Accord d'entreprise "UN ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez VFD (Siège)

ACCORD COLLECTIF

SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

ENTRE :

La SAS VFD

Au capital de 15.078.890 € inscrite au RCS de Grenoble sous le numéro 482 645 058 dont le siège social est sis 14 rue du Lac CS 20105 38120 SAINT EGREVE représentée par Monsieur en sa qualité de Président Directeur Général dûment mandaté à cet effet ;

ci-après désigné « la Société »,

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

• CFTC représentée par Monsieur délégué syndical CFTC

• CGT représentée par Monsieur et Monsieur Délégués syndicaux CGT

• CGT FO représentée par Monsieur Délégué syndical CGT-FO

ci-après désignées les « Syndicats »,

Ci-après désignées « Les Parties signataires »

D’autre part,

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique au sein de pour les raisons suivantes :

• Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

• Le scrutin électronique simplifie et sécurise l’organisation du processus électoral et permet d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes.

• Le scrutin électronique s’inscrit pleinement dans les orientations stratégiques de la société car plus respectueux de l’environnement et vecteur de la transformation digitale.

Ainsi, après présentation du système de vote aux organisations syndicales, les parties ont souhaité définir dans le présent accord le principe et les modalités du vote électronique dans le cadre des opérations électorales.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et permettront ainsi de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

L’entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d’accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles du vote, le calendrier du processus électoral et la répartition des sièges.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société ainsi qu’aux salariés mis à disposition de l’entreprise remplissant les conditions de l’électorat.

Il produira ses effets, pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique qui se tiendront prochainement au sein de la Société.

Il sera également applicable, le cas échéant, pour toutes les élections professionnelles à venir au sein de la Société, y compris les éventuelles élections partielles se déroulant en cours de mandat.

ARTICLE 2 - DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 - MODALITES DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 3.1 - Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties signataires conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par une société prestataire (ci-après dénommée «  le prestataire », spécialisée dans l’organisation matérielle et technique du vote électronique.

La Direction prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Pour l’ élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de 2019, la Direction avec l’accord des organisations syndicales a décidé de recourir à la Société, éditrice du logiciel de vote électronique.

A chaque cycle électoral, les parties conviennent qu’elles pourront faire appel à un autre prestataire extérieur qui sera désigné nommément au sein du protocole d’accord pré-électoral lequel mentionnera la date de l’expertise du système réalisée par un expert indépendant et la déclaration à la CNIL.

Article 3.2 - Etablissement des fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Entreprise, date de naissance, collège, clé du numéro de sécurité sociale.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, Direction des Ressources Humaines

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction des Ressources Humaines.

Article 3.3 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 3.4 - Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette dernière comprend également des représentants de l’Entreprise et les membres des bureaux de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet aux membres du bureau de vote ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance technique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Article 3.5 - Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système électronique proposé sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations.

Cette opération d’expertise sera réitérée préalablement à chaque modification substantielle dans la conception du système de vote ainsi que préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles.

Pour le processus électoral se déroulant en 2019, le prestataire choisi : éditrice du logiciel de vote électronique a été contrôlée par la société, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique et a garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 édictées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé DM-2016-057.

Article 3.6 - Information et formation

La société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3.7 - Le dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.8 - Respect de la règlementation relative à la protection des données personnelles issue de la loi informatique et liberté et du RGPD

Pour les besoins des élections, La société doit transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’Entreprise au sein desquels sont contenues des données personnelles.

Conformément au Règlement européen sur la protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018, le contrat entre le prestataire et l’Entreprise contient une clause de sous-traitance prévoyant les conditions de transmission des données personnelles au prestataire et notamment la nature des données transmises, telles que définies à l’article 3.2 du présent Accord, les mesures de sécurité visant à protéger les données traitées ainsi que l’engagement du prestataire de ne pas transférer les données hors Union Européenne et de ne recourir à aucun autre sous-traitant dans le cadre de sa mission auprès de l’Entreprise.

ARTICLE 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 4.1 - Protocole d'accord préélectoral

Dans le cadre de ces élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires, le nombre de sièges et la répartition des sièges selon les collèges, et la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Entreprise ainsi que l’information de l’audit du système de vote par un expert indépendant et la déclaration à la CNIL.

Article 4.2 - Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter pendant la période de vote :

• Depuis leur poste de travail pendant leur temps de travail dans la plage d’ouverture du scrutin,

• À distance, depuis un quelconque poste informatique, pendant l’intégralité de la plage d’ouverture du scrutin à partir d’un poste connecté à internet depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Article 4.3 - Caractéristiques du matériel de vote

Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article 4.4 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et une donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, les membres du bureau de vote pourront consulter en présence du détenteur de la clé les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 4.5 - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin et le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Afin de familiariser les membres du bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire extérieur pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 5 – DISPOSITIONS FINALES

Article 5.1. - Prise d’effet, durée de l’accord et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur dès sa conclusion.

Les parties conviennent, en application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, qu’elles se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord dans le temps, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise.

Article 5.2. - Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis de trois mois.

Article 5.3. - Dépôt de l’accord

Le présent accord est établi en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord sera déposé, à l’initiative de la Direction, auprès de la DIRECCTE compétente via la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail  www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Après signature, cet accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la société.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Une copie du présent accord sera affiché au sein de l’Entreprise.

Le 15 Mars 2019

Fait à Saint EGREVE

En 7 exemplaires originaux,

Pour la SAS VFD

Monsieur Président et Directeur Général

Pour les organisations syndicales :

CFTC représentée par Monsieur délégué syndical CFTC

CGT représentée par Monsieur et Monsieur Délégués syndicaux CGT

CGT FO représentée par Monsieur Délégué syndical CGT FO

Annexe – Cahier des charges du système de vote

Annexe à l’accord collectif sur l’adoption du vote électronique pour les élections professionnelles

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

Pour l’élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de 2019 La société, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Communication des identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

Le prestataire expédiera également dès l’ouverture du scrutin dont la date et l’heure sont fixées dans le protocole d’accord pré-électoral un courriel à l’adresse mail de chaque électeur.

Dans ce mail sera renseigné :

• l’identifiant personnel de l’électeur, généré aléatoirement par le système de vote;

• la procédure pour enregistrer son mot de passe directement sur le site de vote. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles ;

• Un lien vers le site de vote ;

Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance (à définir)
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.