Accord d'entreprise "Un Accord relatif à la mise en oeuvre du vote éléctronique" chez MSA LORRAINE (Siège)

Accord d’entreprise relatif à la mise en œuvre du Vote électronique

Entre les parties signataires :

La MSA LORRAINE, représentée par Monsieur *******, Directeur Général,

et

Les organisations syndicales, représentées par :

 ********************** (CFDT)

 ********************** (CFTC)

 ********************** (UNSA-AA)

Il a été conclu ce qui suit.

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L 2314-26 du Code du travail, l’élection du Comité Social et Economique peut avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé présente d’avantage de souplesse pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

De plus, sa facilité d’utilisation a pour objectif d’augmenter sensiblement le taux de participation.

Le vote électronique s’inscrit pleinement dans la démarche de dématérialisation et de développement durable engagée par la MSA LORRAINE.

Il est primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales, tels que rappelés à l’article 1 du présent accord.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Par ailleurs, les parties rappellent que l’organisation matérielle d’une élection relève de la négociation du protocole d’accord préélectoral. Il est donc convenu que le recours au vote électronique devra être expressément prévu pour chaque scrutin, au protocole d’accord préélectoral qui, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, doit :

• Se référer au présent accord et son annexe, le cahier des charges,

• Mentionner le nom du prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique pour l’élection concernée,

• Comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

La conclusion d’un protocole d’accord préélectoral ne pourra intervenir qu’à l’issue du processus d’agrément du présent accord.

Les parties sont par conséquent convenues des dispositions suivantes :

Article 1 : Principes généraux

1. Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la MSA Lorraine pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

2. Les parties affirment que les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin à savoir :

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

  3. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord, des dispositions légales en la matière, et du cahier des charges qui y est annexé.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R.2314-8 à 21 et R.2324-4 à 17 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2017, relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

Le prestataire retenu sera une société spécialiste du vote électronique dont l’expertise est reconnue sur le marché du vote électronique, et qui répond parfaitement au cahier des charges ci-annexé.

4. Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 2 : Modalités de vote – Protocole préélectoral

Il est rappelé que la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral ne pourra intervenir qu’à l’issue du processus d’agrément du présent accord.

La Direction et les Organisations Syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral et de la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote – Accès au serveur de vote électronique

3.1 Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance.

3.2 Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité de vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le salarié aura connaissance de l’ensemble des données de connexion.

3.3 A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

3.4 A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Article 4 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les listes(s) des candidats indépendants viendra (ont) à la suite de celles des organisations Syndicales présentes au premier tour des élections.

Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

5.1 Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identisation de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

5.2 Le vote, une fois confirmé par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, fixée dans le protocole d’accord préélectoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les parties conviennent que, comme le permet l’article R.2314-16 du code du travail, les membres du bureau de vote peuvent avoir connaissance du nombre de votants au cours du scrutin.

5.3 Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (le prestataire retenu).

5.4 Le dépouillement et le décompté des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.

5.5 Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

5.6 Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés «  sous scellés » jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 6 : Sécurité

6.1 Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, un représentant de la Direction et un représentant de chaque Organisation Syndicale présentant des candidats ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.2 En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote ou annulation.

Article 7 : information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Article 8 : Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du règlement européen n° 2016/679 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL, préalablement à leur mise en œuvre.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

En outre, conformément à l’article R.2314-9 du code du travail, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL et des Organisations Syndicales.

Conformément aux dispositions de l’article R.2314-11 du Code du travail, les Organisations Syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 9 : Durée de l’accord – Dépôt

Le présent accord prend effet à compter de la date de son agrément par le Ministère de Tutelle. Il est conclu pour une durée déterminée de 6 mois au terme de laquelle il cessera de produire ses effets.

Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.

Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur aux Organisations syndicales représentatives, en application de l’article L2232-2 du Code du travail.

Conformément à l’article L2231-6 du même code, le présent accord fera l’objet d’un dépôt, auprès de la DIRECCTE, et du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes.

Le cahier des charges est joint en annexe.

A Vandoeuvre-les-Nancy, le 20/12/2018

Pour la MSA LORRAINE Pour le Syndicat CFDT

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Pour le Syndicat CFTC Pour le Syndicat UNSA-AA

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