit à réduire le nombre de sièges réservés pourvus pour la catégorie concernée en deçà du nombre de sièges réservés imposé par le protocole d'accord préélectoral pour cette catégorie,

- en distinguant le cas échéant les candidatures pour les postes de titulaires de celles pour les postes de suppléants, l'éventuelle étiquette syndicale, le collège et le nombre de voix pris en considération sont :

. pour un suppléant élu, ceux du tour (premier ou second) à l'issue duquel il a été élu, ce qui en conséquence fait perdre la priorité syndicale accordée à un suppléant élu sans étiquette au second tour après avoir été candidat non élu présenté par un syndicat au premier tour,

. pour un candidat non élu présent au seul premier tour, ou présent seulement au second tour, ceux de ce seul tour auquel il a participé,

. pour un candidat non élu présent aux deux tours, ceux du second tour,

. et pour un candidat présent seulement au premier tour alors qu'un second tour a été nécessaire pour un siège auquel il aurait pu prétendre, aucun, il perd tout droit à être promu,

. en cas d'élections partielles, et seulement en l'absence de candidature pour celles-ci, ceux de l'élection principale,

- l'ordre de remplacement d'un titulaire élu est établi par priorité selon les critères suivants :

. même OS – même collège – même catégorie – suppléant élu – nombre de voix – rang sur la liste

. même OS – même collège – autre catégorie – suppléant élu – nombre de voix – rang sur la liste

. même OS – autre collège en commençant par le plus proche(*) – suppléant élu – nombre de voix – rang sur la liste

. même OS – même collège – même catégorie – candidat titulaire – nombre de voix - rang sur la liste

. même OS – même collège – même catégorie – candidat suppléant – nombre de voix - rang sur la liste

. même OS – même collège – autre catégorie – candidat titulaire – nombre de voix - rang sur la liste

. même OS – même collège – autre catégorie – candidat suppléant – nombre de voix - rang sur la liste

. même OS – autre collège en commençant par le plus proche – candidat titulaire – nombre de voix - rang sur la liste

. même OS – autre collège en commençant par le plus proche – candidat suppléant – nombre de voix - rang sur la liste

. autre OS de la même liste commune – même collège – même catégorie – suppléant élu – nombre de voix – âge si listes # / rang si même liste

. autre OS de la même liste commune – même collège – autre catégorie – suppléant élu – nombre de voix – âge si listes # / rang si même liste

. autre OS – même collège – même catégorie – suppléant élu – nombre de voix – âge si listes # / rang si même liste

. autre OS – même collège – autre catégorie – suppléant élu – nombre de voix – âge si listes # / rang si même liste

avec les précisions suivantes :

. même OS signifie qu'il s'agit du même syndicat, ou de la même liste commune si les candidats n'ont pas précisé le syndicat porté par chacun d'entre eux,

. même liste commune signifie que les OS composant la liste de candidats suppléants sont les mêmes ou au moins une partie de celles ayant composé la liste de candidats titulaires,

. les candidats sans étiquette sont tenus pour appartenir tous à la même "OS" s'ils se sont présentés au nom d'un collectif, et dans ce cas les candidats non élus de ce collectif sont susceptibles d'être promus,

. les candidats sans étiquette qui se sont présentés à titre individuel sont tenus pour appartenir à une "OS" particulière n'ouvrant pas droit au remplacement par un candidat non élu.

(*) Ordre des collèges à préciser en fonction de la catégorie du titulaire à remplacer

- pour le remplacement d’un ouvrier ou d'un employé : collège 2 puis collège 3

- pour le remplacement d’un technicien : collège 1 puis collège 3

- pour le remplacement d’un agent de maîtrise : collège 3 puis collège 1

- pour le remplacement d’un ingénieur ou cadre : collège 2, puis collège 1

Article 25 - Contestations

L'Inspection du Travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges.

Le Tribunal Judiciaire est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible, ...

Article 26 - Publicité

Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail.

Le code du travail ne prévoit pas d'obligation d'affichage du protocole d'accord préélectoral : cependant, afin de s’assurer que tous les salariés soient informés des conditions de dépôt des candidatures pour le second tour des élections, il est prévu un affichage à l’étage du bâtiment, coté Bureau d’études.

Fait à La chapelle d’Armentières le 26/04/2022 en 3 exemplaires

La Direction Les Organisations Syndicales

CFDT, représentée par M.

CFE-CGC, représentée par Mme

Annexe pour information, qui n'a pas vocation à être conservée dans le protocole définitif

(Articles R.2314-1 du Code du Travail)

(*) pour les DUP avant le 25/03/2016