Accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place d’un vote électronique pour l’élection du comité social et économique de la société Euro Cargo Rail

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La société EURO CARGO RAIL SAS, Société par actions simplifiée au capital de 3.000.000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro B 480 890 656, dont le siège social est situé 11 Rue de Cambrai, bâtiment 028 - 75019 Paris, représentée dans le cadre des présentes par Directeur des Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « l'Entreprise »

D’UNE PART,

ET

Les Organisations syndicales suivantes :

- CFDT, représentée par Monsieur, délégués syndicaux au sein de la Société ;

- CFTC, représentée par, délégués syndicaux au sein de la Société ;

- CGT, représentée par, délégués syndicaux au sein de la Société ;

- FO, représentée par délégués syndicaux au sein de la Société ;

- UNSA, représentée par, délégués syndicaux au sein de la Société ;

D’AUTRE PART.

Ci-après collectivement dénommées « les Parties ».

Contents

PREAMBULE 2

Article 1. Objet et champ d’application 3

Article 2. Modalités de mise en œuvre 3

2.1. Caractéristiques générales 3

2.2. Etablissement des fichiers 4

2.3. Dispositif de secours 4

2.4. Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD) 5

Article 3. Déroulement des opérations de vote 5

3.1. Période du vote 5

3.2. Modalités d’accès au vote électronique 6

3.3. Modalités d’expression du vote 6

3.4. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 7

3.5. Opérations de dépouillement 7

Article 4. Contrôle, information et formation 8

Article 5. Durée, dépôt et publicité de l’accord 8

5.1. Durée et vie de l’accord 8

5.2. Clause de revoyure et de suivi de l’accord 9

5.3. Dépôt et publicité de l’accord 9

PREAMBULE

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d’application, les élections des représentants du personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Aussi, et dans la perspective de la mise en place du Comité Social et Economique de la société Euro Cargo Rail (ci-après « la Société »), la Direction et les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise se sont réunies en vue de négocier un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social Economique (ci-après « l’Accord »).

Les Parties rappellent les objectifs ayant présidé à la négociation du présent accord, à savoir :

• Donner un cadre clair au vote électronique pour les élections professionnelles ;

• Simplifier et sécuriser l’organisation de ces élections ;

• Favoriser l’accès au scrutin, optimiser la participation électorale et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;

• Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats ;

• Participer à une démarche de développement durable ;

• Rappeler les principes fondamentaux régissant les élections professionnelles, à savoir l’accès au vote de tous les électeurs, le secret, l’unicité et l’intégrité du vote, le caractère personnel et libre du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Par ailleurs, la pertinence du recours au vote électronique est particulièrement reconnue par les Parties compte tenu de l’éclatement du personnel sur l’ensemble du territoire français.

Dans ce contexte, il est entendu de recourir à un prestataire dans le développement du vote par Internet pour lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Le présent accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (article R2314-13 du code du travail).

Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1. Objet et champ d’application

Le présent Accord a pour objet la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique de la Société.

Il est expressément convenu que les opérations électorales se dérouleront exclusivement dans le cadre d’un vote électronique.

Les Parties rappellent qu’en cas de conclusion d’un protocole d’accord préélectoral pour l’organisation des élections professionnelles, ce protocole devra rappeler la conclusion du présent accord et indiquer le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Le présent Accord comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

En outre, et afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par la Société et décident que les élections seront organisées par le prestataire choisi par la Société dans le respect du cahier des charges en annexe, établi conformément aux prescriptions énoncées par les articles R2314-5 à R2314-18 du code du travail, par l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et par la délibération CNIL du 21 octobre 2010.

Article 2. Modalités de mise en œuvre

2.1. Caractéristiques générales

Pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Par ailleurs, la Société s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

En tout état de cause, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

• Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommées « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » sera établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

L’émargement indiquera la date et l’heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le chiffrement des bulletins de vote devra être ininterrompu.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote et ne devront pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs et ce afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible mais il restera possible d’obtenir, à la demande de la Société, le nombre de votants au cours du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaîtra alors lisiblement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

2.2. Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège, site;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, service RH ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service RH ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, service RH ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou service RH.

2.3. Dispositif de secours

Le système de vote électronique devra comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique (attaque du système par un tiers, infection virale, défaillance technique ou altération des données), le bureau de vote aura compétence pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le bureau de vote devra, préalablement à toute mesure, solliciter l’avis des représentants du prestataire de vote électronique retenu.

2.4. Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD)

Le système de vote électronique constituant un traitement automatisé de données à caractère personnel, s’inscrit en conséquence dans le cadre du RGPD du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018.

Les Parties rappellent également que le prestataire devra conserver sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision de justice devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 3. Déroulement des opérations de vote

3.1. Période du vote

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, à savoir le(s) jour(s) retenu(s) pour les 2 tours de scrutin, conformément aux dates qui seront précisées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral ou de la décision unilatérale de la Direction en l’absence de protocole d’accord préélectoral.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre les membres des bureaux de vote, assistés le cas échéant par la cellule d’assistance technique mise en place par le prestataire afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Ils pourront voter pendant ou en dehors de leur temps de travail.

Les électeurs pourront également voter à partir d’un terminal mis à disposition au sein des locaux de l’entreprise et dans des conditions assurant la confidentialité et le caractère secret du vote.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs seront informés par mail ou par tout autre moyen adapté, de l’ouverture de la période de vote électronique. Ils seront également informés selon les mêmes modalités, quelques heures avant la fermeture de la période de vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

3.2. Modalités d’accès au vote électronique

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections un code d’identification personnel ainsi qu’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire.

Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote de sorte qu’il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

Les identifiants et mots de passe seront adressés selon des modalités garantissant leur confidentialité par le prestataire en même temps qu’une note d’information sur les modalités du vote électronique ainsi que les listes de candidats et professions de foi le cas échéant.

La transmission aux électeurs des identifiants et mots de passe leur permettant de participer au vote devra faire l’objet de mesures de sécurité spécifiques permettant de s’assurer que les électeurs en sont les seuls destinataires.

Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de perte des codes ou de non-réception des moyens d’authentification, de nouveaux code et identifiant pourront être adressés pendant le scrutin par un moyen permettant d’assurer leur confidentialité et traçabilité ainsi que l’identification préalable de l’électeur concerné.

Le moyen d’authentification perdu ou volé sera alors rendu inutilisable.

3.3. Modalités d’expression du vote

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le prestataire.

A cet égard, le prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, et ainsi assurer la stricte neutralité des opérations électorales, le prestataire veillera à ce que la taille des logos, la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Une fois connecté pour l’élection des membres du Comité Social Economique et pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondants selon son collège d’appartenance et ce pour l’élection des représentants du personnel tant titulaires que suppléants.

L’électeur accèdera aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix apparaît clairement à l’écran.

Il pourra être modifié avant validation.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique".

La validation le rendra définitif et empêchera toute modification. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.

Au total, l’électeur sera amené à procéder à deux votes distincts.

3.4. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

3.5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée, c’est-à-dire d’un mécanisme garantissant que l’affichage et l’impression des résultats correspondent au décompte de l’urne, afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (Président, Assesseurs) sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés de chiffrement devra être réalisée avant l’ouverture du vote, publiquement, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clefs, à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le président du bureau de vote et les deux assesseurs recevront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clefs de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.

Les membres des bureaux de vote éditeront les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 4. Contrôle, information et formation

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier que le système est conforme aux prescriptions légales et règlementaires en vigueur et énoncées ci-dessus.

A cette fin, la Société désignera un expert indépendant dont le rapport est tenu à la disposition de la CNIL qui sera chargé d’effectuer l’expertise du système de vote électronique retenu.

Par ailleurs, sera mise en place, dans le cadre du vote électronique, une cellule d’assistance technique chargée de veiller à la surveillance du système de vote électronique et valider son bon fonctionnement sur les points suivants :

• Elle procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Elle procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Elle contrôlera, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Ces opérations seront effectuées en présence des représentants des listes de candidats et des bureaux de vote.

La cellule d’assistance technique sera composée d’un ou plusieurs représentants du prestataire choisi.

En tout état de cause, toutes les facilités et ressources devront être accordées aux membres de chaque bureau de vote et aux représentants de liste pour pouvoir assurer une surveillance effective de l’ensemble des opérations électorales et, en particulier, de la préparation du scrutin, du vote, de l’émargement et du dépouillement.

Chaque électeur disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et sur le fonctionnement du système de vote électronique.

Article 5. Durée, dépôt et publicité de l’accord

5.1. Durée et vie de l’accord

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de l’organisation des premières élections professionnelles portant mise en place du Comité Social et Economique au cours du premier trimestre 2019.

Les Parties susceptibles de réviser ou dénoncer le présent accord pourront se réunir sur l’invitation de l’une d’entre elles afin de discuter de l’opportunité d’adapter les termes de l’accord.

Il pourra alors être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, notamment si la mise en œuvre de ses dispositions s’avérait incompatible avec l’esprit des textes et leur interprétation postérieure par l’administration ou les tribunaux.

Dans l’hypothèse d’une évolution des dispositions légales ou réglementaires mettant en cause directement les dispositions du présent accord, les discussions devront s’engager dans les trente jours suivant la publication desdites dispositions.

Le présent accord peut être dénoncé avec un préavis de trois mois par les Parties signataires dans les conditions fixées à l’article L. 2261-9 du Code du travail.

La dénonciation de l’Accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des Parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L. 2261-9 du Code du travail.

5.2. Clause de revoyure et de suivi de l’accord

Les Parties se sont entendues pour prévoir la faculté de se réunir sans délai en cas d’évolution légale ou réglementaire nécessitant la révision du présent accord.

Conformément aux dispositions de l’article L.2222-5-1 du Code du travail, les Parties reconnaissent qu’il n’est pas nécessaire de prévoir la mise en place d’une commission de suivi.

Les Parties conviennent également qu’en cas de difficulté d’interprétation sur la portée de l’Accord ou sur l’une ou l’autre de ses clauses, elles devront d’abord se réunir pour tenter de trouver une solution amiable au litige.

Ce n’est qu’en cas d’échec à trouver une solution commune et en cas de poursuite du différend sur les modalités d’interprétation et/ou d’application de l’Accord que la partie qui se prétend lésée saisira les juridictions compétentes.

En tout état de cause, les Parties reconnaissent qu’en cas de décision qui déclarerait nulle l’une des clauses au présent accord, cela n’entraînera pas la remise en cause des autres dispositions dudit accord.

5.3. Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire de l’Accord sera communiqué à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective de la branche du transport ferroviaire dans un délai de deux mois suivant sa signature.

Le présent accord fera l’objet des mesures de publication légale.

À ce titre, le présent accord sera :

• Déposé à l’administration via la plateforme TeleAccords ;

• Déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;

• Diffusé au sein de l’Entreprise par voie d’affichage ;

• Publié sur l’intranet de l’Entreprise ;

• Et publié sur la base de données nationale conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 du code du travail (via la plateforme TeleAccords), étant entendu que les Parties signataires conviennent que cette dernière publication sera réalisée de manière anonyme.

Fait à Paris, le 29 novembre 2018

En 10 exemplaires originaux.

L’Entreprise :

Les Organisations Syndicales

Pour le syndicat CFDT

Pour le syndicat CFTC

Pour le syndicat CGT

Pour le syndicat FO

Pour le syndicat UNSA