ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE – 2019 - ELSE France S.A.S.

Entre

La société :

ELSE France S.A.S, dont le siège social est situé 14, rue du Quatre Septembre, 75002 Paris, représentée par

Agissant en qualité de

Et les délégations suivantes :

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

En application des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, les parties se sont réunies et ont négocié le présent accord en vue de mettre en œuvre de façon concrète ces évolutions et de fixer les conditions de mise en place du Comité Social et Economique (ci-après le «CSE») de ELSE France SAS.

Les parties rappellent que cette ordonnance prévoit la disparition des instances représentatives du personnel actuellement en place.

Dans ce cadre, les parties signataires sont convenues des dispositions suivantes, concernant les conditions de mise en place du CSE:

TITRE I : MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ENTREPRISE

ARTICLE 1 - DEFINITION DU PERIMETRE D’IMPLANTATION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

La structure et l’organisation de ELSE France impliquent la mise en place du comité social et économique au niveau de l’entreprise.

Les parties conviennent qu’il n’a pas lieu de mettre en place de représentants de proximité.

TITRE II : COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ENTREPRISE

ARTICLE 2 - LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ENTREPRISE

2-1 Membres du Comité Social et Economique

Outre l’employeur qui peut se faire assister par 3 collaborateurs ayant voix consultative, le CSE comprend la délégation du personnel.

Cette délégation est, conformément à la loi, composée d’un nombre égal de titulaires et de suppléants.

L’article R. 2314-1 du Code du travail définit le nombre de titulaires à élire en fonction de l’effectif de l’entreprise.

Il est rappelé que le nombre de titulaires et de suppléants sera défini dans le Protocole d’Accord préélectoral.  Ce nombre pourra évoluer en fonction de l’effectif de l’entreprise à la fin de chaque mandature.

2-2 Secrétaire, Secrétaire adjoint, trésorier et trésorier adjoint

Le CSE doit désigner un Secrétaire et un trésorier parmi ses membres titulaires.

Afin de faciliter l’exercice de leurs attributions, les parties signataires à l’accord conviennent que le CSE doit également désigner un Secrétaire adjoint et un trésorier adjoint parmi ses membres élus titulaires.

2-3 Membres invités

En cas de réunion portant sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, des personnes extérieures au CSE, mais liées à l’entreprise, pourront être invitée à participer aux réunions conformément aux dispositions légales :

• Assistent avec voix consultative aux réunions sur les points de l'ordre du jour relatifs aux questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail :

• Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l'équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail

• Le cas échéant, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail. (en sus des trois collaborateurs pouvant assister l’employeur).

Il est convenu que ces personnes n’assisteront à la réunion du CSE que sur la partie les concernant.

• En outre, l'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités :

• A l'initiative de l'employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du comité social et économique, aux réunions de ce comité mentionnées aux premier et deuxième alinéas de l'article L. 2315-27 ; 

• Aux réunions du comité consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d'au moins huit jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

De même, lorsqu’un point mis à l’ordre du jour de la réunion impliquerait l’intervention d’une personne extérieure au CSE celle-ci pourra être invitée afin d’aborder ce point sur convocation de l’employeur afin d’apporter un éclairage sur ledit sujet.

2-4 Durée des mandats

Les parties sont convenues de maintenir la durée des mandats des membres de la délégation du personnel du CSE à quatre ans dans les conditions légales.

ARTICLE 3 - LES REUNIONS DU CSE

3-1 Nombre et fréquences des réunions

Les réunions ordinaires sur convocation de l’employeur ou de son représentant, seront à minima au nombre de six par an soit une fois tous les deux mois.

L’employeur ou le CSE (sur demande de la majorité de ses membres titulaires) peuvent prendre l’initiative de réunir le CSE en dehors des réunions ordinaires lorsque des circonstances particulières le justifient. Ces réunions n’ont pas pour objet les informations ou consultations périodiques prévues par le Code du travail, qui ont lieu prioritairement à l’occasion des réunions ordinaires.

Lorsque l’initiative émane de l’employeur, le Secrétaire (ou en cas d’indisponibilité du Secrétaire, le Secrétaire adjoint) doit, dans les meilleurs délais, apposer sa signature sur l’ordre du jour pour permettre la convocation du CSE.

Corrélativement, lorsque l’initiative émane du CSE, la demande de celui-ci, adressée à l’employeur, doit mentionner précisément les points à porter à l’ordre du jour. L’employeur doit alors établir et signer l’ordre du jour, et convoquer le CSE prioritairement le même jour que la prochaine réunion ordinaire (avec un ordre du jour distinct) ou, subsidiairement, à la plus proche date disponible permettant la participation des représentants de l’employeur dont la présence est nécessaire au bon déroulement des échanges et à la bonne tenue de la réunion.

Le CSE se réunit au moins quatre fois par an, dans le cadre des réunions ordinaires précitées et avec pour objet l’exercice de ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Le comité est en outre réuni à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ou à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

3-2 Fixation et communication de l’ordre du jour

L’ordre du jour du CSE est établi conjointement par le Président et le Secrétaire (ou le Secrétaire adjoint) dans un délai suffisant permettant la convocation des membres du CSE dans le respect des délais légaux. En cas d’indisponibilité du Secrétaire connue de l’employeur, l’employeur s’adresse immédiatement au Secrétaire adjoint. En cas de silence gardé par le Secrétaire durant une journée ouvrée, l’employeur prend attache avec le Secrétaire adjoint.

Les membres du CSE sont convoqués par le Président, par courrier électronique avec accusé de réception (balisage automatisé des emails, confirmant la disponibilité de l’email dans la boîte électronique de son destinataire), auquel sont joints l’ordre du jour et les documents afférents, lorsque ces derniers n’ont pas été mis à la disposition des membres du Comité dans la BDES.

Ces convocations (ordre du jour et documents afférents) sont envoyées sur l’adresse mail professionnelle et, en cas d’absence longue durée ou si le représentant du personnel en fait expressément la demande, sur l’adresse mail personnelle communiquée à l’Entreprise.

Sauf circonstance exceptionnelle, l'ordre du jour est communiqué aux membres au moins trois jours calendaires avant la date de la réunion.

L'ordre du jour des réunions du CSE est communiqué, dans le même délai, par le Président à l'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi qu'à l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale (Article L 2315-30).

Par ailleurs, l'employeur informe annuellement l'agent de contrôle de l'Inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins 15 jours à l'avance la tenue de ces réunions.

Par ailleurs sont convoqués aux réunions sur les points de l’ordre du jour relatifs aux questions relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail qui les concernent, le médecin du travail (ou son représentant) ainsi que le cas échéant, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail. 

Les réclamations individuelles ou collectives telles que prévues par l’article L 2312-5 seront présentées par le biais de l’ordre du jour de la réunion. Ces sujets seront rassemblés en un chapitre spécifique et traités en fin de réunion. Si l’ensemble des questions portées à l’ordre du jour relevant des réclamations individuelles ou collectives ne peut être traité par manque de temps , les réponses à ces questions par la Direction seront transmises par écrit au Secrétaire du CSE et à la délégation du personnel.

De même, les points relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail seront rassemblés dans un chapitre spécifique de l’ordre de jour.

3-3 Rôle respectif des membres titulaires et des membres suppléants

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-1 du Code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent.

Le suppléant appelé à remplacer un titulaire, temporairement ou définitivement absent, est déterminé conformément aux dispositions légales.

Afin de pouvoir, le cas échéant, participer aux réunions en cas d’absence des titulaires, les suppléants reçoivent les convocations aux réunions à titre indicatif, de même que l’ordre du jour et les documents afférents.

En vue de permettre la participation d’un suppléant aux réunions, chaque élu titulaire organise, en cas d’absence à une réunion, son remplacement au plus tard avant le commencement de celle-ci. Il en informe également le Président préalablement à la tenue de la réunion.

Il est précisé que, dans le cas où un titulaire absent n’aurait pu être remplacé par un suppléant lors d’une réunion du CSE, les votes et délibérations réalisés par l’instance à la majorité des membres présents sont réputés valides.

3-4 Procès-verbal des réunions

L'employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique prévu à l'article L. 2315-34.

Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l'employeur ne peut s'y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l'article L. 2315-3 et qu'il présente comme telles.

Lorsqu'il est fait appel à une personne extérieure les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique.

A défaut de dispositions législatives ou réglementaires imposant un délai plus court, le Secrétaire du CSE établit les Procès-Verbaux des réunions du CSE dans un délai maximum de 2 mois suivant la tenue de la réunion.

Il peut, pour ce faire, recourir à l’enregistrement et à un prestataire externe spécialisé pour rédiger le Procès-Verbal.

Il est convenu que :

• le Secrétaire soumet le projet de Procès-Verbal à l’employeur en vue de recueillir ses éventuelles corrections sur ce projet au moins 8 jours calendaires avant la date à laquelle le CSE entend approuver ce procès-verbal.

• le Procès-Verbal de la réunion M est inscrit au plus tard à l’ordre du jour de la réunion suivante pour approbation.

• Dans le cas où il serait nécessaire pour des besoins liés à une procédure particulière ou en cas d’urgence , un extrait de procès-verbal sera établi conjointement et approuvé à l’occasion de la réunion sur laquelle portera cet extrait ou selon les modalités adaptées à l’issue de cette séance.

• Les procès-verbaux sont conjointement signés par le Secrétaire et le Président une fois ceux-ci conjointement approuvés. En cas de non approbation par le Président du procès-verbal pour un désaccord sur la rédaction de celui-ci , la position du Président est mentionnée sur le dit procès-verbal et celui-ci a la possibilité d’établir une communication explicitant sa position sur la non approbation qui devra être annexée au PV de ladite réunion.

Les parties conviennent que le Secrétaire du CSE s’attachera, toutefois, et dans la mesure du possible, à communiquer le projet de Procès-Verbal dans les 15 jours suivant la réunion afin de permettre une approbation à la réunion suivante et ne pas retarder sa diffusion.

Les parties conviennent que si le CSE décide de faire appel à un prestataire pour rédiger les Procès-Verbaux des réunions le coût de cette prestation est supporté par le CSE pour toutes les réunions dans le cadre de son budget de fonctionnement sauf si un accord entre l'employeur et les membres élus du comité social et économique en stipule autrement.

Les réponses de la Direction aux réclamations individuelles ou collectives telles que prévues par l’article L 2312-5 apparaitront au procès-verbal. Si sur ces sujets, la Direction souhaite qu’une réponse écrite soit annexée au procès-verbal, elle doit transmettre celle-ci dans un délai de 6 jours ouvrables après la réunion au Secrétaire du CSE et à la Délégation du Personnel. Le Secrétaire doit alors obligatoirement le faire figurer au procès-verbal.

En l’absence de site internet dédié mis en place par le CSE, pour les besoins de la stricte diffusion des PV , les procès-verbaux peuvent être diffusés sans ajout de commentaire, à l’initiative du Secrétaire, via l’adresse mail du CSE.

3-5 Lieu de réunion et visio-conférence

Les réunions du CSE ont lieu au Siège Social de l’Entreprise ou sur tout autre site de l’entreprise sans que cela ait d’incidences sur l’inspecteur du travail compétent qui demeure celui du siège social de l’entreprise. Il est néanmoins convenu que, si cela s’avérait nécessaire pour des raisons pratiques, de disponibilité de salle de réunion ou pour tenir compte de l’ordre du jour, les réunions pourront se tenir dans tout autre lieu déterminé par l’employeur, garantissant la confidentialité et tenant compte des temps de déplacement des membres du Comité.

Pour réduire les déplacements et dans les conditions fixées par accord entre l’employeur et les membres élus du personnel, le Président peut réunir tout ou partie des participants aux réunions du CSE par tout moyen de communication défini par l’employeur assurant la sécurité et la confidentialité.

Le Président pourra en tout état de cause décider unilatéralement de la tenue d’au plus trois réunions par an par visio-conférence.

Le vote du CSE est possible à l’occasion des réunions tenues en visio-conférence ou par tout moyen de communication défini par l’employeur assurant la sécurité et la confidentialité, dès lors qu’il est suivi, à l’issue de la réunion, d’une confirmation écrite (email ou tout autre moyen) par chacun des votants de leur vote.

Les modalités de vote à bulletin secret, lorsqu’une réunion est organisée par visio-conférence, seront fixées par décret.

TITRE III: MOYENS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

ARTICLE 4 - MOYENS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE CSE)

4-1 Budgets

Le budget annuel de fonctionnement du CSE correspond à 0,20% de la masse salariale brute de l’Entreprise au sens de l’article L2312-83 du Code du Travail.

Le versement de la subvention au titre du budget de fonctionnement s’effectue selon les modalités suivantes :

• un versement trimestriel calculé sur la masse salariale des 3 mois précédents le mois de versement

Le budget annuel des œuvres sociales et culturelles représente 0,68% de la masse salariale brute de l’Entreprise au sens de l’article L2312-83 du Code du Travail.

Le versement de la subvention au titre du budget des activités sociales et culturelles s’effectue selon les modalités suivantes :

• un versement trimestriel calculé sur la masse salariale des 3 mois précédents le mois de versement

Pour les deux subventions ci-dessus, le CSE peut demander en cours d’année, en cas de nécessité de trésorerie, un versement à titre d’acompte sur les régularisations envisageables.

4-2 Gestion des activités sociales et culturelles

4–2-1 Site internet dédié

Le CSE a la possibilité, s’il en ressent le besoin, de mettre en place un site internet. Ce site est élaboré et géré sous la responsabilité exclusive du Secrétaire du CSE. Il peut néanmoins en déléguer la gestion courante à d’autres membres du CSE.

4-2-2 Utilisation de la messagerie électronique

Les membres du CSE pourront utiliser la liste de diffusion mise à disposition et mise à jour par l’employeur permettant de contacter l’ensemble des salariés de l’entreprise pour les besoins de leur information concernant l’actualité des Activités Sociales et Culturelles, sous réserve d’en faire un usage raisonnable et modéré, ne perturbant pas le bon fonctionnement de l’entreprise.

4-2-3 Traitement des données personnelles relatives aux salariés

Le CSE, représenté par son Secrétaire, doit collecter, traiter et utiliser les données relatives aux salariés de l’entreprise dans le respect des dispositions applicables en matière de protection des données personnelles, et en particulier la réglementation européenne dite « RGPD ».

4-3 Frais de déplacement

Les frais de de déplacement éventuels (indemnités kilométriques, frais de repas, hébergement …) rendus nécessaires par la participation des membres élus et des représentants syndicaux au CSE aux réunions convoquées par l’employeur sont régis selon les mêmes règles que celles applicables aux salariés de l’entreprise telle que définies par la politique en vigueur dans l’entreprise.

4-4 Réunions préparatoires

Des réunions préparatoires peuvent être organisés par le CSE ; le temps nécessaire à l’organisation et la tenue de ces réunions s’imputent sur le crédit d’heures de délégation. Tous frais afférents à l’organisation ou à la tenue de ces réunions (frais de déplacement, d’hébergement ou de nourriture) sont pris en charge par le CSE, sur son budget de fonctionnement.

TITRE IV : DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 8 - DUREE ET EFFET DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il est convenu qu’il sera fait application de ses dispositions en vue de l’organisation des élections professionnelles des représentants du personnel ELSE et à compter de la première mise en place du CSE intervenant à l’échéance des mandats en cours de la Délégation Unique du Personnel.

Jusqu’à cette date, les dispositions en vigueur au sein de l’entreprise régissant les institutions représentatives du personnel en place restent applicables.

ARTICLE 9 – PUBLICITE

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.

Il sera déposé au greffe du conseil des prud'hommes de Paris, lieu de conclusion du présent accord par l’envoi d’un exemplaire papier.

Il fera l’objet d’une diffusion et d’une mise à disposition sur l’intranet de l’entreprise.

Fait à Paris, le 25 octobre 2019

En quatre exemplaires,

Délégué Syndical Président